論激活高校檔案資源的管理價值與原則

趙菁菁

(長沙學院綜合檔案室，湖南 長沙 410003)

1 引言

檔案是反映人類社會實踐活動的原始記錄，是世界文明發(fā)展到一定程度的產(chǎn)物，在社會發(fā)展歷史中發(fā)揮著特殊重要的作用.存在于檔案中的那些原始性、基礎性的信息資源，只要我們能認真地挖掘、充分地利用，就能清楚地認識人類社會生存發(fā)展的脈絡和軌跡，使這種珍貴的歷史記憶成為現(xiàn)實社會發(fā)展不可替代的寶貴財富.高等學校的檔案也是如此，高校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校、社會具有保存價值的文字、圖像等形式的記錄資料，及時歸集編檔管理，科學地予以利用，同樣能成為高校自身發(fā)展以及社會發(fā)展的寶貴財富.合理激活檔案資源，充分利用大量的原始性、基礎性檔案資源，對學校管理工作有著怎樣的價值、應遵循什么樣的原則，值得我們深入研究和思考.

2 文獻綜述

檔案學是信息科學和歷史科學的重要分支學科.檔案問題的研究一直是學術(shù)界研究的熱點.通過輸入關(guān)鍵詞發(fā)現(xiàn)，近10年來知網(wǎng)上涉及研究檔案管理問題的學術(shù)論文上萬篇，其中在權(quán)威期刊發(fā)表的論文就超過了1000篇.這些論文都是從檔案管理和提升服務質(zhì)量的視角來研究的.如：郭若涵等研究了在突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理中后現(xiàn)代檔案學理論應用問題[1]；曹玉基于現(xiàn)代社會檔案管理的責任與義務，研究了檔案管理社會責任倫理的政治、法律與道德責任類型及其普遍性、前瞻性、階段性與自律性的特點[2]；畢娟從集成模式研究了提升檔案管理與服務對策問題[3]；武志芳在分析高校人事檔案管理面臨新問題的基礎上，研究了高校人事檔案管理的改革路徑[4]；蔣冠研究了國家綜合檔案館數(shù)字檔案資源服務質(zhì)量提升問題[5];李文慶等基于現(xiàn)代信息技術(shù)，研究了實現(xiàn)高校檔案管理信息化、自動化問題[6].從高校檔案資源對管理所產(chǎn)生的價值視角來研究的文獻較少.本文試圖結(jié)合高校檔案資源的內(nèi)容和特點來分析其對高校管理的價值和原則，以彌補現(xiàn)有研究的不足.

3 激活高校檔案資源的管理價值

高校檔案記載著高校的辦學歷史、管理過程與文化資源,是高校長期發(fā)展過程中積累下來的管理經(jīng)驗與大學精神.激活檔案資源有兩層含義：一是查閱和搜集，二是利用和開發(fā).雖然高校檔案為高校過去了的歷史，但通過有效激活，實現(xiàn)其資源的再開發(fā)、再利用,對高校管理會產(chǎn)生獨特的價值.

3.1 有助于充分挖掘和合理配置高校人力資源

高校人事檔案是高校檔案中必不可少的一部分，覆蓋了高校所有在職工作人員和曾經(jīng)在校工作過的人員，包括從事基層工作的勞務人員、普通教師、專家學者和各級各類管理人員，這些人員是高校賴以生存和發(fā)展的最重要的人力資源.在高校工作的各級各類人員，多的高校有上萬人，少的也有上千人，對于各級各類管理人員來說，一般很難全面了解和掌握這些規(guī)模龐大的人力資源.通過調(diào)閱高校的人事檔案材料或電子檔案，就可充分了解這些資源.特別是對于各級各類管理人員來說，人力資源的優(yōu)化組合與合理配置是節(jié)約管理成本、提升管理效率的最重要的前提.通過與檔案管理人員配合，查閱相關(guān)人事檔案，可全面掌握所管理人員的年齡結(jié)構(gòu)、學歷結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)、職務歷史、能力狀況等各類相關(guān)情況.并通過研究，進一步利用和開發(fā)這些人力資源，進行重新組合或調(diào)配，可充分挖掘本單位人力資源，做到合理配置與利用，實現(xiàn)其人力資源的管理價值.

