淺談財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問題及應(yīng)對策略

（湖南省懷化市第一中學(xué)，湖南 懷化 418000）

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會計(jì)檔案變得日益復(fù)雜。財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理的不僅僅是會計(jì)核算工作方面的產(chǎn)生的，如會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)告、銀行對賬單等相關(guān)資料，在財(cái)務(wù)工作中還存在有行政事業(yè)單位往來收據(jù)、非稅收入收據(jù)，以及因有社會服務(wù)性收入而在稅務(wù)局領(lǐng)購的增值稅發(fā)票等票據(jù);合同方面，有與各個(gè)銀行發(fā)生貸款時(shí)簽訂的各種貸款合同、對外科研項(xiàng)目需開具發(fā)票時(shí)交來的合同復(fù)印件;學(xué)校內(nèi)部單位交來的各種財(cái)務(wù)支撐資料，如預(yù)算申請單、創(chuàng)收項(xiàng)目收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)申報(bào)單、財(cái)務(wù)收支自查資料;等等。

一、當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理存在的問題

（一）未樹立正確的財(cái)務(wù)檔案管理意識

當(dāng)前，部分企業(yè)更側(cè)重于追求經(jīng)濟(jì)效益，而對于單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作不夠重視，覺得檔案管理就是簡單的收集與整理些財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，沒什么難度和要緊的，因而抱著無關(guān)緊要的態(tài)度。由于對財(cái)務(wù)檔案管理缺乏正確的認(rèn)識和管理意識，造成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等資料收集不及時(shí)、不全面，時(shí)效性滯后，以致信息失真。加上部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者覺得財(cái)務(wù)部門是后勤二線部門，對財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性不認(rèn)同，沒有全局觀念，導(dǎo)致崗位人員配備不足，財(cái)務(wù)檔案管理效率低下。

（二）缺乏健全完善的財(cái)務(wù)檔案管理制度

盡管目前絕大多數(shù)企業(yè)均制定了較為健全的管理制度，明確了各部門、各科室、各崗位人員的工作職責(zé)，但涉及到財(cái)務(wù)檔案管理工作的制度和職責(zé)較少，更未對相關(guān)管理人員進(jìn)行掛鉤考核，以致管理理念老套、管理模式滯后。由于未能健全完善財(cái)務(wù)檔案管理制度，一些具有價(jià)值的信息和資料未能得到有效利用，收集也存在一定難度，造成財(cái)務(wù)檔案資料收集和信息管理不一致，完全脫節(jié)，財(cái)務(wù)檔案管理工作缺乏整體性、科學(xué)性、規(guī)范性，信息資源得不到有效整合，無法適應(yīng)新時(shí)期新形勢下企業(yè)發(fā)展的需求。

（三）檔案管理信息化程度不高

信息化技術(shù)的高速發(fā)展，使得這項(xiàng)技術(shù)戶泛應(yīng)用于各行各業(yè)，給人們的工作帶來了很大的便利性。企業(yè)的經(jīng)營活動中涉及到的財(cái)務(wù)檔案包含大量的原始資料，這些財(cái)務(wù)核算的資料反映的是企業(yè)的經(jīng)濟(jì)狀況，是極為重要不可丟失的。同時(shí)，隨著企業(yè)的發(fā)展，財(cái)務(wù)核算的資料數(shù)量日益增多，為保存這些資料不僅需要占用一定的空間，還為檔案的查閱帶來許多不便，加上財(cái)務(wù)人員的變動，一些檔案在人事變動的過程中流失，都給檔案管理工作帶來不利影響。目前，企業(yè)雖然對財(cái)務(wù)管理進(jìn)行了信息化建設(shè)，但信息化程度不高，紙質(zhì)檔案積累過多，未能及時(shí)更新電子檔案，信息滯后。管理人員信息化技術(shù)水平有待提升，也未能充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢完善企業(yè)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。

