網(wǎng)上詢價(jià)比選采購(gòu)系統(tǒng)在高校家具采購(gòu)中的實(shí)踐

王 攀，王 妍，徐 召，南曉斌，許宏山

（南開大學(xué)實(shí)驗(yàn)室設(shè)備處，天津 300071）

0 引言

家具作為高校開展教學(xué)、科研活動(dòng)必要的、基礎(chǔ)性辦學(xué)條件越來越受到高校管理部門的重視［1-3］。我國(guó)家具市場(chǎng)因?yàn)樾袠I(yè)門檻低、市場(chǎng)集中度低、產(chǎn)品差異化程度?。?-5］等特點(diǎn)，導(dǎo)致市場(chǎng)上的家具供應(yīng)商生產(chǎn)管理水平參差不齊，提供的家具產(chǎn)品中有的存在尺寸質(zhì)量缺陷、材料缺陷、工藝結(jié)構(gòu)缺陷等［5］。高校家具管理部門如何為全校師生采購(gòu)到質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、符合需求的家具，更好完成家具采購(gòu)任務(wù)，規(guī)避采購(gòu)環(huán)節(jié)中的風(fēng)險(xiǎn)，為“雙一流”建設(shè)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，是高校家具管理部門面臨的重要工作內(nèi)容。

高校的家具采購(gòu)行為還受到本校審計(jì)、紀(jì)檢、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門的監(jiān)督和制約。國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)、國(guó)務(wù)院的相關(guān)法律法規(guī)和通知也進(jìn)一步明確了政府采購(gòu)及政務(wù)信息系統(tǒng)中的信息公開要求［6-7］，強(qiáng)調(diào)要做到采購(gòu)過程的公開、透明、可追溯。

如何為師生采購(gòu)到滿足需求的家具，同時(shí)又符合學(xué)校和國(guó)家相關(guān)部門的文件要求，達(dá)到既優(yōu)化采購(gòu)流程、提高采購(gòu)效率和資金利用率，又符合采購(gòu)內(nèi)控要求，已成為各高校家具采購(gòu)管理部門的重要研究?jī)?nèi)容。

1 目前高校家具分散采購(gòu)現(xiàn)狀及存在的問題

目前教育部直屬高校的校內(nèi)分散采購(gòu)方式主要有：

（1）自行采購(gòu)。家具需求用戶提交采購(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)家具采購(gòu)管理部門審核通過后，用戶自行尋找家具供應(yīng)商購(gòu)置的一種分散采購(gòu)方式。適用于采購(gòu)規(guī)模和采購(gòu)金額比較小的采購(gòu)行為。

（2）備案采購(gòu)。家具需求用戶自行采購(gòu)家具后，通過向家具采購(gòu)管理部門提交采購(gòu)結(jié)果、簽訂采購(gòu)合同或者資產(chǎn)建賬等形式來實(shí)現(xiàn)的“先采購(gòu)后備案”的一種分散采購(gòu)方式。

（3）網(wǎng)上競(jìng)價(jià)。家具需求用戶提出明確的家具品牌、規(guī)格、型號(hào)、技術(shù)參數(shù)等采購(gòu)需求，通過網(wǎng)上競(jìng)價(jià)平臺(tái)公開采購(gòu)需求，家具供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)限內(nèi)進(jìn)行網(wǎng)上報(bào)價(jià)，以“價(jià)格最低”原則選擇成交供應(yīng)商的一種分散采購(gòu)方式。

（4）校內(nèi)招標(biāo)采購(gòu)。對(duì)于分散采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)以下的家具采購(gòu)，高校根據(jù)本校實(shí)際情況，又劃分了學(xué)校招標(biāo)采購(gòu)限額。校內(nèi)招標(biāo)采購(gòu)是一種適用于在學(xué)校招標(biāo)限額以上、分散采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)以下并采用招標(biāo)形式購(gòu)置家具的分散采購(gòu)方式。

