基于三態(tài)視角重新審視檔案信息化建設

錢 毅/中國人民大學信息資源管理學院

技術環(huán)境變遷已經(jīng)顯著地影響到檔案對象本身，檔案對象空間正經(jīng)歷著從“模擬態(tài)”“數(shù)字態(tài)”到“數(shù)據(jù)態(tài)”的嬗變[1]。對于檔案管理工作來說，檔案對象管理空間不同，與之匹配的技術體系、管理要求和適用規(guī)范等也迥然相異，如模擬態(tài)主管載體、數(shù)字態(tài)主管內容、數(shù)據(jù)態(tài)主管規(guī)則[2]。檔案信息化建設是“通過運用現(xiàn)代信息技術實現(xiàn)檔案信息資源的規(guī)范管理和有效共享、開發(fā)與利用”[3]，其本質是將檔案工作從模擬空間遷移到數(shù)字空間的過程。因而，技術環(huán)境變遷和檔案態(tài)別變化將深刻影響檔案信息化建設的理念、技術與策略。本文將以三態(tài)為分析視角，以檔案信息化中信息資源、標準規(guī)范與人才隊伍三種要素為典型研究對象，闡述不同檔案對象管理空間下檔案信息化建設的重心，以便推動三態(tài)視角下檔案信息化建設的迭代發(fā)展。

1 三態(tài)檔案對象分析

檔案對象管理空間是由檔案管理對象本身及其對應的技術體系、管理環(huán)境、適用規(guī)范等要素綜合而成的概念，依據(jù)各個空間的技術特點不同，可以劃分為傳統(tǒng)的模擬技術環(huán)境、基于數(shù)字信號的數(shù)字技術環(huán)境和以數(shù)據(jù)驅動為核心的數(shù)據(jù)環(huán)境。為便于敘述，分別用模擬態(tài)、數(shù)字態(tài)、數(shù)據(jù)態(tài)進行表達[4]。

三態(tài)檔案對象具有較為明顯的差異，其核心差異在于信號性質和內容語義連續(xù)性兩個方面[5]。模擬態(tài)文檔是以模擬信號（連續(xù)的物理信號）進行記錄和保存的、基于文件形式的信息記錄，如各種傳統(tǒng)的紙質文件、照片等。模擬信號是連續(xù)的人類可以直接接收識讀的信號，所采用的文件形式也是人可以識讀和理解的，因此我們說模擬態(tài)文檔具有信號與語義連續(xù)的特點。數(shù)字態(tài)文檔則是以離散的數(shù)字信號進行記錄和保存的、以文件為容器的信息記錄，如常見的電子文件、數(shù)碼照片等。數(shù)字態(tài)文檔因為仍然以文件為容器進行語義封裝，其定義、要素和構建總體還是依據(jù)人的語義理解要求來設計[6]，雖然信號離散，但是仍然具有語義連續(xù)性。數(shù)字態(tài)文檔是以數(shù)字信號進行記錄和保存的、以數(shù)據(jù)為顆粒度的信息記錄，如關系型數(shù)據(jù)庫文件、GIS數(shù)據(jù)、三維數(shù)據(jù)等。不同于模擬態(tài)文檔與數(shù)字態(tài)文檔，數(shù)據(jù)態(tài)對象多數(shù)是由數(shù)據(jù)驅動類系統(tǒng)產(chǎn)生的面向機器處理的各類形式的數(shù)據(jù)及其集合，在語義上呈現(xiàn)出離散的特點。

我們需要根據(jù)三態(tài)對象各自的特點構建相應的管理體系，從而為各自態(tài)別空間內的檔案信息化工作提供方案。模擬態(tài)以載體為管理中心，因而其管理與技術方法體系著重于控制載體所在的物理空間，維持實體有序與存貯空間安全。數(shù)字態(tài)管理重點在于維護電子檔案四性（真實性、完整性、可靠性、可用性）與長期保存等內容，以保證數(shù)字態(tài)對象的可讀性。數(shù)據(jù)態(tài)注重維護數(shù)據(jù)體的各種類型的規(guī)則及其表達形式，以求最大程度的保留語義，從而維護數(shù)據(jù)態(tài)對象的可理解性。

