試析中小企業(yè)信息系統(tǒng)項目管理實踐

劉丹丹

【摘? 要】基于政策支持和商業(yè)需求，信息化帶動工業(yè)化是社會發(fā)展趨勢。企業(yè)信息系統(tǒng)項目管理也成為企業(yè)發(fā)展中的重點內(nèi)容。但是中小企業(yè)受人才、資金、技術(shù)、管理和經(jīng)驗等因素的影響，在信息系統(tǒng)項目建設(shè)中需要應(yīng)對諸多現(xiàn)實問題。為此，要結(jié)合中小企業(yè)發(fā)展實際，認(rèn)真分析企業(yè)信息系統(tǒng)項目管理的有效措施。

【關(guān)鍵詞】中小企業(yè);信息系統(tǒng);項目管理

計算機信息系統(tǒng)集成項目管理在現(xiàn)代企業(yè)管理中發(fā)揮著關(guān)鍵作用，不斷優(yōu)化計算機信息系統(tǒng)集成項目管理有利于企業(yè)管理工作的規(guī)范化建設(shè)，從而完善企業(yè)管理機制，促進(jìn)企業(yè)平穩(wěn)運營。所以，認(rèn)真研究信息系統(tǒng)項目管理工作能夠提高管理水平，為企業(yè)發(fā)展保駕護(hù)航。

1計算機信息系統(tǒng)集成概述

1.1信息系統(tǒng)的內(nèi)涵

信息系統(tǒng)集成項目中融合了諸多學(xué)科，是一個多協(xié)議、多廠商和面對多個應(yīng)用的體系。計算機信息系統(tǒng)集成主要指采取有效措施實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與綜合布線系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化建設(shè)，促進(jìn)多個分散設(shè)備、功能和信息的全面集成。如個人電腦運行中，可以此為基礎(chǔ)構(gòu)建相互關(guān)聯(lián)的統(tǒng)一、協(xié)調(diào)系統(tǒng)，從而為資源共享奠定基礎(chǔ)，便于信息系統(tǒng)管理。計算機信息系統(tǒng)集成項目開發(fā)設(shè)計離不開功能集成、網(wǎng)絡(luò)集成和軟件界面集成技術(shù)的支持。系統(tǒng)建設(shè)中，要高度關(guān)注不同系統(tǒng)間的互聯(lián)和操作性能，注重各類設(shè)備和子系統(tǒng)間接口、協(xié)議和不同系統(tǒng)平臺、應(yīng)用軟件等不同層面的集成問題，從而增強集成項目應(yīng)用的可行性。

1.2信息系統(tǒng)集成項目的特點

1.2.1具有顯著的創(chuàng)造性

計算機信息系統(tǒng)集成可根據(jù)用戶的需求為用戶提供個性化的軟件及硬件產(chǎn)品，也可為用戶提供切實可行的方案，依據(jù)客戶要求創(chuàng)建系統(tǒng)。所以計算機信息系統(tǒng)集成項目具有較強的創(chuàng)造性。不同項目的特點有所不同，相同行業(yè)的不同項目，實施的過程也存在著顯著差異。

1.2.2技術(shù)性較強，穩(wěn)定性較差

計算機信息系統(tǒng)集成項目具有顯著的技術(shù)性，會受到諸多因素的影響，如成員能力、責(zé)任意識和創(chuàng)造力等。集成項目自身的不穩(wěn)定性與集成項目周期短，需要應(yīng)用新技術(shù)有關(guān)，新技術(shù)與集成項目之間要經(jīng)過長期的磨合，因此集成項目的不確定性也更為顯著。

2中小企業(yè)應(yīng)用信息系統(tǒng)的積極作用

2.1改變中小企業(yè)信息處理方式

傳統(tǒng)的手工記賬模式下，會計核算工作中主要采用手工方式，部分?jǐn)?shù)據(jù)需要多人完成核算工作。復(fù)雜數(shù)據(jù)信息的核算中，要消耗大量的時間和人力，由于其流程較多，容易在核算中出現(xiàn)錯誤。實現(xiàn)會計信息化建設(shè)后，現(xiàn)代信息技術(shù)替代了傳統(tǒng)方式。電腦自動計算也逐漸替代了大規(guī)模人工勞動，提高了會計信息處理效率，加強了數(shù)據(jù)處理的科學(xué)性與準(zhǔn)確性。傳統(tǒng)工作中，處理數(shù)據(jù)的時間較長，而信息化時代背景下，僅需幾分鐘的時間，便可得到準(zhǔn)確的運算結(jié)果。且信息化的記賬模式也便于保存。該信息化處理方式改變了傳統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)處理方式，數(shù)據(jù)信息處理更加輕松、便捷。