自行采購(gòu)和備案采購(gòu)均適用于采購(gòu)規(guī)模和采購(gòu)金額比較小的采購(gòu)行為，采購(gòu)主體為家具需求用戶。用戶需要自行細(xì)化家具需求、調(diào)研市場(chǎng)上家具供應(yīng)商資質(zhì)等內(nèi)容，用戶的工作量大、時(shí)間長(zhǎng)、活動(dòng)范圍廣。網(wǎng)上競(jìng)價(jià)僅適用于品牌、型號(hào)、規(guī)格等參數(shù)非常明確的通用標(biāo)準(zhǔn)貨物采購(gòu)。家具產(chǎn)品一般沒有通用的品牌和型號(hào)，網(wǎng)上競(jìng)價(jià)難度較大。校內(nèi)招標(biāo)僅適用于高校校定招標(biāo)限額標(biāo)準(zhǔn)以上的家具采購(gòu)，并且招標(biāo)采購(gòu)流程有嚴(yán)格的規(guī)范要求，時(shí)間長(zhǎng)、程序復(fù)雜［8-9］。

2017 年，為落實(shí)國(guó)家“放管服”的政策要求，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況將我校校內(nèi)招標(biāo)限額標(biāo)準(zhǔn)從10 萬(wàn)元提高到30 萬(wàn)元。在賦予科研人員充分自主選擇權(quán)前提下，為降低采購(gòu)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)、確保學(xué)校資金的高效利用，實(shí)驗(yàn)室設(shè)備處規(guī)定采購(gòu)總金額在10～30 萬(wàn)元的家具時(shí)需要貨比3 家（或以上）并填寫紙質(zhì)詢價(jià)單報(bào)實(shí)驗(yàn)室設(shè)備處審批，通過后再進(jìn)行采購(gòu)。紙質(zhì)單據(jù)的填寫和審批增加了師生的跑腿次數(shù)，而且目前我校是“一校三區(qū)”的辦學(xué)模式，這無形中增加了審批環(huán)節(jié)的人力、物力和時(shí)間成本。此種詢價(jià)方式范圍有限，也不夠透明，不能有效防止“私下交易”，保護(hù)學(xué)校利益。

2 家具網(wǎng)上詢價(jià)比選采購(gòu)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

網(wǎng)上競(jìng)價(jià)采購(gòu)方式具有供應(yīng)商資質(zhì)規(guī)范和采購(gòu)流程嚴(yán)謹(jǐn)?shù)忍攸c(diǎn)［10-12］，線下填寫紙質(zhì)詢價(jià)單存在操作靈活、審批時(shí)間短的特點(diǎn)。實(shí)驗(yàn)室設(shè)備處通過將兩者的優(yōu)點(diǎn)合二為一，建立了網(wǎng)上詢價(jià)比選采購(gòu)系統(tǒng)，其特點(diǎn)：①家具采購(gòu)管理部門經(jīng)過市場(chǎng)調(diào)研、考察后將一批資質(zhì)齊全、服務(wù)良好的家具供應(yīng)商納入網(wǎng)上詢價(jià)比選采購(gòu)系統(tǒng)的供應(yīng)商目錄中，以此為基礎(chǔ)成立網(wǎng)上詢價(jià)比選家具供應(yīng)商庫(kù)；②家具采購(gòu)用戶可借助網(wǎng)上詢價(jià)比選采購(gòu)系統(tǒng)在線發(fā)布總金額在10～30 萬(wàn)元的家具采購(gòu)需求；③入選家具供應(yīng)商庫(kù)的供應(yīng)商根據(jù)用戶的采購(gòu)需求提出家具設(shè)計(jì)方案、設(shè)計(jì)圖、實(shí)物圖等信息；④家具采購(gòu)用戶對(duì)供應(yīng)商提出的方案進(jìn)行比較，在綜合考量供應(yīng)商資質(zhì)、設(shè)計(jì)方案、實(shí)物信息、報(bào)價(jià)、售后服務(wù)等內(nèi)容后確定成交供應(yīng)商，而不以“價(jià)格最低”為確定成交供應(yīng)商的唯一考量依據(jù)。