2 檔案信息化建設要素分析

信息化要素繁雜，總體上業(yè)界是沿襲2002年頒發(fā)的《全國檔案信息化建設實施綱要》的提法，從基礎設施、信息資源、應用系統(tǒng)、標準規(guī)范、安全保障、人才隊伍對檔案信息化建設的主要內容進行表達[7]，這六要素涵蓋了檔案信息化的主要內容，便于從總體層面研究分析檔案信息化建設內容。

2.1 基礎設施

基礎設施是檔案信息化建設的開展基礎與基本條件，主要包括網(wǎng)絡、硬件設備和基礎軟件等。良好的基礎設施能夠提供優(yōu)質的IT環(huán)境，為各種業(yè)務解決方案、應用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的運行提供有效支持。目前深入發(fā)展的云計算使得大部分檔案機構共享優(yōu)質的信息基礎設施成為可能，尤其各類IAAS、PAAS服務的逐漸成熟，使得檔案機構可以將以前需要耗費巨資建設的機房視為一種透明的、虛擬的“服務”，極大地減輕了檔案機構開展信息化的成本。

2.2 應用系統(tǒng)

應用系統(tǒng)是檔案信息資源管理、共享、開發(fā)與利用的軟件保障，從功能層面為檔案管理業(yè)務提供有力的支撐。在當前我國檔案業(yè)務標準化不足的情況下，大量檔案業(yè)務還有明顯的人因因素，這既導致通用檔案軟件研制比較困難，大量檔案軟件還需要定制開發(fā)，也導致市場上的檔案軟件質量良莠不齊。在相當長的時間內，檔案應用系統(tǒng)建設將會是制約檔案信息化水平的主要因素。

2.3 信息資源

檔案信息資源建設是檔案工作的核心與重要任務，只有建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，才能為建立方便人民群眾的利用體系奠定堅實基礎。近20年來，檔案信息資源建設其核心任務是實現(xiàn)“存量數(shù)字化、增量電子化”，未來將面向單軌制實現(xiàn)大量原生電子檔案資源的積累與管理，更多的數(shù)據(jù)態(tài)特征的電子檔案數(shù)據(jù)也將是檔案部門面臨的巨大挑戰(zhàn)。

2.4 標準規(guī)范

標準規(guī)范是檔案信息化的實施前提和重要手段，信息化環(huán)境需要大量標準規(guī)范去逐步消除業(yè)務中的人因因素。目前涉及檔案信息化的標準規(guī)范呈現(xiàn)出較為明顯的上升趨勢，其中主要的標準規(guī)范包括《數(shù)字檔案館建設指南》《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 29194-2012）、《電子文件管理系統(tǒng)建設指南》（GB/T 31914-2015）、《信息與文獻電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求第2部分：數(shù)字文件管理系統(tǒng)指南與功能要求》（GB/T 34840.2-2017）以及《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》等。

2.5 安全保障

安全保障是檔案工作的底線，對于檔案信息化建設而言，安全保障涉及軟硬件設施安全保障、安全技術保障和安全管理保障。新技術層出不窮的同時也使安全風險日益增多。如，數(shù)據(jù)泄露風險、云平臺與大數(shù)據(jù)分析平臺等集成平臺風險、信息系統(tǒng)風險等。在此背景下，檔案信息化建設應當建立體系完善的安全保障措施。

2.6 人才隊伍

合適的人才是保障檔案信息化建設順利實施的必要支撐條件。檔案信息化建設的其他要素均離不開人力支持，尤其在信息技術快速變化的背景下，沒有專業(yè)技能扎實、技術素養(yǎng)較強的檔案專業(yè)人才隊伍，就無法有效開展檔案信息化建設。

