招標檔案管理中常見問題及解決辦法探討

曾東瑜

【摘? 要】招標檔案作為招標項目最為重要的記錄和載體，是招標管理體系中末端管控的重要內(nèi)容之一，歷來是巡視巡察審計工作的重要依據(jù)。本文針對招標檔案工作中存在的問題開展了探討并提出解決措施。

【關(guān)鍵詞】招標檔案;問題;解決辦法

引言

招投標業(yè)務(wù)因其業(yè)務(wù)特質(zhì)等因素，系關(guān)供應(yīng)商的重大商業(yè)利益，歷來是各供應(yīng)商關(guān)注的重點領(lǐng)域，也是供應(yīng)商重點實施圍獵行為的重點領(lǐng)域。因此，各個單位都在專項推進招標檔案管理工作，相繼推出“紙質(zhì)、電子雙歸檔”的新要求，配套開展數(shù)字檔案館建設(shè)，持續(xù)提升采購管理工作的電子化、信息化、數(shù)字化，助推招標檔案管理工作逐步提上一個電子化加速發(fā)展新階段。

1.目前招標檔案管理存在問題及解決建議

1.1早期招標檔案紙質(zhì)材料缺失的問題

部分早期招標項目紙質(zhì)過程材料存在不少不同程度的缺失，部分項目甚至僅存留了招標方案與評標報告。此類項目完備性方面存在殘缺，最終如何立卷歸檔成為亟待解決的問題。建議在確實材料無法追溯補充的情況下，近照“據(jù)實歸檔，有一歸一”思路進行歸檔，必要時注明相關(guān)情況缺失情況。

1.2投標文件電子版缺損的問題

目前，隨著電子化時代新要求，新上招標項目普遍要求做到“紙質(zhì)、電子雙歸檔”，但由于早期項目當時未對電子檔案的存儲進行規(guī)范，導(dǎo)致電子資料缺失、受損嚴重，無法進行系統(tǒng)化處理。若對項目投標文件（平均200至300頁，大型工程類、物資類項目投標文件最厚多達1200頁）進行逐頁電子化掃描，將耗費大量人力和時間。建議待進一步明確具體操作模式與思路后，繼續(xù)進行完善，此類項目只采取紙質(zhì)歸檔方式進行歸檔，暫時作為歷史遺留問題有待后續(xù)再擇機針對電子版投標文件的收集、下載、備份、整理工作進行深入分析，探討新的解決辦法。

1.3關(guān)于業(yè)務(wù)指導(dǎo)書與國家檔案標準部分內(nèi)容要求不一致的問題

要出臺招標檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)書，認真研究分析異同，歸檔工作必須在符合國家檔案管理的大原則，若本單位或上級頒布的指導(dǎo)書有更加嚴格要求的，則應(yīng)遵照本單位或上級頒布的指導(dǎo)書從嚴執(zhí)行。

2.招標檔案管理工作措施探討

2.1領(lǐng)導(dǎo)高度重視，各部門通力協(xié)作

為更好地推進招標檔案規(guī)范化管理工作，各單位應(yīng)成立由單位主要領(lǐng)導(dǎo)任組長，各部門負責(zé)人參與的招標檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)招標檔案規(guī)范化管理工作組織、總體方案制定、總體工作推進及問題協(xié)調(diào)，充分調(diào)動公司各方面資源，動員各部門通力協(xié)作，劃撥專項資金開展招標檔案整理工作，推進紙質(zhì)檔案存儲檔案室及數(shù)字檔案館建設(shè)，為全面實現(xiàn)“紙質(zhì)、電子雙歸檔”奠定場館條件及系統(tǒng)支撐。

2.2建立溝通協(xié)作機制，全面加強過程管控

招標項目資料整理歸檔過程中，各單位應(yīng)與上級部門加強匯報、協(xié)商和磨合，建立了順暢、良好的溝通協(xié)作機制。通過雙周報、專題匯報形式、問題反饋跟蹤表及時上報檔案整理進度情況及問題匯總，及時向上級部門反饋、解決相關(guān)事項。相關(guān)問題要爭取得到上級部門高度重視，組織召開專項研討會，研究提出相關(guān)解決方案。

2.3持續(xù)加大人員投入，確保歸檔進度和質(zhì)量

為確保歸檔工作順利推進，各單位應(yīng)持續(xù)增派人手，明確職責(zé)，分工合作，成體系推進，從收集、分類、立卷、錄入、審查、整改，乃至后勤保障各環(huán)節(jié)都做到責(zé)任到人，責(zé)任到位，保障了檔案整理、審查及完善整改系列工作的高效推進。要充分認識到歸檔工作的復(fù)雜性和艱巨性，持續(xù)加大與外協(xié)專業(yè)檔案制作公司合作力度，優(yōu)選技術(shù)熟練的外協(xié)檔案專業(yè)骨干參與整理立卷工作，爭取更多更好的外部優(yōu)勢資源的補強和支持，確保歸檔工作的整體進度和質(zhì)量。

2.4加強調(diào)研檢查，爭取上級指導(dǎo)支持

（1）強化專項檢查和監(jiān)督指導(dǎo)。為全面推進招標檔案管理規(guī)范化管理，各單位上級部門應(yīng)定期針對檔案整理工作組織開展專項檢查和指導(dǎo)，聽取檔案整理工作匯報，了解項目進度，針對項目工作中存在問題提出解決思路和指導(dǎo)建議。

