事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略

韓煒

摘 要：事業(yè)單位是我國社會結構體系的一個關鍵部門，承擔著公眾服務職能。人事檔案管理是事業(yè)單位的一項重要工作，從實際情況看，其管理質量能在很大程度上影響事業(yè)單位整體工作效率以及發(fā)展趨勢。在人力資源管理工作中，應該將人事檔案管理作為一項核心模塊，為事業(yè)單位實現(xiàn)長遠發(fā)展目標提供動力。文章以事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題為著手點，對事業(yè)單位提升人事檔案管理水平策略展開了分析。

關鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;管理水平

檔案管理工作一直是事業(yè)單位綜合管理水平的重要體現(xiàn)，而人事檔案管理又是檔案管理中特殊的組成部分。人事檔案管理涉及到人員的流動與調配，涉及到人員的晉升與任用，尤其是對于新時期的學校來說，人事檔案管理是應該在學校的總體發(fā)展中占有戰(zhàn)略地位的。為了能夠更好的對干部人事檔案工作的體制機制、內容建設、日常管理、利用審核、紀律監(jiān)督等加以規(guī)范完善，中共中央辦公廳在2018年頒布了《干部人事檔案工作條例》，這不僅為干部人事檔案工作提供了基本遵循，同時也為學校人事檔案管理工作的科學化發(fā)展提供了制度支撐?！盎ヂ?lián)網+”時代帶來了信息技術革命和工作手段的革新，人事檔案管理工作面臨更多發(fā)展機遇的同時也面臨更大的挑戰(zhàn)，中學人事檔案管理部門必須要認清當前時代發(fā)展和技術發(fā)展的趨勢，以新理念、新角度、新思路全方位考慮人事檔案管理的科學化建設路徑。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的重要意義

人事檔案在事業(yè)單位的管理中有十分重要的作用，從檔案本身的角度分析，通過檔案的記載，能夠對個人的基本信息、工作經歷、學習經歷以及個人的綜合素質進行全面的反映，同時也能夠記錄其工資的變動情況、考核結果、專業(yè)技能的學習情況、對工作所作出的貢獻等多種信息。從延伸的角度進行分析，人事檔案管理也能夠對個人職務的晉升和定級、五險一金的辦理、職稱評審的申報以及退休工齡的認定等多個方面提供更加重要的依據(jù)，所以說，事業(yè)單位人事檔案管理的意義非常重要。對于干部人事檔案來說，其對干部群眾個人職業(yè)生涯的規(guī)劃有直接的關系，也是組織對所選拔的干部進行全面的了解與考察的重要憑證。在黨的第十九次全國代表大會中，將習近平新時代中國特色社會主義思想確定為全黨的指導思想，從而更好地落實對干部選拔的標準，培養(yǎng)更加高素質、高能力的專業(yè)干部，而這些工作都需要在個人檔案中體現(xiàn)與落實，只有這樣才能夠更好地進行部署與規(guī)劃。

二、提高事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的措施

2.1檔案管理要規(guī)范化、標準化

人事檔案工作規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)。做好文書處理工作則是實現(xiàn)人事檔案工作規(guī)范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對獨立性，但兩者是文檔工作流程中緊密相關的環(huán)節(jié)。因此，我們要把握文書處理工作規(guī)范化、標準化的關口，做好實現(xiàn)人事檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎工作。為了獲得最佳的人事檔案管理的效果，要重視人員的科學配置，從而才能提高檔案管理效率，以求更好契合檔案管理工作的需求，達到最佳的效果。此外，其他的部門領導要發(fā)揮好自己的監(jiān)督職能，確保整個人事檔案管理工作的公開化、透明化。最后，在整理所有文件材料的時候，要將形成、整理以及給歸檔等工作引進人員崗位責任制中，并且將其當做考核干部實際工作效果的主要依據(jù)，以此提升工作效率。對于文件的形成情況，事業(yè)單位要制定立卷制度，根據(jù)方案實際管理情況來制定管理體系，做好對其全面的掌握和認識。

