辦公室秘書工作的溝通協(xié)調(diào)與能力提升

唐 婧

（中國石油管道局工程有限公司油氣儲庫分公司 河北廊坊 065001）

協(xié)調(diào)與溝通的必要性

從溝通與協(xié)調(diào)的本質(zhì)來講，是指人與人之間或部門組織之間通過一定的媒介和渠道傳遞想要表達的思想、信息、意見以及觀點，促使二者之間加深了解，進行更好的聯(lián)動或合作。而秘書這一職務(wù)的主要作用，就是連接企業(yè)上級領(lǐng)導(dǎo)與下級相關(guān)部門，向上傳達下屬部門想要表達的思維和信息，向下傳輸上層領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)思想和戰(zhàn)略計劃目標(biāo)方案。在工作中進行溝通與協(xié)調(diào)，可以更好的促進企業(yè)內(nèi)部的運作，樹立正確的戰(zhàn)略目標(biāo)發(fā)展思想，使下屬部門更加理解、支持上層的決議。

溝通協(xié)調(diào)的技巧和要點

不同身份的定位。辦公室秘書在企業(yè)中起輔助作用，所以他們不能擅自作出決定。在處理問題時，首先要向領(lǐng)導(dǎo)請示，理清以領(lǐng)導(dǎo)為先的思想路線。同時，我們應(yīng)該尊重領(lǐng)導(dǎo)人的隱私，但要詢問他們的私生活。另外，領(lǐng)導(dǎo)每天的工作量很大，所以在匯報時，辦公室秘書一定要遵循簡潔明了的匯報邏輯，努力讓領(lǐng)導(dǎo)在最短的時間內(nèi)掌握各方面的內(nèi)容。至于同事，他們應(yīng)該盡可能采取平易近人的態(tài)度。除領(lǐng)導(dǎo)外，同事是溝通的主要群體。因此，在溝通過程中，辦公室秘書要根據(jù)工作環(huán)境和工作特點，以及同事在溝通過程中的工作狀態(tài)，慎重選擇自己的用詞。比如有些同事因為某種原因在工作中出現(xiàn)工作沖突，這時領(lǐng)導(dǎo)要低調(diào)，盡量和他平和、溫和地溝通，避免矛盾激化。辦公室秘書在下達領(lǐng)導(dǎo)指定的工作任務(wù)時，也要多輸出鼓勵性的話語，激發(fā)同事的工作積極性。

溝通要點。在向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作時，也要盡可能溫和地闡述內(nèi)容，避免因報告內(nèi)容而引發(fā)情緒問題，影響工作交接和落實。首先，辦公室秘書要理清自己和員工的關(guān)系。辦公室秘書屬于管理層的助理身份，工作人員屬于工作級別。為了使彼此共同，除了言語交流，他們還必須尊重自己的行為。辦公室秘書應(yīng)認(rèn)識到工作人員是獨立的人格?！弊鳛橐粋€管理者，他和他的員工處于情感反饋的狀態(tài)。尊重員工是一個有自己獨立人格的人，員工會對管理自己的人給予相應(yīng)的人格尊重。員工都有自己的尊嚴(yán)和價值取向。它們都是動態(tài)的主體，而不是被動地被他人安排和服從的對象。為了實現(xiàn)良好的協(xié)調(diào)與溝通，辦公室秘書需要注意員工與員工之間的情感氛圍。根據(jù)員工的不同情況，對他們進行人性化的對待，讓員工感受到企業(yè)的人文精神。