2.2完善中小企業(yè)內(nèi)部控制

會計發(fā)展期，人們普遍認(rèn)為會計就是一種記賬的工具，忽略了會計與中小企業(yè)運營概況監(jiān)督及相關(guān)信息搜集間的聯(lián)系。而在會計系統(tǒng)中，會計數(shù)據(jù)搜集的范圍較廣，計算機能夠更加便利地處理數(shù)據(jù)信息，從而使人們更加便捷地獲取數(shù)據(jù)，以扎實、充足的數(shù)據(jù)分析中小企業(yè)管理情況，提升中小企業(yè)內(nèi)部控制水平。

3中小企業(yè)信息系統(tǒng)項目管理實踐

3.1項目管理

中小企業(yè)普遍存在產(chǎn)品和業(yè)務(wù)過于單一的局面，無法靈活地應(yīng)對市場的變化。為規(guī)避潛在風(fēng)險，企業(yè)管理人員以求穩(wěn)為主，基于現(xiàn)有的業(yè)務(wù)尋求創(chuàng)新和突破。B企業(yè)了解到A單位將就C項業(yè)務(wù)開展招標(biāo)工作，招標(biāo)單位之一便是獲得承建權(quán)的DD管理系統(tǒng)。A單位建設(shè)和管理幾百個網(wǎng)點，受歷史原因的影響，有關(guān)業(yè)務(wù)管理需通過郵件和微信等方式溝通交流，人員驅(qū)動流程，信息資料相對分散，無法做出及時響應(yīng)，傳統(tǒng)管理的弊端尤為顯著。為此，要切實加強業(yè)務(wù)管理工作的系統(tǒng)化和規(guī)范化建設(shè)。雙方很快便達(dá)成了合作意向，我方結(jié)合A單位提供的工作說明書和思維導(dǎo)圖開展了評估論證，論證中的初步結(jié)果顯示，如果達(dá)到客戶交付時間的要求，則需要外部資源共同協(xié)作，且完成后盈余較少，但是考慮到企業(yè)日后的發(fā)展，依然順利地簽訂了合同，并予以立項。

3.2因素/資產(chǎn)

事業(yè)環(huán)境因素與組織過程資產(chǎn)有利于項目的有序進(jìn)行。事業(yè)環(huán)境通常涵蓋企業(yè)的工作地點、工作原理、制度要求、組織結(jié)構(gòu)、人員素質(zhì)、企業(yè)文化等。組織過程資產(chǎn)通常包括歷年積累后形成的流程、方法、方案等。

如今，我國的職能型組織最為常見，我方也采用了職能型組織形式。該組織結(jié)構(gòu)中，員工績效考核和部門對涉及到的項目影響顯著。我方在長期研發(fā)中也建立起由多個開發(fā)規(guī)范、不同類型數(shù)據(jù)庫和OA組成的研發(fā)管理環(huán)境。不同交付文檔均設(shè)有固定的模板。風(fēng)險管理和控制中，雖然具備一定的經(jīng)驗，但是管理的有效性依然有待提升，如出現(xiàn)協(xié)調(diào)不暢問題時，僅可選擇逐級向領(lǐng)導(dǎo)報告，并向領(lǐng)導(dǎo)提出協(xié)調(diào)請求。我部門共有5個小組，a組是F系統(tǒng)開發(fā)的重要驅(qū)動力，b組主攻其他項目開發(fā)工作，c組的主要任務(wù)是設(shè)計，d組的任務(wù)是測試，e組的任務(wù)是部署和維護(hù)，如發(fā)生緊急情況，可協(xié)調(diào)b組或子公司協(xié)助。

3.3項目啟動

項目啟動需要在項目章程中明確總體要求，確定項目經(jīng)理，識別干系人。根據(jù)客戶方的書面要求，項目共分為3個階段，不同階段均提出了明確的交付時間。拜訪客戶的過程中了解到，上級主管部門要負(fù)責(zé)DD管理系統(tǒng)的監(jiān)管，涉及到客戶方面的兩家單位，6個部門和20多個環(huán)節(jié)，典型用戶數(shù)以千計，支持24小時全天候運行。該系統(tǒng)建設(shè)中需在業(yè)務(wù)部的帶領(lǐng)下，組織業(yè)務(wù)用戶編寫不同業(yè)務(wù)流程圖，指派專人做好項目的協(xié)調(diào)工作。

