新時期高校檔案信息化平臺建設(shè)研究探析

易曙光 趙麗 崔偉

摘 要：“網(wǎng)上辦理”、“線上教學”成為新時期全國各高校各項工作的基本要求，而信息化平臺則是“停課不停教、不停學”的關(guān)鍵所在。本文主要通過分析信息化時代背景下，高校檔案信息化發(fā)展遇到的一些問題，提出相應(yīng)的具體解決措施，從而促進高校檔案信息化的健康發(fā)展，加強數(shù)據(jù)分析在高校發(fā)展決策中的數(shù)據(jù)支撐作用。

關(guān)鍵詞：高校;檔案;信息化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.107

近百年來，人類社會發(fā)生了很多重大的歷史事件，人類也經(jīng)歷了一次又一次的重大變革，每一次都會對人類社會產(chǎn)生重大的影響，讓整個社會的生產(chǎn)生活發(fā)生重大的變化，從而將人類社會帶入一個又一個的新時期。今年，隨著我國社會進入了一個新的發(fā)展時期，教育部要求各學校通過信息化手段進行線上教學，做到“停課不停教、不停學”;各學校也嚴格按照教育部門的安排，要求學生不返校，實行在線教和學，從而對學校教學工作的影響降到最低。高等學校校園作為一個來自天南海北、數(shù)以萬計學生長時間聚集的場所，對流行性傳染病的防控工作需要有更高的要求。高等學校要面對生源地復(fù)雜的現(xiàn)實，需要積極搭建信息化平臺，從機關(guān)、學院、教師、學生的不同角度進行認真思考，如何應(yīng)對流行性病對教學工作帶來的挑戰(zhàn)，如何保證線上教和學的質(zhì)量，如何做好學生返校后教學與線上教學的有效銜接。

21世紀是信息化的時代，信息技術(shù)的發(fā)展成指數(shù)級增長，已成為世界上發(fā)展速度最快的產(chǎn)業(yè)，給整個人類社會帶來了前所未見的變革，信息技術(shù)的發(fā)展水平也成為一個國家科學技術(shù)發(fā)展水平的重要衡量標準。隨著我國經(jīng)濟的迅速發(fā)展，計算機和信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于社會各項工作中，使得信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，成為社會發(fā)展的最大增量。

信息化社會中的每個人，每天的各種活動，包括工作、生活、上網(wǎng)、乘坐、交通工具、上班路線等等，都會產(chǎn)生成千上萬的數(shù)據(jù)，成為社會不同類別數(shù)據(jù)檔案的組成部分。社會各個行業(yè)也越來越重視信息化的發(fā)展，用其來推動社會經(jīng)濟的健康有序發(fā)展。沒有信息化就沒有現(xiàn)代化，大力發(fā)展信息化建設(shè)，對我國經(jīng)濟社會的發(fā)展具有重要的意義。

檔案信息化是各類檔案數(shù)據(jù)和信息技術(shù)的緊密結(jié)合，是當今社會對檔案信息管理提出的新的適應(yīng)時代發(fā)展的要求，促使了檔案工作從手工填寫紙質(zhì)檔案到檔案信息化的發(fā)展過程，也是檔案管理部門適應(yīng)社會信息化變革所做出的必要舉措。

1 高校檔案信息化的現(xiàn)狀及存在問題

高等院校作為科技創(chuàng)新的主體，在信息化建設(shè)的初始階段，國內(nèi)各高校已經(jīng)開始投入人力物力財力進行教務(wù)、學工、人事等單個系統(tǒng)的建設(shè)，但是在后面信息化技術(shù)的使用上卻沒能跟上時代發(fā)展的步伐，尤其是在檔案工作中，更是缺乏適應(yīng)當前社會發(fā)展的服務(wù)理念，缺少先進的信息化技術(shù)手段，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

