餐飲業(yè)采購成本控制方式解析

丁祖莉

（廣東省深圳市綠鑫源農品有限公司，廣東 深圳 518000）

采購是從資源市場獲取資源的過程，它既是一個商流過程，亦是一個物流過程，同時還是一種經濟活動。在采購中掌控成本，可以有效分擔采購風險、降低采購成本、減少企業(yè)投資、從而有效降低固定資產在資本結構中的比例，有利于企業(yè)進行優(yōu)化其資本結構。在進行采購時，應遵循“商業(yè)、全面職能、成本底線”三個基本原則進行，在我國的經濟發(fā)展中，餐飲行業(yè)作為龍頭產業(yè)，其數(shù)量每年都在呈井噴式增長。而面對日常的生產損耗，員工工資、水電費、房租等資金支出均為餐飲行業(yè)的壓力，因此，如何在日常采購中降低成本就成為了企業(yè)發(fā)展的重中之重。

一、餐飲行業(yè)采購現(xiàn)狀及其問題

由于大中型餐飲企業(yè)的管理研究推陳出新，使得成本控制體系也日趨成熟。但對小微型餐飲企業(yè)的成本控制研究卻不足。而小微型餐飲企業(yè)經營者本身成本控制意識缺乏，成本管理觀念陳舊，手段老化，其直接應用的成本控制機制很少，成本失控是當前很多小微型餐飲企業(yè)管理失敗的主要原因之一。在進行日常采購時，管理者因為事物繁忙，所以對采購項目無暇顧及。而缺乏管理亦成為了采購中的一個重點問題，在進行日常采購時，由于供應商通常與采購人員進行單項聯(lián)絡，這也導致了管理者無法準確的定位采購物品價格，造成采購物品單價飆升等情況，而這些問題無疑對餐飲企業(yè)的綜合發(fā)展是極為不利的。

（一）餐飲企業(yè)缺乏成熟的成本管理機制

餐飲業(yè)的餐飲成本可根據(jù)經營業(yè)務過程劃分為生產、銷售、服務三個階段的成本。其成本構成如下：因為這三階段的成本難以在售價里集中體現(xiàn)，除去原材料成本和燃料成本之后，其他費用如店面租金、稅金、水電費、職工工資、經營管理費用等很難在售價里表達清楚，所以餐飲業(yè)傳統(tǒng)上產品成本只是計算了原材料成本和燃料費用，而經營管理費用常用百分比表示。而餐飲企業(yè)在經營發(fā)展中，由于其業(yè)務繁忙，并未制定一套完善的成本管理機制。例如對原材料的采購以及進貨渠道未嚴格把控，缺乏相關人員監(jiān)管，這些均導致了采購成本的增加，無形中額外消耗了企業(yè)的資金，降低了其正確使用率。

（二）餐飲企業(yè)缺乏對員工的科學管理

當前,連鎖餐飲企業(yè)對標準成本體系的構建以及實施都較為復雜，這不僅要求財務會計部門的深度參與，而且也離不開信息部門、采購部門之間的緊密配合。只有如此，連鎖餐飲企業(yè)成本控制工作才能夠貫穿于整個產業(yè)鏈，也才能夠對連鎖餐飲企業(yè)成本控制成效做出全面反映。與此同時，連鎖餐飲企業(yè)在構建標準成本體系的基礎上，也可以為企業(yè)成本控制考評工作提供重要依據(jù)，這對于提升連鎖餐飲企業(yè)成本控制工作有效性發(fā)揮著重要作用。在餐飲行業(yè)的日常經營中，未能建立獎懲部門，或獎懲部門敷衍了事，造成員工對其工作態(tài)度不認真，在采購核算過程中頻繁出錯，無形中加重了采購成本。且采購員工在工作中并未站在企業(yè)角度上考慮問題，而很多餐飲企業(yè)也并未制定相關的激勵制度，這就導致了很多員工喪失了工作積極性，忽視企業(yè)本身的文化建設，給企業(yè)未來的綜合發(fā)展造成不利的影響。

