論信息系統(tǒng)項(xiàng)目中的成本管理

孫灝

（安徽廣播電視大學(xué)滁州分校 安徽 滁州 239000）

引言

為了實(shí)現(xiàn)對(duì)各分子公司用于日常生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的多套信息系統(tǒng)的統(tǒng)一監(jiān)管，進(jìn)一步提高集團(tuán)公司內(nèi)部信息共享和協(xié)同作業(yè)的能力，某大型電力集團(tuán)決定建設(shè)集中監(jiān)控管理系統(tǒng),該項(xiàng)目是集團(tuán)公司“十三五”信息化規(guī)劃的重點(diǎn)工作，建設(shè)工期一年。經(jīng)過招投標(biāo)，我公司中標(biāo)該項(xiàng)目，我被任命為項(xiàng)目經(jīng)理，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的全面管理。由于系統(tǒng)建設(shè)規(guī)模大、建設(shè)時(shí)間緊，同時(shí)公司對(duì)該項(xiàng)目的成本績(jī)效也提出了較高的要求，為了保證項(xiàng)目順利完成，我?guī)ьI(lǐng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，通過有效的項(xiàng)目管理特別是出色的成本管理，取得了可喜的成績(jī)。

項(xiàng)目成本管理在項(xiàng)目管理中占有重要的地位，項(xiàng)目成本管理就是在整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施過程中，為確保項(xiàng)目在批準(zhǔn)的預(yù)算條件下保質(zhì)保量按期完成，而對(duì)所需的各個(gè)過程進(jìn)行管理和控制。其主要目標(biāo)是確保在批準(zhǔn)的預(yù)算范圍內(nèi)完成項(xiàng)目所需的各個(gè)過程。為保證項(xiàng)目能完成預(yù)定的目標(biāo)，必須要加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目實(shí)際發(fā)生成本的控制，如果項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際成本遠(yuǎn)超出批準(zhǔn)的投資預(yù)算，就很容易造成成本失控。根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，規(guī)劃成本管理就是為規(guī)劃、管理、花費(fèi)和控制項(xiàng)目成本而制定政策、程序和文檔；估算成本是對(duì)完成項(xiàng)目活動(dòng)所需資源成本進(jìn)行近似估算；制定預(yù)算是匯總所有單個(gè)活動(dòng)或工作包的估算成本，建立一個(gè)經(jīng)批準(zhǔn)的成本基準(zhǔn)；控制成本是監(jiān)督項(xiàng)目狀態(tài)以更新項(xiàng)目預(yù)算、管理成本基準(zhǔn)變更。

1 制定科學(xué)合理的成本管理計(jì)劃

良好的開始是成功的一半，一切始于計(jì)劃。一個(gè)切合實(shí)際的計(jì)劃是做好項(xiàng)目成本管理的基礎(chǔ)。在項(xiàng)目伊始，就著手規(guī)劃項(xiàng)目的成本管理，組織召開會(huì)議，對(duì)項(xiàng)目的成本進(jìn)行分析，依據(jù)項(xiàng)目管理計(jì)劃、項(xiàng)目章程，使用公司已有的模板，形成初步的成本管理計(jì)劃。在計(jì)劃中，確定每周向相關(guān)干系人匯報(bào)項(xiàng)目成本，并規(guī)定當(dāng)CPI小于0.95時(shí)就必須采取措施來糾正成本偏差。接著，在公司管理評(píng)審會(huì)議上，按照專家建議將計(jì)量單位修改為人天，形成最終的項(xiàng)目進(jìn)度管理計(jì)劃，下發(fā)到各項(xiàng)目組。

