高?？蒲袑嶒炇宜木S過程管理模式研究

陳曉梅，馬申嫣

（江南大學(xué)a.商學(xué)院；b.食品學(xué)院，江蘇無錫 214122）

0 引言

高校科研實驗室是高校從事人才培養(yǎng)和科學(xué)研究的重要基地，科研實驗室的運行機制和管理水平，將直接影響科研水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量。在當(dāng)今信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展、多學(xué)科知識積累和多種技術(shù)有機結(jié)合的大背景下，管理技術(shù)、計算機信息技術(shù)等新管理模式的綜合運用將逐步取代傳統(tǒng)管理模式，信息處理、管理計劃與控制能力也將迅速提高［1］，將極大地促進科研實驗室過程管理方法的推廣應(yīng)用。

1 高?？蒲袑嶒炇覂?nèi)部運行現(xiàn)狀分析

（1）內(nèi)部對經(jīng)費的分配和使用不當(dāng)。目前許多高?？蒲袑嶒炇覂?nèi)部缺少費用的初步預(yù)算，過程管理不嚴，經(jīng)費使用隨意，缺少有效的經(jīng)費使用核查機制［2］，數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析也無法與校級財務(wù)對接。內(nèi)部雖有簡帳，但僅僅是對經(jīng)費支出和用途的半模糊管理狀態(tài)，極易發(fā)生資源配置不合理，甚至產(chǎn)生資源浪費［3-4］。

高校科研實驗室作為科研創(chuàng)新的基層單位，必須嚴格落實經(jīng)費管理的每個環(huán)節(jié)，強化基層經(jīng)費管理細節(jié)，形成健全的長效經(jīng)費管理機制，創(chuàng)新管理服務(wù)方式方法，激發(fā)廣大科研人員的積極性和創(chuàng)造性［5］。

（2）高?？蒲袌F隊精神缺失。團隊精神是科研團隊的靈魂，它能增加中心的凝聚力與向心力；激發(fā)成員的歸屬感、奉獻精神和成員的積極性、主動性、創(chuàng)造性；增強成員協(xié)作意識、團隊責(zé)任感以及團隊成就感［4-5］。通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)多數(shù)團隊內(nèi)部各成員之間，缺少凝聚力，導(dǎo)致團隊成員對團隊工作認識不深刻，團隊認同感不強，團隊對于成員來說沒有吸引力［6］，工作動力不足。對團隊事務(wù)的態(tài)度上，團隊成員職責(zé)不明確［7］，部分成員由于兼有行政職務(wù)，時間和精力接近飽和狀態(tài)，無暇顧及中心團隊的工作，這些均是團隊精神缺失的具體表現(xiàn)［3，8］。

（3）社會惰化問題影響科研團隊的協(xié)作效率［3］。

社會惰化是指當(dāng)群體共同完成一件任務(wù)時，群體中的成員所付出的努力比個體在單獨情況下完成任務(wù)時付出偏少的現(xiàn)象。目前大部分高?？蒲袑嶒炇覠o法對科研團隊及其內(nèi)部成員進行績效的科學(xué)評價，更無法根據(jù)成員貢獻的大小進行合理激勵。團隊規(guī)模越大，個人努力的可衡量性越模糊，社會惰化現(xiàn)象就越嚴重。這樣就導(dǎo)致貢獻較多的成員感覺到在團隊工作中所得到的激勵遠遠小于自己付出，嚴重挫傷團隊成員的積極性，加劇團隊內(nèi)部的社會惰化現(xiàn)象，不利于團隊工作的開展。

（4）實驗室管理模式落后，信息流通滯后。傳統(tǒng)的管理方式，現(xiàn)有資源得不到充分利用，實驗儀器設(shè)備利用率低，公用儀器設(shè)備損壞嚴重，維修困難。實驗室內(nèi)部儀器設(shè)備購買、耗材領(lǐng)用等信息流通不暢，容易重復(fù)購置，實驗成本難以控制，資源配置得不到優(yōu)化。

（5）管理技術(shù)手段落后，管理觀念有待更新。當(dāng)前高?？蒲袌F隊實驗室大多采用人工管理方式，工作煩瑣，效率低下，對儀器設(shè)備、易耗品、經(jīng)費支出、子項目成本等進行常規(guī)統(tǒng)計、匯總、上報的過程，往往花費大量人力、物力，甚至無法統(tǒng)計，這種事倍功半的工作方式最終導(dǎo)致管理效益低下［5］。

