探析新時期學校檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

李艷婷

摘要：學校檔案是學校進行日常管理、強化教學質(zhì)量、培育優(yōu)秀人才的基礎(chǔ)及依據(jù)，具有保存歷史、傳承文明等多項功能，做好新時期下學校檔案管理工作尤為重要。

關(guān)鍵詞：新時期;中小學;檔案管理;關(guān)鍵

中小學檔案是中小學教育工作者在日常工作中所積累的有價值的、真實性的歷史信息，不限于文字、圖表等資料，針對其進行有效管理，能夠為學校日后的管理提供參考依據(jù)，因而，本章探究新世紀新時期學校檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)具有一定的現(xiàn)實意義。

一、立足于基礎(chǔ)，注重檔案的收集整理工作

1.1檔案的收集

檔案的收集是檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，只有豐富檔案資源，才能夠為學校的一系列管理工作提供可靠的依據(jù)。在檔案的收集歸檔環(huán)節(jié)，學校應(yīng)基于實際要求制定《歸檔范圍和保管期限表》，針對檔案的移交方式及時間進行明確，以落實檔案的接收工作。相關(guān)負責人應(yīng)當與各教研科室建立起有效的溝通，以《保管期限表》作為依據(jù)展開日常工作，把握好活動中所產(chǎn)生的各類文件，并將之收集歸檔。比如：教師或院校領(lǐng)導在交流活動中所產(chǎn)生的具有重要價值的信息材料;經(jīng)學校修改、整理后的檔案等，都應(yīng)當及時的移動交給綜合檔案室。針對科技成果申報獲獎及實踐時所產(chǎn)生的科研材料，也應(yīng)當及時移交，并基于具體情況就這些檔案的保管期限加以調(diào)整。

1.2 檔案的整理

在中小學院校中，檔案整理工作一般交由形成檔案的教研室進行，待整理好之后傳遞給綜合檔案室，后者負責紙質(zhì)檔案、電子檔案的接收工作，并完成相應(yīng)的分類。實物檔案依據(jù)號碼進行依次排列，編號、排架等信息一旦確定，如無特殊情況，不得改變。與此同時，檔案室還需要基于學生實際構(gòu)建起相對應(yīng)的檔案檢索體系，并配備好檢索工具。

二、多種舉措并行，落實檔案的安全保管工作

2.1檔案庫房與設(shè)施需滿足國家標準要求

院校在建設(shè)檔案庫房時，要嚴格的依據(jù)國家標準，特別是室內(nèi)溫度及濕度需要嚴格把控，配備專門的機械，落實好檔案的保護工作。在檔案密集架的采購上，需要優(yōu)先選擇品質(zhì)好、信譽好的廠家進行可循，為使檔案庫房通風達到標準要求，便于行走，密集架的擺放應(yīng)當和窗戶成垂直方向。針對具有較高價值、意義重大的文檔，如條件允許，最好能夠設(shè)置專門的藏室進行管理。

2.2制定并完善檔案安全管理體系

進一步優(yōu)化《檔案庫房管理制度》 《檔案借閱利用制度》 等，切實性的落實“檔案借閱”有關(guān)內(nèi)容，針對借閱登記、利用效果登記等一系列環(huán)節(jié)進行規(guī)劃;一般而言，不得以任何名義把檔案原件帶出檔案室，嚴格履行檔案借閱的各項要求，檔案借閱歸還時需要仔細清點，最大限度的保障檔案安全。檔案管理人員在案卷入庫前需要針對帳、卡、物等信息進行核對，確保無誤，并設(shè)置收進、移出登記辦法，做好相關(guān)統(tǒng)計。

2.3做好檔案庫房的安全例行檢查工作

檔案庫房不允許出現(xiàn)明火，不允許吸煙及使用電爐，不得擅自存放各類危險物品。管理人員需要做好庫房的安全例行檢查工作，檢查庫房溫度、濕度，要注重室內(nèi)的通風、除塵。對庫房內(nèi)部的線路、管線、門窗能進行安全排查，檢查其中是否存在安全隱患，力求及時發(fā)現(xiàn)問題、盡早解決。