（2）加強業(yè)務(wù)調(diào)研與中期驗收。加強對招標檔案整理工作研究，對沉淀、升華的檔案整理經(jīng)驗要給予充分肯定，對優(yōu)秀的成果要積極推廣應(yīng)用。檢查調(diào)研組針對項目工作中遇到的多個困難和疑惑要一一作好回答，提出解決辦法和建議，為后續(xù)檔案整理工作提供指引。

（3）落實責(zé)任機制，確保規(guī)范完整。落實責(zé)任機制，招標項目負責(zé)人如實將項目名稱、開、評標時間地點、項目負責(zé)人姓名及單位等重要信息填入招標項目概況表，在案卷備考表“檢查人”處簽名，并將其加入檔案案卷同步存檔。采用其他事項記錄表對有重新招標、有項目延期或取消、有預(yù)中標結(jié)果調(diào)整、有投訴以及存在其他不符合規(guī)定的事項等情況及時予以記錄。最大限度展現(xiàn)采購材料原來狀態(tài)，努力確保招、評、定、投各個環(huán)節(jié)歸檔材料真實、規(guī)范、完整。

2.5提前謀劃，及早部署，做細做實收集補缺工作

（1）“三早三勤”，較好地解決項目材料缺漏不全等困擾問題。圍繞招標項目材料（特別是早期項目紙質(zhì)及電子版材料）缺漏不全的問題，可采取“三早三勤”的措施，即早清查、早發(fā)現(xiàn)、早通報、勤跟蹤、勤提醒、勤督促。早清查，了解整體狀況;早發(fā)現(xiàn)，找出缺漏破損;早通報，及早動手補齊。勤跟蹤，掌握最新數(shù)據(jù);勤提醒，加快收集進度，勤督促，達成最終移交。

（2）專箱存放，分步實施，巧妙解決完備性不同步的難題。面對投標材料和過程材料完備性不同步的問題，要巧妙采取專箱存放，分步實施的辦法，將項目專箱存放，歸檔材料及已立案卷定向入箱，既防范交叉混亂，又保持工作連續(xù)性，確保項目持續(xù)保持高速推進。

（3）實施雙軌并行，加速分類整理。針對歷時久遠的項目存在的材料存放混亂、缺失較為嚴重、甚至無項目總清單指引等問題，要研究實施雙軌并行策略。一方面，將項目資料按年份、按項目逐件分類、匯總、上架和定位，理出項目資料清單。另一方面，安排收集人員同步梳理招、投、定標過程文件，列出中標廠家投標文件清單，按單調(diào)取使用。

（4）紙質(zhì)電子同步推進，檔案管理邁向信息化、自動化。要實現(xiàn)電子材料錄入系統(tǒng)，逐步邁向信息化、自動化，實現(xiàn)信息共享更加便捷，檢索和利用更加高效，招標檔案管理現(xiàn)代化水平得到進一步提高。

2.6配置專用設(shè)備，引進檔案軟件，全面提升軟硬件水平

要專門配置大批檔案專用設(shè)備，引進專業(yè)檔案管理系統(tǒng)軟件，進一步提升招標檔案系統(tǒng)的存儲空間，完善系統(tǒng)備份及系統(tǒng)安全設(shè)置，提升檔案整理硬件設(shè)備水平。要全面提升招標檔案的規(guī)范性及安全性，提升管理水平，為招標檔案電子化信息平臺的建立奠定了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

2.7配合開展調(diào)研交流，促進總結(jié)提升

要組織召開檔案業(yè)務(wù)交流會，開展現(xiàn)場觀摩和實操交流，促進整體提升，奠定堅實基礎(chǔ)。要協(xié)同系統(tǒng)內(nèi)、外先進單位開展互動交流和調(diào)研學(xué)習(xí)，開展工作交流、實操學(xué)習(xí)及典型引領(lǐng)。要加強項目總結(jié)，分析經(jīng)驗教訓(xùn)，把項目成果研究、提煉、固化下來，指導(dǎo)后續(xù)工作的持續(xù)開展。

2.8加強招標檔案人才培養(yǎng)，夯實招標檔案人才支撐

要按照人才強企導(dǎo)向，培養(yǎng)和造就一支訓(xùn)練有素，技能優(yōu)良的招標檔案整理隊伍，夯實招標檔案人才基礎(chǔ)。要加強招標檔案技術(shù)專家培養(yǎng)，以點帶面示范推進招標檔案管理工作。要通過扎實有效的檔案工作交流和制度宣貫培訓(xùn)工作，共同促進省公司招標檔案整理工作邁向一個嶄新臺階。

3.結(jié)束語

招標檔案管理工作是一項煩瑣復(fù)雜工程，加強招標檔案工作有著特殊重要的作用，我們要增強招標檔案管理工作的計劃性、前瞻性和預(yù)見性，不斷夯實檔案人才根基，做好招標過程管控，規(guī)范推進歸檔工作，持續(xù)推進招標業(yè)務(wù)檔案文件末端管控工作，共同推動招投標業(yè)務(wù)蓬勃發(fā)展和健康發(fā)展。