探析檔案信息化建設(shè)與管理工作

林小龍

摘 要：檔案的管理模式必須要隨時(shí)代的發(fā)展而進(jìn)步，不斷創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn)，這樣才可以使其更好地適應(yīng)社會(huì)的需要，充分發(fā)揮檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)檔案歸檔、收集、管理以及提供服務(wù)整體效率的提高，進(jìn)一步滿足人們對(duì)檔案信息化發(fā)展的需求。本文通過(guò)對(duì)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行淺析，進(jìn)一步提出有效的建設(shè)措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);存在問(wèn)題;有效措施

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.086

檔案的信息化建設(shè)以現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段為依托，例如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)以及信息技術(shù)等，以國(guó)家檔案管理部門的規(guī)定和信息化社會(huì)的要求為基礎(chǔ)，對(duì)檔案信息進(jìn)行保存、管理以及收集的現(xiàn)代化管理模式。檔案的信息化管理可以利用大數(shù)據(jù)對(duì)檔案信息實(shí)施統(tǒng)計(jì)和整理，并且運(yùn)用信息技術(shù)把有關(guān)信息資源整合起來(lái)，為查閱及交流共享提供方便。

1 檔案信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.1 沒(méi)有真正分清信息化和數(shù)字化

有些人誤認(rèn)為從網(wǎng)絡(luò)上下載的信息是經(jīng)過(guò)信息化處理后的信息。還有些人認(rèn)為電子化和辦公手段的自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)也是檔案信息化建設(shè)的表現(xiàn)。以概念為出發(fā)點(diǎn)分析檔案的信息化建設(shè)，信息化代表了一個(gè)發(fā)展方向、一個(gè)趨勢(shì)、一個(gè)目標(biāo)，而數(shù)字化檔案管理模式即是在檔案的信息化建設(shè)達(dá)到一定程度之后的新型檔案管理方法，所以，應(yīng)該明確二者之間的不同，避免在實(shí)際的信息化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)公式化和簡(jiǎn)單化的操作。現(xiàn)在，國(guó)內(nèi)僅僅是在發(fā)展信息化檔案建設(shè)，從本質(zhì)上來(lái)講并未進(jìn)入數(shù)字化發(fā)展階段，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化是最終目標(biāo)。

1.2 檔案管理工作人員綜合水平不高

信息化時(shí)代的到來(lái)給行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)公益部門都帶來(lái)了諸多改變，檔案管理工作逐漸被納入互聯(lián)網(wǎng)體系當(dāng)中，這主要體現(xiàn)在數(shù)字化、智能化、現(xiàn)代化等各個(gè)方面，這就對(duì)從事檔案管理工作的相關(guān)人員提出了更高更復(fù)雜的要求，包括對(duì)于專業(yè)技能知識(shí)和信息化技術(shù)的掌握等。但就實(shí)際情況而言，很多部門的工作人員對(duì)靈活掌握和使用各類信息化技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理工作比較困難，這就造成了相應(yīng)硬件設(shè)施得以普及，然而其作用未得到充分的發(fā)揮，使得檔案管理工作不能夠滿足單位相應(yīng)的信息需求。例如，當(dāng)下很多企事業(yè)單位實(shí)行行政崗位輪崗制，從事檔案管理工作的并不是同一批人或者專業(yè)人才，而是根據(jù)別的部門實(shí)際用人需要進(jìn)行安排，在總體崗位調(diào)度完成后，才進(jìn)行檔案管理工作職位的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，造成檔案管理工作人員流動(dòng)性過(guò)高，在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，容易出現(xiàn)管理人員專業(yè)性不強(qiáng)、積極主動(dòng)性不夠高、服務(wù)意識(shí)較差等各類情況。

1.3 仍缺少檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)

大多數(shù)單位在進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)時(shí)，往往只是對(duì)信息化技術(shù)進(jìn)行簡(jiǎn)單運(yùn)用，依照已經(jīng)建成檔案信息化的有關(guān)單位進(jìn)行模仿，沒(méi)有真正從自身角度出發(fā)思考自己的實(shí)際需要，脫離實(shí)際，所創(chuàng)建出來(lái)的檔案信息化管理模式也缺少單位特色。造成此現(xiàn)象的原因在于缺少有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有構(gòu)成科學(xué)、合理的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)體制，單位也沒(méi)有制定出切實(shí)有效的規(guī)定，從而使檔案的信息化建設(shè)缺少參考條件和限制規(guī)定。