3.2 有助于充分挖掘和合理配置高校物力資源

高校后勤檔案也是高校檔案不可缺少的一部分，其記載著高校所有的關(guān)于房屋建筑、水電設備、綠化環(huán)境、周邊環(huán)境、道路設施、體育設施、辦公設施等基礎物力資源.而且高校的這些資源既分散又龐雜，管理人員很難全面了解和把握.通過查閱學?；A設施建設的檔案材料或電子材料，就可全面掌握這些資源，并通過進一步的研究進行開發(fā)利用，對本單位利用這些資源降低管理成本具有重要價值.如二級學院在組織學術(shù)會議時，如果不了解學校的學術(shù)報告廳資源，就有可能與其他院系發(fā)生沖突，一旦全面了解后，就可能在發(fā)生沖突時利用其他學術(shù)報告廳來解決這一問題.

3.3 有助于充分挖掘和合理配置教育教學資源

高校檔案記錄最多的應是學校的教育教學資源，這里不僅有諸如教室、實驗室等硬件資源，更多的是記錄了歷年教學狀態(tài)的軟件資源，如教務處歷年的教學計劃、課堂教學、實踐教學、歷屆學生成績、教師課堂競賽、學生學科競賽、人才培養(yǎng)方案修訂、教學改革課題申報和審批、學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)課題的申報和審批等大量的檔案.這些檔案資源是對學校所有教學狀態(tài)的反映，是學校最寶貴的教學資源和財富.對于學校分管教學工作的領(lǐng)導、二級學院院長、分管教學工作的副院長、普通教師、輔導員來說，這些資源尤其重要.通過查閱這些檔案并研究開發(fā)、利用這些資源，對管理層的教育教學管理決策、教師層的備課、輔導員有針對性實施對學生的教育引導等有著基礎性的指導價值.例如，教務處對人才培養(yǎng)方案的修訂，只有在借鑒、研究歷年的人才培養(yǎng)方案基礎上，才能結(jié)合新時代發(fā)展的要求，構(gòu)建合理有效的新人才培養(yǎng)方案.專業(yè)班級輔導員只有在通過查閱學生的檔案，充分了解學生個性或家庭背景的基礎上，才能實施有針對性的輔導和教育.

3.4 有助于充分挖掘和合理配置科學研究資源

高校不僅肩負著培養(yǎng)專業(yè)人才的教學工作任務，也擔負著開發(fā)創(chuàng)新的科研工作重任.因而會產(chǎn)生大量的科研工作檔案，尤其對于重點本科院校來說，由于擔負的科研任務多、級別高，科研工作者隊伍規(guī)模龐大，這些檔案資源更是汗牛充棟.如歷年各種級別的科研人員檔案、科研成果檔案、科研課題檔案、科研成果轉(zhuǎn)化檔案、校外科研資源檔案等.由于數(shù)量多、種類多，一般科研人員和管理者很難全面了解和把握.如果不充分了解這些資源，學校在科研管理方面、教師在申報科研課題或做課題的過程中都可能是盲目的、無知的.如果搜集歷年的科研檔案材料并加以充分利用和開發(fā)，管理者可合理配置學校科研資源，實現(xiàn)現(xiàn)有資源的有效布局和管理；科研工作者可在申報課題或做課題中，調(diào)配學校已有的相關(guān)科研力量、申報學校有優(yōu)勢的科研課題、提升科研效率完成課題任務等.如高校教師在選擇科研課題主題時，如果能結(jié)合學科在某一方面的科研優(yōu)勢，組合學校最得力的科研人員形成科研團隊，其申報成功的概率會提升很多.

4 激活高校檔案資源的原則

按照檔案管理工作相關(guān)制度要求，在激活的同時，檔案的利用、開發(fā)也應當遵守和把握好一些重要原則.

4.1 激活高校檔案資源應當堅持共享性原則

《中華人民共和國檔案法》第二條第二款對“檔案”一詞作出如下法律規(guī)范：“本法所稱檔案，是指過去和現(xiàn)在的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄.”這里從時間、空間和價值量三個維度全面概括了“檔案”的含義，從它涉及對國家和社會產(chǎn)生廣泛的價值影響來看，我們要激活檔案資源的服務功能，就應當充分注重檔案自身具備的廣泛價值，積極創(chuàng)造并提供更多的查閱、利用平臺與手段，努力實現(xiàn)其價值的廣泛共享性.

