淺析檔案管理電子化應(yīng)用

李文峰

【摘? 要】傳統(tǒng)的檔案管理效率較低，對檔案的分析與整理不夠，不利于發(fā)展。隨著時代的發(fā)展，信息及電子技術(shù)被迅速應(yīng)用到檔案管理中。由此，電子檔案應(yīng)運而生。由于電子檔案具有機讀性、數(shù)字化性、信息存儲量大、占有空間小等特點，從而賦予了檔案工作新的特征和內(nèi)涵。

【關(guān)鍵詞】檔案;管理;電子化;應(yīng)用

一、電子檔案概述

電子檔案主要以數(shù)字編碼的方式將信息存儲于磁盤、磁帶和光介質(zhì)之中，同時，計算機能夠準確識別并科學(xué)處理電子檔案中的信息，該信息以數(shù)字代碼序列完成網(wǎng)絡(luò)傳輸。如信息準確地記錄于存儲載體后，則成為數(shù)字化信息，并具有較強的機讀性特征，存儲信息的數(shù)量較大，信息內(nèi)容尤為豐富。

二、電子檔案管理的特點

電子檔案管理模式的優(yōu)點如下所述：其一，管理便捷。電子檔案經(jīng)壓縮技術(shù)處理后，數(shù)據(jù)信息占用的空間較小，便于保存。其二，數(shù)據(jù)信息傳輸速率快。電子檔案的數(shù)據(jù)信息傳輸速率較快，便于查閱與調(diào)用。正是因為電子檔案管理模式的這些優(yōu)點，使其受到企業(yè)的高度重視。但需要注意的是，電子檔案管理模式也存在一定的缺陷。隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速普及，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也越來越復(fù)雜，電子檔案中的數(shù)據(jù)信息極易因黑客攻擊或病毒侵襲而泄露。一旦數(shù)據(jù)信息泄露，就會給企業(yè)造成無法預(yù)估的損失。另外，電子檔案的加密程度直接決定了數(shù)據(jù)信息的安全程度。由于技術(shù)方面的限制，增加了數(shù)據(jù)信息的安全隱患。

三、檔案管理電子化應(yīng)用中注意的問題

（一）電子檔案的安全性問題

檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲介質(zhì)對信息安全因素的影響。電子檔案通常以移動硬盤、光盤為載體，這類載體成分比較復(fù)雜，性能有時不穩(wěn)定。而且對環(huán)境溫度、濕度、防機械損傷等條件要求較高，易損壞變質(zhì)，保存年限存在不確定性。傳輸安全性也就是網(wǎng)絡(luò)安全性，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使電子檔案在更大的范圍內(nèi)得到共享，同時，無孔不入的網(wǎng)絡(luò)黑客和防不勝防的計算機病毒也給電子檔案的管理帶來巨大的安全隱患。除此之外，電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。

（二）紙質(zhì)檔案的處理問題

在多年的管理過程中形成各類紙質(zhì)檔案是最原始、最直接、最真實、最權(quán)威的記錄和依據(jù)，是彌足珍貴的資源。然而電子檔案的產(chǎn)生并非是紙質(zhì)檔案的消亡之日。不可能全面拋棄傳統(tǒng)檔案的運行方式，因此絕對不可忽視傳統(tǒng)檔案工作的統(tǒng)籌安排，需要盡快實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。使電子檔案和紙質(zhì)檔案盡快接軌。

（三）辦公自動化與電子檔案管理無縫結(jié)合問題

在科技高速發(fā)展的今天，辦公自動化逐步占主導(dǎo)地位，每天處理的公文數(shù)量急劇增加，雖然電子文件有逐漸替代紙質(zhì)文件的趨勢，但在現(xiàn)階段，文件的歸檔依然以紙質(zhì)文件為主。由于設(shè)計和開發(fā)人員手段不統(tǒng)一，使得電子檔案系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)不能無縫結(jié)合，電子文件歸檔相對滯后，即使歸檔后文件的準確性也無法保證。

