知識管理與檔案管理研究

摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展向檔案管理工作提出了更多要求，使得推動檔案管理工作升級成為必然趨勢?；诖?，本文分析了知識管理與檔案管理之間在管理目標(biāo)、管理技術(shù)與管理層面上的聯(lián)系。同時(shí)，從管理理念創(chuàng)新、管理模式創(chuàng)新、管理技術(shù)創(chuàng)新三方面入手，闡述了知識管理背景下檔案管理的創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：知識管理;檔案管理;信息化;資源共享

引言：現(xiàn)階段，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)的興起為檔案管理的工作升級提供了支持，也向其發(fā)出了一定挑戰(zhàn)。為了更好的滿足當(dāng)前社會背景下對檔案管理工作的要求，在其中引入知識管理內(nèi)容極為必要。結(jié)合知識管理，能夠推動檔案管理向著科學(xué)化、信息化的方向發(fā)展，真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的升級。

一、知識管理與檔案管理之間的聯(lián)系分析

對于知識管理來說，其主要為對知識、知識創(chuàng)造過程和知識的應(yīng)用進(jìn)行規(guī)劃和管理的活動。相比于檔案管理來說，雖然兩者具有一定的區(qū)別，但是也擁有大量相似之處，聯(lián)系緊密。

第一，管理目標(biāo)重疊。在檔案管理工作中，主要的管理目標(biāo)為組織內(nèi)的多種文件與檔案;在知識管理工作中，主要管理目標(biāo)為多種顯性知識、隱性知識。其中，對于隱性知識而言，根據(jù)職能活動的不同，可以轉(zhuǎn)化為多種檔案文件，也可以轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)庫、報(bào)紙、期刊內(nèi)容等等[1]。由此能夠看出，檔案文件屬于隱性知識的一種表現(xiàn)形式，能夠納入知識管理的范疇中。進(jìn)一步分析可得，檔案管理目標(biāo)包含在知識管理目標(biāo)內(nèi)。

第二，管理技術(shù)相同。就當(dāng)前的情況開看，電子信息技術(shù)逐步成為檔案管理與知識管理的主要方法，換言之，實(shí)現(xiàn)了檔案管理與知識管理的信息化建設(shè)。經(jīng)過對比能夠發(fā)現(xiàn)，兩者得在信息安全維護(hù)、檢索、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、平臺構(gòu)建等方面均使用了相同的模式。

第三，管理層面相似。對于檔案管理來說，其工作要點(diǎn)在于實(shí)現(xiàn)檔案文件的制度化、規(guī)范化管理;對于知識管理來說，其工作對人性化管理更為強(qiáng)調(diào)，涉及外源顯性知識、內(nèi)源顯性知識以及保存在人類大腦中的隱性知識。站在管理層面進(jìn)行分析可知，知識管理的工作范疇更大，涉及的內(nèi)容更為廣泛，包含著檔案管理的內(nèi)容。

二、知識管理背景下檔案管理的創(chuàng)新策略探究

（一）檔案管理理念的創(chuàng)新

對于檔案管理工作而言，其是知識管理的主要因素;而對于知識管理工作而言，其是檔案管理工作范圍的進(jìn)一步拓展。結(jié)合上文的分析能夠得出，檔案管理與知識管理在目標(biāo)、技術(shù)等方面均具有極高的相似性?；谶@樣的情況，結(jié)合知識管理理念落實(shí)檔案管理工作高度可行。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要結(jié)合知識管理對現(xiàn)有的檔案管理工作理念進(jìn)行更新，徹底轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)展開單一內(nèi)源顯性知識管理的模式，依托信息技術(shù)以及檔案管理信息化建設(shè)理念，促使檔案管理信息化模式與組織中常規(guī)的內(nèi)部管理機(jī)制良好結(jié)合。

事實(shí)上，檔案管理中涉及到的隱性知識包含管理人員的邏輯分析能力與創(chuàng)新精神。面對龐大數(shù)量的檔案資料，若不具備統(tǒng)籌整合思維，很難在較短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理。對此，應(yīng)立足于管理理念的轉(zhuǎn)變，由以往被動管理轉(zhuǎn)化為主動參與，從而調(diào)動管理者的積極性，并針對檔案實(shí)施動態(tài)管理，隨時(shí)根據(jù)檔案信息的變動修正檔案信息，這樣一來，方可在顯隱性知識管理視角下獲得良好的檔案管理成果。

