高校資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)建設(shè)研究與思考

費(fèi)曉妍

（山東大學(xué)青島校區(qū)資產(chǎn)與實(shí)驗室管理處 山東 青島 266237）

資產(chǎn)管理信息化就是用資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)建立起所有資產(chǎn)的數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，是實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理動態(tài)化的重要舉措。2015年，財政部下發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范和加強(qiáng)行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理的指導(dǎo)意見》，提出了高校資產(chǎn)管理要依托行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，建立全面、準(zhǔn)確、細(xì)化、動態(tài)的國有資產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫[1]。2017年教育部發(fā)布的《教育部關(guān)于規(guī)范和加強(qiáng)直屬高校國有資產(chǎn)管理的若干意見》,強(qiáng)調(diào)：“高校應(yīng)統(tǒng)籌設(shè)計、整體規(guī)劃、穩(wěn)步推進(jìn)國有資產(chǎn)信息化建設(shè)，充分考慮國有資產(chǎn)監(jiān)管要求、內(nèi)部控制環(huán)節(jié)、現(xiàn)有設(shè)施資源及未來業(yè)務(wù)發(fā)展變化，持續(xù)優(yōu)化管理信息系統(tǒng)”[2]。

1 信息化建設(shè)對高校資產(chǎn)管理的意義

高校固定資產(chǎn)數(shù)量大、價值高、類別多，從資產(chǎn)購置到報廢處置需經(jīng)多個環(huán)節(jié)進(jìn)行審批。管理人員對資產(chǎn)管理的認(rèn)識不盡相同，不按流程辦事或者操作不規(guī)范的情況時有發(fā)生[3]。依托資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，規(guī)范資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程，開展資產(chǎn)管理事項網(wǎng)上審批等功能，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)動態(tài)管理、實(shí)時查詢和綜合分析，利用條形碼技術(shù)實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的實(shí)時盤點(diǎn)，有利于提高工作效率、降低管理成本，實(shí)現(xiàn)高校資產(chǎn)管理的信息化、正規(guī)化和全覆蓋。

2 目前資產(chǎn)管理信息化建設(shè)存在的問題

2.1 資源利用不充分

落實(shí)國家“放管服”要求，學(xué)校將采購權(quán)限下放至各學(xué)院。各實(shí)驗室及課題組根據(jù)自身需求對50萬以下設(shè)備均可采取自行采購方式進(jìn)行購買。由于學(xué)院和實(shí)驗室課題組之間缺乏有效的交流渠道，不可避免地會出現(xiàn)同種或同類設(shè)備重復(fù)購置的情況，導(dǎo)致資源互補(bǔ)不足，利用率不高。同時，各學(xué)院對設(shè)備采購沒有明確的管理模式，從參數(shù)論證、購置申請、發(fā)貨、驗收、使用等全過程缺乏有效監(jiān)管，造成資源浪費(fèi)，加大了學(xué)校相關(guān)部門的監(jiān)管難度。

2.2 供應(yīng)商準(zhǔn)入不全面

各學(xué)院及用戶單位提交采購申請、簽訂合同都需要對接相應(yīng)供應(yīng)商，以保證采購環(huán)節(jié)完整、有效。由于設(shè)備采購種類繁多，可選擇的供應(yīng)商也不計其數(shù)，這就導(dǎo)致很多單位采購?fù)瓿珊蠛炗喓贤瑫r無法在資產(chǎn)系統(tǒng)中找到相應(yīng)供應(yīng)商完成在線簽署，對后期入賬及報銷業(yè)務(wù)帶來不便。

2.3 與財務(wù)系統(tǒng)對接有漏洞

目前，資產(chǎn)管理服務(wù)信息系統(tǒng)未與財務(wù)預(yù)算系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對接，導(dǎo)致資產(chǎn)建賬終審時會出現(xiàn)項目已過期、經(jīng)費(fèi)不足等錯誤信息，影響入賬報銷進(jìn)度。同時，資產(chǎn)管理服務(wù)信息系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)對接的一體化程度不夠，資產(chǎn)折舊清單無法從財務(wù)系統(tǒng)直接導(dǎo)出，終審?fù)ㄟ^后若財務(wù)信息出現(xiàn)異常也無法在財務(wù)系統(tǒng)中查到相應(yīng)記錄。

