電力企業(yè)人事檔案管理信息化的現(xiàn)狀與發(fā)展

摘 要 當(dāng)下，電力企業(yè)人事檔案管理工作越來越受到關(guān)注，只有不斷加強人事檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，不斷優(yōu)化相關(guān)的管理模式，才能有力提升人事檔案管理工作的效率，助力電力企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷普及，人事檔案管理迎來了信息化和現(xiàn)代化的發(fā)展，這無疑有利于促進(jìn)電力企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展?；诖耍恼略诜治鋈耸聶n案管理信息化發(fā)展現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，提出電力企業(yè)人事檔案管理工作中現(xiàn)存的問題，并就電力企業(yè)人事檔案管理工作的優(yōu)化展開探討，希望能夠為企業(yè)人事檔案管理工作的未來發(fā)展提供些許參考和借鑒。

關(guān)鍵詞 電力企業(yè) 人事檔案 信息化

就傳統(tǒng)的人事檔案管理而言，其工作的展開較為復(fù)雜，且基本都是紙質(zhì)檔案，不但不方便查找，儲存難度也比較大，很容易出現(xiàn)檔案損壞或者丟失的現(xiàn)象，這對人事檔案管理工作的開展極為不利。而隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化已經(jīng)成為時代發(fā)展的必然要求，在人事檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)，不但可以促進(jìn)人事檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，也有利于相關(guān)檔案數(shù)據(jù)的儲存、查詢和使用。因此，相關(guān)人員要切實加強對于人事檔案管理信息化的重視，結(jié)合工作實際，不斷優(yōu)化工作流程和工作模式，在有力推動人事檔案管理工作有效開展的同時，促進(jìn)電力企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。

一、人事檔案管理信息化發(fā)展現(xiàn)狀

隨著時代的不斷發(fā)展，電力企業(yè)的人事檔案管理工作也越來越受到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視。而隨著電力企業(yè)奔向信息化方向發(fā)展，人事檔案管理工作也需要不斷更新管理模式和管理策略，加強對信息技術(shù)的應(yīng)用，推動人事檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

長期以來，相關(guān)專家和學(xué)者對人事檔案信息管理一直比較重視。通過查詢相關(guān)的期刊收錄網(wǎng)站，筆者發(fā)現(xiàn)人事檔案管理相關(guān)論文的發(fā)表數(shù)量和質(zhì)量都呈現(xiàn)出上升的趨勢，雖然不同專家的見解各不相同，但基本都肯定人事檔案管理的信息化更有利于企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。

就目前而言，企業(yè)人事檔案管理工作在體系和制度方面仍存在需要完善的地方，只有進(jìn)一步完善相關(guān)的管理機制，才能在確保人事檔案管理工作正常開展的同時，推動電力企業(yè)的不斷發(fā)展。

二、人事檔案管理信息化工作存在的問題

（一）重視程度不足

隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，電力企業(yè)在發(fā)展過程中也不斷引入信息技術(shù)并將其運用到日常的生產(chǎn)經(jīng)營活動當(dāng)中。但在實際應(yīng)用時，很多企業(yè)卻下意識地忽略了對人事檔案管理工作的關(guān)注，導(dǎo)致人事檔案的收集和儲存方式仍處于落后狀態(tài)。一方面，這造成了人事檔案信息無法為企業(yè)的干部選拔、企業(yè)整體人力資源配置提供重要參考依據(jù);另一方面，人事檔案管理資料遺漏、遺失等管理不當(dāng)?shù)男袨榭赡軐β毠の磥砬猩砝嬖斐捎绊?，關(guān)乎職工退休養(yǎng)老的實際問題。企業(yè)管理層缺乏對人事檔案管理的重視，在一定程度上導(dǎo)致電力企業(yè)人事檔案管理工作發(fā)展的嚴(yán)重滯后。