3.4項目實施

1）需求階段

需求是項目工作的重要前提，主要包括項目管理需求和產(chǎn)品需求。依據(jù)總體要求，我方應(yīng)指派專人到現(xiàn)場開展需求調(diào)研，需求工程師或產(chǎn)品工程師要與項目經(jīng)理積極配合。但是該資源無法及時到位，需對現(xiàn)場調(diào)研作另行安排。

需求階段要做好需求收集、需求分析、原型設(shè)計、需求驗證和需求確認(rèn)等工作。到達(dá)現(xiàn)場后，客戶業(yè)務(wù)復(fù)雜度高，需求來源較多，部分模塊十分獨立，而部分模塊又有著密切聯(lián)系。后續(xù)需求對現(xiàn)有需求有著補充作用，這也影響了工作的進(jìn)度，客戶較為擔(dān)心。為提高客戶的滿意度，全方位順應(yīng)工期要求，我方增派了兩個開發(fā)員，成立了兩個小組，組織開展需求調(diào)研工作。增派工作人員后，短期內(nèi)取得了理想效果。為提高工作效率，為后續(xù)工作爭取寬松的時間，分析需求的過程中，直接形成SDS文檔，且每個功能均有明確的輸入、過程和輸出等環(huán)節(jié)，文檔采取日更新形式，合并相關(guān)內(nèi)容后，以工作群為平臺發(fā)回單位，從而為原型設(shè)計提供充足依據(jù)。如表述不夠清晰，則可在工作群中及時溝通和交流。

事業(yè)單位環(huán)境因素是重要的影響因素，此時依然沒有合適的資源組織開展原型設(shè)計工作。我方得知情況后立即安排開發(fā)和測試人員展開相關(guān)工作。產(chǎn)品原型展現(xiàn)了客戶的需求，這也是后續(xù)設(shè)計、開發(fā)和驗證工作有序進(jìn)行的基礎(chǔ)。雖然我方對業(yè)務(wù)的理解不夠深入，與客戶在信息系統(tǒng)中并未形成共識，但是在長期的磨合中，順利完成了需求階段的工作，客戶認(rèn)可了原型中體現(xiàn)的需求，順利地在需求文檔上簽字確認(rèn)。

2）開發(fā)階段

該環(huán)節(jié)資源投入較大，管理過程復(fù)雜度較高，需求階段工作順利結(jié)束后，我方便結(jié)合需求進(jìn)行了工資分解。分解后發(fā)現(xiàn)工作量超預(yù)期35%，依據(jù)資源配置計劃，工期可較預(yù)期長2個月左右，應(yīng)向上級部門匯報情況，隨后由子公司協(xié)同做好一個模塊的工作。

該系統(tǒng)開發(fā)中需要完成數(shù)據(jù)庫設(shè)計、架構(gòu)設(shè)計、后端接口開發(fā)、界面設(shè)計、前端設(shè)計和三方系統(tǒng)接口開發(fā)及系統(tǒng)測試等工作。在日常工作中，應(yīng)使用SVN管理文檔，將所有需求、任務(wù)和BUG錄入禪道，且代碼版本管理工作中均采用gitlab，系統(tǒng)集成則采用jenkins，檢查代碼采用sonarqube，后端接口統(tǒng)一錄入wiki，設(shè)計規(guī)范和設(shè)計要求均以文檔形式入庫保存。

開發(fā)過程中，參與成員的人數(shù)有限，各項工作均符合規(guī)范要求，而前端人員開發(fā)時，前后端人員存在矛盾沖突，需求和原型中出現(xiàn)的問題日益明顯。由于項目優(yōu)先級的影響，部門向項目組增派了若干項目成員，受知識儲備的影響，需求和原型也受到了較大質(zhì)疑。隨后，新加入的成員選擇集體退出，模塊開發(fā)和維護(hù)的秩序受到干擾。交付前一個月，談及子公司協(xié)同模塊，發(fā)現(xiàn)其處于停滯狀態(tài)，系統(tǒng)研發(fā)走入僵局。上級召開了多次會議，進(jìn)行協(xié)同安排，子公司方才派出救援力量。但是由于對業(yè)務(wù)原型的理解不夠準(zhǔn)確，加劇了語言沖突。在多方共同努力下，按照客戶要求的時間基本完成了系統(tǒng)的開發(fā)測試工作。

