新時(shí)期提高辦公室檔案管理工作效率的策略研究

高亢亢

（濟(jì)寧市食品藥品檢驗(yàn)檢測(cè)中心 山東 濟(jì)寧 272000）

引言

企事業(yè)單位在傳統(tǒng)思維的深刻影響下，往往對(duì)于辦公室檔案管理工作有所忽視，致使這項(xiàng)工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)的落實(shí)狀態(tài)下。但實(shí)際上，檔案管理是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，其中包含了搜集、分析、整理數(shù)據(jù)以及保管、密封及銷(xiāo)毀檔案等諸多工作。當(dāng)前國(guó)內(nèi)的辦公室檔案管理工作仍舊偏向紙質(zhì)檔案的管理，完全不適應(yīng)當(dāng)前信息化新時(shí)期的發(fā)展要求，直接導(dǎo)致整體工作效率降低，為此，本文以新時(shí)期辦公室檔案管理工作效率提高為中心展開(kāi)了研究探討。

1 檔案管理簡(jiǎn)析

實(shí)際上，辦公室檔案管理工作包括的內(nèi)容十分廣泛，囊括了檔案數(shù)據(jù)信息的搜集、分析、整理、封存、管理、保密、銷(xiāo)毀等多項(xiàng)工作，并且需要借助現(xiàn)代化管理方式的應(yīng)用最大化檔案的使用價(jià)值。在信息化技術(shù)尚未出現(xiàn)之前，辦公室檔案管理都是以紙質(zhì)檔案為主，并且在管理方式上也偏向于搜集和保管。但在當(dāng)前的信息化新時(shí)期中，這類(lèi)檔案管理方式完全不適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展的要求，使得檔案本身的價(jià)值未能得到全面的發(fā)揮。出于最大化檔案價(jià)值的考慮，需要轉(zhuǎn)變陳舊檔案管理方式的基礎(chǔ)上，借助信息化系統(tǒng)的建立及檔案管理人員素質(zhì)的提高，實(shí)現(xiàn)信息化社會(huì)下的檔案管理工作效率提高的目的。

2 辦公室檔案管理工作的重要意義分析

2.1 為有關(guān)工作的開(kāi)展奠定基礎(chǔ)

檔案記錄著企事業(yè)單位內(nèi)較為重要的記錄性資料，即便是在內(nèi)容種類(lèi)方面可能會(huì)出現(xiàn)一定程度的差異，但其重要程度是毋庸置疑的。甚至于對(duì)部分事業(yè)單位而言，檔案包含了一些機(jī)密性較強(qiáng)的文件，對(duì)企業(yè)自身的業(yè)務(wù)順利開(kāi)展與否將會(huì)產(chǎn)生極為重大的影響。由此不難看出，只有相關(guān)人員在全面認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理工作重要價(jià)值并高效有序，方可確保企事業(yè)單位順利運(yùn)轉(zhuǎn)。比如，企事業(yè)單位內(nèi)數(shù)量較多的人事檔案，其管理工作的順利開(kāi)展，也是企業(yè)今后人事聘用等流程得以順利進(jìn)行的重要保障。

2.2 資料檔案信息安全性的保障

企業(yè)內(nèi)部的部分檔案資料機(jī)密性相對(duì)較高，并非是任何人員都有權(quán)限進(jìn)行查閱，在檔案管理工作順利落實(shí)的情況下，檔案可以按照保密等級(jí)、種類(lèi)等進(jìn)行分層化的有效管理，以便各級(jí)人員能夠從自身的權(quán)限出發(fā)，以最快的速度查閱到所需的資料，在整體提高檔案管理工作效率的同時(shí)，部分機(jī)密檔案內(nèi)容的信息安全性也得到了極大的保障。

2.3 資料檔案快速查閱的保障

辦公室檔案管理工作的有效落實(shí)，能夠在有效分類(lèi)各類(lèi)檔案文件的前提下，及時(shí)發(fā)揮重要檔案資料在整個(gè)企業(yè)中的“領(lǐng)導(dǎo)”作用，以便企事業(yè)單位內(nèi)部的各個(gè)部門(mén)可以在正確的思路及工作方式的影響下，認(rèn)真落實(shí)本職工作。此外，檔案的分類(lèi)管理也是各項(xiàng)資料查閱效率提高的重要前提條件。

