淺談醫(yī)院人事檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

周沁雪

摘要：隨著數(shù)字化醫(yī)院建設(shè)，醫(yī)院人事檔案的數(shù)字化管理已成為大勢(shì)所趨，革新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、精細(xì)化管理，可提高人事檔案的全面性、準(zhǔn)確性，檢索利用的便捷性，更有利于對(duì)人員信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析。

關(guān)鍵詞：檔案;醫(yī)院;人事;數(shù)字化;精細(xì)化管理

一、引言

人事檔案管理是醫(yī)院人力資源工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革和事業(yè)單位人事制度改革的深入，醫(yī)院管理逐步向精細(xì)化、科學(xué)化管理推進(jìn)，由此也帶動(dòng)了傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理手段向數(shù)字化管理手段的轉(zhuǎn)變。

二、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1、檔案管理中存在不足

長(zhǎng)期以來，相對(duì)于“醫(yī)療”、“教學(xué)”、“科研”等醫(yī)院核心工作，檔案管理處于一個(gè)從屬的地位，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式耗時(shí)費(fèi)力，且檔案的完整性、及時(shí)性難以保障。傳統(tǒng)的檔案管理模式側(cè)重對(duì)靜態(tài)資料的描述，所收集的資料注重歷史性和過去時(shí)的記錄。與此同時(shí)，隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，人事檔案歸檔的難度與之俱增且工作量的大幅提升，如果發(fā)生歸檔錯(cuò)誤，則需要對(duì)各類檔案進(jìn)行核對(duì)、查找，工作量耗大。此外，個(gè)人信息查找困難，且多次翻閱原件，極易造成檔案毀損。

1.2檔案資料的使用范圍受限，利用率不高

大量的人事檔案只能靠人工建檔登記造冊(cè)，如需要進(jìn)行檔案的查找、編輯、數(shù)據(jù)分析等相關(guān)工作，只能依靠人工檢索，工作效率低下，制約了檔案信息數(shù)據(jù)的利用。

三、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化建設(shè)的意義與作用

3.1 檔案數(shù)字化建設(shè)的呈現(xiàn)特征

檔案管理的內(nèi)容向著更加多元化的方向發(fā)展，以滿足檔案管理的目的以服務(wù)為中心進(jìn)行展開。另外，檔案數(shù)字化發(fā)展也是對(duì)社會(huì)信息使用平臺(tái)的改進(jìn)，計(jì)算機(jī)和智能手機(jī)的使用已經(jīng)得到互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，人們對(duì)信息的使用方式已經(jīng)過渡到了數(shù)字信息時(shí)代。信息化檔案的發(fā)展也是人們對(duì)信息使用特征的體現(xiàn)。檔案信息作為信息管理的重要內(nèi)容，伴隨多媒體與數(shù)據(jù)庫(kù)的廣泛應(yīng)用，數(shù)字信息化的檔案管理已經(jīng)成為時(shí)代變革要求。所以數(shù)字信息化檔案的發(fā)展與管理是未來檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。

3.2檔案數(shù)字化建設(shè)的概述

檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

3.3 檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作， 是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高精細(xì)化管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理提供高效率的全面服務(wù)。

四、檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性

4.1、提高經(jīng)濟(jì)效益

數(shù)字化檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

4.2、提高辦公效率

數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用;可提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為醫(yī)院組織人事任命、人力資源調(diào)動(dòng)等決策提供服務(wù)。與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，檔案庫(kù)也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

4.3、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)

將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對(duì)其更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

4.4有利于社會(huì)發(fā)展的需要

我國(guó)數(shù)字信息化發(fā)展速度可謂是日新月異，而其中電子信息化的飛速更新對(duì)各行各業(yè)的發(fā)展更是起到了推波助瀾的作用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理手段已經(jīng)不能滿足當(dāng)下社會(huì)的發(fā)展需求，所以強(qiáng)化醫(yī)院的檔案管理工作及時(shí)人們大眾對(duì)信息日漸強(qiáng)烈的需求，同時(shí)也是適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的客觀需要。

4.5有利于醫(yī)院的人事管理

傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理模式存在很多的弊端，包括管理機(jī)制不完善，未實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理等。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，意味著醫(yī)院可以通過網(wǎng)絡(luò)資源及時(shí)將內(nèi)部人員的信息資料進(jìn)行實(shí)時(shí)共享，既有利于醫(yī)院各個(gè)部門的相互協(xié)調(diào)合作，又節(jié)省了人工搜尋相應(yīng)檔案的工作時(shí)間，除此之外，通過對(duì)醫(yī)院人員的檔案信息實(shí)行授權(quán)訪問的保護(hù)措施，使人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)一步做好保密工作，有效提升人事檔案的信息完整性以及安全時(shí)效性，更有利于醫(yī)院的人力資源管理工作。

五、結(jié)語

隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，人事檔案管理工作越來越繁重。通過數(shù)字化信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，可以有效提升人事檔案管理工作的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人力資源的優(yōu)化配置，有助于醫(yī)院管理走向科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化的現(xiàn)代化發(fā)展的進(jìn)程，對(duì)醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略的制定有著指導(dǎo)意義。因此，積極響應(yīng)國(guó)家改革號(hào)召，大力推進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生改革，跟上數(shù)字化管理時(shí)代潮流，推進(jìn)醫(yī)院人事檔案數(shù)字化建設(shè)刻不容緩。

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