企事業(yè)單位檔案管理社會(huì)化問題初探

全瑩瑩

摘 要：近幾年，隨著我國不斷發(fā)展的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，使企業(yè)的管理方式與手段也在不斷的進(jìn)步，而且在企業(yè)中檔案管理屬于具有較大工作量、十分復(fù)雜的一種工作，不僅會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間、人力資源，也會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程造成一定的影響。因此，企業(yè)為確保對(duì)檔案管理效率進(jìn)行提升，盡量使用科學(xué)合理的手段對(duì)檔案管理工作進(jìn)行開展，確保實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的社會(huì)化，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的社會(huì)化，才能夠確保對(duì)企業(yè)的相關(guān)成本進(jìn)行節(jié)約，以及對(duì)企業(yè)檔案管理水平進(jìn)行提升，進(jìn)而達(dá)到企業(yè)可持續(xù)性發(fā)展的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案;管理;問題;社會(huì)化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.056

企業(yè)檔案主要是對(duì)企業(yè)日常運(yùn)行與發(fā)展歷史進(jìn)行記錄，確保為企業(yè)未來發(fā)展提供重要的決策依據(jù)，在企業(yè)的發(fā)展過程中具有極其重要的指導(dǎo)作用，但是因?yàn)槠髽I(yè)檔案管理工作十分的繁瑣，需要企業(yè)投入大量的財(cái)力進(jìn)行管理，卻無法直接為企業(yè)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。而且隨著我國市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，為確保對(duì)檔案管理方面的經(jīng)濟(jì)成本進(jìn)行降低，以及對(duì)檔案的作用進(jìn)行發(fā)揮，企業(yè)檔案管理需要向社會(huì)化方向進(jìn)行發(fā)展。所以為確保實(shí)現(xiàn)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，就需要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理社會(huì)化，才能夠確保使檔案管理的實(shí)效性得到增加，更加科學(xué)合理的對(duì)檔案進(jìn)行管理，進(jìn)而使企業(yè)與市場(chǎng)的變化要求相適應(yīng)。

1 企業(yè)檔案管理社會(huì)化的作用

1.1 使檔案管理工作成本得到降低

目前我國經(jīng)濟(jì)體制屬于社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，使市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，為確保實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，事業(yè)單位只有對(duì)自己的經(jīng)營成本進(jìn)行控制，在生產(chǎn)活動(dòng)中投入更多的資金，才能夠確保自己獲得更多的經(jīng)濟(jì)利益，進(jìn)而大幅提升自身的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。因?yàn)闄n案管理工作并沒有對(duì)事業(yè)單位的經(jīng)營活動(dòng)進(jìn)行參與，導(dǎo)致檔案管理工作無法為事業(yè)單位直接帶來經(jīng)濟(jì)效益，但是如果檔案管理社會(huì)化，不僅可以使事業(yè)單位在檔案管理工作所投入的經(jīng)濟(jì)成本得到減少，也可以使檔案管理工作的效率得到提升，進(jìn)而更加利于事業(yè)單位應(yīng)用檔案[1]。所以檔案管理社會(huì)化，能夠幫助事業(yè)單位利用一種新的形式管理檔案，例如通過委托專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)檔案進(jìn)行管理，專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)不僅工作水平高于事業(yè)單位原有的檔案管理工作人員，自身也具備十分規(guī)范的管理體系，可以大幅降低事業(yè)單位在檔案管理工作所投入的成本，以及對(duì)事業(yè)單位檔案的利用率進(jìn)行大幅的提升。

1.2 對(duì)社會(huì)資源進(jìn)行合理的配置

檔案管理社會(huì)化就是指事業(yè)單位委托檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案的管理，可以使事業(yè)單位節(jié)約大量的人力與財(cái)力，促使事業(yè)單位進(jìn)行更加穩(wěn)定的運(yùn)行，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位最大化的經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)檔案管理機(jī)構(gòu)專業(yè)的水平，可以對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作方面的要求進(jìn)行滿足，不僅為自身獲取相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益，也能夠優(yōu)化社會(huì)資源的配置[2]。并且檔案管理機(jī)構(gòu)通過負(fù)責(zé)事業(yè)單位的檔案管理工作，使自身的工作量得到增加，確保檔案管理機(jī)構(gòu)具有大量的資金，并為更多的檔案管理方面的人才提供工作機(jī)會(huì)，使社會(huì)資源的配置越來越優(yōu)化，不斷推動(dòng)檔案管理行業(yè)的發(fā)展，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)我國社會(huì)穩(wěn)定的可持續(xù)性發(fā)展。

2 企業(yè)檔案管理社會(huì)化的問題

因?yàn)殡S著我國社會(huì)的發(fā)展，大部分事業(yè)單位在檔案管理工作方面沒有做到與時(shí)俱進(jìn)，會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作人員整體素質(zhì)較低，嚴(yán)重影響檔案管理工作的開展，而且事業(yè)單位管理領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案管理，甚至嚴(yán)重忽視檔案管理的建設(shè)，進(jìn)而大幅降低檔案管理工作的質(zhì)量。同時(shí)大部分事業(yè)單位都沒有建立健全的檔案管理工作管理機(jī)制，傳統(tǒng)的管理方式會(huì)增加工作人員的工作壓力，使工作人員的工作態(tài)度越來越消極，無法及時(shí)更新與清理檔案，從而對(duì)事業(yè)單位其他工作的開展造成極其嚴(yán)重的影響。

