高職院校學(xué)生檔案規(guī)范化管理探究

鄧淇尹

（成都農(nóng)業(yè)科技職業(yè)學(xué)院,四川 成都 611130）

一、高職院校學(xué)生檔案的內(nèi)涵

高職院校學(xué)生檔案是指學(xué)生在學(xué)校就讀期間，參與學(xué)校管理工作中形成的一系列反映和記錄本人學(xué)習(xí)表現(xiàn)、工作表現(xiàn)、思想表現(xiàn)、素質(zhì)水平、德才能績(jī)的歸檔性材料，是以學(xué)籍檔案、文書檔案、獎(jiǎng)懲原始材料等已備查考的形式進(jìn)行記錄。學(xué)生檔案主要由終身檔案和臨時(shí)檔案構(gòu)成。終身檔案是指學(xué)生在入學(xué)前、入學(xué)時(shí)、入學(xué)后由相關(guān)部門提交的對(duì)學(xué)生終身有效的檔案，臨時(shí)檔案是指學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間在工作和生活中各種表現(xiàn)所形成的歷史記錄[1]。終身檔案由高職院校相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)保管，臨時(shí)檔案收集由學(xué)生所在院系負(fù)責(zé)保管。在學(xué)生即將畢業(yè)之際，臨時(shí)檔案將會(huì)移交并與終身檔案一并封裝保存。

二、高職院校學(xué)生檔案管理存在的主要問題

從學(xué)生檔案內(nèi)容可以看出，學(xué)生檔案規(guī)范化管理是一項(xiàng)十分繁瑣的工作，它牽扯到多個(gè)部門，責(zé)任分散，保管方式單一，管理水平有限。不僅如此，筆者通過調(diào)研自身所在學(xué)校及周邊高職院校發(fā)現(xiàn)，存在以下普遍存在的問題。

（一）管理部門責(zé)任分散

大多高職院校學(xué)生檔案都是分類別分部門進(jìn)行管理，學(xué)籍材料在教務(wù)處管理，素質(zhì)學(xué)分及社會(huì)服務(wù)在學(xué)生處管理，高中檔案材料在招就處管理，黨團(tuán)組織材料和臨時(shí)性檔案由院系管理。由于檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，管理不集中，檔案常常出現(xiàn)不規(guī)范的現(xiàn)象。學(xué)生畢業(yè)后發(fā)現(xiàn)人事管理中經(jīng)常有檔案內(nèi)容記錄不完整，未蓋主管部分鮮章或簽署意見等情況發(fā)生。

（二）缺乏專業(yè)的管理人員和專業(yè)素養(yǎng)

在高職院校學(xué)生檔案管理的日常工作中，管理人員多是兼職擔(dān)任，并沒有科班出身的檔案管理人員，因此缺乏專業(yè)知識(shí)和素養(yǎng)，責(zé)任心不夠[2]。同時(shí)，高職院校對(duì)檔案管理人員不夠重視，缺少定期對(duì)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，往往是學(xué)生畢業(yè)后找到學(xué)校，管理部門和管理人員才意識(shí)到問題嚴(yán)重性。就高職院校整體發(fā)展而言，學(xué)生檔案管理亟待進(jìn)行專業(yè)化建設(shè)。

（三）信息化規(guī)范化建設(shè)嚴(yán)重滯后

大部分高職院校學(xué)生檔案信息化規(guī)范化進(jìn)程嚴(yán)重滯后，已經(jīng)跟不上人事檔案信息化管理的大環(huán)境大趨勢(shì)。很多管理檔案的職能部門依然是傳統(tǒng)人工管理，出錯(cuò)概率較高，導(dǎo)致學(xué)生查詢檔案時(shí)四處咨詢，相互推諉，給查詢工作帶來極大不便[3]。因此，對(duì)學(xué)生檔案建立信息化規(guī)范化管理，可提升檔案的歸檔效率和檔案管理的水平。

（四）檔案意識(shí)不強(qiáng)

高職院校學(xué)生對(duì)檔案意識(shí)極其薄弱，多數(shù)學(xué)生意識(shí)不到檔案對(duì)自身未來的重要性，往往是工作后急需才發(fā)現(xiàn)人事檔案缺少相關(guān)材料，不利于學(xué)生職業(yè)發(fā)展，這也反映出了學(xué)校檔案管理存在不同層面的問題。

三、優(yōu)化高職院校學(xué)生檔案規(guī)范化管理的對(duì)策

（一）健全學(xué)生檔案分級(jí)管理工作機(jī)制

學(xué)生檔案管理離不開高職院校頂層設(shè)計(jì)，建立健全學(xué)校學(xué)生檔案管理工作制度尤為重要。為能高效專業(yè)做好學(xué)生檔案規(guī)范化管理，應(yīng)成立學(xué)生綜合檔案室，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。學(xué)生檔案實(shí)行分級(jí)管理機(jī)制，明確在檔案收集、保管、查找、借閱、保密等方面的規(guī)章制度，并制定崗位職責(zé)[5]。將檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化、一致化、具體化。明確各個(gè)級(jí)別的主要工作內(nèi)容，形成流程化高效化管理模式。

（二）配備具有專業(yè)素養(yǎng)的檔案人員

針對(duì)有學(xué)生教學(xué)任務(wù)的院系配備專職學(xué)生檔案管理員，涉及學(xué)生臨時(shí)性檔案、終身檔案的內(nèi)容，應(yīng)及時(shí)與學(xué)生綜合檔案室交接材料，并做好登記歸檔。定期開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建設(shè)一支素質(zhì)高業(yè)務(wù)強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍。

（三） 引進(jìn)數(shù)字化檔案管理技術(shù)

傳統(tǒng)的人工檔案管理模式已無(wú)法適應(yīng)高職院校的學(xué)生檔案管理，因此引進(jìn)數(shù)字化信息化的檔案管理技術(shù)，對(duì)檔案材料進(jìn)行數(shù)字化處理，健全學(xué)生檔案管理信息查詢系統(tǒng)，提高學(xué)生檔案管理的工作效率。同時(shí)應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行加密保護(hù)，按照檔案規(guī)范化管理的重要程度進(jìn)行劃分，確保檔案的安全性。

（四） 增強(qiáng)大學(xué)生檔案意識(shí)

由于高職院校學(xué)生檔案管理知識(shí)欠缺，導(dǎo)致他們檔案意識(shí)淡薄，很多學(xué)生畢業(yè)后不知道到哪里去查詢檔案，給學(xué)生就業(yè)升造、辦理相關(guān)社保、轉(zhuǎn)正定級(jí)、各種政審、職稱評(píng)定、公務(wù)員招考、入黨、辦理退休等方面帶來不少麻煩。沒有檔案，個(gè)人的很多權(quán)益都無(wú)法得到保障。因此，高職院校要增強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案知識(shí)和檔案意識(shí)的培養(yǎng)，將檔案知識(shí)貫穿在大學(xué)就業(yè)指導(dǎo)課程全過程中，強(qiáng)調(diào)檔案的重要性，使學(xué)生自覺強(qiáng)化檔案意識(shí)。

四、結(jié)語(yǔ)

在學(xué)生檔案規(guī)范化管理中，學(xué)生對(duì)自身檔案要提高認(rèn)識(shí)，高職院校要進(jìn)一步優(yōu)化學(xué)生檔案管理水平，以數(shù)字化信息化檔案建設(shè)為著力點(diǎn)，建立健全檔案管理規(guī)范化工作機(jī)制，加強(qiáng)職能部門的協(xié)調(diào)性，提升檔案資源互動(dòng)性，為學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，在新形勢(shì)下更好促進(jìn)高職院校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。