2 高?？蒲袑嶒炇姨攸c分析

高校科研實驗室的研究人員主要是該研究領(lǐng)域的教師和他們培養(yǎng)的碩博研究生，研究生在導(dǎo)師的引導(dǎo)下，從半獨立到完全獨立進行科學(xué)研究，朝著各自的研究方向自主完成科研任務(wù)。研究人員承擔(dān)著不同的研究任務(wù)，如國家委托、地方委托、理論研究、應(yīng)用技術(shù)開發(fā)研究等。研究方向和研究階段的不同以及研究任務(wù)的交叉，造成了科研實驗室研究任務(wù)的復(fù)雜多樣性、研究空間的復(fù)雜性，也必然導(dǎo)致試劑耗材需求的多樣性和個性化［9］。同時高校研究生培養(yǎng)機制，造成了科研實驗室研究人員的流動性較大。近年來，隨著國家對高?？蒲型度氲牟粩嗉哟?，高校科研實驗室經(jīng)費來源越來越多元化和集中化，經(jīng)費來源渠道多，監(jiān)管機制不統(tǒng)一，形成經(jīng)費多頭分散的碎片管理模式，這就對實驗室內(nèi)部管理和增效提出了要求［10］。

3 四維過程管理模式的探究

管理思維是在長久的管理行為中衍化提煉出的有效的思維模式、思想方法。運用管理思維反哺管理決策對于管理的行為起到事半功倍的效果［11-12］?？蒲袑嶒炇夜芾硭季S應(yīng)具有全局性和精準性，只有多維思考，才能適應(yīng)科研實驗室的管理需要［13］。本文系統(tǒng)分析科研實驗室存在的問題和工作難點，基于管理者思維模式，創(chuàng)新提出了四維過程的管理模式。

所謂四維過程管理模式是以機構(gòu)、角色、業(yè)務(wù)、績效四維度組成過程網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，進行組織結(jié)構(gòu)設(shè)計和制度設(shè)計，應(yīng)用信息技術(shù)解決業(yè)務(wù)過程管理信息的傳輸、處理和反饋［14］，完成信息流、物流、資金流、工作流管理，實現(xiàn)部門精細化過程管理?？蒲袑嶒炇覐墓芾砹鞒?、審核機制、協(xié)同方式3 個方面梳理管理工作業(yè)務(wù)，確定業(yè)務(wù)過程之間的聯(lián)結(jié)方式或組合方式，以業(yè)務(wù)過程為中心，健全組織機構(gòu)，以機構(gòu)權(quán)限設(shè)定角色，以角色為業(yè)務(wù)流程搭建內(nèi)聯(lián)橋梁，完善審核機制；以項目、導(dǎo)師、學(xué)生為業(yè)務(wù)發(fā)生的基本特征，組建項目樹，團隊引領(lǐng)，課題驅(qū)動，設(shè)定業(yè)務(wù)運作方式，建立績效考核源；實行業(yè)務(wù)、財務(wù)特征識別雙唯一管理機制，規(guī)范財務(wù)報銷制度，杜絕財務(wù)孤島暗區(qū)。通過實時反饋機制，提升協(xié)同管理效率。通過學(xué)校、科研實驗室財務(wù)二級互聯(lián)，科研實驗室財務(wù)結(jié)賬內(nèi)含校級財務(wù)主要參數(shù)，為數(shù)據(jù)核查對賬提供渠道。個性化的報表設(shè)置，為經(jīng)費預(yù)算、內(nèi)部考核、成本輸出等提供依據(jù)，助推績效考核機制。