（四）電子檔案管理工作人員知識結(jié)構(gòu)的問題

目前多數(shù)檔案管理工作人員知識結(jié)構(gòu)及知識更新速度跟不上科技的發(fā)展，面對新的需要顯得難以適應(yīng)、無所適從。電子檔案管理工作已成為一門集計算機科學(xué)與檔案學(xué)于一體的綜合性的學(xué)科。電子檔案管理人員除了要掌握檔案管理專業(yè)知識，還要不斷提高現(xiàn)代化管理技能，同時還要掌握其他相關(guān)學(xué)科的知識，這樣才能適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化需要，才能從根本上保證在電子時代人類活動的真實記錄得以長期保存。

四、檔案管理電子化應(yīng)用措施

（一）電子檔案的存儲及保管

電子檔案的存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性，存儲介質(zhì)易受磁場、溫度、濕度、物理損環(huán)等因素影響，必須建造專用庫房、檔案柜存放電子檔案，配備專業(yè)電子檔案機房和較高的安全性的電腦設(shè)備。保持良好的溫度和濕度，并能滿足避光、防塵、防蟲、以及防機械磨損和強烈震動等條件。同時做好電子檔案數(shù)據(jù)備份恢復(fù)工作。備份技術(shù)是一種安全策略，是確保電子檔案信息安全的一個非常重要的技術(shù)手段。

（二）加強網(wǎng)絡(luò)的安全管理

隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速普及，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也越來越復(fù)雜，電子檔案中的數(shù)據(jù)信息極易因黑客攻擊或病毒侵襲而泄露。一旦數(shù)據(jù)信息泄露，就會給單位造成無法預(yù)估的損失。另外，電子檔案的加密程度直接決定了數(shù)據(jù)信息的安全程度。通過驗證用戶信息、輸入調(diào)閱口令和限制訪問、閱讀權(quán)限。安裝先進的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對電子檔案的惡意破壞和篡改。積極采用密匙管理、數(shù)字式簽名等先進技術(shù)手段，保證電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)的正常運行。同部門、不同人員的查閱權(quán)限，并對所利用的電子檔案進行全程監(jiān)控并自動記錄，防止電子檔案被篡改而造成不可挽回的損失。

（三）對文件進行安全監(jiān)控

在一般電腦系統(tǒng)中，文件內(nèi)容若有任何改變，電腦并不會加以記錄，因此更改文件的動作會不留痕跡，這使得事件發(fā)生后，追查毫無線索。因此要讓電腦詳細記錄在存取電子文件時候留下的所有異動記錄。

（四）完成對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化

紙質(zhì)檔案電子化可以改善檔案管理工作，才能盡快適應(yīng)信息時代的要求。因此需要盡快將現(xiàn)有紙質(zhì)檔案通過掃描實現(xiàn)原文件數(shù)字化，建立文件目錄和掃描后的電子文檔一一對應(yīng)關(guān)系。

（五）辦公自動化系統(tǒng)和電子檔案無縫集成的開發(fā)工作應(yīng)用

使電子文件能及時歸檔，增強文件利用的時效性。要嚴把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動態(tài)管理，也即做好電子檔案的更改補充工作，實行動態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。

（六）提高檔案工作人員綜合素質(zhì)

隨著信息化的發(fā)展，對檔案管理工作人員的要求也越來越高，要樹立檔案工作者的風(fēng)險意識，提高政治素質(zhì)、職業(yè)道德水平，強化保密意識、加強對密碼、口令、機房安全管理及應(yīng)用軟件、數(shù)據(jù)庫管理的維護工作，系統(tǒng)掌握現(xiàn)代管理知識和檔案專業(yè)知識，努力優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)信息時代檔案工作的需要。

結(jié)束語

電子檔案的出現(xiàn)，給傳統(tǒng)檔案工作帶來了諸多的挑戰(zhàn)，但電子檔案的應(yīng)用也是勢在必行，大數(shù)據(jù)和信息化時代已經(jīng)成為主流發(fā)展趨勢，檔案工作要適應(yīng)不斷更新技術(shù)革命的挑戰(zhàn)，必須盡快加強對電子檔案管理應(yīng)用和探索，掌握現(xiàn)代化管理的有關(guān)知識和技術(shù)，以適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展要求。