“智慧校園”背景下的高校后勤信息化建設(shè)存在的問題與對策分析

喬碩功

(中南大學(xué)后勤保障部，湖南 長沙 410083)

1 引言

信息化是當(dāng)今世界發(fā)展的大趨勢，是全球經(jīng)濟(jì)增長的核心驅(qū)動力，快速推動著經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和變革。自黨的十八大以來，信息化列為國家重要戰(zhàn)略，各行業(yè)信息化步伐不斷加快，社會整體信息化程度不斷提升。《中國互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展報(bào)告2019》指出，2018年中國數(shù)字經(jīng)濟(jì)體量為31.3萬億元，GDP占比34.8%。中國網(wǎng)民規(guī)模為8.54億人，互聯(lián)網(wǎng)普及率為61.2%。2016、2018年，教育部先后發(fā)布《教育信息化“十三五”規(guī)劃》[1]和《教育信息化2.0行動計(jì)劃》[2]，明確提出以教育信息化全面推動教育現(xiàn)代化、普遍提高信息化應(yīng)用水平和師生信息素養(yǎng)，充分利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術(shù)，構(gòu)建全方位、全過程、全天候的支撐體系，助力教育教學(xué)、管理和服務(wù)的改革發(fā)展。2019年，中共中央、國務(wù)院印發(fā)《中國教育現(xiàn)代化2035》[3]和《加快推進(jìn)教育現(xiàn)代化實(shí)施方案(2018—2022年)》[4]，明確指出加快信息化時(shí)代教育變革，將教育信息化提升為國家戰(zhàn)略規(guī)劃之一。

在此背景下，各高校不斷完善、集成和升級基礎(chǔ)IT架構(gòu)和系統(tǒng)，積極探索云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)與人工智能等新信息技術(shù)應(yīng)用，積極實(shí)施教育信息化和現(xiàn)代化戰(zhàn)略[5]，并提出“智慧校園”建設(shè)目標(biāo)[6]。后勤信息化也納入高校“智慧校園”建設(shè)，讓數(shù)據(jù)多跑路，師生少跑路，服務(wù)到師生“心坎里”，保障在師生需求“關(guān)鍵時(shí)”，助力高?！半p一流”建設(shè)和改革發(fā)展。

2 高校后勤信息化建設(shè)現(xiàn)狀

隨著信息化建設(shè)不斷推進(jìn)和新技術(shù)逐步應(yīng)用，高校后勤信息化建設(shè)大致經(jīng)歷三個階段：一是電腦和辦公軟件的普及應(yīng)用階段；二是后勤業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)階段，主要是提升工作效率和促進(jìn)管理精細(xì)化；三是“智慧校園”背景下的智慧型、服務(wù)型后勤信息化建設(shè)階段，依托互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和人工智能等信息技術(shù)，將數(shù)據(jù)中心建設(shè)列為核心建設(shè)目標(biāo)，強(qiáng)調(diào)服務(wù)中師生的感受和體驗(yàn)，提供全方位、全覆蓋信息化環(huán)境的后勤保障綜合服務(wù)平臺[7]。

在對高校后勤信息化進(jìn)行調(diào)研和收集中國教育后勤協(xié)會信息化建設(shè)專委會有關(guān)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，本文從領(lǐng)導(dǎo)組織體系等五方面分析高校后勤信息化建設(shè)的現(xiàn)狀。

2.1 領(lǐng)導(dǎo)組織體系

高校后勤部門普遍重視信息化建設(shè)，有92.7%的高校后勤部門領(lǐng)導(dǎo)任后勤信息化建設(shè)負(fù)責(zé)人，其中54.2%為后勤行政主要負(fù)責(zé)人，5.7%為分管校領(lǐng)導(dǎo)；59.1%的高校后勤設(shè)立信息化相關(guān)機(jī)構(gòu)，26.8%的高校后勤計(jì)劃成立信息化相關(guān)機(jī)構(gòu)。

2.2 制度保障與執(zhí)行

多數(shù)高校后勤部門制定了信息化發(fā)展規(guī)劃，但執(zhí)行效果有限。66.7%的高校形成了后勤信息化頂層設(shè)計(jì)方案和規(guī)劃，但近50%的受訪者認(rèn)為信息化方案和規(guī)劃未有效執(zhí)行或無實(shí)際指導(dǎo)意義，26.7%的受訪者表示會主動修訂完善頂層設(shè)計(jì)方案和規(guī)劃。

2.3 資金投入與使用

后勤信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入差異較大。年投入經(jīng)費(fèi)最高的為1 000萬以上，少的不足10萬元。在資金使用配置方面，由高到低依次是管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、信息化基礎(chǔ)平臺建設(shè)、系統(tǒng)運(yùn)維運(yùn)營和信息化培訓(xùn)。