3 三態(tài)視角下檔案信息化建設新思考

模擬態(tài)主管以載體為中心的檔案資源，其核心是保障檔案載體的長期保存；數(shù)字態(tài)檔案主管以內容為中心的電子文件，其核心是保障數(shù)字文件內容的邏輯結構長期可讀；而數(shù)據(jù)態(tài)對象管理著眼于數(shù)據(jù)及其可理解性，對傳統(tǒng)檔案管理的規(guī)則、策略、方法等產(chǎn)生了更為嚴峻的沖擊。如，歸檔范圍難以確定[8]、傳統(tǒng)歸檔方法不適用[9]、電子文檔價值難以有效挖掘[10]等。三態(tài)檔案對象管理空間之間的差異已經(jīng)超越了單純載體和邏輯結構的差異，更多呈現(xiàn)出不同管理范式的差異。“現(xiàn)有規(guī)則的失效，正是尋找新規(guī)則的前奏?！盵11]因此，以三態(tài)視角重新審視既有檔案信息化建設工作具有迫切的現(xiàn)實意義。為了聚焦研究內容，本文著重考察檔案對象空間變遷對檔案信息化的突出影響，重點考察信息資源、標準規(guī)范與人才隊伍三種典型要素。

3.1 多態(tài)并存，保障不同態(tài)別檔案資源的規(guī)范完整

檔案對象管理空間的存在與發(fā)展是彼此交織、相互融合的，未來相當長一段時間內，檔案資源對象將處于多態(tài)并存的局面。信息資源建設作為檔案信息化建設的核心與重要任務，應根據(jù)三態(tài)對象各自的形成和管理特點，從不同層面開展資源的收集與管理工作，并保障檔案資源的可讀性、可用性和可理解性。

3.1.1 模擬態(tài)文檔資源建設應積極應用新技術，遵循既有管理傳統(tǒng)

對特定檔案機構而言，存量檔案多以模擬態(tài)存在，并且在未來相當長一段時期內，模擬態(tài)檔案數(shù)量仍將持續(xù)增長。由此，我們應該從兩個方面開展模擬態(tài)檔案資源建設：第一，積極利用新技術賦能模擬態(tài)文檔管理，提升模擬態(tài)文檔資源建設水平。模擬態(tài)文檔資源建設在編碼、實體管理、數(shù)字化等工作中仍存在大量的任務與問題，新技術應用能夠為高效解決這些問題提供全新的技術手段。第二，遵循已有的行之有效的標準規(guī)范、技術方法與主流管理實踐要求，保證新增模擬態(tài)檔案對象收集齊全、完整。模擬態(tài)文檔既有的管理方法、技術手段和標準規(guī)范總體比較成熟，只有一以貫之地遵守相關內容，才能有效實現(xiàn)有序化的空間管理。

3.1.2 數(shù)字態(tài)文檔資源建設重在維持背景與關聯(lián)，保障“四性”要求

數(shù)字態(tài)文檔存在邏輯結構與物理結構可分離的特點，其資源建設核心是保留數(shù)字態(tài)文檔內容的完整與質量，因而遵循真實、完整、可用、安全四性管理要求是數(shù)字態(tài)檔案資源管理的重心。實際工作中，數(shù)字態(tài)檔案資源的積累來自于數(shù)字化工作轉化與原生的電子檔案接收工作。從發(fā)展的角度看，這兩項工作都應以維護電子檔案的“正本”地位為基準，奠定機構數(shù)字轉型的堅實基礎。具體來說，通過事先構建足夠完備的歸檔范圍和元數(shù)據(jù)模板，建設具有關聯(lián)關系的數(shù)字態(tài)資源空間，最大限度地保證資源的安全與存取。

