建設(shè)單位在施工管理過(guò)程中的檔案管理策略研究

高曉娟

摘 要：隨著時(shí)代發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步，工程施工質(zhì)量受到越來(lái)越多的人關(guān)注，甚至已經(jīng)發(fā)展成為社會(huì)民眾熱議的一個(gè)焦點(diǎn)話(huà)題，而在整個(gè)施工管理工作之中，檔案管理是至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，所以根據(jù)施工要求，做好檔案管理工作具有重要價(jià)值與意義。中國(guó)建筑行業(yè)在近些年得到了蓬勃發(fā)展，各項(xiàng)規(guī)章制度逐步完善，檔案管理工作也顯得愈發(fā)重要，特別是建設(shè)單位的工程資料存在時(shí)間跨度大、信息內(nèi)容繁瑣復(fù)雜等特征，所以采取何種方式規(guī)范檔案管理工作成為建設(shè)單位必須要深思的一個(gè)問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：建設(shè)單位;施工管理;檔案管理;策略研究

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.046

1 引言

在工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程之中，工程項(xiàng)目檔案是十分重要的資料以及文件，而檔案管理工作至關(guān)重要。如果不重視檔案管理工作，工程項(xiàng)目檔案將無(wú)法全部歸檔，那么后續(xù)也不能對(duì)施工過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)。因此，從不同層面、不同維度對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并找出相應(yīng)的解決策略至關(guān)重要。在目前社會(huì)發(fā)展過(guò)程之中，必須要進(jìn)一步強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，確保工程項(xiàng)目順利完工、有序進(jìn)行。針對(duì)該方面工作，政府部門(mén)出臺(tái)了一系列法律法規(guī)，旨在規(guī)范檔案管理工作，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。針對(duì)新時(shí)代發(fā)展的新環(huán)境，必須要緊緊抓住每一次機(jī)遇，在檔案管理過(guò)程之中嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)不同階段的施工信息進(jìn)行詳細(xì)記載，從而為后續(xù)工程施工提供重要指導(dǎo)與參考。

2 建設(shè)單位開(kāi)展檔案管理工作的重要意義

無(wú)論是對(duì)于施工企業(yè)來(lái)講，還是對(duì)建設(shè)單位而言，項(xiàng)目施工檔案管理工作均發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。當(dāng)工程項(xiàng)目順利完工之后，建設(shè)單位必須要進(jìn)行驗(yàn)收，然后再進(jìn)行接收。而建設(shè)單位在進(jìn)行驗(yàn)收的過(guò)程之中，項(xiàng)目建設(shè)成功申報(bào)、質(zhì)量檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)等各項(xiàng)資料均是建設(shè)單位驗(yàn)收時(shí)必須要查驗(yàn)的信息。對(duì)于施工企業(yè)來(lái)講，施工檔案的作用也非常重要，一個(gè)施工項(xiàng)目的檔案通常包括多項(xiàng)內(nèi)容，例如施工管理、成本控制、方案編制等，而這些信息資料均可以為后期同類(lèi)型工程的施工提供重要指導(dǎo)。所以，無(wú)論是功施工檔案本身所擁有的價(jià)值來(lái)講，還是從建設(shè)單位、施工單位進(jìn)行分析，施工檔案管理工作均具有重要價(jià)值與意義。

3 施工管理過(guò)程中的檔案管理工作存在的問(wèn)題

1）檔案資料不完善，存檔質(zhì)量相對(duì)較差。工程項(xiàng)目施工流程非常繁瑣，施工期間所涉及的文件、資料也非常多，所以必須要通過(guò)合理化的方式對(duì)工程文件資料進(jìn)行科學(xué)化管理，從而為工程項(xiàng)目順利完工提供重要指導(dǎo)。但是在實(shí)際工程管理工作之中，有關(guān)人員通常是把工作重點(diǎn)放置于實(shí)體工程建設(shè)方面，并未對(duì)工程建設(shè)的細(xì)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)記錄，進(jìn)而造成工程施工檔案資料嚴(yán)重缺失，無(wú)法為后續(xù)施工提供重要指導(dǎo)與參考。對(duì)于一些規(guī)模相對(duì)較小的工程項(xiàng)目，根本沒(méi)有開(kāi)展施工檔案管理工作，造成施工檔案嚴(yán)重缺失。同時(shí)，工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程之中，由于文件資料收集不及時(shí)或者管理人員粗心大意等，均會(huì)導(dǎo)致產(chǎn)生檔案丟失問(wèn)題，對(duì)存檔質(zhì)量造成嚴(yán)重影響。

2）缺乏完善的資料檔案管理制度。對(duì)于一項(xiàng)穩(wěn)固的施工項(xiàng)目而言，項(xiàng)目的實(shí)際建設(shè)過(guò)程中，往往必須要建立完善的檔案資料管理制度，但是由于很多施工企業(yè)為了趕工期，在這方面的工作上并沒(méi)有重視起來(lái)。因此，大多數(shù)的施工企業(yè)于檔案的管理制度構(gòu)建并不重視，往往只是流于表面化形式，把更多的注意力放在了施工的過(guò)程中。但是隨著現(xiàn)代化施工企業(yè)的發(fā)展，我們認(rèn)識(shí)到了檔案管理工作，對(duì)于整個(gè)工程來(lái)講是尤為重要的，也是必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)，他不單單會(huì)影響整個(gè)工程的質(zhì)量問(wèn)題，更重要的是對(duì)于實(shí)現(xiàn)完善現(xiàn)代化的工程產(chǎn)業(yè)有著至關(guān)重要的作用和影響。而且很多工作者在檔案的管理層面沒(méi)有落實(shí)好科學(xué)化和規(guī)范化的管理要求，一旦出現(xiàn)差漏，往往會(huì)給整個(gè)企業(yè)帶來(lái)無(wú)法彌補(bǔ)的經(jīng)濟(jì)損失。

