對機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設的探討

劉德珍

（山東省泰安市東平縣彭集街道 山東東平 271500）

隨著二十一世紀社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展和進步，網(wǎng)絡科學技術(shù)正在日新月異的向上發(fā)展，同樣就使得我們國家機關(guān)事業(yè)單位對于檔案管理的數(shù)量以及需求也逐漸增大?，F(xiàn)如今的社會，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理信息化已經(jīng)成為一種社會趨勢，是時代社會發(fā)展下的產(chǎn)物。機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理信息化建設是一項長期的工作，設計的內(nèi)容比較繁雜，注意事項也比較多，必須將各種軟件設施進行齊全的配置，才能保證機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理更加現(xiàn)代化。

機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問題

檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提高。隨著信息化檔案管理的全面推行，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的老員工主要存在幾個問題：老員工在應用網(wǎng)絡技術(shù)方面的能力比較薄弱一些，對于網(wǎng)絡技術(shù)信息平臺的一些相關(guān)知識內(nèi)容缺乏一定的系統(tǒng)地了解。除此之外，對于比較復雜的信息需求，不能夠很好地做到服務意識的轉(zhuǎn)變。這樣的情況就很容易導致信息平臺利用效率比較低下，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化和實際檔案工作管理出現(xiàn)嚴重脫節(jié)的現(xiàn)象[1]。

信息平臺的維護以及更新速度有待提高。根據(jù)調(diào)查結(jié)果顯示，現(xiàn)在我們國家很多機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理雖然具備比較完善的信息化管理系統(tǒng)，但是大部分的信息都是比較老舊的，不能及時進行更新，主要體現(xiàn)在對于新建檔案的內(nèi)容更新以及信息化管理平臺模塊設置的更新。而且如果一旦出現(xiàn)計算機系統(tǒng)或者相關(guān)信息平臺出現(xiàn)一定的問題故障，那么相關(guān)維修人員的維修速度也需要明顯提高，大部分的維修人員的工作效率都比較慢，就很容易耽誤機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的有效進行。

信息化平臺使用效率需要提高。在機關(guān)事業(yè)單位進行檔案管理信息化有兩個主要的原因：首先是通過信息化精簡檔案管理的一些復雜的環(huán)節(jié)，從而能夠有效降低行政成本。其次是通過信息化平臺的使用，可以查詢更多想要查找的相關(guān)檔案管理資料，搜索起來比較方便快捷。但是根據(jù)目前我們國家的實際情況來看，對于機關(guān)事業(yè)單位進行精心設計的檔案管理信息化平臺，相關(guān)工作人員的使用效率明顯不太高，需要進一步的加強使用率[2]。

機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設的策略

規(guī)范信息資源管理。機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員要在電子政務建設的相關(guān)文件上面，進行政務信息的整理、歸檔。這樣做的目的是能夠?qū)π畔①Y源建設做出宏觀調(diào)控，從而進一步規(guī)范信息資源管理的工作，進而形成統(tǒng)一、集中的管理制度，避免出現(xiàn)信息重疊和交叉的情況發(fā)生。機關(guān)事業(yè)單位檔案管理集中反映了實施的法規(guī)條律、人員的任職、離職情況以及歷史發(fā)展情況等等，機關(guān)事業(yè)單位的領導人員在總結(jié)經(jīng)驗、制定計劃、處理問題的過程中，都需要查找檔案管理資料。所以，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的工作人員要對信息資源進行規(guī)范管理，避免出現(xiàn)錯誤以及遺漏一些關(guān)鍵性的檔案信息。

加強信息化人才建設。機關(guān)事業(yè)單位檔案管理要不定期對檔案管理人員進行培訓，完善檔案管理工作人員的績效考核評價制度，在年終考核的時候能夠?qū)⑵浼{入到檔案管理工作之中，從而進一步激發(fā)檔案管理工作人員的工作熱情。將考核制度真正落實到具體工作中，對機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作進行科學、客觀地評價，從而為機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設創(chuàng)造一定的基礎條件。

加強信息資源安全管理。隨著網(wǎng)絡信息技術(shù)在不斷地發(fā)展以及全面普及中，不少網(wǎng)絡不法分子利用電腦黑客或者網(wǎng)絡木馬病毒進行竊取機關(guān)事業(yè)單位檔案管理資料，并且對其機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作做出一定的干擾。由于一些工作人員的錯誤操作，系統(tǒng)故障等等，也會給機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設造成一定的安全隱患。面對這樣的情況，機關(guān)事業(yè)單位在進行檔案管理信息化建設過程中，要不斷加強信息資源安全管理的工作，對于一些重要的檔案管理資料要進行備份保存，防止電腦被不法分子入侵，竊取機關(guān)事業(yè)單位中檔案管理的重要資料。機關(guān)事業(yè)單位要在計算機上面安裝防火墻等技術(shù)手段，為機關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的信息資源安全提供可靠的保障。

總而言之，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理信息化是時代發(fā)展的產(chǎn)物，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)漸漸不能社會發(fā)展的需求，逐漸被社會所淘汰。在科學技術(shù)發(fā)達的今天，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理信息化已經(jīng)具備了比較完善的管理模式，檔案管理信息化一方面彌補了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的缺陷問題，另一方面又能繼續(xù)保持著紙質(zhì)檔案管理的嚴謹性、科學性。利用計算機網(wǎng)絡平臺來對機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理進行現(xiàn)代化、信息化管理，有效提高檔案管理的時效性。