財(cái)務(wù)無紙化發(fā)展淺議

王麗

[提要] 隨著信息技術(shù)的大力發(fā)展，電子化、智能化日漸普及，財(cái)務(wù)無紙化也將成為會計(jì)信息化發(fā)展的必然趨勢。本文基于財(cái)務(wù)無紙化發(fā)展背景，分析其發(fā)展過程中面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，并提出推動未來財(cái)務(wù)無紙化發(fā)展的一些建議，以期更好地促進(jìn)財(cái)務(wù)無紙化與會計(jì)信息化的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)無紙化;會計(jì)檔案管理;機(jī)遇與挑戰(zhàn);發(fā)展建議

中圖分類號：F23 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

收錄日期：2020年8月20日

一、財(cái)務(wù)無紙化發(fā)展背景

（一）“大智移云物區(qū)”等信息技術(shù)的發(fā)展使財(cái)務(wù)無紙化成為可能。隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，大數(shù)據(jù)、人工智能、移動互聯(lián)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈等信息技術(shù)的不斷更迭推新，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理也逐漸向電子化、智能化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型。隨之而來的便是企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的低成本、高效率。各種ERP軟件逐漸出現(xiàn)在大眾視野，被廣為應(yīng)用，電子合同、電子憑證、電子發(fā)票等的相繼出現(xiàn)也逐漸取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，成為企業(yè)財(cái)務(wù)管理的主要方式。這些悄然興起的變化成為推動傳統(tǒng)紙質(zhì)化財(cái)務(wù)管理向財(cái)務(wù)無紙化管理時(shí)代邁進(jìn)的重要推動力。

（二）國家政策的驅(qū)動。會計(jì)檔案電子化管理作為財(cái)務(wù)無紙化信息建設(shè)最后的保障，自2012年以來就受到政府等有關(guān)部門的大力推廣，相繼出臺了一系列的法律法規(guī)為其推進(jìn)提供政策支撐和指引。2012年，國家檔案局會同財(cái)政部展開企業(yè)電子會計(jì)檔案管理試點(diǎn)工作。2013年，財(cái)政部發(fā)布了《企業(yè)會計(jì)信息化規(guī)范》（財(cái)會[2013]20號），明確會計(jì)資料在相關(guān)條件下可進(jìn)行無紙化管理，會計(jì)軟件應(yīng)具備會計(jì)資料歸檔功能。2015年12月，財(cái)政部與國家檔案局聯(lián)合發(fā)布《會計(jì)檔案管理辦法》，明確規(guī)定會計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷、入賬、歸檔等均可進(jìn)行電子化管理。2019年，國家檔案局與財(cái)政部、國家稅務(wù)總局聯(lián)合開展電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔管理試點(diǎn)。2020年3月，財(cái)政部與國家檔案局聯(lián)合發(fā)布了《關(guān)于規(guī)范電子會計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》，明確提出企業(yè)可以僅使用電子會計(jì)憑證進(jìn)行報(bào)銷、入賬、歸檔，不需要打印保存紙質(zhì)單據(jù)。

