略談基層檔案室檔案之“泛化”

岳玉軍

摘 要：當(dāng)今基層企事業(yè)單位的檔案工作，存著大量“泛化”現(xiàn)象。包括檔案定義上“泛化”，檔案管理方式上的“泛化”。本文認(rèn)為我們要正視這種現(xiàn)象，并提出了一些管理措施。

關(guān)鍵詞：泛化;“名不符實(shí)”檔案;資料

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.041

檔案是人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄，把辦理完畢并且對(duì)日后有參考價(jià)值的文件保管下來(lái)，就形成了檔案。近年來(lái)，檔案“泛化”現(xiàn)象引起檔案學(xué)研究者的注意。筆者在中國(guó)知網(wǎng)上就查到近年來(lái)有近十余篇以“檔案‘泛化”為標(biāo)題的論文。何謂檔案“泛化”，筆者贊同徐欣云同志的看法，“泛化”在理論上表現(xiàn)為對(duì)傳統(tǒng)意義檔案概念的擴(kuò)張或借用;在學(xué)術(shù)研究上既表現(xiàn)為學(xué)術(shù)外延的積極拓展，又表現(xiàn)為學(xué)術(shù)核心的弱化或去檔案化;在操作上則體現(xiàn)為檔案工作制度理想和工作現(xiàn)實(shí)的差距，使得檔案工作范圍模糊[1]。簡(jiǎn)單地說(shuō)，即檔案實(shí)體“泛化”，檔案管理方式“泛化”。對(duì)“泛化”的評(píng)價(jià)，有褒有貶，這里不再詳述，但筆者認(rèn)為，我們要正視普遍存在的“泛化”現(xiàn)象，進(jìn)采取有效的檔案管理措施。

本文論述的基層檔案室，其實(shí)是個(gè)模糊概念。一般指除檔案館外，市級(jí)以下行政事業(yè)單位和各類(lèi)企業(yè)的檔案室，即在規(guī)模不大的單位中，檔案管理不是特別專(zhuān)業(yè)的檔案機(jī)構(gòu)?，F(xiàn)從基層檔案室“泛化”成因、“泛化”檔案分類(lèi)、檔案“泛化”的管理三部分進(jìn)行論述。

1 檔案“泛化”之成因

學(xué)者論及當(dāng)今檔案“泛化”之成因，往往從檔案工作自身宣傳力度不強(qiáng)而造成民眾理解出現(xiàn)偏差、媒體利用公眾的獵奇心理，運(yùn)用“檔案”二字以增加公眾吸引力等方面分析。而基層檔案室檔案“泛化”原因并非如此，應(yīng)該從檔案室所在單位的人力、物力、財(cái)力方面考慮?，F(xiàn)在黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和企業(yè)，對(duì)人員編制都控制得非常緊，分工不會(huì)太細(xì)。能設(shè)立檔案管理崗位，建立檔案室，已說(shuō)明對(duì)檔案工作非常重視了。而一般規(guī)模不大的單位，如果檔案員只管理嚴(yán)格概念意義上的檔案，即辦理完畢并對(duì)日后有參考價(jià)值的文件，工作量肯定不大。因此，領(lǐng)導(dǎo)必然會(huì)安排檔案員從事其他一些工作，如公文處理等。一些單位考慮到檔案室空間較大，甚至還堆放有報(bào)刊雜志、辦公用品等物品。對(duì)這種單位來(lái)講，到底哪些東西要放入檔案室，簡(jiǎn)單地說(shuō)就是兩個(gè)字——有用。有用即存放于檔案室。

筆者調(diào)查過(guò)四川省一些檔案同行，他們有事業(yè)單位、國(guó)企、民企不同性質(zhì)單位工作的工作人員。其實(shí)他們?cè)诿總€(gè)單位都不可能只從事嚴(yán)格意義上的檔案工作，還要完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的與檔案有關(guān)的工作及其他工作。比如一些在房地產(chǎn)企業(yè)工作的檔案管理員，現(xiàn)在要既要管理辦理完畢的檔案，包括黨群管理類(lèi)檔案，行政管理類(lèi)檔案、實(shí)物檔案、已竣工項(xiàng)目的工程檔案等，還要管理若干個(gè)未竣工項(xiàng)目前期文件等。有些同行還要從事公文處理、后勤保障等行政事務(wù)。筆者還認(rèn)識(shí)幾位事業(yè)單位的檔案工作者，還兼任駐村第一書(shū)記，常下鄉(xiāng)開(kāi)展扶貧工作。

2 檔案“泛化”之分類(lèi)

筆者將“泛化”之后的檔案分為三種類(lèi)型：

1）傳統(tǒng)意義上的檔案。這部分檔案符合理論上與國(guó)家有關(guān)制度上的檔案的概念。比如本年度之前形成的文書(shū)檔案，行政管理類(lèi)檔案、已竣工項(xiàng)目的工程檔案、今年之前形成會(huì)計(jì)檔案等。