2 采用多種形式，準(zhǔn)確估算項(xiàng)目成本

合理的成本估算是成本預(yù)算的基礎(chǔ)。我依據(jù)成本管理計(jì)劃、人力資源管理計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)等，采用三點(diǎn)估算和參數(shù)估算相結(jié)合的方法，自上而下對(duì)每個(gè)活動(dòng)進(jìn)行成本估算。首先，識(shí)別并分析成本的構(gòu)成科目，確定完成項(xiàng)目活動(dòng)需要的資源種類。例如，對(duì)于安裝數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，我得出需要的活動(dòng)資源有數(shù)據(jù)庫(kù)工程師兩名，數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器兩臺(tái)、Oracle軟件一套。其次，根據(jù)已識(shí)別出的項(xiàng)目成本構(gòu)成科目，估算每一科目的成本大小。如對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)安裝活動(dòng)，通過三點(diǎn)估算，需要4人日才能完成。而對(duì)于需要采購(gòu)的硬件設(shè)備，通過參數(shù)估算來計(jì)算成本。最后分析成本估算結(jié)果，找出各種相互替代的成本，協(xié)調(diào)各種成本之間的比例關(guān)系。例如，我安排剛畢業(yè)的大學(xué)生小李從事簡(jiǎn)單的資料收集工作，分配經(jīng)驗(yàn)豐富的張工負(fù)責(zé)軟硬件的集成工作，從而降低人員成本。最后，通過資源優(yōu)化、費(fèi)用優(yōu)化等，對(duì)各種成本進(jìn)行比例協(xié)調(diào)，形成了最終的活動(dòng)成本估算。

3 制定成本預(yù)算，預(yù)留應(yīng)急儲(chǔ)備和管理儲(chǔ)備

制定預(yù)算是將批準(zhǔn)的成本預(yù)算分配到具體的活動(dòng)中，并形成成本基準(zhǔn)的過程。我們充分考慮范圍基準(zhǔn)、進(jìn)度計(jì)劃和活動(dòng)成本估算，通過自下而上的匯總，形成項(xiàng)目的總體估算。根據(jù)我們的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合本項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)特征，我們考慮了15%的應(yīng)急儲(chǔ)備金和8%的管理儲(chǔ)備金，然后將最終的估算結(jié)果上報(bào)給公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。由于成本評(píng)估工作做得比較細(xì)、評(píng)估依據(jù)也比較充分，預(yù)算很快就被領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)了。預(yù)算被批準(zhǔn)后，我們根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃對(duì)預(yù)算進(jìn)行了分配并形成成本基準(zhǔn)，為日后的成本控制提供了依據(jù)。

4 利用掙值管理，嚴(yán)格控制項(xiàng)目成本，提高公司間接利潤(rùn)

成本控制直接與公司的利潤(rùn)掛鉤，領(lǐng)導(dǎo)高度重視。在項(xiàng)目的執(zhí)行過程中，我們利用掙值技術(shù)每周將PV（計(jì)劃值）、AC（實(shí)際值）和EV（掙值）繪制成“S曲線”，并根據(jù)PV、AC和EV及其它相關(guān)信息進(jìn)行項(xiàng)目偏差分析和趨勢(shì)分析，根據(jù)偏差情況及時(shí)采取相應(yīng)的成本控制措施。在某次中期的檢查中發(fā)現(xiàn)，項(xiàng)目的CPI和SPI都小于0.90，如果按照這樣發(fā)展，項(xiàng)目的剩余工作將會(huì)發(fā)生成本超支。我立即召集項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)議，深入分析問題發(fā)生的原因，發(fā)現(xiàn)由于實(shí)施軟件預(yù)警模塊開發(fā)的孫工與用戶溝通不全面，需求理解錯(cuò)誤，造成返工，花費(fèi)了額外的費(fèi)用，延誤了項(xiàng)目的整體進(jìn)度。通過抽調(diào)其他項(xiàng)目的有經(jīng)驗(yàn)的人員采取加班的方式，追回了進(jìn)度和成本，避免造成發(fā)生不好的情況。

5 結(jié)語(yǔ)

經(jīng)過一年的不懈努力，通過有效的項(xiàng)目管理，該集中監(jiān)控系統(tǒng)順利上線，實(shí)現(xiàn)了預(yù)期的所有功能，得到了用戶的好評(píng)。通過實(shí)施該項(xiàng)目，我獲得了一些寶貴的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)：1、必須制定科學(xué)合理的成本管理計(jì)劃；2、發(fā)現(xiàn)成本偏差一定要立即著手解決，不能拖延。但是，在本項(xiàng)目的成本管理方面，如何解決好趕工和保證項(xiàng)目質(zhì)量之間的關(guān)系，我處理的還不夠好。在今后的工作中，我會(huì)繼續(xù)加強(qiáng)項(xiàng)目管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高自身的項(xiàng)目管理水平，為信息化建設(shè)做出自己的貢獻(xiàn)。