（三）當(dāng)前會計(jì)檔案管理現(xiàn)狀。無論是信息技術(shù)的推動，亦或是相關(guān)政策的驅(qū)動，毫無疑問，電子化檔案管理將成為未來會計(jì)信息化發(fā)展的必然趨勢。尤其是在新冠肺炎疫情期間，“非接觸式”工作模式使得電子化管理的重要性更為凸顯。然而，在當(dāng)前環(huán)境下，雖然已有單位涉及電子憑證，但大多數(shù)企業(yè)并未實(shí)現(xiàn)真正意義上的電子化管理，也不能夠脫離傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理。這就導(dǎo)致當(dāng)前會計(jì)檔案管理工作主要存在以下幾個方面的弊端：一是數(shù)據(jù)的搜集整理成本高，現(xiàn)階段部分業(yè)務(wù)仍需要通過紙質(zhì)化管理，這就需要人工來提取信息，且信息讀取困難，客觀上會造成系統(tǒng)割裂和數(shù)據(jù)隔離，而且電子化憑證、發(fā)票等仍需要手動打印出來，并進(jìn)行整理、裝訂進(jìn)行保管;此外，財(cái)務(wù)賬表歸檔裝訂復(fù)雜，且需要重復(fù)進(jìn)行檔案錄入的操作，不僅耗時(shí)較長，而且容易出錯，人工成本花費(fèi)也較大。二是查閱不便且使用效率低，紙質(zhì)化的會計(jì)檔案實(shí)物較為分散，實(shí)物憑證與業(yè)務(wù)分散，無法智能搜索、準(zhǔn)確查找，這加大了需要審閱的工作人員的工作量;且查閱過程較為繁瑣，需登錄到不同系統(tǒng)才能查閱原始單據(jù)、附件、紙質(zhì)憑證;除此之外，關(guān)于檔案的統(tǒng)計(jì)也比較困難，檔案借出狀態(tài)也無法準(zhǔn)確及時(shí)掌握，一方面加大了檔案丟失的可能性;另一方面也限制了使用人數(shù)，無法實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)借閱，傳閱性低，進(jìn)而在某種程度上降低了其使用效率，不利于企業(yè)內(nèi)部信息的快速傳遞。三是檔案存放管理安全性低，對于紙質(zhì)化會計(jì)檔案的存放需要占用一定的未知空間，且需要檔案人員專人管理;在檔案管理的過程中可能會受到環(huán)境因素、年代久遠(yuǎn)或保管不善等影響，導(dǎo)致不同程度的損壞或丟失，給企業(yè)帶來一定的價(jià)值損失。

無紙化會計(jì)檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)會計(jì)檔案最本質(zhì)的區(qū)別在于載體，它不同于傳統(tǒng)以紙質(zhì)為介質(zhì)記錄會計(jì)數(shù)據(jù)的方式，而是以計(jì)算機(jī)為載體，對會計(jì)數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行收集、整合、處理，并以電子數(shù)據(jù)的形式存儲于磁性介質(zhì)上。相對而言，電子化會計(jì)檔案管理相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)化的會計(jì)檔案管理存在一定優(yōu)勢：（1）提高財(cái)務(wù)管理效率。一方面從企業(yè)內(nèi)部管理來說，電子化管理擺脫了傳統(tǒng)手工整理的過程，大大降低了企業(yè)的人工成本，同時(shí)也提高了企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作效率;另一方面從外部信息使用者的角度來分析，無紙化會計(jì)檔案管理能夠以更高效便捷的方式及時(shí)準(zhǔn)確地為其提供企業(yè)未來發(fā)展?fàn)顩r及趨勢的相關(guān)信息，滿足傳統(tǒng)方式所難以滿足的信息需求。（2）減少存儲空間，凸顯環(huán)保理念。關(guān)于會計(jì)檔案的保管，相關(guān)政策規(guī)章都做出了嚴(yán)格要求。傳統(tǒng)紙質(zhì)方式下，企業(yè)的相關(guān)人員需要將會計(jì)憑證等打印然后進(jìn)行裝訂成冊進(jìn)行保管，這對于大型企業(yè)來說無疑需要很大的空間來承載，而無紙化的會計(jì)檔案，只需要以電子數(shù)據(jù)的形式儲存在容量足夠的磁性介質(zhì)中，為企業(yè)節(jié)省了存儲的空間，減少管理成本。除此之外，傳統(tǒng)打印需要的紙張對環(huán)境保護(hù)也產(chǎn)生了一定的壓力，而無紙化明顯節(jié)約了紙張，一定程度上有助于環(huán)境保護(hù)。

二、當(dāng)前財(cái)務(wù)無紙化發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)

（一）財(cái)務(wù)無紙化給企業(yè)帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。對于企業(yè)而言，財(cái)務(wù)無紙化是企業(yè)加快會計(jì)信息化進(jìn)程的重要推動力，是企業(yè)徹底擺脫傳統(tǒng)手工模式，提升企業(yè)運(yùn)行效率的重要手段。這對于企業(yè)適應(yīng)未來數(shù)字化、技術(shù)化發(fā)展無疑是一種強(qiáng)有力的手段。然而，可以預(yù)見的是，隨著工作效率的提升和業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)大，企業(yè)的會計(jì)檔案管理工作也面臨新的挑戰(zhàn)。