2）“名不符實(shí)”的檔案。隨著社會(huì)環(huán)境的變化，一些類(lèi)型的檔案內(nèi)容發(fā)了大的變化。以人事檔案為例，在我國(guó)全面發(fā)展社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的今天，很多單位（尤其是企業(yè)）都是實(shí)行人員的聘用制，只有各級(jí)黨委政府、事業(yè)單位和大型國(guó)企的部分在編人員的人事檔案放在單位中。這就意味著 “檔隨人走”的傳統(tǒng)檔案管理辦法已不適用。很多人一生會(huì)換多個(gè)工作，而他們的人事檔案就一直放在某人才交流中心。一個(gè)人應(yīng)聘到一個(gè)新單位工作后，他的人事檔案完全是由本單位人力資源部新建立的，并且到他離職時(shí)就停止增加材料進(jìn)去。人員離職后，這些人事檔案也不會(huì)轉(zhuǎn)到下一家單位或人才中心去。也就是說(shuō)保管的人事檔案，主要是員工從入職到離職這一時(shí)間階段中的檔案。具體包含員工學(xué)歷證、各類(lèi)資格證的復(fù)印件，應(yīng)聘登記表、薪酬考核材料、勞動(dòng)合同等。這些材料既有原件，也有復(fù)印件。難怪有些檔案界學(xué)者稱(chēng)這些只能為“人事資料”。雖然當(dāng)前企業(yè)員工檔案的性質(zhì)、地位，以及與國(guó)家認(rèn)可的人事檔案之間的關(guān)系和相互轉(zhuǎn)化、銜接問(wèn)題都比較復(fù)雜，需要進(jìn)一步論證。但不可否認(rèn)的是，現(xiàn)在很多單位都保管有冠以“人事檔案”為名的一種檔案，它們利用率也較高。

3）過(guò)程文件和資料。檔案本指辦理完畢且對(duì)以后工作有參考價(jià)值的文件，而過(guò)程文件和資料是指單位在從事某些業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中形成的文件和資料，還沒(méi)有達(dá)到歸檔的條件和時(shí)間，但由于單位人力物力原因，仍存放于檔案室，或者由檔案員暫時(shí)保管并提供利用。這也是檔案“泛化”的主要體現(xiàn)。以工程檔案為例說(shuō)明?，F(xiàn)在有些房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)，對(duì)工程立項(xiàng)階段的文件實(shí)行“即時(shí)歸檔”、“先歸檔、再利用”的原則。如國(guó)土證、施工許可證等這些證照，還有立項(xiàng)批復(fù)、消防審核意見(jiàn)書(shū)等文件，利用率非常高。一般都是取得后即時(shí)交檔案室存放，需要利用的員工履行利用手續(xù)后方能借出利用。又如合同，甲乙雙方在簽訂完后，合同上面的權(quán)利與義務(wù)并沒(méi)有履行，但有些單位要求簽訂完后的合同必須交一份存放于檔案室。不少檔案員管理的過(guò)程文件和資料，就已占據(jù)了大量時(shí)間。

此外，有些單位中的書(shū)籍報(bào)刊也存放于檔案室，這也要看作檔案“泛化”的表現(xiàn)。

3 檔案“泛化”之管理

我們知道，檔案管理是檔案室直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理，提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱(chēng)，也是檔案事業(yè)最基本的組成部分。而如今面對(duì)檔案“泛化”狀況，我們除了正視外，還應(yīng)當(dāng)怎樣管理呢？筆者根據(jù)第二部分檔案分類(lèi)，結(jié)合檔案管理中接收、整理、鑒定、保管等環(huán)節(jié)發(fā)表看法。

1）傳統(tǒng)意義上檔案的管理。對(duì)這部分檔案，接收、保管按照國(guó)家和單位的制度嚴(yán)格執(zhí)行即可。整理只需按照國(guó)家頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等收集、整理即可。

2）“名不符實(shí)”的檔案。這部分檔案的管理，需要根據(jù)單位工作實(shí)際，創(chuàng)新性管理。又以人事檔案為例，國(guó)家規(guī)定人事檔案中的材料分為履歷類(lèi)、自傳材料、表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料等十類(lèi)。我們實(shí)際工作中，可根據(jù)單位實(shí)際情況重新確定分類(lèi)方案。相關(guān)工作還可由單位負(fù)責(zé)人力資源的同事協(xié)助。

3）過(guò)程文件和資料的管理。對(duì)這些文件資料的管理，要注意幾點(diǎn)。首先是在接收時(shí)間上有不確定性。往往是別人交一份我們收一份，并及時(shí)在電子臺(tái)賬上登記，編的檔案號(hào)只是臨時(shí)檔案號(hào)。第二是保管時(shí)不能和已歸檔的文件混在一起。第三是日后正式準(zhǔn)備歸檔前，要做好鑒定工作。有些過(guò)程文件，特別是資料不需要保存，要剔出來(lái)。有些最初他人移交的就是復(fù)印件，要再次確認(rèn)為復(fù)印件的原因并在卷內(nèi)目錄中備注。

最后筆者還想說(shuō)兩點(diǎn)。第一，對(duì)“名不符實(shí)”的檔案、過(guò)程文件與資料的管理，單位也應(yīng)出臺(tái)相關(guān)的制度，確保在單位員工在制度上指導(dǎo)下進(jìn)行移交、歸檔。第二，“泛化”的管理，對(duì)檔案管理者工作提出了更高的要求。我們基層檔案工作者除了熟悉檔案業(yè)務(wù)還，還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)單位工作動(dòng)態(tài)的掌握，有關(guān)行業(yè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能的學(xué)習(xí)，體現(xiàn)出既嚴(yán)謹(jǐn)而又不拘一格的工作方式，使單位的檔案工作順利開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)

[1]徐欣云.檔案“泛化”現(xiàn)象研究[J].檔案學(xué)通訊，2012（6）：52.