與此同時(shí)，還要積極拓展檔案管理空間，引入多樣性的檔案管理模式，構(gòu)建起高科學(xué)性、合理性與系統(tǒng)性的檔案管理體系?；诖?，可以為檔案管理工作升級提供更加充足的驅(qū)動力。另外，在知識管理視域下，相關(guān)人員重點(diǎn)明確檔案管理與知識管理之間的聯(lián)系性，將知識管理的目標(biāo)、技術(shù)等融入檔案管理實(shí)踐中，深入挖掘檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)整合利用，最大程度的發(fā)揮檔案信息的作用，避免資源浪費(fèi)。

（二）檔案管理模式的創(chuàng)新

在檔案管理工作模式的創(chuàng)新中，人才、人員素養(yǎng)是主要支撐。因此，要重點(diǎn)落實(shí)檔案管理人員的專業(yè)教育培訓(xùn)，促使其掌握知識管理理念以及先進(jìn)技術(shù)。在此基礎(chǔ)上，可以構(gòu)建起學(xué)習(xí)型的檔案管理團(tuán)隊(duì)，為檔案管理工作升級提供支持[2]。在知識管理的指導(dǎo)下，需要進(jìn)一步擴(kuò)大檔案資源的收集范圍，以私密文檔、電子文檔為要點(diǎn)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)高復(fù)雜性、多元化信息資源的采集、整合、分析與歸檔，為檔案管理后續(xù)工作（例如檔案資源利用、成果轉(zhuǎn)化等）提供更加充足的資料參考。

在基于知識管理理念的檔案管理模式構(gòu)建中，相關(guān)管理人員要以檔案知識內(nèi)容提取、拓展、共享目標(biāo)，并將共享設(shè)為核心，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式（儲存管理模式）的更新，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性檔案管理業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化。在這一流程中，主要包含以下環(huán)節(jié)：檔案資源的接收與采集;檔案整理;檔案管理;檔案資源再利用;用戶需求分析;知識產(chǎn)品的開發(fā)與共享。

與此同時(shí)，還要構(gòu)建起知識資源安全訪問與權(quán)限制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理與知識管理的有機(jī)融合，推動檔案管理安全性提升、服務(wù)升級。另外，還要積極引入信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，組建起資源共享平臺，使得檔案信息遠(yuǎn)程儲存管理成為現(xiàn)實(shí)，完善檔案管理的信息化建設(shè)。

（三）檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新

1.檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)

為了方便后續(xù)管理、資源的開發(fā)利用，應(yīng)當(dāng)利用電子檔案逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。針對已經(jīng)形成的紙質(zhì)檔案，可以使用掃描儀將多種格式的文件導(dǎo)入管理系統(tǒng)中。同時(shí)，依托檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，將文檔、音視頻等不同格式的文件數(shù)據(jù)進(jìn)行保存與管理，結(jié)合關(guān)聯(lián)檢索、逐層檢索、容錯檢索、信息摘要等功能，完成元數(shù)據(jù)、百萬數(shù)據(jù)與全文數(shù)據(jù)的秒級返回。

2.大數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)

在知識管理視域下，要積極引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，對檔案資源中有價(jià)值的知識資源進(jìn)行深入挖掘;結(jié)合數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的智能分析，推動隱性知識逐步轉(zhuǎn)變?yōu)轱@性知識，方面后續(xù)檔案資源開發(fā)利用工作的展開。

比如蘇寧控股企業(yè)早在2014年提出將互聯(lián)網(wǎng)等高新技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，并根據(jù)電商業(yè)務(wù)的要求，于2019年實(shí)施“蘇寧檔案五年規(guī)劃”舉措，最終不但提高了蘇寧企業(yè)的檔案管理水準(zhǔn)，而且還加快了檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的速度。對此，檔案管理技術(shù)的應(yīng)用具有一定現(xiàn)實(shí)意義。

3.二維碼/條形碼技術(shù)

可以對檔案庫房中所有的檔案設(shè)置二維碼或條形碼。使用掃碼槍掃描二維碼或條形碼后，能夠迅速實(shí)現(xiàn)相應(yīng)檔案信息的提取。

總結(jié)：綜上所述，為了更好的滿足當(dāng)前社會背景下對檔案管理工作的要求，在其中引入知識管理內(nèi)容極為必要。對于知識管理與檔案管理來說，兩者具有較高的相似性，展開理念融合有著極高的可行性。在知識管理的指導(dǎo)下，通過更新檔案管理的工作理念、工作模式以及管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的工作升級，更好的滿足了當(dāng)前環(huán)境對檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需求。

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作者簡介：

孟慶國 1977 -04-06 男，滿族，學(xué)歷：中專 河北省承德市隆化縣人，任職于隆化縣扶貧開發(fā)辦公室。研究方向：檔案管理。