2.4 系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用

后勤信息化系統(tǒng)依據(jù)使用場景可分為基礎(chǔ)平臺系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)和服務(wù)系統(tǒng)三類。其中，占比第一的是業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，分別是維修管理系統(tǒng)、能源管理系統(tǒng)、公寓管理系統(tǒng)、物流管理系統(tǒng)、服務(wù)監(jiān)控系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)等。占比第二的是服務(wù)系統(tǒng)，主要是信息門戶、餐飲服務(wù)、住宿服務(wù)、場館預(yù)定、呼叫系統(tǒng)等。占比第三的是基礎(chǔ)平臺，較為成熟的應(yīng)用為身份認(rèn)證和支付平臺。

2.5 數(shù)據(jù)平臺建設(shè)與數(shù)據(jù)治理

數(shù)據(jù)平臺建設(shè)和數(shù)據(jù)治理有待加強(qiáng)。后勤信息化建設(shè)中，21.3%的高校建立了統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺，20.1%的高校建設(shè)了數(shù)據(jù)處理引擎，多數(shù)高校未制訂后勤信息化數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和開展數(shù)據(jù)治理工作。有96.8%的高校后勤部門進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作，但極少聘任專業(yè)人員開展數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)挖掘工作。

3 高校后勤信息化建設(shè)中存在的問題與分析

隨著國家對信息化的重視程度提升，特別是對教育信息化的持續(xù)關(guān)注和投入，高校后勤面臨的問題更多是如何科學(xué)、可持續(xù)的進(jìn)行信息化建設(shè)，如何保證建設(shè)成果能夠滿足師生員工的需求?；谝陨险J(rèn)識和后勤信息化現(xiàn)狀，筆者歸納出高校后勤信息化建設(shè)存在以下問題：

3.1 頂層設(shè)計(jì)與規(guī)劃缺乏重視

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，高校后勤信息化建設(shè)工作中，雖制訂了相應(yīng)的頂層設(shè)計(jì)規(guī)劃，但實(shí)際執(zhí)行卻不甚理想。其原因有三：一是規(guī)劃缺乏連續(xù)性、前瞻性和系統(tǒng)性，導(dǎo)致信息的不對稱和發(fā)展的不平衡，從而令信息化建設(shè)面臨進(jìn)退維谷的局面[8]。二是規(guī)劃執(zhí)行有差距，根據(jù)當(dāng)前需求開發(fā)軟件或系統(tǒng)，已建系統(tǒng)各自獨(dú)立，信息共享不足，“信息孤島”較為普遍。三是規(guī)劃設(shè)計(jì)內(nèi)容相對空泛，操作性不強(qiáng)，不能很好指導(dǎo)實(shí)踐。

3.2 需求分析不到位

在后勤信息化建設(shè)需求調(diào)研環(huán)節(jié)，容易出現(xiàn)真實(shí)需求和調(diào)研結(jié)果出現(xiàn)偏差，導(dǎo)致建設(shè)成果與實(shí)際目標(biāo)不一致。原因有二：一是高校后勤人員習(xí)慣從自身角度提出信息化建設(shè)的想法、目標(biāo)以及愿景，而缺乏對業(yè)務(wù)需求、功能需求、性能需求的專業(yè)認(rèn)知。二是系統(tǒng)開發(fā)團(tuán)隊(duì)因缺乏實(shí)際后勤管理工作經(jīng)驗(yàn)和實(shí)踐，對總體需求的刻畫容易產(chǎn)生偏差。

3.3 設(shè)計(jì)導(dǎo)向偏重于業(yè)務(wù)管理

后勤信息化建設(shè)更多關(guān)注內(nèi)部機(jī)制的完善，以提升后勤標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化管理為主要目標(biāo)[9]。思維停留在傳統(tǒng)后勤部門的行政管理層面，以優(yōu)化管理流程和管理者視角去設(shè)計(jì)開發(fā)系統(tǒng)，很少能構(gòu)建服務(wù)對象的用戶畫像(User Persona)，在UI、交互和產(chǎn)品設(shè)計(jì)中未充分考慮用戶體驗(yàn)，師生在使用中對應(yīng)用系統(tǒng)滿意度和認(rèn)同感不高。

3.4 缺乏后勤基層員工支持

很多高校認(rèn)為后勤信息化建設(shè)的難點(diǎn)之一是后勤基層員工態(tài)度消極，對信息化系統(tǒng)有抵制情緒[10]。原因有三：一是部分系統(tǒng)管理操作過于復(fù)雜，交互性、穩(wěn)定性欠缺；二是部分系統(tǒng)因UI而犧牲實(shí)用性和易用性；三是忽略了不同高校之間的應(yīng)用場景差異。后勤基層員工在使用系統(tǒng)時(shí)，不僅沒有提升工作效率，反而增加了額外工作量。

