大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案工作

劉艷玲

（吉木乃縣人力資源和社會(huì)保障局，新疆 吉木乃 836899）

大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展過(guò)程中對(duì)于不同類(lèi)型數(shù)據(jù)的利用模式相較以往發(fā)生了非常顯著的變化，同時(shí)也對(duì)信息檔案管理工作的發(fā)展變革造成了非常深遠(yuǎn)的影響。尤其是信息檔案管理工作作為記錄企業(yè)單位發(fā)展歷程、發(fā)展現(xiàn)狀、發(fā)展戰(zhàn)略的一項(xiàng)重要內(nèi)容載體，其在大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展影響下必然會(huì)出現(xiàn)工作理論、工作模式、工作技術(shù)上的種種變化，最終充分適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求，滿(mǎn)足檔案管理工作的各項(xiàng)目標(biāo)要求和發(fā)展需求，推動(dòng)檔案管理工作持續(xù)發(fā)展并為企業(yè)單位發(fā)展提供更加充足的推動(dòng)力量。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)

（一）大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理理論的發(fā)展趨勢(shì)

結(jié)合當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作的實(shí)際發(fā)展情況來(lái)看，以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書(shū)檔案在檔案管理工作中已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔n案。同時(shí)在后續(xù)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展背景下，未來(lái)檔案管理工作的發(fā)展也必然會(huì)出現(xiàn)理論知識(shí)的深層變化。本文認(rèn)為后續(xù)檔案管理工作的發(fā)展過(guò)程中，首先檔案本身的記錄范圍會(huì)不斷擴(kuò)大，一切具有保存價(jià)值的文件內(nèi)容、數(shù)據(jù)信息、視頻照片、實(shí)物內(nèi)容等均會(huì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔n案并于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)得到有效保存；其次檔案本身的服務(wù)功能會(huì)不斷拓展，以往受限于紙質(zhì)文書(shū)檔案管理所導(dǎo)致的各項(xiàng)服務(wù)問(wèn)題，將會(huì)在大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展背景下促使其服務(wù)功能朝向更加多元化、開(kāi)放化、先進(jìn)化、信息化的方向持續(xù)發(fā)展，對(duì)檔案管理工作的服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)范圍、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)均造成深遠(yuǎn)影響。

（二）大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)

以往紙質(zhì)文書(shū)檔案管理工作中所應(yīng)用的管理技術(shù)，主要是基于人力手段上的整理技術(shù)、編目技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展基礎(chǔ)上，通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)的有效利用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書(shū)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔n案的情況下，各項(xiàng)管理工作對(duì)于人力資源的需求將明顯降低，而對(duì)于電子信息技術(shù)、云存儲(chǔ)技術(shù)、信息整合技術(shù)、信息挖掘絕技術(shù)的應(yīng)用將不斷廣泛化、深入化，對(duì)提升檔案管理工作的效率、質(zhì)量均發(fā)揮積極作用。

（三）大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理流程的發(fā)展趨勢(shì)

檔案管理工作在實(shí)際開(kāi)展流程中無(wú)非收集、管理、服務(wù)三個(gè)主要環(huán)節(jié)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展背景下，檔案管理工作的上述環(huán)節(jié)流程并不會(huì)發(fā)生太大的變化，然而在具體的流程開(kāi)展過(guò)程中相應(yīng)的流程業(yè)務(wù)模式、流程服務(wù)內(nèi)容、流程應(yīng)用技術(shù)等均會(huì)發(fā)生顯著變化。例如以往紙質(zhì)文書(shū)檔案管理工作中對(duì)檔案信息的收集主要依靠不同部門(mén)的自覺(jué)移交，而大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作中對(duì)檔案信息的收集則可以通過(guò)電子信息技術(shù)進(jìn)一步拓展檔案信息的豐富程度和信息深度，由此通過(guò)部門(mén)移交、自我收集、信息挖掘、整合登記等多種措施促使檔案管理工作整體收集流程的業(yè)務(wù)模式發(fā)生顯著變化。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作的變革措施

（一）基于檔案管理流程的變革措施

基于檔案管理工作中收集、管理、服務(wù)三項(xiàng)流程。本文認(rèn)為大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作的變革應(yīng)當(dāng)采取以下措施以提升整體工作質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量：

首先在檔案管理工作中的收集工作中必須做到整體流程的有效控制。管理部門(mén)在檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程中要從前端入手對(duì)檔案信息收集質(zhì)量進(jìn)行有效控制，確保檔案信息收集內(nèi)容的全面性、真實(shí)性、細(xì)節(jié)性，進(jìn)而將檔案管理工作融入當(dāng)前且與單位的發(fā)展進(jìn)程中，對(duì)企業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中的各項(xiàng)合同內(nèi)容、系統(tǒng)內(nèi)容、業(yè)務(wù)發(fā)展、企業(yè)文化、財(cái)政收支等進(jìn)行全面的信息收集，為檔案管理工作中信息內(nèi)容的豐富程度提供積極的管理效益；其次在檔案管理工作中的管理過(guò)程中必須做好全面有效的技術(shù)支持。管理部門(mén)在檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程重要結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作的實(shí)際需求、未來(lái)檔案管理工作地發(fā)展可能，不斷加強(qiáng)對(duì)電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，確保數(shù)據(jù)庫(kù)容量符合電子信息檔案的增長(zhǎng)速度要求。同時(shí)檔案管理部門(mén)還要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中的網(wǎng)絡(luò)安全與信息安全建設(shè)，避免出現(xiàn)檔案信息泄露等嚴(yán)重問(wèn)題；最后在檔案管理工作中的服務(wù)過(guò)程中必須提升服務(wù)流程的智能性，以此優(yōu)化檔案管理工作的服務(wù)范圍和服務(wù)結(jié)果。檔案管理部門(mén)在此過(guò)程中要積極主動(dòng)地與其他部門(mén)進(jìn)行對(duì)接交流，了解其他部門(mén)在檔案管理工作中對(duì)各項(xiàng)檔案信息的實(shí)際需求，進(jìn)而以檔案信息內(nèi)容為基礎(chǔ)為企業(yè)發(fā)展中的市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、網(wǎng)絡(luò)優(yōu)化、發(fā)展決策等提供智能化、輔助性的服務(wù)，提升檔案管理工作的影響力，為企業(yè)發(fā)展提供更加有效的信息支撐。

（二）加強(qiáng)檔案管理規(guī)范程度的措施

檔案管理部門(mén)在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中始終要注重對(duì)管理工作的規(guī)范化要求。檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作的具體開(kāi)展情況，結(jié)合當(dāng)前企業(yè)單位的實(shí)際管理制度與國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)章法令要求，明確當(dāng)前檔案管理工作中的各項(xiàng)內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作中收集、管理、服務(wù)均擁有完善的規(guī)章制度支撐。

綜上所述，本文針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行分析，同時(shí)以此為據(jù)針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作的變革措施進(jìn)行了探討。大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展對(duì)檔案管理工作的發(fā)展造成了非常直觀的影響，相關(guān)部門(mén)與個(gè)人均應(yīng)抓住大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展機(jī)遇，促進(jìn)檔案管理工作模式的合理改革。