2 推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

2.1 增加對(duì)檔案信息化管理工作人員的培訓(xùn)力度

檔案的管理人員是落實(shí)檔案管理工作的主要?jiǎng)恿?，其專業(yè)素養(yǎng)的高低直接影響著檔案信息化建設(shè)和管理質(zhì)量。在新時(shí)期，所有單位都應(yīng)該為有關(guān)檔案信息化建設(shè)的成員開(kāi)展定期培訓(xùn)，促使其了解并掌握計(jì)算機(jī)各項(xiàng)功能的操作方式，提高檔案管理工作者的現(xiàn)代信息化管理能力，進(jìn)一步促進(jìn)單位實(shí)施檔案信息化建設(shè)和管理力度質(zhì)量和效率。利用培訓(xùn)可以讓檔案管理工作者充分認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化信息技術(shù)的簡(jiǎn)便和高效，促進(jìn)其傳統(tǒng)管理理念的改變，進(jìn)一步提高工作者的服務(wù)意識(shí)。通過(guò)對(duì)檔案信息化建設(shè)和管理的工作者進(jìn)行培訓(xùn)，能夠有效促進(jìn)該單位整體檔案管理工作質(zhì)量的提高，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要。

2.2 健全檔案管理信息化工作體制，提升信息體系建設(shè)水平

信息化時(shí)代使得各單位所需處理的檔案信息成倍增長(zhǎng)，這在一方面給單位建設(shè)提供了更加完備充分的數(shù)據(jù)參考，同時(shí)也給檔案管理工作帶來(lái)了不小的挑戰(zhàn)，如何將這些新的檔案信息更加有效地利用起來(lái)，是需要思考的問(wèn)題，傳統(tǒng)的信息檔案管理模式已經(jīng)完全不能夠適應(yīng)當(dāng)下信息管理的發(fā)展要求，相關(guān)職能部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身工作實(shí)際和信息化系統(tǒng)技術(shù)特征，建立健全管理體系，明確各部門和各個(gè)檔案管理工作人員的職責(zé)，將具體責(zé)任進(jìn)行量化，制定好一個(gè)管理標(biāo)準(zhǔn)，在工作當(dāng)中進(jìn)行相應(yīng)的績(jī)效考核和監(jiān)督工作，從而促進(jìn)檔案管理工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化。在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，數(shù)字檔案是一個(gè)值得注意的選擇，不僅帶來(lái)了極大的便利，而且提高了儲(chǔ)存的安全性。例如，應(yīng)當(dāng)由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人牽頭，從更大層面制定相關(guān)的檔案管理工作條例，在條例中應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案部門的人員配備、相應(yīng)職能等做出明確規(guī)定，激發(fā)相應(yīng)工作人員的主動(dòng)性、能動(dòng)性，既體現(xiàn)了工作單位對(duì)檔案管理工作的重視，也能夠更加精準(zhǔn)地把握檔案管理工作的重點(diǎn)難點(diǎn)，另外，在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)充分考慮信息化時(shí)代特征，就算對(duì)當(dāng)前的一些先進(jìn)信息化技術(shù)不能夠做出充分的考慮和應(yīng)對(duì)，也應(yīng)當(dāng)留有充足的彈性空間，需要建立創(chuàng)新機(jī)制和容錯(cuò)機(jī)制，鼓勵(lì)相關(guān)工作人員在工作實(shí)踐當(dāng)中發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，對(duì)工作模式和方式進(jìn)行探討創(chuàng)新，進(jìn)一步提升工作效率。