如何提升溝通與協(xié)調(diào)能力

對情感和心理上的平衡。溝通與協(xié)調(diào)是一個動態(tài)的發(fā)展過程,辦公室秘書在工作中必須要保持工作整體的節(jié)奏,要穿針引線,提出話題、引領(lǐng)話題的發(fā)展、獲取信息、傳遞信息,最后對話題進行歸納總結(jié)。而要完成這些任務(wù),辦公室秘書就必須注意對領(lǐng)導(dǎo)和員工在物理量、心理量和情感量上的平衡。語用學(xué)中將一次交流過程叫做話輪,話輪有兩種:一種是自然獲得,一般是在員工與同事交流時出現(xiàn)。比如在宣布管理層政策時,辦公室秘書在交流開始后擁有天然的首先發(fā)言的機會,在向大家進行簡短的介紹后,就要交代新的規(guī)定要求,然后進入雙方交流的階段,在交流過程中,話輪呈現(xiàn)為自然的雙方交遞,一方結(jié)束,則另一方獲得話輪,彼此闡述觀點,交換意見,這就是自然的獲得。另一種話輪的獲得則是非正常的,比如在必要情況下,辦公室秘書會打斷員工的話語,獲得話輪,這種屬于非正常獲得,非正常獲得話輪必須要注意物理量、心理量和情感量,辦公室秘書搶奪性語話標(biāo)記要盡可能使用轉(zhuǎn)折性連詞,比如“先暫停一下”或者“問題時間到”之類,因為秘書在與員工和領(lǐng)導(dǎo)交流中,主要還是承擔(dān)協(xié)調(diào)的角色,不能一味地把發(fā)言權(quán)讓給員工或者領(lǐng)導(dǎo),所以為保證工作按照預(yù)先設(shè)定的方向發(fā)展,辦公室秘書幾乎不可避免地需要打斷領(lǐng)導(dǎo)、員工或其他同事的談話,在這種情況下,就需要插入一些表示歉意的協(xié)調(diào),起到平衡心理量和情感量的作用,比如“抱歉打斷一下”“我需要做一些緊急補充,在我說完之后會給您發(fā)言時間”之類,以起到減緩搶奪員工或者領(lǐng)導(dǎo)話語所造成的不快。而同時,為了傳遞信息、保證話語質(zhì)量,辦公室秘書還要注意物理量。

自然影響力和人格魅力的培育。一是處事要公。秘書工作需要協(xié)調(diào)多方關(guān)系,牽涉面也較廣,要想做好秘書工作,要求辦公室秘書辦事要公平公道,對待協(xié)調(diào)對象要一碗水端平,一視同仁,不管好事壞事、大事小事,都不可摻雜個人的好惡,應(yīng)堅持以公正服大眾。尤其是在一些協(xié)調(diào)對象切身利益的處理上,決不能搞親疏遠近,要堅持原則,唯有如此,才可使協(xié)調(diào)對象在內(nèi)心中感到信服。二是做人要正。古語有云:“其身正,不令而行;其身不正,雖令不從?！比羰亲陨聿徽?便不能建立威信,說話辦事也沒有力度。辦公室秘書要想做到有效協(xié)調(diào)和處理員工的工作矛盾,就應(yīng)做到品行端正、樹立正氣。唯有自身光明磊落,才可在協(xié)調(diào)對象中產(chǎn)生凝聚力和號召力。秘書要發(fā)揚自己的帶頭作用,用以身作則的工作態(tài)度,給予企業(yè)成員們正確的示范和引導(dǎo)。對于上級下達的相關(guān)任務(wù)指示和任務(wù),秘書要認(rèn)真執(zhí)行,并在遵循任務(wù)核心的基礎(chǔ)上,結(jié)合企業(yè)的實際環(huán)境,因地制宜,為企業(yè)成員提供額外的、本地化的任務(wù)指示。

綜上所述，眾多企業(yè)在我國經(jīng)濟化建設(shè)水平提升的背景下，都得到了跨越性發(fā)展。企業(yè)在發(fā)展的過程中，會根據(jù)實際情況做出內(nèi)部改革或是制定新的戰(zhàn)略目標(biāo)，秘書作為企業(yè)中上下級之間的連接紐帶，需要進行有效的溝通與協(xié)調(diào)，為了企業(yè)的積極發(fā)展，必須對企業(yè)秘書工作溝通協(xié)調(diào)策略進行深入研究。