干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)初探

蔡麗琴

摘要：干部人事檔案數(shù)字化讓干部人事檔案更好地發(fā)揮憑證、依據(jù)和參考作用，能讓干部檔案真正成為一種信息資源，從而提高整個干部檔案信息的開發(fā)和利用，主動地發(fā)揮輔助決策分析的作用。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;數(shù)字化;建設(shè);管理

習總書記在實施國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略進行第二次集體學習時強調(diào)：“大數(shù)據(jù)發(fā)展日新月異，我們應(yīng)該善于獲取數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)、運用數(shù)據(jù)，加快完善數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施，推進數(shù)據(jù)資源整合和開放共享，保障數(shù)據(jù)安全，加快建設(shè)數(shù)字中國?！彼哉f，在當今社會發(fā)展到現(xiàn)代化、智能化形勢下，干部檔案數(shù)字化是建設(shè)信息化、智慧化城市的大趨勢。

一、干部人事檔案數(shù)字化的重要意義

（一）有利于提高工作效率。原始檔案查閱需要費大量時間查找相關(guān)內(nèi)容，檔案數(shù)字化后，干部檔案管理信息系統(tǒng)為檔案日常管理中基本信息登記、查詢、借閱、接收轉(zhuǎn)遞、材料接收轉(zhuǎn)出等提供明細記錄清單;迅速檢索到所需的檔案信息材料，大大縮短了查找時間。

（二）有利于保護原始檔案。實現(xiàn)干部檔案數(shù)字化后，可以充分發(fā)揮數(shù)字化檔案的共享性和復(fù)用性，減少原始檔案損毀的可能性，有利于干部檔案的長久保存。

（三）有利于轉(zhuǎn)變檔案工作服務(wù)方式，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。檔案的最終目的是使用，通過建立數(shù)字化干部檔案庫，為檔案綜合管理利用提供業(yè)務(wù)統(tǒng)計、花名冊制作、庫存統(tǒng)計等功能，干部檔案真正成為一種信息資源，從而提高整個干部檔案信息的開發(fā)和利用，主動地發(fā)揮輔助決策分析的作用。

二、周密規(guī)劃，建設(shè)干部人事數(shù)字檔案

（一）精心籌備，夯實基礎(chǔ)。為建設(shè)好干部人事數(shù)字檔案，可以召開專題工作會議，精心安排周密規(guī)劃，成立了工作領(lǐng)導小組。引進專業(yè)的人事檔案數(shù)字化開發(fā)建設(shè)團隊，明確數(shù)字化標準、細化業(yè)務(wù)流程。確保開發(fā)建設(shè)過程精準高效，高質(zhì)高效完成干部檔案數(shù)字化建設(shè)工作。

（二）嚴控進度，強力推進。為確保高質(zhì)量、高標準、高效率推進檔案數(shù)字化工作，實行三方面的嚴格管理：一是嚴格執(zhí)行保密紀律，及時與參與建設(shè)工作的開發(fā)人員和工作人員簽訂保密協(xié)議，保證檔案信息安全;二是嚴格管理開發(fā)過程，對檔案分類整理、著目掃描、高清OCR識別、數(shù)字化信息入庫等環(huán)節(jié)落實專人具體負責，做到“誰管理誰負責，誰出錯誰擔責”，嚴格保證檔案數(shù)字化質(zhì)量;三是嚴格控制工作標準，堅決杜絕標準降低，程序簡化。

（三）適時檢查、及時調(diào)整。保障進度，每周匯總工作進度，召開工作會議，確保工作按期高效推進;關(guān)注問題，發(fā)現(xiàn)存在問題的，及時聯(lián)系相關(guān)單位或個人，核實、完善、補充材料，確保檔案材料真實、完整、有效;注重交流，加強與行業(yè)內(nèi)檔案數(shù)字化建設(shè)的先進單位的交流學習，積極借鑒先進經(jīng)驗;嚴控質(zhì)量，對交付驗收的電子檔案與紙質(zhì)檔案安排專業(yè)人員復(fù)核驗收，對發(fā)現(xiàn)的問題及時落實整改，確保干部人事檔案數(shù)字化成果高標準、高質(zhì)量。

