試論事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

（中共嫩江市委組織部干部檔案室，黑龍江 嫩江 161400）

引言：對于檔案管理工作者來說，必須要明確檔案管理是為檔案開發(fā)利用而服務(wù)的。以干部檔案為例，只有為干部的選拔、任用、培訓(xùn)等各方面工作開展提供了必要的參考和幫助，才能體現(xiàn)出檔案本身的價值，這也是干部檔案管理追求的根本目標。因此，新時期事業(yè)單位檔案管理的改革，無論是完善配套的工作制度，還是應(yīng)用信息技術(shù)，本質(zhì)上都是為了挖掘檔案利用價值，提升檔案服務(wù)水平。只有明確了這一目標，才能找準檔案管理的優(yōu)化路徑，緊跟事業(yè)單位改革步伐，推進檔案管理事業(yè)不斷發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理工作開展現(xiàn)狀

（一）現(xiàn)有檔案管理制度不夠完善

干部檔案從收集歸檔，到補充更新，再到開發(fā)利用，是一項專業(yè)性較強、系統(tǒng)化程度較高的工作。要想保證這一系列工作規(guī)范化開展，離不開一套完善的檔案管理制度。這樣在開展檔案管理的具體工作時，才能為工作人員提供必要的參考，避免因為個人操作失誤而影響干部檔案內(nèi)容完整性、真實性。近年來，事業(yè)單位檔案室在本部門制度建設(shè)方面投入了較多的精力，初步形成了實用性較強、參考價值較高的檔案管理制度。但是我們也應(yīng)當看到，事業(yè)單位的深化改革，對檔案管理工作提出了更為嚴格的要求。同時，檔案管理的方法、要求都在發(fā)生變化，但是配套的管理制度卻沒有同步的補充、更新，失去了應(yīng)有的參考價值。

（二）檔案的開發(fā)利用程度不高

只有將收集與開發(fā)、管理與服務(wù)統(tǒng)籌結(jié)合起來，檔案資料的價值才能夠得到充分的體現(xiàn)。現(xiàn)階段存在的問題是，事業(yè)單位的檔案管理人員，將大部分精力放在了如何豐富檔案資源、如何保證檔案完整等方面，而對于檔案信息服務(wù)的重視程度不高，也沒有掌握有效的檔案開發(fā)利用技術(shù)手段。例如，干部檔案除了記錄每一名干部的姓名、性別、年齡、籍貫等基本信息外，還包含了工作履歷、獲獎情況、任職表現(xiàn)等重要信息。而這些信息可以作為干部職務(wù)調(diào)整、學習教育的重要依據(jù)。由于對檔案的開發(fā)利用水平有限，這些信息沒有發(fā)揮預(yù)期的價值。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提升

檔案管理人員除了要具備扎實的專業(yè)知識外，還要形成嚴謹細致、一絲不茍、認真負責的職業(yè)素養(yǎng)。結(jié)合實際調(diào)查來看，現(xiàn)階段事業(yè)單位的檔案管理人員，專業(yè)基本功比較扎實，但是距離工作要求仍然有一定的差距。這主要是因為近幾年檔案事業(yè)發(fā)展速度較快，特別是電子檔案全面推廣后，檔案管理的技術(shù)、方法有了明顯的創(chuàng)新。但是基層的檔案工作人員，由于在職培訓(xùn)機會少，知識更新速度慢，久而久之專業(yè)技能與工作要求的差距拉大。另外，也有少部分檔案管理工作者，還是沒有擺脫“鐵飯碗”的思想，在檔案工作中缺乏創(chuàng)新意識，疏忽大意，消極懈怠，也不利于檔案管理工作的發(fā)展和優(yōu)化。

（四）檔案管理方式方法亟需創(chuàng)新

近年來事業(yè)單位的檔案部門，在許多方面做出了改革嘗試，例如向上級部門申請專項經(jīng)費，完善了檔案室的信息基礎(chǔ)設(shè)施，實現(xiàn)了對電子檔案從收集到維護、再到管理的“一站式”辦理，極大的減輕了基層檔案工作者的壓力和負擔。但是從整體上來看，檔案管理的方式方法，還有較大的創(chuàng)新空間。例如，在推行干部檔案電子化后，雖然給檔案管理帶來了便利，但是如何保證電子檔案的安全性和隱私性，目前來看還沒有提出一種行之有效的解決辦法。雖然可以通過安裝殺毒軟件，對網(wǎng)絡(luò)病毒進行查殺。但是并不能應(yīng)對一些針對性的黑客入侵，干部檔案仍然面臨被竊取、被破壞的風險。

二、事業(yè)單位加強檔案管理的必要性分析

從干部檔案的內(nèi)容上來看，除了包含個人基本信息外，還涉及到履歷、自傳、考核、政審、獎懲等內(nèi)容，可以直觀、全面的反映一名干部在職期間的工作信息，為組織部門進行干部的選拔、任用提供了參考依據(jù)，有利于實現(xiàn)人才的最優(yōu)化配置，為事業(yè)單位工作開展和改革發(fā)展提供智力支持。另外，對于干部檔案的管理，還需要每隔一段時間進行一次補充、更新，確保檔案內(nèi)容與干部的實際情況匹配。由此可見，新時期的干部檔案，僅僅做好檔案收集、更新、管理，是遠遠不夠的；還必須從檔案的利用、開發(fā)角度出發(fā)，讓干部檔案的參考價值得到充分的體現(xiàn)。只有為組織上選人、用人提供了依據(jù)，才能體現(xiàn)出檔案管理工作的意義，進而也為干部的成長與發(fā)展提供支持?，F(xiàn)階段事業(yè)單位正處于全面深化改革的關(guān)鍵階段，對干部的勝任力也提出了更高的要求。通過加強檔案管理，從檔案中提取有價值的信息，還可以為培訓(xùn)提供參考。針對干部人員的業(yè)務(wù)能力，以及崗位工作要求，開展針對性學習教育活動。讓干部得以不斷的提升業(yè)務(wù)能力，在本職崗位上做出更大的貢獻。