3 家具網(wǎng)上詢價(jià)比選采購(gòu)系統(tǒng)及模塊建立

實(shí)驗(yàn)室設(shè)備處前期已經(jīng)建立了家具資產(chǎn)管理系統(tǒng)［13］，借助于該系統(tǒng)中的身份認(rèn)證、二級(jí)單位組織架構(gòu)、用戶信息、存放地等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和多級(jí)用戶授權(quán)等功能，實(shí)驗(yàn)室設(shè)備處將家具網(wǎng)上詢價(jià)比選系統(tǒng)與家具資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的采購(gòu)模塊相融合，從而可以實(shí)現(xiàn)詢價(jià)比選采購(gòu)申請(qǐng)及審批、比選公告編制及發(fā)布、供應(yīng)商報(bào)價(jià)、采購(gòu)用戶選標(biāo)、成交結(jié)果審核及公布等功能的網(wǎng)上辦理。網(wǎng)上詢價(jià)比選的功能模塊及流程如圖1 所示。

（1）詢價(jià)比選采購(gòu)申請(qǐng)模塊。經(jīng)過家具資產(chǎn)管理系統(tǒng)身份認(rèn)證通過的合法用戶登錄家具詢價(jià)比選采購(gòu)模塊后，在線填寫比選采購(gòu)申請(qǐng)，同時(shí)可以填寫一個(gè)自報(bào)價(jià)的供應(yīng)商信息。

用戶提交的采購(gòu)申請(qǐng)經(jīng)過所在學(xué)院（部、處）主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，流轉(zhuǎn)到家具采購(gòu)管理部門審核。

（2）比選公告編制及發(fā)布模塊。采購(gòu)申請(qǐng)通過后，家具采購(gòu)管理部門根據(jù)用戶提出的家具采購(gòu)參數(shù)按照固定文本模板編制比選公告。家具采購(gòu)管理部門將編制好的比選公告在學(xué)校網(wǎng)站進(jìn)行發(fā)布，同時(shí)設(shè)定供應(yīng)商報(bào)價(jià)時(shí)限。

圖1 家具網(wǎng)上詢價(jià)比選功能模塊及流程

（3）供應(yīng)商報(bào)價(jià)模塊。供應(yīng)商收到比選公告通知后，制定詳細(xì)的家具設(shè)計(jì)、制作、安裝方案和報(bào)價(jià)，在報(bào)價(jià)時(shí)限內(nèi)將方案上傳到系統(tǒng)。若在報(bào)價(jià)時(shí)限內(nèi)，報(bào)名供應(yīng)商數(shù)量不滿足公告要求的數(shù)量則公告自動(dòng)延期一次。公告次數(shù)超過兩次后，如報(bào)名供應(yīng)商數(shù)量依然不滿足公告要求的數(shù)量，則系統(tǒng)發(fā)出廢止公告，用戶可進(jìn)行自購(gòu)。

（4）用戶選標(biāo)模塊。供應(yīng)商報(bào)價(jià)時(shí)限結(jié)束后，家具采購(gòu)用戶可以登錄系統(tǒng)查看供應(yīng)商報(bào)價(jià)情況，并綜合對(duì)比各供應(yīng)商的資質(zhì)、設(shè)計(jì)方案、報(bào)價(jià)和售后服務(wù)等內(nèi)容，確定成交意向供應(yīng)商。如果意向供應(yīng)商為報(bào)價(jià)最低的，則系統(tǒng)自動(dòng)確定此意向供應(yīng)商為成交供應(yīng)商并對(duì)外公布；如果意向供應(yīng)商不是報(bào)價(jià)最低者，則家具采購(gòu)用戶需要在系統(tǒng)中提交意向供應(yīng)商推選理由。

（5）成交審核及結(jié)果公布模塊。家具采購(gòu)管理部門對(duì)用戶提交的意向供應(yīng)商推選理由進(jìn)行審核。審核通過的，對(duì)外公布成交信息；對(duì)于推選理由不明確或理由不充分的，家具采購(gòu)管理部門將駁回意向供應(yīng)商推選申請(qǐng)，由用戶重新選擇意向供應(yīng)商。

