ERP在會計電算化中的應用

姬戎斐

（鄭州財稅金融職業(yè)學院，河南 鄭州 450000）

一、ERP簡介

ERP是“企業(yè)資源計劃”的英文縮寫，其核心理念是依托“供應鏈管理”實現(xiàn)企業(yè)的更好發(fā)展。ERP是一款軟件，也是一個管理應用平臺。在技術層面，ERP的運行需要依靠多種信息技術，并且在這一基礎上對企業(yè)的各類資源進行管理，從而達到提升管理效率、增強企業(yè)競爭力的目標；在管理層面，ERP是一個兼具多種功能的管理系統(tǒng)，包括會計管理功能、質量監(jiān)督功能、物流調控功能、售后服務跟進功能等。ERP系統(tǒng)需要進行不斷革新，只有這樣才能保證企業(yè)運營、管理的先進性。企業(yè)的運營流程中包含多個元素，如供應部門、制造部門、銷售部門、售后部門等。這些部門既具有一定的獨立性，又會緊密緊密聯(lián)系在一起，它們能否在發(fā)揮各自作用的同時實現(xiàn)企業(yè)內外資源的良好協(xié)調，直接關系到企業(yè)最終的運營效果。ERP系統(tǒng)為實現(xiàn)這樣的目標提供了有力支撐，不同部門不僅可以通過這一系統(tǒng)獲得有價值的信息，還能借助相應平臺有目的地完成信息統(tǒng)籌。ERP系統(tǒng)的運行核心是財務管理系統(tǒng)，各部門的信息獲取、決策制定等均需與財務管理建立密切聯(lián)系，比如采購部門在制定采購計劃時，需要將商品信息及時傳入企業(yè)的財務系統(tǒng)，經(jīng)財務部門處理生成對應賬表，然后以此為依據(jù)對采購計劃進行調整或者用于事后分析。ERP系統(tǒng)主要具有三個特征，分別是即時性、集成性以及遠見性，其中即時性指的是信息資源可以隨時革新，能夠讓企業(yè)各個部門獲得最新內容；集成性指的是該系統(tǒng)能夠對諸多信息進行集成化處理，從而為企業(yè)決策提供科學依據(jù)；遠見性指的是企業(yè)的會計系統(tǒng)依托該平臺與其它子系統(tǒng)進行了融合，使企業(yè)會計管理同時具備了多種功能，不僅可以完成當前的財務管理，還能對未來趨勢做出預測與分析。

二、ERP在會計電算化中的應用優(yōu)勢

（一）推動會計管理理念革新

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，市場競爭呈現(xiàn)出了新的特征，不再是過去單個企業(yè)之間的競爭，而是成為了供應鏈之間的競爭。處于供應鏈之中的每個企業(yè)在做出決策不能僅僅考慮某一方面，而是要依據(jù)供應鏈諸多信息做出綜合考量。會計管理是企業(yè)運營的重要組成，是企業(yè)做出決策時重要倚仗，尤其是在企業(yè)發(fā)展壯大后，部門的繁雜、業(yè)務的增多以及人員素質的參差不齊都會影響企業(yè)運行效率，從而加大企業(yè)會計管理負擔。ERP系統(tǒng)的應用可以推動會計管理理念革新，在會計管理中不只是靜態(tài)地處理各種會計信息，而是要通過與其它部門或者系統(tǒng)的密切協(xié)作，達到精準管理、同步管理以及靈活控制的目標。

（二）促進會計管理中諸多系統(tǒng)有效集成

會計電算化實現(xiàn)了會計管理效率的大幅提升，可以幫助企業(yè)更好地進行資金管理。企業(yè)運營是建立在多個部門或系統(tǒng)正常運轉的基礎上，僅僅優(yōu)化會計管理技術是不夠的，還需要促進會計管理與其它部門或系統(tǒng)的有效集成，只有這樣才能讓會計管理的功能得到充分發(fā)揮，從而使企業(yè)的經(jīng)濟活動維持在正常范圍內。ERP系統(tǒng)可以實現(xiàn)這一目標，企業(yè)的各個部門或系統(tǒng)可以通過這一系統(tǒng)向財務部門發(fā)送即時信息，而后經(jīng)財務部門處理生成具體的財務報表、銷售發(fā)票等。這些實時材料可以作為會計管理的依據(jù)，從而使企業(yè)做出的決策具有更強的指導性，避免出現(xiàn)傳統(tǒng)會計管理中的“事后傳遞”現(xiàn)象。

（三）形成多層次會計核算系統(tǒng)

ERP系統(tǒng)中的會計管理系統(tǒng)在管理流程上得到了很大轉變，形成了多層次會計核算系統(tǒng)，其優(yōu)點具體表現(xiàn)在以下兩個方面：第一，會計核算效率大幅提升。傳統(tǒng)的會計核算由于技術水平、信息審核等方面的限制，造成核算周期冗長，降低了結賬速度，尤其是在供應鏈管理居于核心地位后，這一弊端會進一步凸顯。在ERP系統(tǒng)支持下，不僅使信息審核效率在集中式審核方式下得到提升，還讓供應鏈中各個系統(tǒng)實現(xiàn)了無縫集成，從而幫助會計核算迅速、準確地獲得相應信息；第二，會計核算功能更加全面。依托ERP系統(tǒng)，會計核算過程中不再只是面對一堆靜止的數(shù)據(jù)報表，而是直接與具體的業(yè)務流程建立了聯(lián)系，從而在核算時更加精細、準確。另外，ERP系統(tǒng)支持多種貨幣會計處理，可以讓跨國公司的會計核算更加方便快捷。

