試論事業(yè)單位檔案的電子化和現(xiàn)代化管理

趙妍

（河北省保定市蠡縣民政局，河北 保定 071400）

一、當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理

首要面臨的問(wèn)題是規(guī)范化問(wèn)題。目前的檔案管理方式不具有規(guī)范性。具體表現(xiàn)在工作人員處理電子化檔案的方式上面。大家知道電子化檔案容量小，方便攜帶，但是某些工作人員大手大腳，不重視電子檔案的安全性和機(jī)密性，隨意處置檔案，這就容易造成檔案的遺失和泄露。某些工作人員只知道上傳電子檔案，但不知道如何規(guī)范有效地存儲(chǔ)電子檔案，重要數(shù)據(jù)沒(méi)有備份，這就容易造成一旦電子設(shè)備出現(xiàn)故障，那么電子檔案就會(huì)出現(xiàn)遺失的情況。而且，一旦電子存儲(chǔ)有電子檔案的設(shè)備遺失，就會(huì)造成檔案泄露，給事業(yè)單位和國(guó)家造成不必要的損失。因此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)極其迫切和重要，要加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，確保他們意識(shí)到檔案管理的重要性，要時(shí)刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，改變他們傳統(tǒng)的檔案保存理念，使工作人員能夠跟進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化進(jìn)程。

二、事業(yè)單位文書檔案管理信息化的建設(shè)舉措

經(jīng)過(guò)多年的努力，事業(yè)單位在文書檔案管理信息化方面取得顯著的成績(jī)，電子文件和檔案信息資源日益豐富，但其發(fā)展空間依舊較大，在推進(jìn)過(guò)程中難免遇到各種問(wèn)題，主要包括信息化標(biāo)準(zhǔn)體系不全、基礎(chǔ)設(shè)施不完善、信息安全保密不到位和檔案信息利用率較低等，只有迎難而上，才能妥善解決這一系列問(wèn)題，持續(xù)加快文書檔案管理信息化發(fā)展步伐。

（一）完善信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。在實(shí)體檔案管理方法及模式的影響下，事業(yè)單位文書檔案管理信息化的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)較為復(fù)雜，難以統(tǒng)一，導(dǎo)致文書檔案信息工作標(biāo)準(zhǔn)不一致，增大傳遞及傳輸檔案信息的難度。這就需要事業(yè)單位積極建立文書檔案收集、整理、歸檔和利用等工作的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，促使文書檔案管理信息化工作越來(lái)越規(guī)范。同時(shí)要基于專網(wǎng)系統(tǒng)構(gòu)建文書檔案信息化管理平臺(tái)，進(jìn)一步夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)，加快信息化建設(shè)進(jìn)程。

（二）更新升級(jí)軟硬件設(shè)施。針對(duì)管理文書檔案的軟硬件設(shè)施配置應(yīng)做好準(zhǔn)備、規(guī)劃，確保軟硬件設(shè)施跟上文書檔案管理需要，順利推進(jìn)信息化。例如事業(yè)單位要在信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的支持下購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的數(shù)據(jù)收集設(shè)備、計(jì)算機(jī)控制設(shè)備，并及時(shí)更新、升級(jí)，使其適應(yīng)信息化管理需要。并且在新科技持續(xù)取得突破的情況下，事業(yè)單位的檔案人員要不斷革新工作理念，不管是收集還是利用都要以最大的效率服務(wù)于其他工作，能夠依托辦公自動(dòng)化系統(tǒng)擴(kuò)展其模塊、功能，由處理文書、管理文件、管理檔案構(gòu)成三個(gè)既相互聯(lián)系又獨(dú)立的模塊組成。