（二）缺乏高素質(zhì)檔案管理人才

人事檔案管理工作人員在人事檔案建設(shè)和管理工作中承擔(dān)著十分重要的責(zé)任，不但需要具有高水平的檔案收集整理裝訂等業(yè)務(wù)素養(yǎng)，還需要具有嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的政治素質(zhì)。目前而言，電力企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合能力相對較低，老齡化現(xiàn)象較為嚴(yán)重，很容易出現(xiàn)工作效率低下、人事檔案存儲不力導(dǎo)致檔案丟失以及損壞等現(xiàn)象。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)檔案管理人員由于信息技術(shù)應(yīng)用能力相對較弱，很難勝任檔案管理信息化的相關(guān)工作。然而由于管理層缺乏重視，導(dǎo)致相關(guān)的人事檔案管理工作人員存在不注重提升自身綜合能力的現(xiàn)象。加之當(dāng)下電力企業(yè)人事檔案管理從業(yè)人員在企業(yè)內(nèi)的崗位級別相對不高，對應(yīng)的薪酬待遇水平一般，且工作內(nèi)容較為枯燥乏味，晉升體系與機會也比較少，因此，很多相關(guān)專業(yè)的人才在選擇工作時，大都不會選擇從事人事檔案管理工作。此外，由于沒有定期的、專門的檔案管理人員技術(shù)培訓(xùn)，導(dǎo)致電力企業(yè)嚴(yán)重缺乏高素質(zhì)的檔案管理人才。

（三）管理模式較為落后

雖然電力企業(yè)檔案管理工作已經(jīng)朝著信息化的方向發(fā)展，但由于人事檔案管理工作內(nèi)容的特殊性，很多企業(yè)仍采用紙質(zhì)檔案進(jìn)行資料存儲，這樣不利于信息查找，占用的儲存空間也比較大。鑒于此，查詢?nèi)藛T只能在上班時間查詢相關(guān)檔案，且紙質(zhì)檔案查閱時間較長，而在查找檔案時，很容易出現(xiàn)檔案損壞的現(xiàn)象，而一旦職工借出檔案未及時歸還，就可能會出現(xiàn)檔案丟失或資料遺漏等一系列問題。雖然目前一些電力企業(yè)已經(jīng)意識到人事檔案信息化、現(xiàn)代化管理的重要性，開始著手將檔案信息輸入計算機系統(tǒng)中，但由于輸入工作比較煩瑣，很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤現(xiàn)象，給檔案管理人員的操作帶來了較大難度。

（四）檔案管理制度不夠完善

目前，很多電力企業(yè)依舊缺乏完善的人事檔案的信息化管理制度，依然沿用以往管理制度的要求，對于很多檔案信息的收集沒有遵循統(tǒng)一、嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，這既不方便相關(guān)信息的檢索，也會使工作人員在輸入相關(guān)檔案信息時得過且過，極易出現(xiàn)信息錯誤的現(xiàn)象。一方面，這不利于工作人員責(zé)任意識的培養(yǎng);另一方面，不完善的檔案信息管理制度會影響人才的晉升，容易出現(xiàn)人才流失現(xiàn)象，對于企業(yè)的長期發(fā)展是極為不利的。

三、人事檔案管理信息化工作優(yōu)化路徑

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念

要想促成人事檔案管理信息化的發(fā)展，必須要加強對人事檔案管理工作的重視。一方面，管理層要正確認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要意義，提高對人事檔案管理的重視程度，不斷了解崗位需求和發(fā)展方向，從而使人事檔案管理有一個良好發(fā)展;另一方面，要提升檔案管理的服務(wù)意識，企業(yè)可以采用考核機制和激勵機制，優(yōu)先提拔一些高素質(zhì)的檔案管理人才，助推人事檔案信息化建設(shè)，增加檔案管理人員對本職工作的重視，從而提升人事檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)效率。

（二）加強人才培訓(xùn)及培養(yǎng)