首先，高校檔案信息資源的共享平臺的建設(shè)不健全。校園信息化平臺是學校各項數(shù)據(jù)的交流平臺，是實現(xiàn)整個學校信息化建設(shè)的重要途徑。現(xiàn)在，國內(nèi)很多高校的信息化共享平臺還沒建設(shè)起來，各種檔案信息不能做到共享共用，還只是單一的、相互獨立的數(shù)據(jù)，不能通過信息平臺整合在一起，通過他們之間的相互聯(lián)系生成有用的分析數(shù)據(jù)。這項技術(shù)的緩慢發(fā)展，在一定程度上阻礙了我國高等學校檔案信息化的發(fā)展。

其次，檔案信息的收集缺乏統(tǒng)一的標準。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，信息收集的技術(shù)非常多，可以使用手機定位、面部識別、可穿戴裝備等等，都可以收集到實時數(shù)據(jù)，形成統(tǒng)一的標準[1]。但是，有很多時候，高校會用最原始的手段去進行數(shù)據(jù)采集，比如讓教師、學生填個表格、通過APP進行信息輸入等等，這樣采集出來的數(shù)據(jù)格式不同，不能滿足檔案信息化的需要，在實際使用的時候會導(dǎo)致數(shù)據(jù)標準不一，很難整合到一起，反而會憑空增加一些額外的工作。這也對高校的檔案信息化發(fā)展造成很大的影響。

再次，工業(yè)革命的基礎(chǔ)是石油，換句話說，石油就是工業(yè)的血液，那么數(shù)據(jù)就是互聯(lián)網(wǎng)社會的血液。今天，很多國內(nèi)外的行業(yè)領(lǐng)軍企業(yè)都掌握了大量的數(shù)據(jù)，比如谷歌、蘋果、阿里、騰訊等等企業(yè)，這些數(shù)據(jù)是他們發(fā)展的重要基石。同樣，國內(nèi)每所高等學校都有著幾千到幾萬名不等的人員，眾多教師、學生的日常工作、學習和生活會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)就是高校最為重要的資產(chǎn)。檔案信息的安全是事關(guān)廣大教師學生工作生活的重大戰(zhàn)略問題，高校的網(wǎng)絡(luò)防護力量不足，不法分子會利用不斷更新的互聯(lián)網(wǎng)病毒竊取高校信息平臺數(shù)據(jù)資源，對高校檔案信息化的建設(shè)帶來極大安全隱患，影響了檔案信息化的健康發(fā)展。

最后，檔案從業(yè)人員信息化水平不足[2]。國內(nèi)各高等學校中，高學歷人才一般工作在教學科研等一線，從事檔案信息管理的人員一般年齡偏大、學歷偏低，人員很難跟上社會發(fā)展的潮流，缺乏相應(yīng)的信息化管理素質(zhì)，嚴重影響了高校檔案信息化建設(shè)的進度。

2 多措并舉，加快檔案信息化建設(shè)步伐

面對新時期的現(xiàn)實情況，各級政府都下發(fā)通知，要求發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，在全社會構(gòu)建嚴密的流行病毒防控網(wǎng)絡(luò)體系，為奪取病毒防控和經(jīng)濟發(fā)展提供重要支撐、服務(wù)和保障。各高等學校也紛紛召開會議，布置網(wǎng)上教學、辦公的各項工作任務(wù)，提出信息化建設(shè)的新要求，進一步加強各類信息平臺的建設(shè)、使用，加強檔案信息化數(shù)據(jù)的收集、使用和安全防護，促進了高校檔案信息化的建設(shè)。