3 當(dāng)前辦公室檔案管理工作落實(shí)的主要問(wèn)題

3.1 信息化水平仍舊有著較大的進(jìn)步空間

現(xiàn)如今信息技術(shù)的發(fā)展使得人們?cè)谛畔⒒鐣?huì)的道路上越走越遠(yuǎn)，并且信息化技術(shù)和社會(huì)生活各個(gè)領(lǐng)域的深度結(jié)合也為進(jìn)一步提高生產(chǎn)管理效率奠定了相應(yīng)的技術(shù)保障。在這種情況下，信息技術(shù)也會(huì)不可避免的對(duì)辦公室檔案工作產(chǎn)生一定程度的沖擊，即便我國(guó)辦公室檔案管理工作在信息化程度上有了一定程度的提升，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)開(kāi)始逐漸向著數(shù)字信息化方向轉(zhuǎn)變，但實(shí)際上辦公室檔案管理工作中卻并未建立與之相對(duì)應(yīng)的檔案管理信息平臺(tái)，從而導(dǎo)致整體的檔案管理工作信息化水平程度相對(duì)有限，不但沒(méi)有完全發(fā)揮信息化技術(shù)在檔案管理工作效率提高上的作用和價(jià)值，還造成了一定程度的資源浪費(fèi)現(xiàn)象。

3.2 有關(guān)檔案管理工作的制度體系不夠健全

辦公室檔案管理工作的有效落實(shí)也需要以相關(guān)制度作為指導(dǎo)，但這恰恰是我國(guó)現(xiàn)行辦公室檔案管理工作中存在的另一個(gè)重要問(wèn)題，有關(guān)檔案管理工作制度體系的缺失使得與之相關(guān)的人員結(jié)構(gòu)配置相對(duì)不合理，繼而無(wú)法對(duì)各類(lèi)檔案做出科學(xué)有效的管理工作。之所以會(huì)出現(xiàn)這一現(xiàn)象的主要原因，也是因?yàn)槠笫聵I(yè)單位自身對(duì)于檔案管理工作忽視有關(guān)。缺乏有關(guān)制度指導(dǎo)的檔案管理工作往往會(huì)在科學(xué)性和規(guī)范性上出現(xiàn)一定的差錯(cuò)，并進(jìn)而導(dǎo)致檔案信息和內(nèi)容的準(zhǔn)確性出現(xiàn)一定程度的偏差。

3.3 檔案管理工作人員自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平不高

辦公室檔案管理工作人員作為檔案管理工作落實(shí)的一線(xiàn)人員，其自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平對(duì)于工作的有效落實(shí)也會(huì)產(chǎn)生重要的影響。就當(dāng)前的情況來(lái)看，負(fù)責(zé)辦公室檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)人員自身的素質(zhì)水平并不完全滿(mǎn)足信息化社會(huì)下的檔案管理工作要求，其中的一個(gè)重要表現(xiàn)就是工作人員自身的檔案管理意識(shí)較為薄弱?，F(xiàn)如今負(fù)責(zé)辦公室檔案管理工作的人員并非是專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，都是從其他工作崗位上轉(zhuǎn)化而來(lái)的，再加上未接受到系統(tǒng)化的檔案管理工作，并未對(duì)檔案管理工作形成應(yīng)有的認(rèn)知，從而在檔案管理意識(shí)較為薄弱的前提下，開(kāi)展相應(yīng)的檔案管理工作，很容易出現(xiàn)資料收集不整齊、管理不規(guī)范等問(wèn)題，并進(jìn)而影響到實(shí)際的工作效率。也正是因?yàn)檫@部分檔案管理工作人員尚未接受系統(tǒng)化調(diào)檔案管理工作培訓(xùn)，從而導(dǎo)致與檔案管理相關(guān)的工作技巧缺乏且尚未在工作中有效落實(shí)，使得檔案資料長(zhǎng)期處于一種堆放的狀態(tài)，并未對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的整理和規(guī)劃，導(dǎo)致檔案所具備的價(jià)值未能得到全面充分的發(fā)揮。

4 新時(shí)期有效提升辦公室檔案管理工作效率的對(duì)策

4.1 檔案管理工作的信息化建設(shè)