1、企業(yè)面臨管理對象及方式的變革。從傳統(tǒng)紙質(zhì)化會計(jì)檔案管理到無紙化的電子檔案管理，管理對象方法其實(shí)發(fā)生了本質(zhì)的變化。傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理的對象是紙質(zhì)化的會計(jì)憑證，而電子化時(shí)代，我們面臨的工作與挑戰(zhàn)不再是紙質(zhì)化的會計(jì)憑證，而是如何利用計(jì)算機(jī)存儲技術(shù)將我們收到的電子發(fā)票等存儲以及將原始材料與業(yè)務(wù)憑證關(guān)聯(lián)起來，這就需要管理方式和對象的顛覆性變革，也就對企業(yè)的管理信息系統(tǒng)、管理方式提出了進(jìn)一步的要求。

2、企業(yè)面臨財(cái)會管理人員的變革。無紙化的電子檔案管理方式改變了傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理方式，對企業(yè)財(cái)會人員原有的知識和能力也產(chǎn)生了一定的沖擊。一方面受到原有會計(jì)知識和傳統(tǒng)觀念的制約，企業(yè)財(cái)會人員難以擺脫紙質(zhì)化的檔案管理和信息傳遞;另一方面原有的知識已不能滿足適應(yīng)新鮮事物的發(fā)展，財(cái)會人員受制于傳統(tǒng)單一會計(jì)知識，缺乏計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)等相關(guān)知識技術(shù)，難以很好地操作電子化模式管理。

（二）財(cái)務(wù)無紙化給軟件服務(wù)商帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。這里的軟件服務(wù)商包括兩大類：財(cái)稅類軟件服務(wù)商和檔案軟件服務(wù)商。無論是對于哪種軟件服務(wù)商而言，這都是其行業(yè)快速發(fā)展的又一契機(jī)。對于財(cái)稅類軟件服務(wù)商而言，財(cái)務(wù)軟件屬于高度市場化的企業(yè)管理軟件，在電子會計(jì)憑證電子入賬新規(guī)的支持下，財(cái)務(wù)軟件的服務(wù)商可謂是率先做出升級響應(yīng)的先頭部隊(duì)。對于檔案軟件服務(wù)商而言，在電子化檔案管理時(shí)代，用戶將不得不通過選購檔案信息化管理系統(tǒng)，來對電子形式的檔案進(jìn)行歸檔保存及利用。然而，在電子化管理的時(shí)代，對軟件服務(wù)商也提出了更高的要求來適應(yīng)信息化發(fā)展。

1、對財(cái)稅類軟件服務(wù)商提出的高要求。一方面是已有的財(cái)稅類軟件信息系統(tǒng)技術(shù)難以應(yīng)對超大批量電子憑證歸檔的數(shù)據(jù)接收與處理響應(yīng)，以及同步歸檔的要求;另一方面是安全性問題，電子化雖然帶來了極大便利，但是由于互聯(lián)網(wǎng)本身的特點(diǎn)，不可避免地需要考慮其存在的安全性風(fēng)險(xiǎn)。電子會計(jì)信息在輸送以及接收的過程中常常會存在系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)。首先，被黑客故意入侵，以及潛在的木馬、病毒所感染，進(jìn)而破壞系統(tǒng)安全，給企業(yè)造成巨大損失。其次，會計(jì)信息存在失真問題。某些用戶在使用過程中，可能會對相關(guān)信息進(jìn)行惡意篡改或是造假，從而威脅到會計(jì)信息的真實(shí)性。最后，不可避免的自然因素威脅。由于會計(jì)信息存儲介質(zhì)的特殊性，一些自然因素可能會對其造成不可修復(fù)性影響。此外，對于發(fā)票的查驗(yàn)以及是否存在重復(fù)使用的識別也比較困難。也就說明，無紙化技術(shù)的實(shí)現(xiàn)需要更高安全性能的信息技術(shù)來支撐。