2.1 教學方面

根據(jù)上級“停課不停學”的要求，各高等學校都開始根據(jù)自身信息化建設(shè)基礎(chǔ)的實際情況，通知各學科教師做好準備。教師是影響“線上教”實施效果和教育質(zhì)量的主要因素。要通過各學?，F(xiàn)有的智慧校園平臺、釘釘、微信等信息化平臺加強對教師線上授課技術(shù)和方法進行培訓(xùn);組織教師采取網(wǎng)上會議、網(wǎng)上教學研討的形式進行在線教學經(jīng)驗交流，鼓勵教師持續(xù)開展課堂教學方法和網(wǎng)絡(luò)教學的有機結(jié)合研究[3]，不斷進行教學模式和教學方法創(chuàng)新，充分利用各個平臺上的優(yōu)質(zhì)課程資源開展授課;督促教師將各種教學數(shù)據(jù)檔案上傳到平臺上，確保網(wǎng)上直播授課、同步課堂、自主練習等教學活動的正常開展;教師在網(wǎng)上發(fā)布、批改作業(yè)，組織學生進行思考討論，加強與學生在線交流，進行網(wǎng)絡(luò)答疑，進行考核，通過對學習平臺的檔案信息檢查，核定教師的教學工作量。在上課前、上課中、上課后等各個環(huán)節(jié)過程上下功夫，保證在線教學質(zhì)量不打折，從各個方面不斷提升學校教學工作的信息化建設(shè)水平。

學生是“線上學”實施效果和教育質(zhì)量的主要因素。學生要根據(jù)所在學校的具體安排，要嚴格按照教學進度提前進行學習任務(wù)自學，按照課程表進行網(wǎng)上學習，上課過程中集中精力認真關(guān)注老師教學的重點，課后及時向老師提出問題疑惑。首先，要利用自己在學校留下的各種數(shù)據(jù)檔案確定自己的學校平臺身份，登錄網(wǎng)上授課平臺進行學習，完成教師布置的各項作業(yè)。教務(wù)處會利用線上平臺督導(dǎo)教學的運行，進行檢查督導(dǎo)，按時核定學生的成績，形成學生個人的檔案信息。積極引導(dǎo)學生開展“學習革命”，改變傳統(tǒng)的學習習慣，增強學習的自主性，推動線上線下學習方式的有機結(jié)合，真正實現(xiàn)在線學習的教學目的。

教師和學生的各項數(shù)據(jù)都留在了信息化平臺上，形成了教育、學習的數(shù)字檔案，作為教學業(yè)績、教學堅持的依據(jù)。

2.2 行政方面

各高等學校科學謀劃，多措并舉，充分利用學校已有的智慧校園平臺、網(wǎng)上辦公和信息化工具，引導(dǎo)教職工做好安全防護工作。通過信息化手段，實行在線辦公，文件信息網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，實現(xiàn)不見面開會，不見面布置工作，減少人員聚集，形成工作信息檔案，信息和流程檔案可查可溯，確保學校各項工作的正常開展;推進信息技術(shù)在管理和服務(wù)中的深度應(yīng)用，以全流程信息化管理、網(wǎng)上辦理為目標，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高協(xié)同管理效能和科學決策水平，堅持線上服務(wù)，依靠各種檔案信息，讓數(shù)據(jù)多跑路人員少跑腿，保障了高校教職工的根本利益。

2.3 技術(shù)保障

各高校一致要求信息中心、網(wǎng)絡(luò)中心做好在線教學信息平臺的保障工作，要加強對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的監(jiān)控，做好信息檔案的安全防護工作，保證在線教學不斷網(wǎng)。開通學校平臺遠程服務(wù)模式，要針對網(wǎng)絡(luò)差、信號弱、語音圖像延遲等突發(fā)情況制定應(yīng)急預(yù)案，強化運維保障，要充分利用好信息化手段，確保學校網(wǎng)站、OA、VPN、智慧校園平臺等系統(tǒng)的安全穩(wěn)定，確保師生在線工作學習不間斷。

3 高校檔案信息化建設(shè)中需要注意的問題

思路決定出路，方向決定未來。一所高等學校要想實現(xiàn)快速發(fā)展，既要緊緊抓住信息化發(fā)展的歷史機遇，又要開拓創(chuàng)新，打開思路，把握好發(fā)展的方向盤。