二、加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理的對策

（一）樹立科學(xué)的財(cái)務(wù)檔案管理理念

社會的不斷發(fā)展和進(jìn)步，知識的新舊更替，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者也應(yīng)緊跟時(shí)代的步伐，與時(shí)俱進(jìn)，樹立科學(xué)的管理理念實(shí)施對財(cái)務(wù)檔案的管理，以適應(yīng)社會發(fā)展的需求，推動企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作質(zhì)量的提升。在實(shí)際管理的過程中，管理人員要明確財(cái)務(wù)檔案管理的職責(zé)和目標(biāo)，認(rèn)真貫徹落實(shí)各項(xiàng)管理制度，嚴(yán)格按管理規(guī)范執(zhí)行，加大對財(cái)務(wù)檔案的審核與鑒定力度，真正發(fā)揮自身的職責(zé)，提升財(cái)務(wù)檔案管理工作的成效，完成管理目標(biāo)。同時(shí)，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者也應(yīng)重視財(cái)務(wù)檔案管理這項(xiàng)工作，設(shè)置專人對檔案進(jìn)行管理，積極監(jiān)督企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作的執(zhí)行力度，將檔案管理與績效、獎(jiǎng)懲掛鉤進(jìn)行考核，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性。

（二）加強(qiáng)對財(cái)務(wù)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

財(cái)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量與管理人員的專業(yè)素質(zhì)、專業(yè)知識、職業(yè)道德具有很大關(guān)系。因而，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對財(cái)務(wù)檔案管理人員的培訓(xùn)，培訓(xùn)不僅包含財(cái)務(wù)檔案管理專業(yè)知識和內(nèi)容的培訓(xùn)，還應(yīng)包含計(jì)算機(jī)操作等專業(yè)技能的培訓(xùn)，有條件的應(yīng)參加由檔案管理局、財(cái)政局聯(lián)合舉辦的“會計(jì)檔案管理辦法’，的相關(guān)培訓(xùn)，如對記賬憑證的收集整理、財(cái)務(wù)檔案的分類方法、如何裝訂記賬憑證、裝訂厚度、財(cái)務(wù)檔案的存檔、移交、銷毀，計(jì)算機(jī)操作和應(yīng)用等，使檔案管理人員充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，糾正檔案管理工作中存在的誤區(qū)，牢固掌握并靈活應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，做好財(cái)務(wù)檔案管理信息化工作，不僅提升了自身的專業(yè)能力，還能為企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展提供數(shù)據(jù)信息，發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案的真正價(jià)值。

（三）健全完善財(cái)務(wù)檔案管理制度

財(cái)務(wù)檔案管理制度是實(shí)施檔案管理工作的基礎(chǔ)，只有健全完善了企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理制度，檔案管理工作才能做到有章可循、有序進(jìn)行。健全完善的財(cái)務(wù)檔案管理制度和流程是檔案管理人員行使職能的依據(jù)，對于財(cái)務(wù)檔案的規(guī)范化管理具有重要意義。同時(shí)，財(cái)務(wù)檔案管理制度的建立還要具有可操作性，要結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，切勿照搬其他單位，生搬硬套、財(cái)務(wù)檔案管理制度應(yīng)詳盡具有可行性，易于把握和操作，明確檔案管理人員的職責(zé)，確保檔案管理工作的順利開展和進(jìn)行。

（四）加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)

信息化建設(shè)有助于財(cái)務(wù)檔案管理工作更加高效的開展和運(yùn)行，因而企業(yè)可結(jié)合自身實(shí)際，建立完善的信息化管理系統(tǒng)，如局域網(wǎng)的建設(shè)，使企業(yè)各個(gè)部門都能通過局域網(wǎng)實(shí)施對財(cái)務(wù)檔案信息資源的共享。檔案管理人員要及時(shí)對信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，建立電子檔案、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)管理平臺等，既能提高工作效率也便于今后的查詢，為企業(yè)的管理和發(fā)展提供數(shù)據(jù)。

三、結(jié)語

企業(yè)的良好發(fā)展離不開財(cái)務(wù)檔案管理，財(cái)務(wù)檔案管理要想提升管理水平，就要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念、完善財(cái)務(wù)檔案管理制度和信息化建設(shè)工作、提高管理人員信息化技術(shù)的水平，從各個(gè)方面來提高財(cái)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量。