3.1.3 數(shù)據(jù)態(tài)資源建設應創(chuàng)新管理思路，重點維護語義連續(xù)性

數(shù)據(jù)態(tài)文檔資源的管理難點在于需要在全面繼承數(shù)字態(tài)管理手段的基礎上重點維護面向人的語義連續(xù)性。由于數(shù)據(jù)態(tài)以數(shù)據(jù)形式存在，在語義層面上解除了文件形式的封裝，使得模擬態(tài)以載體為主的技術方法和數(shù)字態(tài)以文件編碼類型為主的技術方法失靈。數(shù)據(jù)態(tài)資源對象除了大量數(shù)據(jù)本身以外，更重要的是需要管理用于維系數(shù)據(jù)語義關系的規(guī)則、算法、模型等相對抽象的對象類型，探索維系語義連續(xù)的新方法。因此，數(shù)據(jù)態(tài)文檔資源建設需要加強對數(shù)據(jù)體本身構成規(guī)律和特點的分析，依據(jù)數(shù)據(jù)、模型、規(guī)則、本體等的特點，創(chuàng)新資源建設思路。

3.2 整體推進，夯實三態(tài)視角下的標準規(guī)范體系

標準規(guī)范作為檔案信息化建設最基本的保障因素，對于維系信息化工作的質量和持久性具有基礎作用。我國檔案信息化標準經(jīng)歷了起步階段和快速發(fā)展階段，基本建立了完善的基礎性標準、體系化的傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化標準、初具規(guī)模的電子文件管理標準以及整體配套的檔案信息安全標準[12]。三態(tài)視角下，檔案信息化標準規(guī)范建設應依托現(xiàn)有成熟標準，與時俱進，針對不同檔案態(tài)別有針對性地進行完善。三態(tài)視角下，檔案信息化標準規(guī)范建設應依托現(xiàn)有成熟標準，與時俱進，針對不同檔案態(tài)別進行完善。

3.2.1 模擬態(tài)檔案標準總體成熟，需要補充特定的數(shù)據(jù)化標準規(guī)范

我國既有標準規(guī)范中，針對模擬態(tài)的標準規(guī)范總體成熟，覆蓋模擬態(tài)檔案對象業(yè)務處理的各個環(huán)節(jié)。當前，模擬態(tài)文檔規(guī)范研制重點主要在于提供數(shù)字化和數(shù)據(jù)化轉換標準。目前，我國數(shù)字化相關標準規(guī)范比較健全，已經(jīng)面向不同類型的載體分別出臺了不同層級的各類標準，如《縮微膠片數(shù)字化技術規(guī)范》（DA/T 43-2009）、《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31-2017）、《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 62-2017）、《紙質檔案縮微數(shù)字一體化技術規(guī)范》（DA/T 71-2018）等。數(shù)據(jù)化標準方面，目前已有文書類電子檔案、錄音錄像類電子檔案、照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案標準，以及《檔案關系型數(shù)據(jù)庫轉換為XML文件的技術規(guī)范》（DA/T 57-2014）等，未來還需要補充大量針對特定類型電子檔案的數(shù)據(jù)化標準，形成較為完善的模擬態(tài)標準規(guī)范體系。

3.2.2 完善數(shù)字態(tài)文檔管理標準規(guī)范

數(shù)字態(tài)文檔管理基本進入了答案多于問題的階段[13]，在標準規(guī)范方面，圍繞各類文件元數(shù)據(jù)方案、電子文件歸檔與電子檔案管理、電子文件系統(tǒng)功能、格式管理等已經(jīng)建立了初具規(guī)模的標準規(guī)范體系。數(shù)據(jù)態(tài)背景下，數(shù)字態(tài)文檔管理標準規(guī)范建設不僅應該補充數(shù)字資源長期保存、四性檢測、數(shù)字文件鑒定等方面的內容，還應該制定基于云、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈等新技術環(huán)境下的數(shù)字態(tài)文檔管理標準。

