信息化時(shí)代加強(qiáng)人事檔案管理的幾點(diǎn)思考

廖青松

【摘? 要】在信息化時(shí)代背景下，廣大企事業(yè)單位的人事檔案管理工作應(yīng)符合時(shí)代發(fā)展的要求，主動(dòng)積極開(kāi)展符合自身特色的人事檔案管理的信息化建設(shè)工作。結(jié)合自身從事高校畢業(yè)生的人事檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，多角度分析了信息化時(shí)代背景下的高校畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問(wèn)題，并有針對(duì)性探討了如何有效創(chuàng)新開(kāi)展人事檔案管理信息化建設(shè)措施，希望對(duì)于全面提升高校畢業(yè)生的人事檔案檔案管理水平有所幫助。

【關(guān)鍵詞】人事檔案;檔案管理;信息化建設(shè);管理措施

1 引言

在信息化時(shí)代背景下，信息技術(shù)融入到檔案管理則是必然發(fā)展趨勢(shì)，各種電子政府、電子商務(wù)、電子管理等正在越來(lái)越多出現(xiàn)在單位的各種管理中，也是很多單位所采用的新型管理模式，符合單位的可持續(xù)化發(fā)展理念，也能全面提升單位的整體工作效率，符合信息化時(shí)代發(fā)展要求。在應(yīng)用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)的過(guò)程中，對(duì)于促進(jìn)企事業(yè)單位的整體效率，特別是發(fā)揮出政府管理效率具有非常重要的意義，這也是全面構(gòu)建服務(wù)型政府工作的重要舉措之一。在信息化時(shí)代背景下，通過(guò)將信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)融入到人事檔案管理過(guò)程的實(shí)踐中，能有效提升單位的行政職能，有效控制行政成本，以便更好地為大眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，切實(shí)有效地全面提升單位在進(jìn)行人事檔案管理實(shí)踐中存在著各種問(wèn)題，能全面提升單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力，符合新時(shí)代的檔案管理的信息化建設(shè)要求。只有通過(guò)高質(zhì)量的人事檔案管理工作，方可以保障提供足夠的可用人才，全面保障所錄用高校畢業(yè)生的綜合素質(zhì)能力符合單位的發(fā)展要求。這里結(jié)合自身從事高校畢業(yè)生檔案管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，探討了如何有效推動(dòng)人事檔案管理模式信息化的高質(zhì)量發(fā)展應(yīng)該注意的問(wèn)題，以便更好地促進(jìn)事業(yè)單位核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升，更好地符合時(shí)代發(fā)展的要求。

2 基于信息化的高校畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 管理人員信息化素質(zhì)總體不高

在逐步深化人事檔案管理改革的過(guò)程中，應(yīng)加強(qiáng)信息化建設(shè)方案的完善，這就要求廣大檔案管理人員具有一定的信息技術(shù)應(yīng)用水平。當(dāng)前，大部分認(rèn)識(shí)檔案管理工作并沒(méi)有被領(lǐng)導(dǎo)所重視，大部分管理人員的綜合業(yè)務(wù)能力不過(guò)硬，信息技術(shù)應(yīng)用水平不高，這些都會(huì)造成人事檔案管理工作的信息化進(jìn)程受阻。結(jié)合高校畢業(yè)生檔案管理的特殊性，部分工作人員沒(méi)有相關(guān)的檔案工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，造成具體的畢業(yè)生檔案管理的信息化綜合素養(yǎng)偏低，難以滿(mǎn)足高校畢業(yè)生人事檔案管理信息化建設(shè)的要求。

2.2 信息化建設(shè)定位存在失誤

在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，如何有效實(shí)現(xiàn)信息化定位發(fā)展則是保持人事檔案管理的重要內(nèi)容。信息化發(fā)展作為單位迎合時(shí)代發(fā)展的救命稻草，全方位推動(dòng)信息化建設(shè)的過(guò)程中，而如果忽視發(fā)展中的柔性方面，不符合時(shí)代發(fā)展規(guī)律要求，在貫徹落實(shí)信息化發(fā)展道路的過(guò)程中，不懂得靈活變通，過(guò)于僵硬的模式難以滿(mǎn)足現(xiàn)代化的高校畢業(yè)生人事檔案管理的要求，特別是無(wú)法擺脫傳統(tǒng)高校畢業(yè)生的檔案管理的束縛，造成存在忽視自身動(dòng)作特點(diǎn)或信息化建設(shè)定位失誤的情況，無(wú)法從先進(jìn)的信息化技術(shù)中尋求答案，這樣則會(huì)造成高校畢業(yè)生檔案管理工作中存在著一定的混亂局面。

2.3 存在較為落后的信息化設(shè)備與信息化技術(shù)

在當(dāng)前我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展過(guò)程中，高校畢業(yè)生檔案管理具有一定的復(fù)雜性，如果不重視其信息化發(fā)展的情況，則會(huì)造成檔案管理工作人員難度增加。從實(shí)際情況來(lái)看，部分高校畢業(yè)生檔案管理在信息化設(shè)備配置方面存在著較為落后的情況，相關(guān)的信息化技術(shù)應(yīng)用水平總體不高，還難以滿(mǎn)足檔案管理的現(xiàn)代信息化發(fā)展要求。

