檔案管理信息化建設研究

【摘? 要】檔案信息的健全性，文件材料的完備性，對于企業(yè)管理和未來發(fā)展起到至關重要的指導性作用。在很多工程項目管理過程中，只有保證工程文件信息的完整，才可以在后續(xù)的工程管理中做到有據(jù)可循。但是由于檔案信息管理意識的缺失，專業(yè)檔案人才不足等，很多工程項目的檔案管理工作難以切實實施，本文通過分析如何提升檔案管理信息化建設進程，來提升工程管理的管理系統(tǒng)水平。

【關鍵詞】檔案管理;工程項目;信息化建設

引言

在大數(shù)據(jù)時代，合理運用信息資源，能夠有效降低人力、財力、物力等資源的浪費，實現(xiàn)資源運用效益最優(yōu)化。對于工程項目管理而言，實現(xiàn)檔案材料信息化建設刻不容緩。高效的檔案管理信息系統(tǒng)，可以縮減工程項目簽批流程，實現(xiàn)無紙化辦公，能夠?qū)σ曨l等材料進行實時共享，克服工程管理在時間、空間方面的限制。但是目前工程項目管理人員稀缺，對于檔案管理不夠重視，信息化建設進度緩慢，工程管理難以達到高層管理者的預期。

1.工程檔案管理信息化建設現(xiàn)狀

1.1工程檔案管理意識不足

對于工程項目來說，不論是建設單位、承包單位，還是施工單位，關注的重點就是項目竣工、安全性和盈收情況。工程檔案作為輔助性工具而言，沒有受到大眾的關注，內(nèi)容失真、敷衍了事的現(xiàn)象頻頻出現(xiàn)。很多工程在施工階段并沒有對項目信息審核、進度追蹤、監(jiān)察管理等工作落實到位，甚至很多文件類材料都是在工程竣工之前進行一次性補齊，沒有依據(jù)實際情況進行如實填寫和上報，一旦后續(xù)工程項目出現(xiàn)問題，需要針對不同的時期和進度進行責任劃分，通過失真的工程檔案無法明確具體責任方，工程檔案信息失去了原有價值。

1.2缺乏專業(yè)的檔案管理體系

目前的工程檔案管理過于簡單，只是對于項目進度進行登記，將材料、數(shù)量、人員等進行統(tǒng)計，沒有過多的結(jié)合表格進行分析整合，部分檔案信息的存儲問題沒有解決，由于存儲環(huán)境和存儲方式不當，隨著工地轉(zhuǎn)移、人員交接不合理等，導致已完工檔案信息難以完整保存，失去重復利用和分析的價值。

很多工程項目沒有檔案管理部，就是資料員的配置，由于工程項目是階段性的，所以資料員連任的情況比較少見，隨著上一個項目資料員的離職，下一個項目在實施過程中，對上一個項目的信息進行整合運用的概率基本沒有，大大導致信息資源的浪費。在項目實施的過程中，沒有將各項材料的監(jiān)察、進廠和進度審核納入檔案管理中去。在建筑相關單位內(nèi)，目前市場中檔案管理信息系統(tǒng)應用率很低，還是傳統(tǒng)的人工配送、現(xiàn)場監(jiān)察等，極大的浪費各項資源。

1.3工程檔案管理人才素質(zhì)不達標

工程項目相關人員主要崗位集中在施工人員、中層管理者、工程設計人員、現(xiàn)場維護、監(jiān)理等，在檔案管理方面相關人員十分稀缺，一般工地上會配備有一到兩名資料員，他們主要負責整個工程的全部材料整合、資料流程的辦理。由于工程檔案管理是近年來新興崗位，市場內(nèi)經(jīng)過專業(yè)培養(yǎng)且經(jīng)驗豐富的檔案管理人才十分稀缺，由于檔案管理從事人員的素質(zhì)不達標，導致目前工程檔案管理工作并沒有準確落實，只是依據(jù)工程進度和建設方要求，進行三方協(xié)調(diào)，按部就班的開展材料進場、施工、驗收核驗和竣工工作，進行材料的收集和匯總。