4 實踐實證

食品生物技術(shù)研究中心致力于微生物學(xué)、分子生物學(xué)、食品生物化學(xué)等學(xué)科領(lǐng)域理論與技術(shù)研究以及生物技術(shù)在食品科學(xué)領(lǐng)域的創(chuàng)新應(yīng)用。通過對中心內(nèi)部運行機制的調(diào)查與研究，結(jié)合學(xué)校項目管理、財務(wù)管理、物資領(lǐng)用、設(shè)備采購和實驗教學(xué)管理制度等，從目標、激勵、評價、信息反饋、制度等方面入手，對其內(nèi)部運行機制中存在的問題進行分析、探討，從理論上理清其運行路向，針對團隊老師、學(xué)生、實驗室、設(shè)備、物資、財務(wù)、績效、成果等離散性管理現(xiàn)狀，探索其內(nèi)在運行規(guī)律和模式，針對性地提出解決問題的建議、思路和方向。根據(jù)四維規(guī)劃設(shè)計出信息化過程管理平臺，促進中心運行機制的有效形成及功能發(fā)揮。中心四維過程管理結(jié)構(gòu)如圖1 所示。

圖1 中心四維過程管理結(jié)構(gòu)圖

（1）四維架構(gòu)運行機制。中心以機構(gòu)、角色、業(yè)務(wù)、績效四維架構(gòu)運行機制，機構(gòu)包含管理辦、財務(wù)辦、技術(shù)組、導(dǎo)師組、學(xué)生班，角色包含中心主任、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員、財務(wù)總監(jiān)、財務(wù)助理、技術(shù)審核員、菌種審核員、實驗員、實驗管理員、導(dǎo)師、學(xué)生等。業(yè)務(wù)包含統(tǒng)一采購、自主采購、零星報銷、公用庫管理等。績效方向包含校級項目、組內(nèi)項目、學(xué)生班、學(xué)生個人、學(xué)生公用物品領(lǐng)用、公共公用物品領(lǐng)用、供應(yīng)商等。機構(gòu)、角色相對獨立，靈活組配。機構(gòu)成員可以是單個或多角色、同一角色或不同角色。單個角色可以指向機構(gòu)全體成員或機構(gòu)個體成員，1 人只能屬于1 個機構(gòu)，1 人可擁有多個角色。每業(yè)務(wù)許可多個角色，各角色權(quán)限個性化選擇定制。所有業(yè)務(wù)過程由角色推動，業(yè)務(wù)特征由績效界定。審核機制、績效目標定位人員所屬機構(gòu)與角色，數(shù)據(jù)流形成績效考核源，反饋機制提升協(xié)同效率。

（2）二級項目樹動態(tài)管理。中心目前擁有23 位博士、碩士生導(dǎo)師，博士后4 人，實驗技術(shù)人員5 人，在讀博士碩士約200 人，現(xiàn)有校級及以上經(jīng)費項目100多項。根據(jù)課題研究內(nèi)容相關(guān)性，中心規(guī)劃設(shè)計校級項目、組內(nèi)項目二級項目樹，擬定組內(nèi)項目140 多項，組內(nèi)項目可含組內(nèi)子項目，以底層組內(nèi)項目課題任務(wù)為導(dǎo)向，各研究方向之間尋求階段性合作，建立導(dǎo)師負責(zé)制的學(xué)生研究團隊，通過組內(nèi)項目的遞增、組內(nèi)成員的實時痕跡調(diào)整，實現(xiàn)項目、人力資源一體化動態(tài)管理，契合科研實驗室研究任務(wù)的復(fù)雜多樣性、研究空間復(fù)雜性和人員流動性大的特點［15-16］。

（3）形成合理的統(tǒng)一采購機制。中心以需求主體為特征，界定集體采購范疇，制定試劑耗材訂購制度，將統(tǒng)一采購分為校外公共采購和校外個人采購，靈活適應(yīng)實驗需求的個性化和普遍性，厲行經(jīng)濟節(jié)約，嚴格賬物人相符，達到精細化管理的目標。

校外公共采購包括中心公用庫耗材和日常辦公耗用品集中采購，集成訂單、審核、入庫、結(jié)賬、公用品庫存，校級項目內(nèi)聯(lián)式規(guī)劃，物品周期性整體下單，分批式入庫結(jié)賬。按歸口管理實行多人發(fā)起業(yè)務(wù)，定向角色審核、驗收、入庫；設(shè)定入庫待發(fā)票節(jié)點，實現(xiàn)到貨先入庫供實驗領(lǐng)用，待發(fā)票完成后續(xù)財務(wù)流程；以庫存編碼唯一性控制公用物品選擇性入庫，有唯一屬性編碼物品則自主完成公用品入庫，無唯一屬性編碼的物品為日常辦公耗用品無須入庫。