三、推動長足發(fā)展，做好檔案的開發(fā)及利用

3.1 注重日常查檔利用

管理人員需要掌握綜合檔案室室藏內(nèi)容，在做好本職工作的同時主動提供利用。對于“利用行為”，必須滿足相應(yīng)的條件，并辦好利用手續(xù)，待利用完畢后，利用者需要基于實際給出提供反饋信息，對于校外機構(gòu)或組織提出的“利用需求”，需取得學校領(lǐng)導批準之后，方可應(yīng)允，針對重要、特殊檔案的需要進行備份。

3.2 應(yīng)用計算機技術(shù)

信息化時代的當下，中小學檔案管理工作也應(yīng)當朝向信息化發(fā)展，努力應(yīng)對時代的變革。針對管理系統(tǒng)所應(yīng)用的各類硬件設(shè)施、機種等，必須和學校自動化信息管理網(wǎng)絡(luò)相符。為信息技術(shù)在檔案管理中的引入創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境，以強化學校檔案信息資源的開發(fā)及應(yīng)用力。

四、由具體實踐入手，檔案管理創(chuàng)新服務(wù)

4.1 設(shè)立檔案校本課程

選擇與中小學生發(fā)展需求相符的檔案知識，包括但不限于檔案的概念、生成過程、分類方式等，并設(shè)計好教學流程，確定教學目標，把將檔案知識整合成校本課程內(nèi)容，并通過班會課、專題講座等活動傳授檔案知識，使檔案課程定期化、系統(tǒng)化。

4.2 引導學生構(gòu)建成長檔案

借鑒較為流行的生涯教育，鼓勵學生構(gòu)建個人成長檔案袋，內(nèi)容包括學習期間的個人表現(xiàn)、品德故事，參加各類活動所形成的文書資料、圖表信息等等，并將這些檔案以信息價值的不同劃分成學習檔案、記錄檔案、健康檔案等等，引導學生自身進行相應(yīng)的分類管理、立卷編號，使之明確檔案存在的價值，對于學習管理的重要性。除此之外，作為個人成長活動的軌跡，檔案記錄下了個人發(fā)展的實況、成長道路中的酸與甜、苦與辣。構(gòu)建成長檔案，對于提升學生的管理認知，推動其的自身發(fā)展，具有積極影響。

4.3 檔案體驗工作坊模式

將檔案室、校史館等打造成學生德育的場所，并設(shè)立檔案體驗工作坊。具體而言，可以將檔案體驗整合到綜合實踐項目，帶領(lǐng)學生一同觀察檔案的生成過程，并進行實踐與模仿，應(yīng)用“體驗式”教學模式，豐富學生的經(jīng)驗。與此同時，學生可選擇把自己的成長檔案袋交由檔案工作坊保存，然后由后者選擇是否“寄給未來”，并為學生提供“記憶儲蓄銀行”等服務(wù)。

結(jié)語

中小學檔案是中小學教育工作者在日常工作中所積累的有價值的、真實性的歷史信息，是學校進行日常管理、強化教學質(zhì)量、培育優(yōu)秀人才的基礎(chǔ)及依據(jù)，把握好檔案管理的管理環(huán)節(jié)，強化學校檔案管理，以促使其的效力得以有效發(fā)揮，助推學校管理，勢在必行。

參考文獻

[1]馬靜.新時期如何把握中職學校檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（12）：149-150.

[2]劉妍.做好新時期中職學校檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)[J].傳媒論壇，2019，2（20）：145.

[3]楊雪嬌.做好學校檔案管理工作的幾個關(guān)鍵環(huán)節(jié)[J].蘭臺內(nèi)外，2018（04）：53.

[4]周麗娥.中職學校教學檔案管理要抓關(guān)鍵環(huán)節(jié)[J].檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2012（00）：146-148.