4.1.1 激活高校檔案資源功能，以檔案資源的充分性和便捷性推進廣泛的共享

就國家檔案而言，其內(nèi)容主要涉及政治、軍事、經(jīng)濟、科技、文化、社會、生態(tài)環(huán)境和宗教諸多方面.就某所高等學校，內(nèi)容就更加具體了：教職工的人事檔案、學生檔案、教學檔案、科研檔案、財務檔案、基建檔案、儀器設備檔案、圖示資料檔案、校園文化檔案、學校變遷檔案……所有這些年代不同、層次不等的大大小小的檔案資源，全都具備服務的功能，全都在“激活”的范圍之內(nèi).檔案工作者為了激活檔案服務功能，一是要保證入庫資源的全面性，要高度重視內(nèi)容的廣泛性，不應該有選擇性地眷顧與突顯，更不應該有選擇性地忽略與遺忘.二是要提高查找使用入庫資源的便捷性和可靠性，在檔案資料的接收、編排、歸類整理、查閱管理工作過程中，既要依靠結(jié)構(gòu)式管理，提高檔案的查全率、查準率；又要及時做好入庫資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，積極降低檔案出庫率，使檔案利用更加方便快捷.只有這樣，才能充分激活和發(fā)揮檔案資源廣泛的服務功能，提高檔案服務功能的共享性.在當今知識經(jīng)濟時代，激活和促進檔案資源共享具有特別重要的意義.它是伴隨著各項社會活動形成的文件，它其實就是一種資源整合，是服務創(chuàng)新的一種模式.

4.1.2 激活高校檔案資源功能，要以凸顯檔案資源的價值性來鼓勵和引導廣泛的共享

美國社會學家詹姆斯.科爾曼說過，社會發(fā)展不僅需要經(jīng)濟資本，也離不開社會資本和文化資本.而社會資本“并非某種單獨的實體，而是構(gòu)成社會機構(gòu)的各種要素組成的整體，包括信息網(wǎng)絡、權(quán)威關(guān)系”等，進而把社會資本看成是增加個人利益和解決社會問題的重要資源[7].而檔案資源其實正是一種隱性的社會資本和文化資本資源，誰能更好地、有效地激活它，它就能幫助誰更便捷進行社會交流、溝通和增強社會凝聚力.例如，普通高校在招生就業(yè)、各類人員培訓、面向社會的文化傳播這些方面，都可以加強利用學校檔案資源制作、開發(fā)并向社會輸送信息，以此滿足不同消費層次的文化教育需求，為當前社會經(jīng)濟建設發(fā)展提供信息資源，達到資源廣泛共享，同時又能提升高校自身社會形象，不斷為學校創(chuàng)造效益.

激活高校檔案資源功能，可以在不同領(lǐng)域引導、利用和互動，特別在當前信息化高速發(fā)展的時代，每個單位和部門的檔案機構(gòu)都會以檔案資源社會共享為目的、提供社會服務為宗旨，利用網(wǎng)絡技術(shù)、計算機云平臺等信息手段，讓單位內(nèi)部的檔案實體“動起來”，既及時提供自身所形成的檔案資料，讓檔案館藏資料豐富起來，又積極實現(xiàn)功能的轉(zhuǎn)換，讓檔案提供與利用資源越多的部門越能優(yōu)先獲得資源和擴大社會影響，在矛盾的對立統(tǒng)一中實現(xiàn)共享性.例如在高校各院、系中定期發(fā)布檔案利用率最高的前幾位名單，并采取措施將這些院系的專業(yè)檔案作為優(yōu)先進館的重點，把這些院系的科研成果重點推送，以此大力促進檔案更加廣泛的共享.同時還可以將檔案進行“數(shù)字化處理”，按照各自檔案機構(gòu)的不同特色，建立自己的網(wǎng)頁、網(wǎng)站等.由此滿足社會利用者不同形式、不同內(nèi)容的要求，輕松選擇網(wǎng)上下載、閱覽，方便快捷地得到自己所需內(nèi)容，從而實現(xiàn)檔案信息資源的共享利用，提高其利用價值.這實際上就是以激活檔案服務功能來實現(xiàn)資源整合和服務創(chuàng)新.