2.4 信息化建設(shè)投資力度不夠

結(jié)合單位的發(fā)展實(shí)際情況，高校畢業(yè)生檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展，以及高校畢業(yè)生的后續(xù)工作都非常重要。在信息化時(shí)代中，我們應(yīng)該盡量避免出現(xiàn)身份信息被盜用的情況，充分重視高校畢業(yè)生檔案管理中存在著的不足之處，不斷加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案管理體系逐步完善。分析高校畢業(yè)生檔案信息化發(fā)展的實(shí)際情況，應(yīng)重視相應(yīng)的信息化投入及配置工作，實(shí)現(xiàn)信息化資源的優(yōu)化配置，保障足夠的高校畢業(yè)生檔案管理的發(fā)展資金，才能順利推動(dòng)高校畢業(yè)生檔案管理工作的信息化進(jìn)程。

3 人事檔案管理信息化建設(shè)措施

3.1 全面保障提升管理人員信息化素質(zhì)

為了保障檔案管理人員具有一定的信息化操作能力，則應(yīng)重視平時(shí)對(duì)于他們?cè)诟咝．厴I(yè)生檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)，并積極更新他們的信息化管理理念，有效全方位提升他們的信息化綜合素質(zhì)能力。另外，管理人員則應(yīng)從整體上重視高校畢業(yè)生檔案管理工作，認(rèn)識(shí)到高校畢業(yè)生檔案管理的特殊性，具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。最后，利用多樣化的措施來(lái)提高人事檔案管理工作人員的積極性，這樣也有利于他們實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。

3.2 信息化建設(shè)應(yīng)從實(shí)際出發(fā)實(shí)現(xiàn)張弛有度

在推動(dòng)人事檔案管理的信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)從單位的實(shí)際情況，開(kāi)展相應(yīng)柔性化建設(shè)方案。具體來(lái)說(shuō)，體現(xiàn)出信息化建設(shè)在高校畢業(yè)生人事檔案管理中的潤(rùn)滑劑的作用，有效緩解人事檔案管理中存在的問(wèn)題。比如，結(jié)合部分工作人員為九零后的不穩(wěn)定情況，則應(yīng)重視充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，能有效實(shí)現(xiàn)高校畢業(yè)生人事檔案的便捷化管理，但并不意味著全方位利用信息技術(shù)來(lái)替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。結(jié)合檔案管理信息化的發(fā)展情況，其在處理突發(fā)事件方面還存在著一定的不足之處，我們不能忽視在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的紙質(zhì)檔案的有效性。所以，結(jié)合高校畢業(yè)生檔案信息化發(fā)展特點(diǎn)，則應(yīng)保障信息化建設(shè)張弛有度的方針。

3.3 增大人事檔案管理投資力度

在重視高校畢業(yè)生檔案管理發(fā)展的基礎(chǔ)上，則應(yīng)從各個(gè)層面宣傳高校畢業(yè)生管理對(duì)于社會(huì)發(fā)展的重要性。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，應(yīng)重視加大對(duì)于高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)的投資，并積極從硬件以及軟件等方面實(shí)現(xiàn)信息化設(shè)施的配置，合理實(shí)現(xiàn)各種資源配置優(yōu)化，重視自主技術(shù)的研發(fā)，全方位促進(jìn)我國(guó)的高校畢業(yè)生檔案管理信息化整體水平。

3.4 發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代優(yōu)勢(shì)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的影響下，我們還應(yīng)重視高校畢業(yè)生檔案管理工作的智能化特點(diǎn)，借助于信息技術(shù)中智能化優(yōu)勢(shì)，保障高校畢業(yè)生檔案管理模式的優(yōu)化。傳統(tǒng)的檔案管理模式，會(huì)造成物資浪費(fèi)、存檔資料不完整等情況，如果重視發(fā)揮好數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，并能結(jié)合智能化管理的特點(diǎn)，這樣就會(huì)進(jìn)一步為高校畢業(yè)生檔案管理工作創(chuàng)建更大的發(fā)展空間。只有順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，才能從各個(gè)角度更好地促進(jìn)高校畢業(yè)生檔案管理健康穩(wěn)定的持續(xù)化發(fā)展，以便更好地全面主動(dòng)積極順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)，全面提升高校畢業(yè)生檔案綜合管理水平。

3.5 加強(qiáng)信息安全建設(shè)

信息化安全則是在推動(dòng)高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)方面中的重要內(nèi)容，反之，如果不重視信息安全問(wèn)題，則會(huì)造成高校畢業(yè)生檔案的竊取、盜用等問(wèn)題，對(duì)于個(gè)人發(fā)展以及整個(gè)社會(huì)都具有相應(yīng)的危害性。這就要求檔案管理工作中應(yīng)積極采用先進(jìn)的外網(wǎng)隔離方式，并有效配置防火墻、殺毒軟件，定期化更新，有效預(yù)防網(wǎng)絡(luò)攻擊，保障檔案管理的信息化安全。另外，還可以借助于文件云端備份技術(shù)，避免造成文件損壞及丟失的問(wèn)題。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息化時(shí)代背景下，高校畢業(yè)生檔案管理工作一定要符合時(shí)代發(fā)展的要求，積極開(kāi)展符合自身實(shí)際的信息化建設(shè)工作，這樣方可以發(fā)揮其在培養(yǎng)、選取、使用人才等多個(gè)方面的重要作用。傳統(tǒng)的高校畢業(yè)生檔案管理存在著諸多不完善之處，借助于發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，能有效彌補(bǔ)存在著諸多弊端，充分發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而保障開(kāi)展高質(zhì)量的高校畢業(yè)生檔案管理工作，全面提升人才服務(wù)中心的核心競(jìng)爭(zhēng)力，更好地符合時(shí)代發(fā)展的要求。

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