2.4 資產(chǎn)標(biāo)簽信息不完善

目前，資產(chǎn)管理服務(wù)信息系統(tǒng)中設(shè)備家具等資產(chǎn)標(biāo)簽只有條形碼、名稱和編號，缺少設(shè)備入庫日期、型號、是否進(jìn)口、二維碼、使用人及責(zé)任人等信息，導(dǎo)致資產(chǎn)清查效率不高，且責(zé)任落實(shí)到人困難較大。

2.5 資產(chǎn)管理人員信息化意識淡薄

目前，高校資產(chǎn)管理隊伍主要由各單位的兼職資產(chǎn)管理員擔(dān)任，缺乏相關(guān)專業(yè)知識，綜合素質(zhì)參差不齊，在日常管理中只關(guān)注資產(chǎn)數(shù)據(jù)的記錄和存儲，不會利用資產(chǎn)系統(tǒng)對資產(chǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析匯總，資產(chǎn)管理能力不高。

3 優(yōu)化完善資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的方案與措施

3.1 增加同類資產(chǎn)提示及調(diào)劑功能

在資產(chǎn)購置環(huán)節(jié)，開放相應(yīng)權(quán)限，增加同類資產(chǎn)提示及調(diào)劑功能。根據(jù)資產(chǎn)系統(tǒng)中資產(chǎn)的名稱、價值、類別等參數(shù)，自動生成可共享、共用、調(diào)劑的儀器設(shè)備清單發(fā)布到資產(chǎn)管理服務(wù)信息平臺中，避免同類儀器設(shè)備重復(fù)購置，優(yōu)化資源配置，提高資源利用效率。

3.2 增加供應(yīng)商準(zhǔn)入功能

在資產(chǎn)購置環(huán)節(jié)，各學(xué)院及單位填寫供應(yīng)商信息處自動彈出供應(yīng)商準(zhǔn)入系統(tǒng)提示，資產(chǎn)購買人可根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)容與供應(yīng)商溝通相關(guān)信息，將供應(yīng)商匹配入網(wǎng)。在合同簽訂環(huán)節(jié)資產(chǎn)購買人簽署后增加短信推送功能，提醒供應(yīng)商完成網(wǎng)上簽署，提高合同簽訂效率，實(shí)現(xiàn)“網(wǎng)上辦、掌上辦”。

3.3 增加與財務(wù)系統(tǒng)對接模塊

增加與財務(wù)系統(tǒng)預(yù)算對接模塊，從資產(chǎn)系統(tǒng)中可了解經(jīng)費(fèi)預(yù)算情況，防止出現(xiàn)預(yù)算超支無法入庫問題。提高資產(chǎn)入賬、增減值、處置和折舊環(huán)節(jié)的對接深度，可自動導(dǎo)出折舊清單，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)和財務(wù)時時對賬功能。

3.4 完善資產(chǎn)標(biāo)簽相關(guān)信息

完善資產(chǎn)標(biāo)簽相關(guān)信息，增加資產(chǎn)入庫日期、型號、是否進(jìn)口、使用人及責(zé)任人等信息。實(shí)行“一物一碼”，增加二維碼功能，通過掃描二維碼可自動生成資產(chǎn)相關(guān)信息、監(jiān)控資產(chǎn)運(yùn)行現(xiàn)狀。

3.5 增加資產(chǎn)管理員培訓(xùn)模塊

資產(chǎn)系統(tǒng)在識別到更換單位管理員后，在新單位管理員系統(tǒng)中自動彈出資產(chǎn)管理員新手教程模塊，通過視頻鏈接及資產(chǎn)管理電子手冊說明等幫助資產(chǎn)管理員盡快熟悉各項基本業(yè)務(wù)，提高資產(chǎn)管理信息化意識，提高資產(chǎn)管理效率。

4 結(jié)語

總而言之，有針對性地根據(jù)系統(tǒng)需求對現(xiàn)有的資產(chǎn)管理服務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，可以提高資產(chǎn)利用效率，推動高校資產(chǎn)管理信息化水平不斷提升，為高校資產(chǎn)管理服務(wù)信息系統(tǒng)信息化建設(shè)提供了經(jīng)驗。