3.5 對信息專業(yè)人才認(rèn)知存在誤區(qū)

許多文獻(xiàn)提出信息化專業(yè)人才缺乏制約了高校后勤信息化建設(shè)的發(fā)展，高校后勤很難吸引和留住專業(yè)信息化技術(shù)人才[11]。在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，IT行業(yè)內(nèi)分工高度細(xì)化，技術(shù)迭代速度也不斷加快。后勤部門建立一支負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)、開發(fā)、測試和運(yùn)維全過程信息化團(tuán)隊(duì)，成本過于高昂且不實(shí)際。因此，高校后勤面臨的問題不僅僅是缺乏信息化專業(yè)人才，更重要的是識別哪些IT崗位或分工是后勤部門所需，從而找到后勤部門信息化建設(shè)的“關(guān)鍵人物”。

3.6 資金安排和配置缺乏科學(xué)性

缺乏資金持續(xù)投入是制約后勤信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素之一。經(jīng)調(diào)研和分析，發(fā)現(xiàn)很多高校后勤信息化建設(shè)資金配置缺乏科學(xué)性：一是資金多用于硬件設(shè)備的購置，少部分用于軟件系統(tǒng)的開發(fā)；二是沒有將資金聚焦在能快速體現(xiàn)后勤信息化成果的關(guān)鍵項(xiàng)目，缺乏亮點(diǎn)和顯示度；三是資金投入忽視對已有項(xiàng)目的升級和維護(hù)。因此形成新建項(xiàng)目一時(shí)難以顯現(xiàn)成果、已建項(xiàng)目又難滿足需求的尷尬局面，決策層很難評估后勤信息化持續(xù)投入的價(jià)值。

4 高校后勤信息化建設(shè)的對策

4.1 強(qiáng)化信息化頂層設(shè)計(jì)與規(guī)劃

高校后勤工作涉及師生日常學(xué)習(xí)、工作、生活的方方面面，信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性強(qiáng)、復(fù)雜度高、建設(shè)周期長的系統(tǒng)性工程，進(jìn)行科學(xué)的后勤信息化建設(shè)層頂設(shè)計(jì)、編制切實(shí)可行的信息化建設(shè)中長期規(guī)劃尤為重要[12]。后勤信息化頂層設(shè)計(jì)應(yīng)包含以下方面：一是需求分析。通過建設(shè)目標(biāo)分析、工作調(diào)研分析、現(xiàn)狀分析、師生需求分析等，梳理出后勤信息化建設(shè)需求；二是總體設(shè)計(jì)。通過調(diào)研確定信息化建設(shè)的基本原則、建設(shè)目標(biāo)等內(nèi)容，確定重點(diǎn)建設(shè)內(nèi)容，提出建設(shè)總體架構(gòu)；三是架構(gòu)設(shè)計(jì)。包括業(yè)務(wù)架構(gòu)、數(shù)據(jù)架構(gòu)、應(yīng)用架構(gòu)、基礎(chǔ)設(shè)施架構(gòu)、安全體系等；四是實(shí)施路徑設(shè)計(jì)。明確建設(shè)的先后順序、實(shí)施周期、資金預(yù)算、實(shí)施階段計(jì)劃和風(fēng)險(xiǎn)保障措施。

4.2 重視需求分析調(diào)研

需求分析是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，決定信息化的總體設(shè)計(jì)和整體架構(gòu)，因此需求分析一定要具體而詳實(shí)，應(yīng)包括以下內(nèi)容：目標(biāo)分析、用戶分析、業(yè)務(wù)需求分析、系統(tǒng)功能需求分析、信息資源需求分析、信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同需求分析、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)需求分析、性能需求分析、安全需求分析、接口需求分析等。

4.3 確立需求驅(qū)動的設(shè)計(jì)導(dǎo)向

建設(shè)智慧校園背景下的后勤信息化系統(tǒng)的根本目的在于改變傳統(tǒng)意義上師生與后勤保障服務(wù)的交互方式[13]，實(shí)現(xiàn)以人為本的個性化創(chuàng)新服務(wù)。因此，后勤信息化建設(shè)必須確立以服務(wù)對象需求驅(qū)動的設(shè)計(jì)導(dǎo)向。一是有效提升用戶體驗(yàn)，在UI、交互和應(yīng)用流程中不斷契合師生的感受與需求，提升師生滿意度和獲得感；二是應(yīng)用云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建服務(wù)對象的用戶畫像，聚類不同群體的精準(zhǔn)需求，真正實(shí)現(xiàn)以人為本的個性化創(chuàng)新服務(wù)；三是充分考慮后勤基層員工的能力水平和訴求，充分考慮系統(tǒng)的實(shí)用性和易用性，讓后勤基層員工實(shí)在感受到信息化對后勤服務(wù)質(zhì)量提升的促進(jìn)作用。