3）管理部門(mén)關(guān)系混亂，缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員。工程項(xiàng)目施工過(guò)程之中，建設(shè)單位為了降低成本，一般不會(huì)設(shè)立檔案管理部門(mén)，因此檔案工作時(shí)常產(chǎn)生無(wú)人管理的狀況，所涉及部門(mén)的責(zé)任、義務(wù)均無(wú)法精確劃分。在檔案管理工作缺乏專(zhuān)業(yè)性人才，有時(shí)是從其它部門(mén)抽調(diào)，臨時(shí)管理施工檔案。檔案人員的頻繁調(diào)動(dòng)，造成檔案管理、交接等方面存在嚴(yán)重問(wèn)題，比如，對(duì)于不同的檔案管理人員，其均會(huì)根據(jù)自身習(xí)慣對(duì)檔案進(jìn)行歸類(lèi)整理，造成文件歸類(lèi)十分混亂，在文件資料查找方面存在嚴(yán)重問(wèn)題。另外，交接工作十分簡(jiǎn)單，僅僅是兩人進(jìn)行口頭傳達(dá)，極易造成文件丟失的狀況。

4 進(jìn)一步提升施工管理過(guò)程中的檔案管理水平的基本策略

1）多措并舉，提升存檔質(zhì)量。為了確保施工檔案存檔質(zhì)量符合要求，必須要從工程建設(shè)初期開(kāi)始開(kāi)展檔案管理工作，從不同的項(xiàng)目管理部門(mén)抽調(diào)一些專(zhuān)業(yè)性人員組建檔案管理機(jī)構(gòu)，逐步完善、優(yōu)化檔案管理機(jī)制，進(jìn)一步明確檔案管理目標(biāo)，同時(shí)針對(duì)檔案資料的完整性、真實(shí)性進(jìn)行嚴(yán)格審查。檔案管理人員必須要根據(jù)相關(guān)規(guī)范，嚴(yán)格開(kāi)展檔案管理工作，從資料收集、整理、審核、歸檔開(kāi)始，一直到最后的存檔，整個(gè)過(guò)程需要多個(gè)部門(mén)共同協(xié)作，如設(shè)計(jì)部、監(jiān)理部等，如果某一個(gè)部門(mén)不予支持，均會(huì)對(duì)檔案資料的完整性產(chǎn)生嚴(yán)重影響。所以，在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程之中，必須要結(jié)合實(shí)際情況對(duì)檔案管理職責(zé)進(jìn)行明確，強(qiáng)化各個(gè)部門(mén)之間的合作關(guān)系，從而逐步提高檔案管理水平。

2）構(gòu)建合理、完善的檔案管理機(jī)制。在嚴(yán)格遵循國(guó)家相關(guān)規(guī)定與要求的前提條件下，對(duì)工程檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格約束，并在此基礎(chǔ)之上構(gòu)建合理、完善的管理體系。同時(shí)，對(duì)于不同的施工階段以及施工環(huán)節(jié)，要深入貫徹落實(shí)不同的管理理念，對(duì)管理工作過(guò)程之中所核心內(nèi)容進(jìn)行深入挖掘。在對(duì)工程檔案信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)、利用的過(guò)程之中，對(duì)施工工作的管理需求進(jìn)行深入剖析才可以充分利用檔案管理機(jī)制，使其效用得到充分展現(xiàn)。另外，還要逐步形成檔案信息反饋機(jī)制，密切關(guān)注各個(gè)施工階段所產(chǎn)生的施工信息，并搭建檔案信息反饋平臺(tái)，以便及時(shí)、快速的了解工程施工過(guò)程中所產(chǎn)生的各類(lèi)信息，并進(jìn)行全面收集，從而提高工程項(xiàng)目檔案的完整性。

3）組建專(zhuān)業(yè)化的檔案管理部門(mén)，提升檔案管理人員的技能。通常情況下，工程項(xiàng)目均存在施工跨度大、涉及范圍廣等特點(diǎn)，因此檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)擴(kuò)大資料收集范圍，提高資料挖掘深度，同時(shí)積極鼓勵(lì)一線(xiàn)施工人員積極參加到資料收集工作之中。首先，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，必須要做到持證上崗，確保每一位檔案管理人員具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)技能以及綜合素質(zhì);其次，檔案管理人員必須要具備一定的工作經(jīng)驗(yàn)，檔案管理工作并非簡(jiǎn)單的資料堆積，其需要管理人員根據(jù)實(shí)際需求對(duì)資料進(jìn)行歸類(lèi)整理，因此檔案管理人員必須要具備一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí);最后，盡可能的降低檔案管理人員調(diào)換頻率，工程項(xiàng)目的施工周期相對(duì)較長(zhǎng)，檔案管理工作十分復(fù)雜、繁瑣，因此要盡量避免人員調(diào)動(dòng)，如果需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行調(diào)崗，那么也必須嚴(yán)格按照相關(guān)流程進(jìn)行工作交接，以免造成檔案丟失。

5 結(jié)語(yǔ)

總而言之，相較于普通的檔案管理工作，工程項(xiàng)目檔案管理公祖具備系統(tǒng)性強(qiáng)、復(fù)雜繁瑣、時(shí)間跨度大等特點(diǎn)，對(duì)管理人員的專(zhuān)業(yè)技能、綜合素質(zhì)等各個(gè)方面均具有較高要求。因此，建設(shè)單位在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程之中，必須要大膽創(chuàng)新，推動(dòng)檔案管理工作趨向于高效化、規(guī)范化，從而為進(jìn)一步提高施工質(zhì)量提供重要保障。

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