3.2.3 構建數(shù)據(jù)態(tài)文檔管理標準規(guī)范體系

數(shù)據(jù)態(tài)文檔管理著眼于數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)體、模型、本體、規(guī)則等，原先傳統(tǒng)歸檔范圍采用的標本式管理方法需要進行調整。相比于數(shù)字態(tài)文檔管理，數(shù)據(jù)態(tài)文檔管理旨在解決語義離散導致的可理解性的問題，因而其規(guī)范重點在于基于數(shù)據(jù)態(tài)文檔采取各類語義綜合手段[14]。而現(xiàn)有檔案管理方法幾乎很少涉及語義，未來為了實現(xiàn)數(shù)據(jù)態(tài)文檔統(tǒng)一管理，必須著眼于語義層面的標準化。

3.3 全面發(fā)展，提升檔案機構與人員的專業(yè)能力

人才隊伍作為檔案信息化建設中最能動的要素，需要具備全面管控三態(tài)檔案對象的能力，這些能力包括新技術應用能力、設備管理能力、數(shù)字資源長期保存能力以及業(yè)務指導能力等。檔案對象管理空間的演進過程也是對檔案機構與人員的專業(yè)能力水平要求遞增的過程，尤其是在數(shù)據(jù)態(tài)對象空間，檔案管理人員更要面對難以具象化的模型、規(guī)則、本體等實施檔案管理。然而，既有的檔案機構與人員的專業(yè)能力與數(shù)據(jù)態(tài)對象空間管理要求之間存在較大差距，亟需能力提升。

3.3.1 檔案機構應具備全態(tài)管理能力

三態(tài)檔案對象的存在需要檔案機構具備“模擬態(tài)—數(shù)字態(tài)—數(shù)據(jù)態(tài)”的全態(tài)管理能力。由于不同態(tài)別所需要的專業(yè)能力空間是不同的，且存在相當大的差異。模擬態(tài)管理重在維持實體的有序與存貯空間的安全，數(shù)字態(tài)文檔管理重點在于其四性保障措施和長期保存，數(shù)據(jù)態(tài)對象管控難度更大。檔案機構將長期面對這三種形態(tài)的檔案對象，因而需要具備全態(tài)的專業(yè)管控能力。

3.3.2 檔案專業(yè)人員應具備多種能力

檔案資源對象的演化和技術手段的豐富對于檔案人員的專業(yè)管控能力提出了更高的要求，檔案人員應具備對三態(tài)對象空間的專業(yè)管理能力，以應對不同態(tài)別、不同管理需求的實際情況，具備多態(tài)空間多層級的檔案資源管控能力結構。從總體上看，檔案人員專業(yè)能力要求包括空間管理能力、體系治理能力、數(shù)字賦能能力、價值創(chuàng)新能力等。空間管理能力的核心在于對各個檔案對象空間的識別和整體管控，如管理模擬態(tài)檔案對象的館庫環(huán)境、設施設備等以實現(xiàn)其實體有序與邏輯完整；通過編碼、分類、元數(shù)據(jù)抽取等保障管理對象及其內容可讀可檢。體系治理能力要求能夠通過治理營造規(guī)則空間，通過體系化的管理規(guī)則實施對檔案對象空間的有效治理，如依托ISO27000族標準或等級保護條例來指導檔案機構的整體安全管理；引入ISO16363進行旨在長期保存的可信倉儲系統(tǒng)建設等。數(shù)字賦能能力旨在運用“大智云移物”等新技術與檔案業(yè)務相結合的創(chuàng)新手段和方法。價值創(chuàng)新能力是基于各種專業(yè)能力，向特定用戶提供具有知識和決策價值的信息服務[15]。

技術環(huán)境變遷在檔案工作領域表現(xiàn)為模擬態(tài)、數(shù)字態(tài)和數(shù)據(jù)態(tài)三態(tài)檔案對象空間的轉換。檔案對象空間不同，檔案信息化工作理念、重點與策略也迥然相異。本文僅選擇檔案信息化六要素中信息資源、標準規(guī)范和人才隊伍三種典型要素進行了分析。然而，新技術的縱深發(fā)展與普遍應用勢必會顯著地影響檔案信息化整體建設，未來檔案信息化建設應通盤考慮三態(tài)視角下的六要素建設。