（三）做好檔案安全保密工作。事業(yè)單位的電子化文書檔案具備特殊性，一些檔案還具有公開(kāi)性，另一些檔案則需要保密，要求軟件系統(tǒng)中對(duì)于特定文書檔案的查看應(yīng)設(shè)置權(quán)限，只允許相關(guān)人員查閱。對(duì)于單位的保密文件，為保證其安全性，應(yīng)注意加密處理，限定加密的期限和時(shí)間，過(guò)了保密期才能由相關(guān)人員解密查看。為確保文書檔案信息的安全性，檔案人員還要妥善保管移動(dòng)硬盤、光盤等檔案保存載體，并在數(shù)據(jù)備份方面使用兩種方式：一個(gè)是利用服務(wù)器存儲(chǔ)和本機(jī)備份，即在兩臺(tái)服務(wù)器上使用磁盤陣列技術(shù)，把所有檔案數(shù)據(jù)和數(shù)字化影像存儲(chǔ)起來(lái)，每天還要在PC機(jī)上備份，每半月針對(duì)單位所有PC機(jī)的數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)施數(shù)據(jù)同步操作，確保數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)信息的一致性；另一個(gè)是利用實(shí)物介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，把所有文書檔案數(shù)據(jù)和數(shù)字化影像刻錄成光盤，一式兩份存放在防磁柜里，同時(shí)在移動(dòng)硬盤中保存所有檔案信息、數(shù)字化影像。事業(yè)單位還應(yīng)設(shè)計(jì)研發(fā)一套檔案軟件，分類整理類型不同的文書檔案資料，同時(shí)設(shè)置好綜合檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限，方便規(guī)范使用文書檔案資源，創(chuàng)建文書檔案的利用及工作臺(tái)模塊，在檔案利用中對(duì)電子文書進(jìn)行瀏覽、打印、下載等，也可以在線申請(qǐng)或借閱電子文件等，管理好系統(tǒng)的收藏和消息，合理設(shè)定文件的上傳及下載等任務(wù)。如果使用重要的文件或保密性文件，就必須提出申請(qǐng)，在通過(guò)審批之后才能以確保檔案安全為前提，實(shí)現(xiàn)單位文書檔案信息的借閱。

三、規(guī)范化的現(xiàn)代化和電子化檔案管理

首先，我們必須明確即便是再現(xiàn)代化和電子化的檔案管理方法，也需要檔案管理人員的處理和數(shù)據(jù)分析。因此，事業(yè)單位要把提高檔案管理人員的管理水平作為檔案管理工作的首要工作來(lái)抓。當(dāng)今社會(huì)是信息化和電子化的時(shí)代，檔案管理也必須加強(qiáng)信息化和電子化。如果檔案管理人員沒(méi)有相應(yīng)的理念，是不可能適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理模式的。因此，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的檔案管理水平，轉(zhuǎn)變他們傳統(tǒng)的檔案管理思想和理念，讓他們學(xué)會(huì)如何應(yīng)用好電子設(shè)備來(lái)處理龐大的檔案數(shù)據(jù)，而不是簡(jiǎn)單地存儲(chǔ)檔案信息。提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數(shù)據(jù)的能力，是事業(yè)單位提高工作效率的首要任務(wù)。提高目前檔案管理水平的第二個(gè)方面是要確保電子檔案信息和數(shù)據(jù)的安全性。電子設(shè)備比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案雖然方便快捷，但是電子設(shè)備一旦出現(xiàn)故障，對(duì)檔案信息和數(shù)據(jù)具有毀滅性的損害。因此，安全對(duì)于檔案信息來(lái)說(shuō)必須作為基本任務(wù)來(lái)重視。

隨著現(xiàn)代化和電子化檔案管理方式方法的迅速發(fā)展，事業(yè)單位必須提高電子化檔案管理和分析處理的能力，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提升檔案信息數(shù)據(jù)的安全性。檔案管理的時(shí)代性要求事業(yè)事業(yè)單位文書檔案是組成國(guó)家檔案的重要部分，有效補(bǔ)充國(guó)家檔案信息的完整性，其對(duì)單位信息形成全面的記載，作為檔案人員務(wù)必要與時(shí)俱進(jìn)，充分認(rèn)識(shí)文書檔案管理信息化的重要作用，在完善信息化標(biāo)準(zhǔn)體系的同時(shí)，及時(shí)完善軟硬件設(shè)施，做好檔案信息安全保密工作，促進(jìn)檔案信息共享，從而滿足單位的現(xiàn)代化發(fā)展需要，更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的發(fā)展。