新形勢下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作的思考

羅靜

摘 要：在目前的新形勢下，事業(yè)單位文書檔案管理工作的開展面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。隨著文件和檔案數(shù)量的增加，管理工作將越來越困難、復(fù)雜。因此，要不斷完善管理人員隊伍建設(shè)，加強對管理人員的更新和培訓(xùn)，提高知識和技能，用好現(xiàn)代管理技術(shù)，切實提高其可管理性，促進事業(yè)單位公文管理工作有序發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新形勢;事業(yè)單位;文書檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.007

近年來，隨著黨和政府對社會建設(shè)、經(jīng)濟建設(shè)、政治建設(shè)、文化建設(shè)的重視程度不斷提高，各市文化站的日常工作也逐漸變得重要起來，但文件檔案管理作為一項比較基礎(chǔ)的工作，不能忽視其在地方文化站所和事業(yè)單位日常工作中的作用，文書檔案信息是史實科學(xué)研究的重要依據(jù)，有序管理對于歷史事實的審查具有重要意義。

1 加強管理人員對文書檔案管理的重視工作

文書檔案管理是各級政府工作人員和黨員職工的重要保障，也是事業(yè)單位和公共管理的基本任務(wù)之一。我國社會形勢的不斷變化事業(yè)單位公文檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)和機遇。加強城市文化站的檔案管理，不僅要求城市文化站檔案管理人員有序發(fā)展，提高其工作效率，而且各單位負(fù)責(zé)人也需要在其指導(dǎo)下開展檔案管理工作單位負(fù)責(zé)人在很大程度上決定了文件管理的有效性。管理者必須積極參與工作，改善檔案和文件的管理，行政人員和機構(gòu)的負(fù)責(zé)人必須加強行政工作的重要性，并使其成為工作的主要目標(biāo)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)有條不紊地報告行政工作的進展情況，采取有效手段，對文件、檔案的管理進行科學(xué)宣傳，及時向監(jiān)督人提供重要的管理資料和管理文件，為切實增加部門負(fù)責(zé)人對文件和檔案管理的重視。

2 事業(yè)單位文書管理存在的重要性

為了改進文件和檔案的管理，必須做到小心謹(jǐn)慎，因為這項工作具有很高的專業(yè)技能。然而，在當(dāng)前社會發(fā)展動態(tài)中存在著許多困難，在相關(guān)管理工作中需要克服這些困難?；ヂ?lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展給公文管理帶來了大量的信息技術(shù)和手段，這些龐大的信息庫的內(nèi)容也存在很大的問題，這對相應(yīng)的管理工作提出了很大的挑戰(zhàn)，以往的工作模式已遠遠不適應(yīng)社會經(jīng)濟的發(fā)展。這就是為什么我們需要現(xiàn)行的文件管理方式改革。檔案館的資料通常是事業(yè)單位的工作手冊和工作人員的個人資料，具有很強的保密性和機密性。那么因此，事業(yè)單位的文件檔案工作必須由具有專門知識和專門知識的專業(yè)人員進行，以避免出現(xiàn)差錯，應(yīng)采用科學(xué)有效的管理方法。各單位要重視文件檔案工作，因為它們在一定程度上影響著各個單位的決策。作為收集重要信息的證據(jù)，公文檔案與文件有很大的不同。文件的特點是具有一定的主觀性，但文件檔案卻具有這一特點，它準(zhǔn)確有效地記錄了工作人員的工作成果和家庭信息，其客觀性很強。有關(guān)單位的檔案資料比較完整、詳細(xì)，可以補充國家檔案館所沒有的信息，完善檔案館的職能，也可以提供與公眾有關(guān)的信息，因為它全面、詳細(xì)地覆蓋了各單位的各個方面的信息，能夠為發(fā)展中的社會提供必要的信息服務(wù)。面對文件和檔案的重要性，必須對其進行管理，以最大限度地發(fā)揮其作用。

3 事業(yè)單位文書檔案管理存在的問題

3.1 事業(yè)單位重視文書檔案的成效

眾所周知，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)“重技術(shù)、重效率、輕檔案”的現(xiàn)象是很普遍的。大多數(shù)人認(rèn)為文件檔案的管理和整理是輔助性工作，其沒有任何創(chuàng)造利益的價值，因此這項管理工作就會受到忽視。在一個單位，由于主管不能充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，那么也會引起各部門對文件檔案管理工作看不起。公文管理工作長期隸屬于事業(yè)單位，難以適應(yīng)時代的發(fā)展。