校外個人采購用于學(xué)生個性化實驗物品的統(tǒng)一采購。實現(xiàn)學(xué)生獨立申請，責(zé)任老師合并下單采購；申請內(nèi)聯(lián)校級項目、組內(nèi)項目；實行導(dǎo)師、技術(shù)二級審核，執(zhí)行進度實時反饋；師生協(xié)同分批式到貨結(jié)賬，到貨待發(fā)票節(jié)點支持先到貨驗收使用后財務(wù)結(jié)賬；采購歷史共享查詢，實驗需求量、預(yù)計剩余量、聯(lián)系方式等特征信息為學(xué)生間溝通調(diào)劑提供方便，減少實驗物品浪費，供應(yīng)商信息、價格等特征信息為選擇、審核提供參考。

（4）規(guī)范自主采購、零星采購報銷流程。自主采購、零星采購報銷業(yè)務(wù)集流程審核、借款業(yè)務(wù)、報銷業(yè)務(wù)一體，內(nèi)聯(lián)組內(nèi)項目、校級項目，延用校級財務(wù)規(guī)范，梳理業(yè)務(wù)審核流程，踐行痕跡管理，合理化使用項目經(jīng)費，為量化考核、成本核算提供依據(jù)。自主采購實行導(dǎo)師、技術(shù)二級審核，零星報銷實行導(dǎo)師審核制，借款實行導(dǎo)師、財務(wù)二級審核。自主采購歷史共享查詢?yōu)橘Y源共享、采購決策、可行性審核提供參考，減少重復(fù)購置，資源浪費現(xiàn)象。

（5）規(guī)范公用庫管理及物品領(lǐng)用流程。公用庫管理設(shè)定物品預(yù)警值和屏蔽屬性，通過庫存物品功能數(shù)據(jù)項實現(xiàn)公用物品個性化管理，有選擇性地在學(xué)生申請領(lǐng)用時屏蔽部分數(shù)據(jù)，校外公用采購時有選擇性地對碼入庫，學(xué)生公用物品領(lǐng)用時必須通過主管審核通過才能出庫等。學(xué)生公用物品領(lǐng)用、退庫內(nèi)聯(lián)組內(nèi)項目，輔助辦公室與庫房分離的工作模式，規(guī)范化庫存管理物品入庫、領(lǐng)用及審核流程，實現(xiàn)精細化痕跡管理。

（6）完善財務(wù)控制體系。每筆業(yè)務(wù)都會獲得唯一業(yè)務(wù)編碼，內(nèi)聯(lián)組內(nèi)項目；結(jié)賬時每單包含多業(yè)務(wù)結(jié)賬，每單財務(wù)結(jié)賬時每筆校級項目支出項都會獲得唯一財務(wù)編碼，每筆業(yè)務(wù)內(nèi)聯(lián)財務(wù)編碼。業(yè)務(wù)編碼、財務(wù)編碼的唯一性嚴格避免了重復(fù)結(jié)賬現(xiàn)象發(fā)生，為經(jīng)費預(yù)算、內(nèi)部考核、成本輸出等提供依據(jù)。財務(wù)結(jié)賬與校級財務(wù)主要參數(shù)一致，為數(shù)據(jù)核查對賬提供便捷。精確定位的痕跡管理財務(wù)控制模式，解決了團隊內(nèi)部財務(wù)管理與校級財務(wù)間的鴻溝管理，杜絕了科研實驗室管理中的信息斷層和孤島現(xiàn)象，為多角度績效考核提供可靠數(shù)據(jù)源。

5 結(jié)語

食品生物技術(shù)中心運用四維過程管理模式規(guī)劃實施信息化管理平臺，通過協(xié)同管理、審核機制、績效推動，弱化了團隊內(nèi)部社會惰化現(xiàn)象，激發(fā)了團隊精神，解決了團隊內(nèi)部管理的孤島和離散性，有力支撐了中心內(nèi)部績效管理和統(tǒng)籌規(guī)劃，進一步推動了中心效益管理，促進了中心運行機制的有效形成及功能發(fā)揮，實現(xiàn)科研工作的可持續(xù)發(fā)展，對于我國同類機構(gòu)和科研實驗室的規(guī)范化運行和管理具有示范效應(yīng)和借鑒意義。