4.2 激活高校檔案資源應當堅持規(guī)范性原則

《辭?！分小皺n案”的簡潔概念為“保存起來以備查考的文件”.簡單地說，檔案活動就是一為“存”，一為“查”，但存與查是否有意義，決定于怎么“?！?、如何“備”.從本質(zhì)上說，檔案的生命線就是“?！贝娴煤茫辍皞洹币撞?，檔案只有盡可能地發(fā)揮它的服務功能才有存在的意義.而要做到保存好、完備易查，就必須具有嚴格的規(guī)范性.

檔案資料絕不是任何可隨意收集保存的文件及實物，也不是地攤文學，可任意進行描摹篡改.檔案是有價值的文獻集合，是厚重的國事國策的集合，是國家機密的集合，是人類文明成果的集合.檔案的每一段文字、每一幀照片、每一幅圖表，都是嚴肅而神圣的，是不容褻瀆和冒犯的.因此，我們在強調(diào)激活檔案資源功能的同時，必須強調(diào)檔案資源的規(guī)范性.在信息時代，各種信息每天都呈爆發(fā)式增長，高校作為信息集中交流的場所，檔案資源在深層次發(fā)展過程中，其規(guī)范性越來越重要.所以，對激活檔案資源功能的規(guī)范性應予以高度重視，應不斷將檔案資源進行有效整合，不斷推進入館信息資源有序化，不斷深化檔案資源利用的廣泛實踐，從而實現(xiàn)檔案服務功能效用的最優(yōu)化.

4.2.1 激活利用檔案資源要建立嚴格的程序

檔案作為“備查考的文件”，這個“備”就包含了檔案查閱、復制、摘錄的方式和程序.檔案利用人要“查考”何種類型的檔案、何種級別的檔案，首先必須事先向相關(guān)管理機構(gòu)提出申報，在得到正式批準后再按一定的程序完成查閱、復制工作.《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：“單位和個人持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案.”例如對學校館藏檔案進行激活利用，首先必須符合國家規(guī)定，還要報校長或主管校領(lǐng)導批準后，方可對外開放；而社會其他單位和個人需要利用檔案時，應持單位介紹信或本人身份證方可查閱.利用結(jié)束后，利用者應如實填寫《檔案利用效果登記表》.即便是備考網(wǎng)絡商務檔案，也必須按相關(guān)程序規(guī)則辦事.不符合程序、違背原則的做法是絕對不允許的.對個人在其非職務活動中形成的重要檔案材料，可以通過征集、代管等形式進行管理.特別是音頻、軟件、數(shù)據(jù)庫等很多非規(guī)范性的動態(tài)信息和電子產(chǎn)品，它們涵蓋面廣，不同類型的檔案機構(gòu)在網(wǎng)絡信息歸檔和保存中承擔不同責任，社會各組織內(nèi)部的檔案機構(gòu)是網(wǎng)絡信息歸檔和保存的基礎性業(yè)務機構(gòu)，它承擔著對與其自身有關(guān)的各類網(wǎng)絡信息進行捕獲和存檔的任務[8].若資源整合不到位、不規(guī)范的話，它的資源分布和流通都會不均衡，就不能達到信息資源的有序化，就會影響網(wǎng)絡信息服務資源共享效用的最大化.