3.2 公文管理和檔案管理的技術(shù)素質(zhì)和能力較低

經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國事業(yè)單位文件檔案管理人員并非專業(yè)人員，沒有對檔案和工作進行全面、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，對自己的工作知識也不了解，整個事業(yè)單位檔案管理人員都是兼職人員。在一些單位，往往是臨時由人員接手，有的甚至是由快退休的人員接應(yīng)。這些管理人員往往具有老齡化性，學(xué)習(xí)檔案管理缺乏動力和熱情，沒有太多時間和精力做好檔案管理工作，長期以來嚴(yán)重影響事業(yè)單位檔案管理。

3.3 事業(yè)單位檔案管理的設(shè)備和技術(shù)不適應(yīng)

隨著經(jīng)濟水平的提高和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，新形勢下的文件檔案管理工作勢在必行。但有的事業(yè)單位不重視檔案工作，對檔案管理投入少，以致仍用舊的木制儲物柜對這些文書檔案進行存放，這不僅沒有進行保密管理，而且容易引發(fā)火災(zāi)等安全隱患。大多數(shù)機構(gòu)在檔案管理中不能充分利用數(shù)字化技術(shù)，這就意味著需要查閱文件和檔案，需要走一條繁瑣落后的道路，效率很低。

3.4 文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度相對較低

目前我國許多單位沒有統(tǒng)一的文件檔案管理規(guī)章制度，管理相當(dāng)混亂，甚至存在編號混亂、文件名不一致等嚴(yán)重錯誤。但除此之外，一些文書史料不易跟蹤，甚至存在逆向效率低、檢索錯誤等問題?，F(xiàn)在最常見的方法是人工檢索和電子檢索，現(xiàn)在電子檢索的發(fā)展速度比較快，其發(fā)展已成為大勢所趨。然而，由于不完善的管理方式使得檢索存在文獻無法查找等情況。

4 現(xiàn)代事業(yè)單位文書檔案管理的規(guī)范工作

檔案的作用是十分重要的，因此，積極開展有針對性的管理活動，盡快走上規(guī)范化的道路，為實現(xiàn)規(guī)范化管理的目標(biāo)，必須造就一支政治素質(zhì)高、專業(yè)化程度高的干部隊伍，偉大的知識和技能迎接終點。在新形勢文書檔案發(fā)展的條件下，加強文獻檔案的框架隊伍建設(shè)，是實現(xiàn)文獻檔案規(guī)范化管理的客觀要求和重要保證。

4.1 對辦公室工作人員進行培訓(xùn)和進修

積極豐富文件檔案管理工作系列，努力提高他們的政治和業(yè)務(wù)水平，提高檔案專業(yè)知識和組織本單位文件工作的經(jīng)驗;文件和檔案組必須加強收到的連續(xù)性和穩(wěn)定性。目前大部分工作人員都是公文和事業(yè)單位檔案部門的兼職人員。有的地方經(jīng)常有員工變動，有的地方員工沒有及時補充，這不利于保密，文件檔案管理工作的開展和地籍隊伍的建立不利于文件檔案事業(yè)的發(fā)展。

4.2 建立一種新的文件檔案管理方式

要把新的檔案管理工作的特點從封閉型向社會型轉(zhuǎn)變社會主義市場經(jīng)濟體制的建立與多種經(jīng)濟組織形式并存，新舊文獻制度有著強烈的沖突。文件管理成為一種社會化的活動，這就是為什么作為文件管理重要組成部分的文件檔案工作必須與之相聯(lián)系，因為文件檔案的管理機構(gòu)不同于只收集自己的文件和檔案的計劃時代單位和管理。在市場經(jīng)濟條件下，有必要建立一個管理性強的文件檔案管理機構(gòu)，其自身的管理對象包括社區(qū)所有流動職工的文件檔案，服務(wù)對象是社會性的，它可以為全社會提供文獻檔案服務(wù)。

檔案工作與文獻工作雖然是兩個相對獨立的過程，但也有一定的聯(lián)系。因此，要做好文件工作和檔案工作，規(guī)范管理方法，引進新的管理方法和思路。實踐證明，只有把檔案工作與檔案工作結(jié)合起來，才能取得最佳效果。但在行政管理上，雖然這種管理模式有一定的優(yōu)勢，如效率高，但往往是模塊化的，這種文件與檔案的分離，對兩者都會產(chǎn)生非常嚴(yán)重的影響，甚至這也是檔案管理中存在的一些問題，如檔案管理不到位，對文件認(rèn)識不足等。

5 結(jié)束語

事業(yè)單位文件檔案管理要尊重新的形勢條件下的時代要求，更新觀念，采取有效措施，積極探索現(xiàn)代檔案管理。按照國家的規(guī)章制度進行文書檔案工作管理質(zhì)量評價和確定，是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的有效措施。必須落實我國文件檔案管理部門在做好目標(biāo)管理工作和取得成功的同時，加強了文件檔案的規(guī)范化管理，提高了服務(wù)質(zhì)量。

參考文獻

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