2.3 改變管理人員的傳統(tǒng)理念，促進(jìn)資源共享

要想切實(shí)落實(shí)檔案信息化建設(shè)和提高管理水平，需要轉(zhuǎn)變有關(guān)工作人員的傳統(tǒng)思想，使其明白傳統(tǒng)檔案體系中存在的弊端，充分了解現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)理念，轉(zhuǎn)變自身態(tài)度，培養(yǎng)主動(dòng)服務(wù)理念和反應(yīng)能力，及時(shí)、高效整理有關(guān)檔案信息，保證檔案信息的真實(shí)性與時(shí)效性。與此同時(shí)，還要促進(jìn)檔案信息資源的交流和共享，促使各單位之間形成互相交流、共同進(jìn)步的良好關(guān)系，為人們提供更多有用信息，加強(qiáng)檢索、下載功能，進(jìn)一步提高檔案信息資源的安全性、有效性、實(shí)用性以及規(guī)范性，進(jìn)而推動(dòng)行業(yè)發(fā)展。

2.4 加大對(duì)信息化基礎(chǔ)設(shè)施的投入，建設(shè)強(qiáng)大的檔案系統(tǒng)

對(duì)于檔案管理信息化工作來(lái)說(shuō)，相應(yīng)的信息化設(shè)施建設(shè)是整個(gè)體系的運(yùn)作基礎(chǔ)，無(wú)論是管理制度還是人才隊(duì)伍的建設(shè)，都離不開(kāi)信息化設(shè)施的投入使用和不斷更新。這主要體現(xiàn)在對(duì)于檔案管理的硬件和軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，就硬件設(shè)施條件來(lái)講，優(yōu)良的服務(wù)器、操作電腦、信息采集和保存設(shè)備等都是非常重要的，這些都是保障信息化設(shè)施建設(shè)順利和管理完備的重要因素，能夠使檔案管理工作追趕上當(dāng)前信息化工作效率的腳步，因此，對(duì)于硬件設(shè)施的投入需要加大，這種投入不僅僅指的是資金上的投入，還包括人力資源的投入，場(chǎng)地建設(shè)的投入，這些都需要在規(guī)劃調(diào)研時(shí)就能夠初步預(yù)估并制定。就軟件條件來(lái)講，軟件的更新速度要比硬件速度更快，為了應(yīng)對(duì)社會(huì)各種條件產(chǎn)生的壓力和提出的新的問(wèn)題，信息化管理軟件必須有更加細(xì)致和全方位的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，要注意使用者的反饋和軟件的各類現(xiàn)實(shí)情況表現(xiàn)，要及時(shí)修補(bǔ)相應(yīng)漏洞，滿足用戶不同需求，努力提升軟件使用效率。

2.5 轉(zhuǎn)變服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)

各類單位的健康持久穩(wěn)定發(fā)展，都不能離開(kāi)檔案管理工作的順利開(kāi)展。各級(jí)各部門應(yīng)當(dāng)不斷探索檔案管理的有效方法模式，樹(shù)立正確的服務(wù)觀念，在新時(shí)代運(yùn)用具有創(chuàng)新性的現(xiàn)代化科學(xué)管理方式對(duì)信息檔案工作進(jìn)行有效管理，要讓檔案管理工作連貫起來(lái)，提高工作質(zhì)量，要與時(shí)俱進(jìn)，追求創(chuàng)新。更加重要的是，在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，正確的責(zé)任意識(shí)是每個(gè)工作人員必須具備的，檔案管理是一項(xiàng)具有特殊性質(zhì)的工作，它的涉及面比較廣，處理信息量比較大，因此相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)在及時(shí)關(guān)切檔案管理工作的同時(shí)，更需要對(duì)責(zé)任進(jìn)行細(xì)化，任何一項(xiàng)小的失誤將會(huì)在很大范圍內(nèi)造成危害，紛繁復(fù)雜的工作更需要條分縷析地安排，由此責(zé)任意識(shí)的強(qiáng)化，應(yīng)當(dāng)是一項(xiàng)持之以恒、不可松懈的任務(wù)和責(zé)任。

3 總結(jié)

總的來(lái)說(shuō)，在新時(shí)期，各單位必須要認(rèn)識(shí)到開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的重要性，不斷提高檔案管理水平，多運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)來(lái)完善檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案信息質(zhì)量，適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展和需要，最終推動(dòng)本單位的發(fā)展和進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

[1]李震.信息化條件下如何進(jìn)一步改進(jìn)檔案管理工作[J].中國(guó)國(guó)際財(cái)經(jīng)（中英文），2018（2）：272.

[2]董加鑫.信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新[J].管理觀察，2018（5）：77-78.