3）驗收上線

驗收過程是展示交付成果和凸顯項目團(tuán)體價值的過程。該階段與開發(fā)階段的工作交叉重疊，前期需每月更新版本，后期則需每周更新版本，使客戶產(chǎn)生更加優(yōu)良的體驗，做出完善的功能評價。客戶反饋需由運維人員提交到禪道當(dāng)中。審查客戶反饋的過程中發(fā)現(xiàn)，客戶與我方對范圍邊界有著不同的理解，業(yè)務(wù)范圍持續(xù)增加，但是深度邊界并未形成一致意見，問題大面積蔓延。多次溝通和修改后，客戶大體認(rèn)同滿足上線條件，且在規(guī)定時間準(zhǔn)時上線。

3.5項目總結(jié)

該項目歷經(jīng)曲折和考驗，曾經(jīng)陷入無法繼續(xù)的困境，最終成功交付，這其中也有很多值得總結(jié)的經(jīng)驗。

企業(yè)管理人員過于重視結(jié)果而忽視過程，資源支持和管理授權(quán)不到位。職能型組織對項目經(jīng)理管理權(quán)力和管理方法具有限制作用，無法構(gòu)建完善的管理團(tuán)隊。成本與工期的限制，影響了資源儲備，無法順應(yīng)項目的需求，不利于后期工作的順利進(jìn)行。項目團(tuán)隊在專業(yè)知識儲備上存在明顯不足，無法正確理解業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性，且知識儲備不對稱現(xiàn)象較為普遍，有些客戶認(rèn)為已經(jīng)講得很清楚，但是我方的理解依然存在障礙。業(yè)務(wù)主管部門主管的項目在信息系統(tǒng)管理的儲備有待提升，無法短時間內(nèi)達(dá)成共識。初期沒有達(dá)成需求變更共識，后期建立的變更流程也未受到應(yīng)有的重視。

再者，需求階段的工作主要交給開發(fā)人員，輸出的文檔中專業(yè)術(shù)語較多，客戶雖然認(rèn)為需求完整，但無法理解內(nèi)容。兩個需求小組各自為政，信息不對稱現(xiàn)象嚴(yán)重，并未充分考慮關(guān)鍵干系人的需求與影響。收集需求的過程中，干系人繁忙，驗收測試時，提出異議后工作進(jìn)展相對遲緩。原型設(shè)計工作主要由開發(fā)測試人員完成，由于知識儲備存在明顯不足，且工期緊張，所以部分原型內(nèi)容采取貼圖的形式展現(xiàn)，無法彰顯業(yè)務(wù)邏輯，不利于后續(xù)工作的順利進(jìn)行。

4中小企業(yè)應(yīng)用信息系統(tǒng)的有效策略

為不斷提高中小企業(yè)信息化管理及信息系統(tǒng)管理水平，加強信息系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用，應(yīng)采取切實可行的策略措施。

4.1正確認(rèn)識信息管理系統(tǒng)，重視系統(tǒng)建設(shè)

中小企業(yè)發(fā)展中，信息管理系統(tǒng)的影響尤為明顯?，F(xiàn)階段，中小企業(yè)經(jīng)營，傳統(tǒng)觀念根深蒂固，企業(yè)對管理系統(tǒng)認(rèn)知不夠準(zhǔn)確，為促進(jìn)中小企業(yè)運營，企業(yè)負(fù)責(zé)人務(wù)必正確認(rèn)識信息管理系統(tǒng)，理解企業(yè)建立信息管理系統(tǒng)在企業(yè)發(fā)展中的積極作用，同時高度關(guān)注信息管理系統(tǒng)建設(shè)。另外，為解決信息管理系統(tǒng)建設(shè)并未充分發(fā)揮其作用的問題，中小企業(yè)應(yīng)立足業(yè)務(wù)需求，創(chuàng)建與自身發(fā)展相適應(yīng)的信息管理系統(tǒng)。在科學(xué)規(guī)劃的過程中，加強信息管理系統(tǒng)建設(shè)。為提升信息管理系統(tǒng)建設(shè)的科學(xué)性和實效性，硬件與軟件系統(tǒng)建設(shè)需同時展開，且具備信息收集、數(shù)據(jù)分析和業(yè)務(wù)管理等多項功能，以此確保中小企業(yè)的經(jīng)營效益。

