關(guān)于國有企業(yè)集團檔案管理的思考

管曉倩

摘 要：國有企業(yè)集團檔案管理相較特殊，為了提升檔案工作水平，集團應(yīng)組織建立科學規(guī)范的檔案管理體系，健全檔案管理制度與標準，推動檔案管理的信息化建設(shè)，提升檔案人員業(yè)務(wù)水平。因此，本文在分析國有企業(yè)集團檔案管理工作存在的問題的基礎(chǔ)上，進一步提出加強檔案管理工作的有效策略，以期全面提高國有企業(yè)集團檔案管理工作效率及質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)集團;檔案管理;存在問題

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.045

國有企業(yè)集團是計劃性地組織起來，以資本為紐帶聯(lián)結(jié)起來共同行動的團體公司，由母公司、子公司、參股公司等組成，其經(jīng)營規(guī)模較大，集團旗下有諸多二級公司，其性質(zhì)決定了檔案管理的特殊性[1]。檔案在國有企業(yè)集團發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮著信息指導作用，集團公司成員單位數(shù)量眾多，且都是獨立法人主體，在法律上是獨立運營的，自負盈虧，經(jīng)濟獨立核算，在機構(gòu)設(shè)置、人員任免上擁有獨立自主權(quán)，獨立進行檔案管理，但是集團中各成員單位由于產(chǎn)權(quán)聯(lián)系，集團對成員單位檔案管理具有監(jiān)督職責。國有企業(yè)集團檔案管理的特殊性，導致其管理方式不同于一般的企業(yè)，集團企業(yè)應(yīng)該根據(jù)實際情況，制定科學合理的檔案管理方式，從而促進檔案管理工作質(zhì)量的提高。

1 國有企業(yè)集團檔案管理存在的問題分析

當前，國有企業(yè)集團檔案管理普遍采取“兩級檔案室”管理體制，即國有企業(yè)集團及成員單位辦公室或相關(guān)部門，設(shè)立檔案室，負責相應(yīng)的檔案管理工作，這樣能夠充分發(fā)揮出集團與成員單位在檔案管理上的自主性與積極性，效用顯著。但隨著經(jīng)濟體制的變革，國有企業(yè)集團檔案管理形式發(fā)生改變，這一管理體制逐漸暴露出以下

問題：

1）監(jiān)督指導不暢。國有企業(yè)集團設(shè)立的檔案管理機構(gòu)，不僅負責集團檔案管理工作，而且在成員單位檔案管理工作中發(fā)揮監(jiān)督制造的作用，但是由于檔案管理組織不健全，人員配備不足，導致相關(guān)工作無法有序進行，監(jiān)督指導職能未得到發(fā)揮。在缺乏有效監(jiān)督管理的情況下，成員單位對于與經(jīng)濟效益沒有直接關(guān)聯(lián)的檔案管理工作，重視度不足，在資金投入、人員及設(shè)施配置上，嚴重不足，影響到檔案管理工作水平。

2）資源建設(shè)無序。國有企業(yè)集團規(guī)模較大，成員單位數(shù)量多，在“兩級檔案室”管理體制中，集團與旗下公司分別構(gòu)建檔案室，獨立展開檔案管理工作，難以統(tǒng)一展開檔案資源建設(shè)規(guī)劃，在檔案采集、歸類、儲存、利用上缺乏統(tǒng)一的標準，難以形成有力的監(jiān)管，導致集團與成員單位在檔案資源建設(shè)上，水平參差不齊，各成員單位采集的檔案資源，難以有效整合，集中開發(fā)利用[2]。而且，在資源建設(shè)上，側(cè)重點多在人事檔案、文書檔案上，對于產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)管理、科學研究等類型的檔案，不夠重視。

3）檔案人員業(yè)務(wù)水平有待提高。時代在發(fā)展，檔案管理理念也在不斷更新，隨著文件、資料的不斷累積，檔案管理工作量會越來越大，必然需要進行變革，創(chuàng)新管理手段，引入數(shù)字化技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，實現(xiàn)高效化、信息化檔案管理。這對于檔案人員是一個不小的挑戰(zhàn)，不僅要掌握檔案管理理論與技能，還需掌握現(xiàn)代化檔案管理手段，而當前企業(yè)檔案人員多為辦公室工作人員兼職，缺乏信息化檔案管理意識、知識和技術(shù)，無法適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需求。