人事檔案管理工作的開展離不開人才的支持，因此，要進(jìn)一步加強對于檔案人才的培養(yǎng)和培訓(xùn)工作，為人事檔案管理信息化工作的開展夯實人才基礎(chǔ)。一方面，要加強對現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)，可以通過聘請相關(guān)專家學(xué)者進(jìn)行講座交流或者選拔優(yōu)秀人員外出培訓(xùn)等方式進(jìn)行，不斷提升傳統(tǒng)檔案管理工作人員的綜合能力;另一方面，在招聘時，電力企業(yè)可盡量招聘有相關(guān)經(jīng)驗或者本專業(yè)的人才，要確保其具有良好的學(xué)習(xí)能力和創(chuàng)新能力，能夠不斷推動人事檔案管理工作的開展;第三，要加強對工作人員信息技術(shù)能力的培養(yǎng)，只有這樣，才能有力促進(jìn)人事檔案管理信息化的發(fā)展。

（三）更新管理模式

積極采用人事檔案的信息化管理模式，徹底解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案儲存困難、查閱困難等問題。至于信息檔案的信息輸入問題，筆者認(rèn)為，可以通過掃描來進(jìn)行數(shù)據(jù)收集工作，這樣不但可以減少因輸入錯誤而導(dǎo)致的檔案信息不翔實的情況，也可以減少核實校對的時間，從而提升人事檔案管理的信息化進(jìn)程。同時要注重做好人事檔案信息的安全保密工作，依托內(nèi)部獨立的人事檔案信息管理平臺，嚴(yán)格規(guī)范網(wǎng)絡(luò)審批流程，使數(shù)據(jù)信息有跡可查，可以方便快捷地開展相關(guān)人事檔案的查詢，也有利于進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一的信息管理和存儲。

（四）完善管理制度

在未來的發(fā)展過程中，要不斷強化人事檔案管理制度建設(shè)。第一，人事檔案信息管理平臺要有專人負(fù)責(zé)，且要定期對相關(guān)軟件進(jìn)行升級，有效保證人事檔案資料的安全性;第二，要對人事檔案信息的輸入模式、關(guān)鍵詞等設(shè)立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，方便相關(guān)人事檔案信息的使用和查找;第三，企業(yè)要根據(jù)國家政策要求，結(jié)合市場需求，不斷調(diào)整檔案管理制度，在獲得人事檔案的第一時間進(jìn)行錄入和歸檔，確保人事檔案信息的正確性、規(guī)范性及標(biāo)準(zhǔn)化。同時，要建立科學(xué)的獎罰機制，對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的員工進(jìn)行獎勵，對工作懈怠的員工進(jìn)行處罰，切實提高工作人員的工作積極性。此外，要注重檔案管理人員的意見和建議，在制定相關(guān)管理制度時，主動征求崗位工作人員的意見，真正把檔案管理工作做出實效。

四、結(jié)語

隨著時代的發(fā)展，企業(yè)人事檔案管理工作的信息化發(fā)展已經(jīng)成為大勢所趨，其不但更加符合時代特征，與電力企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展也是相適應(yīng)的。而提升電力企業(yè)對人事檔案管理工作的重視，推進(jìn)人事檔案管理工作信息化、現(xiàn)代化發(fā)展，也能夠為電力企業(yè)的未來發(fā)展提供更多、更加翔實的人事檔案數(shù)據(jù)，相關(guān)數(shù)據(jù)的查找、使用和儲存也會更為方便。此外，要進(jìn)一步加強對檔案管理相關(guān)人才的培養(yǎng)，通過后續(xù)的人才支持來進(jìn)一步推進(jìn)企業(yè)人事檔案管理信息化的發(fā)展進(jìn)程。

（作者單位為大唐山東清潔能源開發(fā)有限公司）

[作者簡介：王寧（1989—），女，山東青島人，碩士，經(jīng)濟(jì)師，研究方向：人力資源管理。]

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