（6）供應(yīng)商注冊(cè)審核模塊。家具網(wǎng)上詢價(jià)比選供應(yīng)商實(shí)行注冊(cè)制管理。家具供應(yīng)商可以在網(wǎng)上詢價(jià)比選系統(tǒng)的供應(yīng)商服務(wù)平臺(tái)中申請(qǐng)注冊(cè)，審核通過的供應(yīng)商可參加家具網(wǎng)上詢價(jià)比選活動(dòng)。

4 家具網(wǎng)上詢價(jià)比選采購(gòu)系統(tǒng)建設(shè)成效

（1）將優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商納入家具供應(yīng)商庫(kù)。家具采購(gòu)的難點(diǎn)在于家具采購(gòu)用戶需要大范圍、長(zhǎng)時(shí)間尋找家具供應(yīng)商，并對(duì)家具供應(yīng)商進(jìn)行遴選。同時(shí)，用戶需要掌握家具的部分專業(yè)知識(shí)，占用用戶大量時(shí)間、精力和體力。通過建立家具網(wǎng)上詢價(jià)比選系統(tǒng)，家具供應(yīng)商的遴選工作由家具采購(gòu)用戶轉(zhuǎn)為家具采購(gòu)管理部門，專業(yè)人干專業(yè)事，在減輕用戶負(fù)擔(dān)的同時(shí)，也降低了采購(gòu)工作的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)過程中分工明確、責(zé)任清晰。

（2）建立了家具詢價(jià)比選機(jī)制。通過綜合對(duì)比供應(yīng)商提供的方案來確定成交供應(yīng)商，不以“最低報(bào)價(jià)”為成交依據(jù)?！白畹蛨?bào)價(jià)”成交機(jī)制雖能最大程度節(jié)約資金，但是不可避免會(huì)出現(xiàn)惡意壓低報(bào)價(jià)進(jìn)行圍標(biāo)的可能，擾亂供應(yīng)商之間正常競(jìng)爭(zhēng)氛圍。通過建立家具詢價(jià)機(jī)制，綜合對(duì)比供應(yīng)商的資質(zhì)、設(shè)計(jì)方案、實(shí)物信息、報(bào)價(jià)、售后服務(wù)等內(nèi)容來確定成交供應(yīng)商。引導(dǎo)供應(yīng)商客觀、真實(shí)提供報(bào)價(jià)方案，提高了采購(gòu)質(zhì)量。

（3）為家具分散采購(gòu)探索新的采購(gòu)方式。家具具有單價(jià)低、數(shù)量種類繁多、供應(yīng)商水平參差不齊等特點(diǎn)［14-15］，家具采購(gòu)面臨著采購(gòu)形式單一、采購(gòu)渠道不暢通、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)重等問題。建立的家具網(wǎng)上詢價(jià)比選采購(gòu)方式，將拓展高校家具采分散購(gòu)方式種類，為采購(gòu)者和供應(yīng)商提供公正、公開、公平的采購(gòu)平臺(tái)，也為高校家具采購(gòu)探索新的采購(gòu)方式。

5 結(jié)語(yǔ)

家具網(wǎng)上詢價(jià)比選采購(gòu)系統(tǒng)是利用信息化手段營(yíng)造服務(wù)于高校家具采購(gòu)人員和家具供應(yīng)商間的平臺(tái)。系統(tǒng)的建立使高校家具采購(gòu)人員、家具供應(yīng)商以及家具采購(gòu)管理者不受時(shí)間和空間的限制，大大提高了采購(gòu)工作效率。相比于傳統(tǒng)的家具采購(gòu)方式，網(wǎng)上詢價(jià)比選采購(gòu)方式在綜合考慮多種因素下確定成交供應(yīng)商，避免出現(xiàn)“價(jià)低質(zhì)次”的局面，而且通過引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，為高校家具采購(gòu)工作節(jié)約了采購(gòu)資金，提高了資金利用率。