2.2結合工作實際，優(yōu)化檔案管理機制

健全檔案管理機制是實現(xiàn)規(guī)范化管理的基礎和保障，因此要對檔案管理機制進行優(yōu)化，通過崗位責任劃分、工作內容要求、部門協(xié)作、組織保障等方面進行完善。首先，對檔案管理制度進行公布，確保檔案管理制度能夠落實到位，確定檔案管理的主要人員，并由負責人對檔案管理進行監(jiān)督管理;其次，召開檔案管理規(guī)范化會議，通過管理制度的制定、管理人員的升級等確定一個較為規(guī)范化的檔案管理機制，保障檔案實施的規(guī)范化運行;再次，做好檔案管理的宣傳工作，要求各部門與檔案管理部門做好協(xié)調，確保檔案材料收集的準確性、檔案資料使用的便捷性、檔案借閱的安全性等;最后，責任落實到位，對檔案管理工作進行監(jiān)督管理，確保人事檔案管理的安全性、規(guī)范性、科學性、高效性。

2.3提高人事檔案信息的準確性

人事制度改革后，事業(yè)單位逐漸引入了市場競爭機制，人事檔案人員改為聘用制員工。就需要人事檔案人員時刻關注本單位的人才流動情況，實現(xiàn)對人才具體情況的有效把握，一旦出現(xiàn)了人員調動或職務調整，人事檔案人員就要第一時間更新人事檔案信息，保障人事檔案信息的準確性和及時性。針對歷史遺留問題，比如無頭檔案或人檔分離等情況，人事檔案人員要抓緊時間處理，特別是當下對事業(yè)單位依然有用的檔案信息，人事檔案人員要對其進行仔細整理和分類，再通過與當事人的聯(lián)系將檔案信息轉交出去，如果無法聯(lián)系上當事人，人事檔案人員可以與當事人的原籍管理部門進行磋商，力求做到人事檔案信息的妥善處理。而對于一些失去利用價值的人事檔案信息，人事檔案人員可以對其登記造冊，在尋得上級領導同意的基礎上，對其進行集中注銷或銷毀，提高人事檔案信息的有效性和時效性。

2.4加強檔案收集，全面建立資料收集網絡

在事業(yè)單位的檔案管理中，有些單位隨著人員更迭和機構的改革，加之檔案管理工作不到位，常常存在檔案材料丟失等問題，為了使事業(yè)單位人事檔案更加完善，必須要加強檔案的收集整理與審核篩查工作，對于人事檔案中的個人材料、轉接手續(xù)、審核文件、鑒定意見等重要的檔案內容和環(huán)節(jié)必須要進行嚴格的審查。事業(yè)單位人事檔案管理人員要集中一段時間，在將普通材料和特殊材料的收集相結合的基礎上，對同一節(jié)點、同一類別的檔案資料進行補充收集。普通收集是指人員的考核、鑒定、任免等相關材料，以及人員的履歷表、考評表、調度表等資料，這些都是可以反映出個人的品德、技能、業(yè)績等信息。特殊收集包括干部審查記錄、表彰材料、懲處材料、政策落實等材料，這些資料通常不列入檔案管理范疇。在經過專業(yè)的鑒別后，可以對此類材料進行不同方式的處理。在建立資料收集網絡時，對于不納入檔案管理的材料要進行統(tǒng)一處理，要填寫材料清單，并報請相關領導審批，之后在有專人監(jiān)督的情況下，對這些材料集中銷毀處理。資料收集網絡的建立工作要在建立檔案、清收檔案、完善材料、清收材料、辦理手續(xù)等一系列工作中逐步推進，從而建立起全面的資料信息收集網絡，強化事業(yè)單位檔案的收集能力。

三、結語

綜上所述，高質量的人事檔案管理是一項非常重要的信息資源，對個人和單位都有著非常重要的實用價值。事業(yè)單位須順應時代的發(fā)展，加強人事檔案管理隊伍建設，對人事檔案管理人員的專業(yè)能力有嚴格地把控，多途徑和措施及時全面提高人事檔案管理人員的綜合素質，認識到人事檔案管理電子化的重要性和必要性，對我國事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新及提高有著至關重要的推動作用。

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