2.工程檔案管理提升策略

2.1加大對工程檔案管理的關注度

工程項目的各個參與方，都要加大對于檔案管理的關注度，為了提升檔案信息化管理水平，引進先進的管理信息系統(tǒng)，例如金蝶、用友、釘釘?shù)龋軌驅(qū)こ添椖窟M度進行異地共享，針對工程各個進度簽批流程，能夠進行掃描和電子版面簽的方式等。重視檔案信息化建設，成立工程項目信息管理部，針對不同項目進行針對性立項，中高層管理者對檔案信息進行不定期抽查，電話訪問相關責任人，保障檔案信息的真實性，提高全員對于工程信息的責任意識。通過會議等方式組織人員培訓，提高全員對于檔案信息完善性、真實性的關注度，構(gòu)建全面的工程檔案信息。

2.2打造全面的工程檔案管理制度體系

在工程管理的過程中，重視檔案管理，從構(gòu)建檔案管理體系出發(fā)，成立檔案管理部，對檔案整合的內(nèi)容、檔案歸檔的格式、檔案整理的依據(jù)進行設定，提高工程檔案的規(guī)范性。工程檔案主要從工程種類、進度、原材采購流程、項目招投標的開展、各材料和施工隊的進廠和管理，項目的分批次竣工等幾個方面來進行把握。檔案信息化建設能夠通過錄入的基本信息進行分析和類推，掌握不同工程在不同階段的進度、特點等，為后續(xù)領導決策提供幫助。

將檔案信息進行信息化處理，通過信息化操作終端進行網(wǎng)絡云端上傳操作，可以實現(xiàn)多個工程項目的信息共享，幫助管理層進行原材料采購決策和各階段進度計劃制定，降低工程項目在管理決策方面的失誤。

檔案管理信息系統(tǒng)是需要不斷使用不斷完善的，在信息時代，各項資源信息變化十分迅速，工程項目對于檔案信息的需求也是在不斷變化的，檔案管理需要結(jié)合中高層的管理需求進行定期調(diào)整，打造個性化定制的檔案管理系統(tǒng)。

2.3提升全部檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先，從工程管理人員招聘環(huán)節(jié)入手，了解檔案管理對專業(yè)性、工作態(tài)度等方面的要求，聘用工程檔案管理相關專業(yè)人才，鼓勵高校開設工程管理、檔案管理等相關專業(yè)，并提供校企合作等方式，提高在校學生的理論知識與實踐的結(jié)合能力，為工程管理培育專業(yè)性強、學習型檔案管理人才;其次對于目前在職的檔案管理人員，進行定期考核和評估，重點關注檔案信息的完整性、時效性、整合度，組織外出培訓和參觀，掌握最新的工程檔案管理信息化方法，針對能夠?qū)π畔⑦M行分析、總結(jié)的員工提出表彰，鼓勵員工針對檔案信息系統(tǒng)在實際操作方面進行創(chuàng)新和改善，針對錯誤率高、態(tài)度不嚴謹?shù)臋n案管理從業(yè)人員進行相應調(diào)崗處理，保障工程檔案管理人員的整體水平，為后續(xù)工程管理提供強有力的數(shù)據(jù)支持和信息保障。

3.結(jié)束語

檔案管理不僅僅包含視頻、資料、文件等各種格式的信息的收集和整合，更重要的是對信息進行保管和分析，能夠為后續(xù)的工程管理和項目進度開展提供科學的依據(jù)。通過健全工程項目的檔案管理信息系統(tǒng)，提升檔案信息的完整性，縮短簽批手續(xù)的時間，加快工程進度，保障工程項目在安全性、標準規(guī)范性和進度等方面能夠達標，為國內(nèi)工程管理提供檔案信息保障。

參考文獻

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作者簡介：張燎（1990-），男，漢族，陜西延安人，本科。