2、對檔案軟件服務(wù)商提出的高要求。在無紙化時(shí)代，必然會對檔案信息化管理系統(tǒng)提出更高的要求。一方面是系統(tǒng)性能與財(cái)稅類軟件信息系統(tǒng)相同，檔案管理系統(tǒng)同樣需要應(yīng)對超大額電子檔案的處理與接收，以及同步歸檔的要求;另一方面是現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)比較單一，不能夠適應(yīng)所有企業(yè)的發(fā)展，也不能夠根據(jù)客戶需求而變化，導(dǎo)致企業(yè)在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)耗費(fèi)的成本較高，效率較低。

（三）財(cái)務(wù)無紙化給稅務(wù)機(jī)關(guān)帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。受到新冠肺炎疫情的影響，非接觸式的工作模式已成為當(dāng)前最受歡迎的模式。對稅務(wù)機(jī)關(guān)而言，同樣是夾雜著機(jī)遇與挑戰(zhàn)的。電子發(fā)票作為最大量的會計(jì)憑證，其安全性影響著企業(yè)財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)。就目前而言，對于電子發(fā)票的查驗(yàn)，并不能滿足所有客戶的需求，而只是相對于部分服務(wù)商而言的，這在某種程度上增加了企業(yè)的運(yùn)行成本。除此之外，目前電子發(fā)票還存在“一票多用”、“濫用發(fā)票”等現(xiàn)象。

三、對未來財(cái)務(wù)無紙化發(fā)展的建議

（一）加快企業(yè)升級財(cái)務(wù)電子化管理能力

1、管理信息系統(tǒng)的升級。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自己的預(yù)算情況及信息化建設(shè)規(guī)劃，逐步實(shí)現(xiàn)對各個管理信息系統(tǒng)的升級改造，加強(qiáng)對電子會計(jì)憑證的管控。其次，企業(yè)實(shí)行電子檔案管理要符合《會計(jì)檔案管理辦法》以及《關(guān)于規(guī)范電子會計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》等的相關(guān)要求。若企業(yè)未能同時(shí)滿足電子報(bào)銷入賬歸檔的要求需要以打印紙質(zhì)文件入賬的，則需要做好應(yīng)對工作，以保證電子發(fā)票的真實(shí)性和安全性，確認(rèn)在用的會計(jì)系統(tǒng)能夠按照國家檔案行政管理的有關(guān)規(guī)定準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計(jì)憑證及其元數(shù)據(jù)，并能夠有效防止電子會計(jì)憑證重復(fù)入賬。除此之外，為避免自然災(zāi)害、意外事故以及人為破壞造成的影響，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)建立電子檔案備份制度，減少企業(yè)損失。

2、管理人員的升級。首先，要促進(jìn)財(cái)會管理人員觀念的轉(zhuǎn)變，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理的觀念，擺脫對紙質(zhì)檔案的依賴。其次，提高會計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，管理人員的能力不僅要滿足電子會計(jì)檔案管理工作的要求，還應(yīng)當(dāng)掌握會計(jì)學(xué)、檔案學(xué)以及信息系統(tǒng)相關(guān)理論和方法，了解計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。最后，對管理人員的職業(yè)道德也提出了更高的要求，這就要求企業(yè)更加重視人才選拔以及后續(xù)的人才培養(yǎng)工作。

（二）提高軟件服務(wù)商服務(wù)水平

1、升級財(cái)稅類軟件管理系統(tǒng)。財(cái)務(wù)軟件作為高度市場化的軟件，在電子化這樣一個時(shí)代，其更要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)，不斷完善。首先，對于各種各樣的電子會計(jì)檔案，企業(yè)需要能夠去復(fù)原所有業(yè)務(wù)發(fā)生的痕跡，而這就需要能夠支持多種方式電子原文件采集的系統(tǒng)，可對pdf、word、ofd等不同格式的檔案資料進(jìn)行存儲、解析、展示操作，以及能夠?qū)⒃紤{證影像、報(bào)賬單PDF文件及電子會計(jì)憑證自動匹配歸檔，實(shí)現(xiàn)相關(guān)業(yè)務(wù)資料追溯查詢。其次，可以建立共享機(jī)制下的信息服務(wù)平臺，緊密聯(lián)系企業(yè)各部門，滿足企業(yè)內(nèi)外部不同信息需求。