三、ERP在會計電算化中的實施策略

（一）制定明確目標

ERP系統(tǒng)在運用于會計管理工作中時，首先需要制定明確目標，目的是使會計電算化得到正確引導。會計電算化的優(yōu)勢是技術強、效率高，但如果沒有形成完善的系統(tǒng)，會計管理則難以發(fā)揮應有作用[3]。因此在目標制定中，要從經(jīng)營控制與經(jīng)營決策層面進行思考，將會計電算化與企業(yè)管理水平緊密聯(lián)系在一起，而后以此為基礎引入ERP系統(tǒng)。目標內容應該包括以下幾個方面：第一，構建網(wǎng)絡聯(lián)機系統(tǒng)，目的是為會計管理的信息獲取、數(shù)據(jù)收集等提供平臺，以及提供反饋渠道提升信息處理效率；第二，實現(xiàn)會計管理與企業(yè)經(jīng)營一體化，目的是通過會計管理對企業(yè)進行良好管理與控制；第三，推動會計電算化系統(tǒng)與生產(chǎn)系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)等形成聯(lián)動，構建以會計電算化系統(tǒng)為基礎的集成化信息系統(tǒng)，從而使會計管理在功能上向整體性、全面性方向發(fā)展。

（二）注重系統(tǒng)分析

進行系統(tǒng)分析的目的是保證ERP系統(tǒng)與會計電算化系統(tǒng)形成匹配關系，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)管理混亂、信息資源難以充分利用、功能過度重疊等情況。在系統(tǒng)分析過程中，需要根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營管理特征進行整體設計，明確各個子系統(tǒng)的具體功用以及促進子系統(tǒng)之間形成聯(lián)動關系。會計電算化系統(tǒng)負有通過信息整合為企業(yè)決策提供依據(jù)的重要責任，需要在系統(tǒng)分析中著重對待，關鍵在于打通會計電算化系統(tǒng)獲取各類信息的渠道，并能通過互動反饋過程達到更高的信息綜合處理水平。ERP系統(tǒng)也在不斷更新?lián)Q代，這意味著系統(tǒng)分析要成為常態(tài)化過程，只有這樣才能促進會計電算化系統(tǒng)不斷優(yōu)化與進步。

（三）選擇統(tǒng)一的設計技術

依托ERP系統(tǒng)對會計電算化系統(tǒng)進行結構設計時，要在設計技術的選擇上遵循統(tǒng)一性原則，目的是實現(xiàn)會計電算化系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的統(tǒng)一化，從而在實際操作中可以進行數(shù)據(jù)的靈活轉換。設計技術的統(tǒng)一會使數(shù)據(jù)結構具有統(tǒng)一化格式，比如在會計人員在接收與整合其它部門傳遞來的信息時，可以通過無差別數(shù)據(jù)錄入快速處理信息，并且能讓其它部門盡可能多的從會計系統(tǒng)平臺獲取信息內容，從而達到提升會計系統(tǒng)平臺透明度的目標。設計技術的統(tǒng)一有利于增強系統(tǒng)平臺的安全性，避免“各自為戰(zhàn)”形成參差不齊的安全系統(tǒng)[4]。在設計技術選擇方面也要積極借鑒國外，從當前情況看，國外的ERP系統(tǒng)功能多樣、適應性強，能夠運用于更加廣闊的范圍內，通過借鑒不僅可以提升本國ERP系統(tǒng)水平，也能為會計電算化系統(tǒng)與國際接軌提供支撐。

（四）實現(xiàn)全面網(wǎng)絡化與開放化

ERP系統(tǒng)的運行需要建立在全面網(wǎng)絡化與開放化的基礎上，其中網(wǎng)絡化指的是ERP系統(tǒng)可以利用網(wǎng)絡渠道快捷獲取各種信息，并且能實現(xiàn)實時反饋；開放化指的是ERP系統(tǒng)對內可以將各個子系統(tǒng)聯(lián)接在一起，對外能與當前流行的大型數(shù)據(jù)庫互聯(lián)。會計電算化系統(tǒng)作為ERP系統(tǒng)的一分子，也會具有這兩種特征，可以在企業(yè)運營中發(fā)揮更強的統(tǒng)籌管理與決策支撐作用，尤其是在供應鏈競爭成為主流的形勢下，會計電算化系統(tǒng)需要從更廣層面進行管理，才能支持企業(yè)在激烈競爭中站穩(wěn)腳跟。

（五）完善安全保障系統(tǒng)

信息技術的高速發(fā)展提升了ERP系統(tǒng)的運行水平，進一步實現(xiàn)了網(wǎng)絡化與開放化目標，但同時也面臨著安全風險，比如企業(yè)在通過ERP系統(tǒng)與外部數(shù)據(jù)庫互聯(lián)時，可能會給予電腦黑客可乘之機，從而造成企業(yè)保密數(shù)據(jù)被竊取、毀壞以及篡改。為了應對這樣的情況，需要下大力氣構建安全保障系統(tǒng)。目前的安全保障系統(tǒng)通常采用四種手段，分別是身份認證、防火墻、虛擬專用網(wǎng)VPN、反病毒軟件，這些手段需要不斷更新和完善，只有這樣才能最大程度地保障安全。