（三）餐飲企業(yè)采購中缺乏成本控制意識

從基本的概念內涵角度展開闡釋分析，采購成本是企業(yè)在開展生產物資和日常業(yè)務應用性物資采購工作過程中支出的經濟費用。從具體的組成內容角度展開分析，企業(yè)采購成本既包含企業(yè)采購工作人員在購買各類物資要素過程中形成的價款資金支出項目、相關性稅費資金支出項目、運輸費用支出項目、裝卸費用支出項目，保險費用支出項目，以及與物資采購業(yè)務活動流程直接相關的費用支出項目等，還包含企業(yè)在購買特定類型勞務服務項目(如快遞服務等)過程所支出的成本。在進行日常采購時，由于采購數(shù)目眾多，無法及時進行檢查，這也導致了個別采購員工在采購中虛報采購單價，使用發(fā)票進行虛假采購，從中獲取非法利潤，成為餐飲企業(yè)發(fā)展的“蛀牙”，不僅會影響到企業(yè)進行自我管控，同時還會對周圍同事造成極為惡劣的影響。

二、如何在進行餐飲采購時有效控制成本

（一）進行采購人員管理

只有健全采購方面的相關制度,才會使有關成本方面的采購合同保持合理,使供應商選擇等方面有據(jù)可依。在此方面主要包括兩方面,企業(yè)有專門針對貨物質量進行驗收評價的部門，企業(yè)可以使該部門才遇到采購成本控制中來,首先使其對供應商進行選擇,物美價廉的供應商作為首選,在貨物價格商定方面,財務部門必須全權參與其中,在經過上司領導同意后,相關人員才可將價格方面的相關事項記錄到合同中。企業(yè)還要建立審核部門,每一筆采購資金流出之前,都要經歷層層審核,審核人員要責權分離,以保證審核的公正客觀性,審核完畢,還要簽字認證。在采購在進行企業(yè)采購時，餐飲企業(yè)需根據(jù)具體情況不同，采取相對應的措施，例如應配合采購部門額外增加“采購助理”的職位，其職責本身便是負責監(jiān)督與協(xié)助采購部門，并及時將采購中的信息、價格、供貨商詳細信息等以Excel 表格的形式進行精簡，并報備管理者，方便其隨時進行查看。掌握企業(yè)信息。同時，由于采購具有一定的不確定性，采購人員需根據(jù)不同季節(jié)制定一份詳細且精準的采購計劃，且在采購中貨比三家，積極進行洽談，爭取以最實惠的價格購入最好、最新鮮的食材，為后續(xù)的經營做好鋪墊作用。

（二）使用采購軟件管控

餐飲企業(yè)在進行成本管控時，除增加相對應職位進行采購人員的管理時，借助高科技采購軟件的幫助，可以快速實現(xiàn)降低成本的需求，在現(xiàn)如今軟件市場中，“甄云科技”、“元年”、“易訂貨”、“1688 企業(yè)采購”等軟件均有著不錯的表現(xiàn)。其針對采購價格、采購項目、供貨商等關鍵信息，包含了“采購計劃”、“請購池”、“采購策略”三大采購協(xié)議，經過“詢價采購”、“招標采購”、“競價采購”等方式進行綜合采購，同時經過成本分析，分析并找出最合理的一條采購方案，減少采購人員重復的、不必要的工作量，使其可以集中精力進行采購核算的項目中去，同時在采購人員下單時，餐飲企業(yè)管理者會通過軟件內部的實時監(jiān)控功能的隨時隨地進行查看，使采購過程透明化，有效的減少了采購中出現(xiàn)的價格虛高、采購清算項目模糊等問題。

（三）進行采購實地檢查

原材料在驗收中所存在的問題,對于中小餐飲行業(yè)來說,并沒有專門的驗收人員,一般都是配菜人員來兼任驗收工作，這就存在了配菜人員正在工作的情況下同時需要驗收入庫,這種情況下,驗收人員很難準確的驗收購買回來的原材料是否符合質量要求。因此，在進行采購結束后，應安排專門人員并進行檢查（例如之前所提到的采購助理），檢查采購食材的新鮮度，以及采購其他物品的質量問題，做好源頭把控，以防止出現(xiàn)以次充好的情況發(fā)生。同時，對采購食材進行登記清算，既可以保證企業(yè)對其所擁有食材的掌控度，又可以使公司內部員工各司其職，做好分內的本職工作，為餐飲企業(yè)的發(fā)展貢獻了自己的一份力量。

結束語

綜上所述，在進行采購工作時，掌控采購成本應從“采購人員管理、采購軟件管控、采購實地檢查”這三項為主，同時以“建立完善的成本管理機制、完善對員工的科學管理、增加其采購成本的意識”這三項為輔，綜合減少餐飲企業(yè)的支出與不必要的工作量，使其可以將更多精力投入到餐飲的工作中，增加其品牌規(guī)模，員工的薪資也可得到進一步提升，從而自主激發(fā)對企業(yè)的熱愛程度，對餐飲企業(yè)的綜合發(fā)展起到了不可估量的積極作用。