2、升級檔案管理信息系統(tǒng)。無紙化、電子化會計(jì)檔案時(shí)代的到來，對企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)提出了進(jìn)一步的要求。提高檔案管理信息系統(tǒng)的性能，使其能夠應(yīng)對大批量電子檔案的接收與管理，并能夠?qū)λ邮盏降臋n案的真實(shí)性與安全性進(jìn)行判斷。此外，設(shè)計(jì)靈活的電子檔案管理信息系統(tǒng)，能夠根據(jù)不同企業(yè)的不同需求，以及管理模式的不同要求，予以匹配最為合適的電子檔案信息化管理系統(tǒng)。

3、提高各類軟件的安全性能。網(wǎng)絡(luò)安全問題是目前網(wǎng)絡(luò)化管理所需面對的最大問題之一。在無紙化、電子化管理的這樣一個時(shí)代，確保數(shù)據(jù)安全性至關(guān)重要。我們可以通過以下幾個方面來提高各類軟件的安全性能：首先，加強(qiáng)安全管理，設(shè)置多層加密模式或是防火墻等，防止非法訪問，為其安裝有效的殺毒軟件并定期進(jìn)行維護(hù)以避免網(wǎng)絡(luò)潛在病毒的影響。其次，利用區(qū)塊鏈技術(shù)防止人為篡改和造假。區(qū)塊鏈技術(shù)是一種計(jì)算方法極其復(fù)雜，又極具挑戰(zhàn)性的技術(shù)，正是由于這種算法的復(fù)雜性，才能夠保證生成的數(shù)據(jù)也異常復(fù)雜，難以被更改，具有相對的穩(wěn)定性，用這種算法生成的密碼具有難以被攻破的特點(diǎn)，成為當(dāng)前最為可靠的安全數(shù)據(jù)技術(shù)。最后，為避免自然因素可能會對其造成不可修復(fù)性影響，我們一方面要進(jìn)行電子檔案備份管理;另一方面要對磁性介質(zhì)進(jìn)行定期檢測與維護(hù)，有效減少因不可控因素而造成的損失。

（三）加快稅務(wù)機(jī)關(guān)開放推進(jìn)數(shù)字化服務(wù)及監(jiān)管。電子發(fā)票作為最主要的電子會計(jì)憑證之一，其規(guī)范化、安全性也將影響到財(cái)務(wù)無紙化的發(fā)展進(jìn)程，而稅務(wù)機(jī)關(guān)作為發(fā)票業(yè)務(wù)的職能部門，影響力也至關(guān)重要。對于加快稅務(wù)機(jī)關(guān)開放推進(jìn)數(shù)字化服務(wù)及監(jiān)管可以從以下方面來進(jìn)行：

1、從服務(wù)的角度。建立開放化、標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)接口，讓收票方企業(yè)在合法、合規(guī)授權(quán)下，通過收票平臺獲取發(fā)票數(shù)據(jù)進(jìn)行查驗(yàn)，降低企業(yè)用票成本。

2、從監(jiān)督的角度。在最新的增值稅管理系統(tǒng)下，增加了發(fā)票流轉(zhuǎn)狀態(tài)字段，而目前此字段可由納稅人自行勾選，這就造就“一票多用、濫用發(fā)票”等問題的出現(xiàn)，因而稅務(wù)機(jī)關(guān)可以改變現(xiàn)有管控方式，開放標(biāo)準(zhǔn)化電子發(fā)票管控接口，自動勾選認(rèn)證，只有在此操作下的電子發(fā)票才能夠作為稅前扣除憑證，從而一方面提高了企業(yè)稅務(wù)處理效率;另一方面可以有效避免稅款流失，從源頭上加強(qiáng)稅務(wù)機(jī)關(guān)的監(jiān)督管控能力。

主要參考文獻(xiàn)：

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