三、事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

（一）健全檔案管理制度，提升檔案管理規(guī)范化

從干部檔案的管理與使用需求出發(fā)，針對當前檔案室現(xiàn)有制度存在的不足，盡快補充完善，建立起適合事業(yè)單位改革形勢和工作開展需要的檔案管理制度。要求檔案室的每一名工作人員，都要熟知檔案管理制度內(nèi)容，并且能夠在日常工作中遵循、踐行，確保檔案管理各項工作都能夠標準化、規(guī)范化的開展。例如，新的檔案管理制度中，要求每個月對干部檔案進行一次核對，及時更新檔案內(nèi)容，做好信息記錄。在實際工作中，必須嚴格執(zhí)行，確保干部檔案每月一更新。另外，還可以借鑒上級部門在檔案管理制度建設(shè)上取得的先進經(jīng)驗，讓干部檔案的格式保持統(tǒng)一，為檔案資源整合、利用提供便利。

（二）重視檔案內(nèi)容管理，挖掘檔案利用價值

檔案既具有留存價值，同時也存在開發(fā)利用價值。做好檔案收集、補充、管理等工作，可以為檔案的開發(fā)利用奠定扎實的基礎(chǔ)。為此，新時期的檔案管理優(yōu)化工作，應(yīng)著重從兩個方面入手：其一，重視檔案內(nèi)容的管理，要保證干部檔案的所有信息真實、可靠，能夠與干部個人實際情況匹配。同時還要根據(jù)干部的人事調(diào)動、獎懲情況，及時對檔案內(nèi)容進行補充、更新。其二，還要嘗試以各種手段，對檔案資源進行整合利用，提升檔案信息服務(wù)價值。例如，結(jié)合檔案內(nèi)容，通過職務(wù)調(diào)動的方式，把每個人都安排在最適合的崗位上，確保他們能夠在各自的崗位上，發(fā)揮最大的潛力，貢獻最多的價值，實現(xiàn)個人與單位的同步發(fā)展。

（三）加強檔案人員培訓(xùn)，夯實檔案管理基礎(chǔ)

干部檔案相比于普通的工作檔案，除了利用價值更高外，由于包含了干部的個人隱私信息，對檔案管理的規(guī)范性、安全性也提出了更為嚴格的要求。無論是從保證干部檔案的完整性、規(guī)范性，還是從檔案開發(fā)利用程度、信息服務(wù)水平角度來看，擁有一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍都是決定檔案部門工作開展和今后發(fā)展的重要因素。檔案部門應(yīng)嘗試多種措施，切實提升在職檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。常規(guī)的方法是定期開展工作研討會，或是組織職工到其他檔案部門參觀、交流、學習。另外，還可以鼓勵檔案管理人員參加進修、深造，將學歷、職稱等，與個人的薪資績效掛鉤。通過這種方式促使檔案管理人員不斷提升自我，同時也為檔案管理的優(yōu)化提供人才支撐。

（四）堅持工作方法創(chuàng)新，構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式

無論是從檔案事業(yè)改革趨勢來看，還是從事業(yè)單位對檔案的使用需求和管理要求來看，與時俱進的推進檔案工作創(chuàng)新，都是一種必然選擇。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，事業(yè)單位的檔案管理也要主動向信息化、智能化方向發(fā)展。有條件的檔案室，可以利用信息基礎(chǔ)設(shè)施，搭建“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式，實現(xiàn)干部檔案從接收到更新，再到開發(fā)、利用的“一站式”辦理。這樣既可以精簡檔案管理的流程、步驟，降低了基層檔案工作者的壓力，同時又能夠發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，對檔案資源進行更加全面、深入的挖掘，充分發(fā)揮檔案的信息服務(wù)價值。另外，也要注意做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案的安全防護工作，運用加密解密技術(shù)、數(shù)字認證技術(shù)等，切實保障檔案信息的隱私性、安全性。

結(jié)語：在事業(yè)單位改革過程中，科學選用干部能夠為事業(yè)單位各項工作開展、加速完成改革發(fā)展提供必要的支持。而干部檔案管理，能夠為干部的選拔、任用和培訓(xùn)提供必要的參考，因此在保障檔案本身完整性、真實性的基礎(chǔ)上，運用科學的技術(shù)、方法，對干部檔案進行開發(fā)使用，挖掘其潛在價值，成為現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理的一項重要工作。新時期的檔案工作者，既要認識到時代變化對于檔案管理產(chǎn)生的多重影響，同時又要不斷提高自我的業(yè)務(wù)技能、職業(yè)素養(yǎng)，讓自己具備更強的崗位勝任力，從而確保事業(yè)單位干部檔案管理的優(yōu)化開展、深化利用，進而推進檔案管理事業(yè)不斷向前發(fā)展。