4.2加強信息系統(tǒng)基礎(chǔ)建設(shè)

信息系統(tǒng)運行平臺是信息系統(tǒng)中的重要硬件系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)平臺對于信息傳遞及用戶接入有著不可忽視的作用。硬件系統(tǒng)是信息系統(tǒng)發(fā)揮作用和價值的基礎(chǔ)。因此，信息系統(tǒng)管理中也要高度重視硬件基礎(chǔ)設(shè)施的管理，且按照既定標(biāo)準(zhǔn)歸類統(tǒng)一、定期維護(hù)和更新。另外，不同企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)有所不同，信息系統(tǒng)需求也存在較大的差異。企業(yè)如存在管理要求不明確的部分，可基于科學(xué)的信息系統(tǒng)加強組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化管理。

4.3完善信息系統(tǒng)管理

應(yīng)用信息系統(tǒng)是中小企業(yè)信息化管理的有效措施，不斷提升信息化管理水平，全方位應(yīng)用信息系統(tǒng)，方可促進(jìn)企業(yè)的信息化建設(shè)與管理。信息系統(tǒng)管理通常體現(xiàn)在信息系統(tǒng)管理者的專業(yè)水平及綜合素質(zhì)層面。中小企業(yè)務(wù)必高度關(guān)注和重視信息系統(tǒng)管理人員在企業(yè)的作用與價值，不斷培養(yǎng)優(yōu)秀的信息系統(tǒng)人才。此外，使用者的素質(zhì)也尤為重要，計算機普及的速度明顯加快，范圍也隨之?dāng)U大，嫻熟地應(yīng)用計算機已經(jīng)成為諸多行業(yè)對人才的基本要求。偏遠(yuǎn)地區(qū)的中小企業(yè)要理性地認(rèn)識這一點，其也是人才引進(jìn)的重要標(biāo)準(zhǔn)，建立切實可行的培訓(xùn)機制。只有企業(yè)能夠更好地應(yīng)用信息系統(tǒng)后，方可顯著提高中小企業(yè)管理中信息系統(tǒng)管理水平。

4.4加強人才隊伍建設(shè)

現(xiàn)如今，企業(yè)間的競爭主要是人才方面的競爭，中小企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展中尤其如此。人才隊伍建設(shè)能夠顯著增強中小企業(yè)的市場競爭力和企業(yè)軟實力，使企業(yè)以更好的姿態(tài)面對激烈的市場競爭。

我國信息化人才儲備與信息管理系統(tǒng)應(yīng)用無法適應(yīng)，為此，中小企業(yè)在經(jīng)營發(fā)展中，要將重點放在信息化人才隊伍的建設(shè)上，高度重視員工的信息化培訓(xùn)，組織開展信息化交流。在組織員工系統(tǒng)學(xué)習(xí)理論知識的同時，也要全方位提升其信息化技能，加強企業(yè)人才的信息技術(shù)應(yīng)用能力，從而更好地滿足信息管理系統(tǒng)運行要求，更加深入和全面地展現(xiàn)信息管理系統(tǒng)的獨特優(yōu)勢，為中小企業(yè)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。與此同時，積極引入高素質(zhì)人才，以此解決企業(yè)信息化人才隊伍建設(shè)中的問題。引入信息化人才，以先進(jìn)的信息化技術(shù)提高其他人員的信息化水平，這也成為了企業(yè)信息化人才隊伍建設(shè)的有效途徑，為企業(yè)發(fā)展提供充足的人才支持。

5結(jié)束語

社會主義市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，中小企業(yè)是市場經(jīng)濟(jì)中的重要一環(huán)，同時也是市場經(jīng)濟(jì)改革中不可忽視的一部分。中小企業(yè)應(yīng)跟隨市場的需求，為用戶和潛在用戶提供個性化的產(chǎn)品和服務(wù)，以創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。但是經(jīng)濟(jì)發(fā)展日益復(fù)雜，國家加大了宏觀調(diào)控力度，中小企業(yè)經(jīng)營中也需要應(yīng)對諸多的困境和挑戰(zhàn)，市場競爭呈現(xiàn)白熱化趨勢，市場環(huán)境的多變性明顯增強。此時，要切實加強企業(yè)管理，優(yōu)化信息系統(tǒng)項目管理水平，并以此為基礎(chǔ)，更加積極地應(yīng)對市場競爭。

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