雖然我國大部分事業(yè)單位都實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、電子化，但是一些事業(yè)單位仍然會(huì)使用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案管理，并沒有委托檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理工作，使檔案管理工作的管理方式過于落后，會(huì)大幅降低檔案管理工作的質(zhì)量，從而嚴(yán)重影響檔案管理工作的開展[3]。同時(shí)在事業(yè)單位的經(jīng)營與發(fā)展過程中，并沒有普及檔案管理社會(huì)化，導(dǎo)致事業(yè)單位不夠重視檔案管理社會(huì)化，會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理工作的開展，甚至對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展造成制約。

3 實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理社會(huì)的策略

3.1 對(duì)相關(guān)市場(chǎng)體系進(jìn)行健全

雖然社會(huì)化成為企業(yè)檔案管理未來發(fā)展的必然趨勢(shì)，但是大部分事業(yè)單位仍然是傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行使用，并沒有委托檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理工作，主要是因?yàn)榇蟛糠謾n案管理機(jī)構(gòu)不具備較高的工作水平，以及安全性較低。而且檔案管理機(jī)構(gòu)沒有一個(gè)完整的市場(chǎng)體系，使檔案管理機(jī)構(gòu)嚴(yán)重缺少管制，導(dǎo)致檔案管理機(jī)構(gòu)不具備最基本的職業(yè)道德，會(huì)發(fā)生出賣事業(yè)單位檔案信息獲取經(jīng)濟(jì)效益的情況，進(jìn)而給事業(yè)單位帶來極其嚴(yán)重的損失[4]。因此，為確保實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理社會(huì)化，不僅需要健全相關(guān)的市場(chǎng)體系，也需要對(duì)檔案管理協(xié)會(huì)進(jìn)行建設(shè)，使檔案管理機(jī)構(gòu)越來越完善，確保通過建立相應(yīng)的企業(yè)檔案管理社會(huì)的機(jī)制，以及制定條款條約，促使事業(yè)單位可以順利的進(jìn)行檔案管理社會(huì)化。

3.2 對(duì)相關(guān)管理機(jī)制進(jìn)行完善

在企業(yè)檔案管理社會(huì)化的運(yùn)行過程中管理機(jī)制屬于極其重要的保障，能夠?qū)n案管理機(jī)構(gòu)的行為進(jìn)行規(guī)范，以及增加檔案的信息安全，而且通過建立管理機(jī)制，能夠利用事業(yè)單位檔案管理社會(huì)化的管理職能，保護(hù)檔案信息的安全，為事業(yè)單位的檔案提供一個(gè)安全的環(huán)境，促使事業(yè)單位進(jìn)行正常的經(jīng)營，進(jìn)而大力推動(dòng)我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。同時(shí)企業(yè)檔案管理社會(huì)化管理機(jī)制可以有效的監(jiān)督檔案管理機(jī)構(gòu)，以及指導(dǎo)檔案管理機(jī)構(gòu)的工作，不斷完善檔案管理機(jī)構(gòu)的工作職能，確保充分發(fā)揮檔案管理機(jī)構(gòu)的作用，進(jìn)而使事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量得到大幅提升。

3.3 國家需要進(jìn)行宏觀調(diào)控

隨著我國經(jīng)濟(jì)與科技的發(fā)展，使檔案管理社會(huì)化應(yīng)時(shí)而生，能夠大力推動(dòng)我國檔案事業(yè)的發(fā)展，為確保普及與實(shí)施檔案管理社會(huì)化，國家需要進(jìn)行宏觀調(diào)控。因此，根據(jù)在進(jìn)行宏觀調(diào)控時(shí)，首先需要根據(jù)企業(yè)檔案管理社會(huì)化的實(shí)際情況，對(duì)相應(yīng)的行政法規(guī)進(jìn)行制定，然后檢驗(yàn)檔案管理機(jī)構(gòu)的工作人員，確保工作人員具有較高的工作素質(zhì)與工作能力，最后各個(gè)地方政府需要調(diào)查自己區(qū)域的檔案管理機(jī)構(gòu)，確保通過掌握檔案管理機(jī)構(gòu)的規(guī)模，數(shù)量，讓檔案管理機(jī)構(gòu)之間始終處于良性的競(jìng)爭(zhēng)狀態(tài)，以及讓檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行合理的發(fā)展，從而達(dá)到全面實(shí)施企業(yè)檔案管理社會(huì)化的目的[5]。

4 結(jié)束語

綜上所述，在事業(yè)單位發(fā)展過程中企業(yè)檔案可以提供重要參考依據(jù)，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展具有極其重要的作用，而且檔案管理社會(huì)化，不僅可以使事業(yè)單位檔案管理工作成本得到降低，也可以對(duì)社會(huì)資源進(jìn)行合理的配置，事業(yè)單位需要積極實(shí)現(xiàn)檔案管理社會(huì)化。但是我國大部分事業(yè)單位都不夠重視檔案管理社會(huì)化，以及檔案管理工作人員工作素質(zhì)較低，都會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理工作的開展，甚至制約企業(yè)的未來發(fā)展。因此，在實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理社會(huì)化時(shí)，需要對(duì)相關(guān)市場(chǎng)體系進(jìn)行健全，以及對(duì)相關(guān)管理機(jī)制進(jìn)行完善，才能夠確保達(dá)到檔案管理社會(huì)化的目的，進(jìn)而大力推動(dòng)我國事業(yè)單位的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]羅琳娜.企業(yè)檔案管理社會(huì)化問題分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（02）：124.

[2]王妍.企業(yè)檔案管理社會(huì)化問題的探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（24）：122.

[3]周蕾.企業(yè)檔案管理社會(huì)化問題的探討[J].現(xiàn)代國企研究，2017（22）：53.

[4]宋茜.企業(yè)檔案管理社會(huì)化問題研究[J].管理觀察，2017（32）：34-35.

[5]陳德慧.企業(yè)檔案管理社會(huì)化問題的思考[J].中外企業(yè)家，2017（32）：226-227.