在當(dāng)前信息化時(shí)代快速發(fā)展的新時(shí)期背景下，企事業(yè)單位也需要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流和腳步，構(gòu)建相應(yīng)的信息化檔案管理機(jī)制，并進(jìn)一步擴(kuò)大在檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)方面的資金投入力度。要借助計(jì)算機(jī)等各類(lèi)設(shè)施對(duì)原本存在的紙質(zhì)化檔案進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)字化掃描、存儲(chǔ)，實(shí)施紙質(zhì)和電子檔案的雙重管理工作，并建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以便將企業(yè)內(nèi)所擁有的各類(lèi)檔案進(jìn)行有效的分類(lèi)和整理，且對(duì)一些重要的檔案進(jìn)行備份操作，以便有關(guān)的工作人員可以在及時(shí)登錄檔案管理系統(tǒng)的前提下，通過(guò)輸入自身的賬號(hào)和密碼及時(shí)的查閱到所需的信息，這也是辦公室檔案管理工作效率提升的一個(gè)有效方式。企事業(yè)單位可以和國(guó)內(nèi)知名的各類(lèi)軟件技術(shù)服務(wù)公司進(jìn)行合作的前提下，根據(jù)自身檔案管理的實(shí)際工作要求，定制符合本公司工作需求的帶有企業(yè)特色的檔案管理信息化系統(tǒng)，并借助這個(gè)動(dòng)態(tài)化的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)施企業(yè)內(nèi)部工作人員以及單位未來(lái)發(fā)展的動(dòng)態(tài)化管理工作，從而在有效強(qiáng)化各個(gè)部門(mén)聯(lián)系的前提下，進(jìn)一步提高整體的檔案管理工作效率。

4.2 檔案管理工作制度體的健全

辦公室檔案管理工作有效開(kāi)展的重要前提是企事業(yè)單位具備一個(gè)相對(duì)完善的辦公室檔案管理制度體系，而當(dāng)前在內(nèi)容和形式方面存在缺陷的辦公室檔案管理工作制度，使得檔案管理工作人員在檔案管理工作意識(shí)較低和不健全的檔案管理工作制度的雙重影響下，將檔案管理工作單純地視為數(shù)據(jù)資料的統(tǒng)計(jì)和存儲(chǔ)等工作，這也必然會(huì)導(dǎo)致整體的檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題，并繼而降低檔案自身的價(jià)值。在強(qiáng)化檔案管理工作制度的過(guò)程中，需要從檔案管理工作自身所具備的特殊特點(diǎn)出發(fā)，認(rèn)真收集參與到檔案管理工作人員中的意見(jiàn)和建議，針對(duì)性地對(duì)現(xiàn)行的檔案管理工作制度進(jìn)行完善和補(bǔ)充。除此之外，還需要定期反思檔案管理工作結(jié)果的過(guò)程中存在的問(wèn)題，針對(duì)制度體系做出進(jìn)一步的完善。同時(shí)，還需要建設(shè)相應(yīng)的檔案管理工作意見(jiàn)反饋機(jī)制，這對(duì)于進(jìn)一步發(fā)揮檔案管理工作人員自身的主觀能動(dòng)性和提高檔案管理工作效率而言十分重要的作用。

4.3 檔案管理人員培訓(xùn)力度的強(qiáng)化

檔案管理工作人員作為直接落實(shí)各項(xiàng)檔案管理工作的一線(xiàn)人員，其自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提升，也是檔案管理工作效率提升的一個(gè)重要前提條件。在提高檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的過(guò)程中，首先需要進(jìn)一步強(qiáng)化這部分工作人員的檔案管理意識(shí)。企事業(yè)單位內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)層需要將檔案管理意識(shí)融入到企業(yè)的文化建設(shè)之中，通過(guò)定期組織檔案管理工作人員進(jìn)行集體化的會(huì)議培訓(xùn)，幫助工作人員建立相應(yīng)的檔案管理工作意識(shí)。除此之外，在有效培訓(xùn)檔案管理工作人員有關(guān)工作技能的過(guò)程中，可以選擇以點(diǎn)帶面的方式。簡(jiǎn)單一些來(lái)說(shuō)，就是選擇辦公室檔案管理工作人員中具備較大發(fā)展?jié)摿Φ某蓡T進(jìn)行外派學(xué)習(xí)或者是集體培訓(xùn)，從而在提高這部分工作人員檔案管理工作技巧水平的前提下，在落實(shí)工作的過(guò)程中幫助其他工作人員提高自身的檔案管理工作水平。培訓(xùn)的內(nèi)容除了傳統(tǒng)的檔案管理理論知識(shí)和技巧之外，還需要包括現(xiàn)今信息化技術(shù)系統(tǒng)操作和應(yīng)急處理等內(nèi)容，從而真正意義上培養(yǎng)出具備信息化意識(shí)的檔案管理工作人員。

5 總結(jié)

檔案管理工作是各個(gè)企事業(yè)單位得以順利有效運(yùn)行的重要前提，但其中存在的信息化水平不足、人員素質(zhì)不高以及制度體系不健全等問(wèn)題，卻始終阻礙了檔案管理工作效率的進(jìn)一步提高。為此，企事業(yè)單位需要在檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)方面給予相應(yīng)的支持，并在完善有關(guān)制度和提高工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的前提下，進(jìn)一步提高信息化社會(huì)中的辦公室檔案管理工作效率。