2 國有企業(yè)集團檔案管理的具體方案策略分析

1）建立科學規(guī)范的檔案管理體系。鑒于“兩級檔案室”管理體制的不足，國有企業(yè)集團應(yīng)展開變革，改用“檔案管理中心-檔案室”管理體制，集團由辦公室或綜合部門設(shè)置檔案管理中心，負責集團檔案及成員單位重要檔案的儲存、利用工作，根據(jù)工作需求制定長期規(guī)劃與年度計劃，對成員單位檔案管理工作進行監(jiān)督指導，定期考核各單位檔案管理工作情況，制定統(tǒng)一檔案工作流程及標準，統(tǒng)一組織集團及成員單位檔案人員接受業(yè)務(wù)培訓，協(xié)調(diào)好各個單位的檔案管理工作，構(gòu)建起全面覆蓋的檔案資源建設(shè)網(wǎng)，確保檔案信息的全面性及準確性，成員單位設(shè)立檔案室，按照檔案管理中心部署，展開檔案管理工作，接受集團監(jiān)督管理。

2）健全檔案管理制度與標準。依照《檔案工作管理制度》、《檔案分類規(guī)范范圍》、《檔案資料管理保密規(guī)定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設(shè)備維護使用制度》及《電子檔案管理制度》等文件指示，制定國有集團企業(yè)檔案管理制度，明確其工作內(nèi)容、流程及標準，確保檔案的信息識別、資料采集、遞交、歸檔、核對、儲存、整理、分析及借閱等過程的標準化，督促工作人員提升檔案管理意識及服務(wù)意識[3]。為了確保檔案資料的完整性，應(yīng)實施檔案管理責任制度，明確主管領(lǐng)導及管理人員，專崗專責，并構(gòu)建與之相適應(yīng)的監(jiān)督機制，確保檔案采集、管理、保管工作的高質(zhì)量展開。

3）推動檔案管理的信息化建設(shè)。國有企業(yè)集團檔案管理工作量大，引進互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫、云計算等現(xiàn)代化信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案內(nèi)容的數(shù)字化、電子化，能夠有效提升檔案管理工作效率及質(zhì)量，實現(xiàn)集團內(nèi)各單位檔案信息資源的開放共享。為了實現(xiàn)這一目標，集團應(yīng)該設(shè)立檔案管理信息化建設(shè)專項資金，用以購買計算機、復印機、打印機、攝影機、掃描儀、專用微機、空調(diào)、消防設(shè)施等技術(shù)設(shè)備，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)平臺，在數(shù)字檔案館中，信息利用者只需根據(jù)自身需求，輸入關(guān)鍵詞，即可快速查詢找出所需資源，工作效率大大提高。不過，在信息平臺管理中，應(yīng)構(gòu)建登記權(quán)限制度，來提升信息利用安全度，通過完善數(shù)據(jù)平臺防御機制，定期優(yōu)化、升級系統(tǒng)，安裝防火墻、殺毒軟件、IT監(jiān)控軟件等，以防信息泄露、數(shù)據(jù)丟失或被篡改，確保檔案管理的安全性。

4）提升檔案人員業(yè)務(wù)水平。集團及成員單位應(yīng)完善檔案人員配置，引進符合各級檔案管理工作需求的優(yōu)秀人才。檔案管理政策性、原則性極強，管理人員必須具備極強的政治責任心，具備嚴格的政治紀律意識，對待工作認真負責，對待客戶友善和藹，主動為人們服務(wù)。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，集團應(yīng)培養(yǎng)專業(yè)的具備現(xiàn)代信息思維與素養(yǎng)的檔案管理隊伍，引進專業(yè)素養(yǎng)、信息素養(yǎng)達標的檔案管理人才，做好崗前培訓考核工作，定期組織人員參加業(yè)內(nèi)培訓及學會交流會，讓檔案管理人員學習計算機技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、云計算技術(shù)等相關(guān)軟件、硬件設(shè)施的使用，突破檔案信息化建設(shè)中遇到的人才

瓶頸[4]。

3 結(jié)語

綜上所述，在國有企業(yè)集團運營過程中，會形成各類具有保存價值的原始記錄資料，即醫(yī)院文書檔案，這些檔案表現(xiàn)為文字、圖像、表格等形式，具有歷史再現(xiàn)性、信息性、知識性、價值性、教育性的特征，在國有企業(yè)集團生產(chǎn)運營管理中發(fā)揮著重要作用，能夠為決策制定提供參考依據(jù)，推動集團的統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性、可持續(xù)發(fā)展[5]。國有企業(yè)集團在進行檔案管理時，應(yīng)該協(xié)調(diào)好集團與成員單位的檔案管理關(guān)系，制定科學合理的管理制度，成立專業(yè)檔案管理組織，明確檔案管理部門的職責，督促檔案管理人員全面、及時采取檔案信息，按照既定制度儲存、統(tǒng)計、分析信息，注重對于檔案資源的開發(fā)利用，切實發(fā)揮檔案在國有企業(yè)集團發(fā)展中的信息指導價值。

參考文獻

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