三、強化四項措施，確保數(shù)字檔案建設(shè)成效

（一）強化硬件建設(shè)。加強規(guī)范檔案庫房建設(shè)，采購統(tǒng)一規(guī)范管理的回轉(zhuǎn)柜放置干部人事檔案，配備數(shù)據(jù)服務(wù)器、電腦、掃描儀、打印機、復(fù)印機、切紙機、打孔機、滅火器、除濕機、空氣凈化器等設(shè)備。嚴格控制檔案室的溫度濕度，保證檔案儲存環(huán)境，單獨設(shè)置檔案人員辦公室、檔案查閱室和微機整理室，按要求實現(xiàn)功能區(qū)域分開，并且按要求完善安全措施，不使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標等設(shè)備，數(shù)字化場所和檔案庫房全方位安裝視頻監(jiān)控設(shè)別，全天候24小時不間斷監(jiān)控，監(jiān)控歷史數(shù)據(jù)離線保存1年以上。

（二）整理完善檔案。嚴格按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的相關(guān)要求，對在干部人事檔案專項審核和任前審核工作中發(fā)現(xiàn)缺失的檔案材料及時補充完善，保證檔案規(guī)范、不缺漏。嚴格按照標準審核鑒別檔案材料，確保干部信息真實準確、完整規(guī)范，保證檔案原始、不失真。整理后的檔案分類準確、編排有序、目錄清楚，技術(shù)加工和裝訂符合要求。

（三）實時監(jiān)督護航。在干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，要充分認識到數(shù)字化檔案的特點和其與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的區(qū)別，制定有針對性和操作性的管理制度，按照技術(shù)規(guī)范標準要求，由檔案管理人員對檔案數(shù)字化散件歸檔、查缺整理、人員建庫、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲七大環(huán)節(jié)進行實時監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)材料錯裝、編排錯位、錄入信息不準確、圖像掃描效果不符合要求等問題及時予以糾正。對于沒有按照要求流程操作，對后期檔案使用造成一定影響的情況匯報部主管領(lǐng)導，并通報合作公司責令整改。

（四）嚴格驗收把關(guān)。梳理制定 “責任清單”，細化明確參與干部檔案數(shù)字化建設(shè)工作人員的具體職責和倒查追責流程、措施，保證檔案安全、不泄密;堅持推行 “流程隨簽”制度，確保工作銜接有序、檔案運行安全。項目交付驗收時，詳細核對人員基本信息是否準確，目錄錄入是否規(guī)范、是否與檔案對應(yīng)，原始圖像是否與紙質(zhì)檔案在信息、數(shù)量、排序、目錄等方面與紙質(zhì)檔案一致，高清圖像是否與原始圖像尺寸一致，并逐項填寫驗收單，采用離線硬盤備份的方式完成數(shù)據(jù)信息存儲保管。

四、抓好三個“關(guān)鍵”，管好干部人事數(shù)字檔案

（一）抓好“質(zhì)量”。夯實干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)，嚴控檔案質(zhì)量。將干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)同前期開展的干部人事檔案專項審核工作有機結(jié)合起來，確保干部信息真實準確、完整規(guī)范。

（二）突出“利用”。檔案的生命力在于利用。干部人事檔案建設(shè)的最終目的是更好地服務(wù)于廣大干部人才、服務(wù)于黨的建設(shè)新的偉大工程、服務(wù)于新時代中國特色社會主義偉大事業(yè)。要建立完善干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)成果運用機制，探索更加科學規(guī)范、高效便捷的查檔用檔制度，充分發(fā)揮干部人事檔案在高素質(zhì)專業(yè)化干部人才隊伍建設(shè)中的服務(wù)功能。

（三）守住“安全”。筑牢干部人事檔案信息的“安全網(wǎng)”和“防火墻”，強化干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)管理。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不可分離性，數(shù)字檔案更易于被篡改、復(fù)制和遷移，實體承載性質(zhì)，數(shù)字檔案更依賴存儲設(shè)備，更易消失、更易出錯，面臨信息泄密和破壞的安全風險。通過在工作人員辦公區(qū)域安裝24小時不間斷監(jiān)控設(shè)備、與工作人員簽訂保密協(xié)議、檔案出入庫詳細核查登記、人員離場工作電腦格式化、工作人員脫密期管理等措施，杜絕信息泄露等情況的發(fā)生。同時，充分利用“干部人事檔案信息管理系統(tǒng)”的日志記錄、安全事件審計功能，對數(shù)字化操作進行技術(shù)監(jiān)控，確保檔案和數(shù)據(jù)的安全。

參考文獻

[1]習近平.實施國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略加快建設(shè)數(shù)字中國.新華網(wǎng)，2017-12-09.

[2]中共中央辦公廳.干部人事檔案工作條例.新華網(wǎng)，2018-11-28.