3.1 加強檔案信息化平臺的頂層設(shè)計

高校要想更好的實現(xiàn)檔案信息化，用各項分析數(shù)據(jù)來支撐學校未來的發(fā)展決策，建立健全檔案信息化平臺就勢在必行。信息化平臺的建設(shè)需要各高等學校的主要領(lǐng)導(dǎo)牽頭負責，從信息化建設(shè)的框架、方案、標準等方面進行頂層設(shè)計，綜合考慮學校的具體情況，充分考慮數(shù)據(jù)之間的可交換性、擴展性，不斷完善優(yōu)化信息化建設(shè)的硬件設(shè)施、軟件設(shè)施和專業(yè)人員培養(yǎng)等方面，分步實施，分期實現(xiàn)。

著眼高校發(fā)展的全局規(guī)劃，就可以打通不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)橋梁，徹底消除各部門的信息孤島，把不同的數(shù)據(jù)整合到一起，尋找檔案信息之間的相互聯(lián)系，進行綜合分析，利用歷史數(shù)據(jù)去預(yù)測未來的發(fā)展形勢。比如，將人事系統(tǒng)中的教職工薪酬收入和科研系統(tǒng)中的業(yè)績產(chǎn)出數(shù)據(jù)綜合起來，進行數(shù)據(jù)挖掘，分析人均業(yè)績水平，預(yù)測未來的人員業(yè)績產(chǎn)出，從而對學?，F(xiàn)行的薪酬分配體系進行優(yōu)化完善。

3.2 不斷提高平臺安全防護性能

高校檔案信息安全事關(guān)高校的安全和未來的發(fā)展，需要從大局出發(fā)，統(tǒng)一進行謀劃、部署，逐步推進信息安全建設(shè)[4]。要多措并舉，建立“物防、技防、人防”的安全防護體系，壓緊安全防護責任。在硬件方面，要跟隨社會的發(fā)展步伐，及時配備安全芯片進行信息防護，開發(fā)安全通信系統(tǒng)，對傳輸數(shù)據(jù)進行加密，保證數(shù)據(jù)的安全性;軟件方面，要實時關(guān)注安全防護軟件的發(fā)展，及時更新，將新出現(xiàn)的各種病毒攔截于網(wǎng)絡(luò)之外;政策方面，要采用明文規(guī)定制定數(shù)據(jù)安全管理措施，防止人員泄密。

3.3 全面提升檔案信息管理人員工作水平

檔案信息化需要相關(guān)的數(shù)據(jù)管理人員具備檔案專業(yè)知識和相應(yīng)的信息化水平。首先，要吸收年輕血液，任用高學歷、信息專業(yè)人員進行檔案信息的管理工作，從根本上提高檔案數(shù)據(jù)管理人員的綜合水平;其次，要對檔案信息管理人員定期進行培訓(xùn)，使其能掌握社會上先進的信息化相關(guān)知識，并將其運用到工作中[5];再次，制定政策支持鼓勵檔案信息管理人員自主學習，不斷提高自身的專業(yè)知識水平。

4 結(jié)論

高校的檔案信息化建設(shè)包含頂層設(shè)計、數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)管理等各個方面的內(nèi)容，是一個動態(tài)的發(fā)展過程，一環(huán)緊扣一環(huán)，需要逐步分期實施。要把這些關(guān)鍵內(nèi)容整合到一起，要求高校領(lǐng)導(dǎo)長遠規(guī)劃，留足發(fā)展空間，不斷創(chuàng)新，在加強數(shù)據(jù)安全的基礎(chǔ)上，注重檔案信息的收集和維護，以便后期的分析、利用和數(shù)據(jù)開發(fā)。

當今社會已經(jīng)進入了一個新的時期，對高等學校的建設(shè)發(fā)展也有了新的要求，但是由于各高校都有一定的信息化基礎(chǔ)，使其成為一種應(yīng)急預(yù)案。各高校積極完善信息化平臺建設(shè)，將其切實應(yīng)用于學校的教學、管理中，避免了千萬人級別的人員聚集，在流行性病毒的防控工作中發(fā)揮了積極的作用。

參考文獻

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