4.4 搭建數(shù)據(jù)收集和治理平臺

隨著后勤信息化的發(fā)展，信息系統(tǒng)也越來越復(fù)雜，數(shù)據(jù)越來越多，大量數(shù)據(jù)沒有進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和挖掘，且不同系統(tǒng)數(shù)據(jù)因數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和結(jié)構(gòu)不同難以實(shí)現(xiàn)信息共享。因此，數(shù)據(jù)收集和治理平臺是后勤信息化建設(shè)的瓶頸環(huán)節(jié)。平臺建設(shè)包括數(shù)據(jù)采集、治理、存儲、管理，數(shù)據(jù)資源目錄，數(shù)據(jù)交換接口，數(shù)據(jù)分析、挖掘與可視化，數(shù)據(jù)運(yùn)行監(jiān)控和決策支撐等內(nèi)容組成[14]。一是實(shí)現(xiàn)一數(shù)一源和伴隨式數(shù)據(jù)采集；二是通過數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)管理、元數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)模型管理，提升數(shù)據(jù)質(zhì)量，有效實(shí)施數(shù)據(jù)分布規(guī)劃和數(shù)據(jù)治理；三是制定數(shù)據(jù)資源目錄和數(shù)據(jù)交換接口，實(shí)現(xiàn)后勤系統(tǒng)與學(xué)校平臺數(shù)據(jù)共享與交換；四是融合大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)施數(shù)據(jù)分析和挖掘，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)深層價(jià)值應(yīng)用，及時(shí)調(diào)整和升級服務(wù)管理；五是應(yīng)用可視化技術(shù)，建立后勤數(shù)據(jù)運(yùn)行監(jiān)控和決策支撐平臺，及時(shí)了解后勤運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，輔助管理者做出決策，提升后勤治理能力和師生滿意度。

4.5 建立人崗相適的信息化團(tuán)隊(duì)

明晰后勤信息化團(tuán)隊(duì)的定位和作用是引進(jìn)培養(yǎng)人崗相適專業(yè)人才隊(duì)伍的前提。因后勤部門職責(zé)所限，存量人員難以獨(dú)立完成設(shè)計(jì)、開發(fā)、測試和運(yùn)維。參照IT行業(yè)常見崗位設(shè)置，后勤部門應(yīng)設(shè)以下崗位：一是“產(chǎn)品經(jīng)理”，具備IT行業(yè)知識和后勤工作經(jīng)驗(yàn)，了解師生和后勤部門信息化需求和目標(biāo)，能夠擬訂后勤信息化規(guī)劃和頂層設(shè)計(jì)，能與開發(fā)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行有效溝通；二是“運(yùn)維工程師”，負(fù)責(zé)系統(tǒng)日常管理和維護(hù)；三是“數(shù)據(jù)分析師”，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)分析和挖掘，發(fā)揮數(shù)據(jù)驅(qū)動的核心引擎作用。

4.6 科學(xué)配置信息化建設(shè)資金

在信息化建設(shè)規(guī)劃階段，要制定科學(xué)的預(yù)算和風(fēng)險(xiǎn)保障措施，合理安排信息化建設(shè)資金。一是在技術(shù)資源不足的條件下，宜分配適當(dāng)資金聘請專業(yè)團(tuán)隊(duì)定制后勤信息化頂層設(shè)計(jì)方案和中長期規(guī)劃，可提升后勤信息化建設(shè)的效果，降低建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)。二是重視已有項(xiàng)目的升級和維護(hù)，分配資金用于已有系統(tǒng)的運(yùn)維和二次開發(fā)。三是優(yōu)先投入能讓后勤服務(wù)產(chǎn)生良好示范和形成品牌的項(xiàng)目，形成良性循環(huán)。四是充分利用學(xué)校已有的信息基礎(chǔ)設(shè)施和平臺，或應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)，根據(jù)實(shí)際需求選擇IaaS、PaaS或SaaS服務(wù)，合理降低信息化建設(shè)成本。

5 結(jié)語

隨著國家政策的支持和移動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)和人工智能等新技術(shù)的廣泛應(yīng)用，高校后勤信息化建設(shè)迎來了前所未有的良好機(jī)遇，期待形成頂層設(shè)計(jì)科學(xué)、實(shí)施操作有序、服務(wù)保障高效、師生員工滿意、系統(tǒng)成效明顯的良好局面，助力智慧后勤、智慧校園的建設(shè)。