4.2.2 激活利用檔案資源要有權(quán)責意識，遵守相關(guān)制度和紀律

查閱、復制不同種類不同級別的檔案資源，必須受到相應紀律條款的約束.能否摘抄，能否復制，能否外借，諸如此類，都必須按紀律按規(guī)定辦事.在實際工作中，檔案工作人員可能會碰到蠻不講理、越規(guī)逾矩索取檔案資源的行為，對這種行為應當嚴肅批評、堅決抵制.例如高校的黨群、行政類的黨委會議記錄和紀要，校長聯(lián)席辦公會議的會議記錄和紀要等，查閱人如果需要查閱和借閱，必須嚴格按照檔案規(guī)章規(guī)定的紀律要求辦事：不能隨意借出，更不能出現(xiàn)任意涂改；認真組織相關(guān)部門的責任人員進行不定期的學習培訓，建立健全檔案法律意識；按照國家行政主管部門發(fā)布的檔案法規(guī)文件辦事，如《檔案法實施辦法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等，保證在需要檔案資源時嚴守紀律，不隨性而為.檔案部門也要為檔案利用者創(chuàng)造條件、簡化手續(xù)，保證服務的便捷性，對檔案資料予以公布時，應認真審查并嚴格遵守國家相關(guān)規(guī)定，不得損害國家安全和利益，也不得侵犯他人的合法權(quán)益[9].

4.3 激活高校檔案資源應當遵循保密原則

一般來講，在各部門、單位檔案管理機構(gòu)的檔案資源中，都會有涉及個人隱私的、涉及單位重大利益的、涉及項目生死存亡的甚至涉及國家發(fā)展成敗的檔案資料.高校檔案在這方面主要是涉及科研成果、技術(shù)研發(fā)之類的檔案.對這些檔案資源，都有相關(guān)的嚴格的保密制度并確定了保密級別.毫無疑問，檔案查閱人需要使用這類檔案資源時，必須嚴格遵守保密規(guī)范、查閱級別和保密承諾，可以查閱的就申報查閱，不該碰的則必須保持應有的距離.在使用這些檔案資源的過程中，如果出現(xiàn)泄密造成損失，則必須及時追查，追究責任，予以嚴肅處理.所以，檔案單位對于核心檔案資源的“激活”，必須慎之又慎，必須嚴格遵守《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十四條所做出的保密檔案密級的變更和解密的規(guī)定，必須嚴格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》及其實施辦法的規(guī)定.高校還應當注意，按照規(guī)定嚴禁將檔案資料隨意向社會團體和外國組織出賣或贈送，若各級各類檔案館以及機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織為了收集、交換中國散失在國外的檔案資料，進行國際文化交流，以適應經(jīng)濟建設、科學研究和科技成果推廣等需要，則必須經(jīng)過國家檔案局或省、市、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準，才可以向國內(nèi)外相關(guān)單位和組織提供、贈送、交換檔案的復印件[10].對高校來說，實物檔案資料包括獲獎獎牌、名人字畫等.如果需要開展國際交流或展出，高校已經(jīng)畢業(yè)的學生如果出國留學需要錄取信息、學籍資料、成績信息等，都必須在將這些信息資源利用好的同時，進行細致嚴格規(guī)范管理，對相關(guān)方認真協(xié)調(diào)，根據(jù)各自需要，找準范圍，找準位置，進行有針對性的定點服務.

5 結(jié)論

總之，激活高校檔案資源功能，必須充分調(diào)動檔案資源管理方和需求方的能動作用，廣泛開發(fā)利用檔案資源，積極充分地為高校建設和發(fā)展服務.對檔案資源若不重視開發(fā)利用，只是一味地收集整理，即使汗牛充棟、價值連城，它也不會有“生命的活力”，無法為社會發(fā)展提供有力的服務.在高校建設和發(fā)展過程中，要時時客觀地記錄人們在管理、建設、教育、教學、科研等方面的發(fā)展印跡，檔案管理機構(gòu)和工作人員一定要以發(fā)展的眼光，和高校各級各類人員一道積極開發(fā)利用檔案資源，共享高校文化財富，促進高校發(fā)展和進步.

只有激活了檔案資源的管理價值，才能更好了解事物未來的發(fā)展趨勢，為清醒地謀劃未知將來提供有力證據(jù)，才能更好把握正確的發(fā)展方向.這正是激活檔案資源功能的高超境界，體現(xiàn)了激活檔案資源價值的最佳效應.

激活高校檔案，充分利用和開發(fā)檔案資源，在學校建設與管理、教育教學改革、科學研究工作中都有著十分重要的信息價值和決策價值.因此，無論是高校的領(lǐng)導層還是中層干部，或是普通教師和普通工作人員，都應當重視檔案的激活、利用和開發(fā)研究.