檔案管理工作存在的問題與對(duì)策

孫霞

（四川省巴中市平昌縣政務(wù)服務(wù)和公共資源交易服務(wù)中心，四川 巴中 636400）

檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，對(duì)負(fù)責(zé)具體工作的相關(guān)人員的要求較高，不僅需要相關(guān)工作人員要具有很強(qiáng)的責(zé)任心，同時(shí)還需要具備較高的專業(yè)知識(shí)。而當(dāng)前我國一些地區(qū)的檔案管理工作的重視程度不高，相關(guān)工作人員的素質(zhì)也良莠不齊，這種情況的發(fā)生，容易出現(xiàn)檔案管理工作混亂，影響正常工作運(yùn)行的情況發(fā)生。本文從當(dāng)前檔案管理工作的實(shí)際問題出發(fā)，結(jié)合問題給出相應(yīng)的解決策略，以期為如今的檔案管理工作帶來有益的幫助。

一、檔案管理的重要性

檔案管理工作是一項(xiàng)具有較強(qiáng)政策性、針對(duì)性、機(jī)密性和安全性的工作，是一個(gè)單位或部門日常工作不可或缺的一部分，基層檔案管理工作能否順利開展關(guān)乎基層發(fā)展的好壞，甚至是一個(gè)區(qū)域的發(fā)展好壞。通過實(shí)踐梳理出基層檔案管理工作中存在的問題，并通過相應(yīng)的對(duì)策去解決是保證基層檔案管理工作科學(xué)性、完整性、規(guī)范性的重要舉措。只有提高基層檔案管理工作水平，才能夠更好地提高基層工作的效率，為區(qū)域甚至社會(huì)的檔案事業(yè)奠定良好的基礎(chǔ)，推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展。

二、檔案管理出現(xiàn)的問題

（一）管理力量薄弱

檔案管理的實(shí)施承載著兩大功能，即確保檔案信息的安全性和有助于企業(yè)信息使用者快速查詢和使用信息。伴隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，檔案管理開始趨向于現(xiàn)代化，由于現(xiàn)代化科技手段存在著自身的缺陷，硬件資源極易受到自然災(zāi)害的影響，并且，存儲(chǔ)在軟件系統(tǒng)中的有效資源和數(shù)據(jù)信息易受到病毒的侵?jǐn)_和毀壞，再加上，當(dāng)前很多檔案管人員的沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理工作的具體工作方式不了解，不能夠規(guī)范的管理檔案。

（二）檔案管理人員專業(yè)能力不強(qiáng)

受編制的約束，大多數(shù)行政、事業(yè)單位的檔案管理人員都是由兼職人員擔(dān)任。檔案人員的專業(yè)知識(shí)比較欠缺，能力不強(qiáng)，他們對(duì)檔案管理過程中的收集、整理、歸檔、保管、利用的標(biāo)準(zhǔn)要求不清楚，難以勝任工作。例如，有的單位檔案管理工作是由同一人長期兼任，這本來對(duì)于檔案的收集是十分有利的，但因?yàn)闄n案人員在檔案收集方面的知識(shí)水平與工作能力不強(qiáng)，導(dǎo)致很多檔案材料沒有被及時(shí)歸檔，從而造成了檔案材料的丟失或破損。

（三）全社會(huì)檔案工作的發(fā)展后勁存在隱患

首先，近些年檔案工作的發(fā)展中過多強(qiáng)調(diào)前瞻性，強(qiáng)調(diào)檔案工作信息化和電子檔案資源建設(shè)，對(duì)檔案基層工作現(xiàn)狀有所忽視?，F(xiàn)狀就是很多基層單位，如許多中小企業(yè)和村委會(huì)等，沒有專門的檔案管理人員，無論是收集歸檔的文件還是保存狀態(tài)，都有一定問題。其次，基層檔案管理資源嚴(yán)重不足?，F(xiàn)實(shí)中，大部分單位的檔案人員工作負(fù)擔(dān)沉重，卷宗數(shù)目與檔案人員數(shù)比例嚴(yán)重失衡；破產(chǎn)改制單位的檔案負(fù)擔(dān)沉重，很多檔案改制或是破產(chǎn)后找不到蹤跡；新技術(shù)規(guī)范帶來的企業(yè)檔案存放場(chǎng)館問題，尤其是每天都在產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)的銀行這種企業(yè)，對(duì)檔案保管期限和范圍的延長和擴(kuò)大都給檔案管理帶來了極大的人員和場(chǎng)地雙重負(fù)擔(dān)。

三、檔案管理工作的對(duì)策

（一）健全檔案管理制度

相關(guān)部門要在實(shí)際的檔案管理工作過程中，要制定相對(duì)科學(xué)、合理的檔案管理制度，并嚴(yán)格按照這些規(guī)章制度執(zhí)行檔案管理工作。同時(shí)，規(guī)章制度的建立，能夠在約束職工的同時(shí)，還能夠在一定程度上約束單位領(lǐng)導(dǎo)的行為。這些規(guī)章制度由檔案管理部門來制定和執(zhí)行，在執(zhí)行過程中要真正做到獎(jiǎng)罰明了，充分體現(xiàn)其權(quán)威性。

（二）進(jìn)一步加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)

檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，主要包括思想道德建設(shè)、組織建設(shè)、專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)等內(nèi)容。做好檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，一是要選擇那些具有較強(qiáng)的責(zé)任心和業(yè)務(wù)能力的人；二是要加大對(duì)他們專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)力度，為他們創(chuàng)造更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，來提升他們的理論知識(shí)水平和業(yè)務(wù)能力；三是要給予其適當(dāng)?shù)臋?quán)利、義務(wù)和責(zé)任，通過監(jiān)督檢查和年度考核來提升他們履職的能力和水平；四是單位領(lǐng)導(dǎo)要在思想上、生活上給予更多的關(guān)心和照顧，調(diào)動(dòng)好他們工作的積極性，為促進(jìn)檔案管理工作的開展奠定人才基礎(chǔ)。

（三）加大資源整合力度，推進(jìn)檔案管理工作體系全面提升

在整體資源上，向基層檔案管理工作進(jìn)行一定的資源傾斜，保障基層檔案管理工作的有序開展；構(gòu)建面向普通群眾的檔案資源利用平臺(tái)，整合區(qū)域內(nèi)或者某項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)的相關(guān)檔案資源，提高檔案利用效率；有力保障對(duì)檔案信息化建設(shè)和電子檔案建設(shè)的支持力度，建設(shè)與國際接軌的檔案管理工作體系。

（四）加大檔案管理設(shè)備設(shè)施配置

近年來，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在各行各業(yè)中都得到廣泛應(yīng)用，從而也給檔案的現(xiàn)代化管理提供了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)支持，使得檔案管理由傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理開始轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)信息管理。計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)不僅存儲(chǔ)量大，而且能夠通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息共享。所以各單位要適應(yīng)形勢(shì)需求，按照國家相關(guān)規(guī)定，為檔案管理工作配備好相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備，滿足檔案管理工作的需求。

綜上所述，檔案管理工作作為一個(gè)單位或者企業(yè)的基礎(chǔ)所在，起著至關(guān)重要的作用。但在目前的實(shí)際工作過程中，會(huì)遇到很多問題，針對(duì)這些問題做出相應(yīng)的解決辦法，是確保當(dāng)前檔案管理工作的前提，也是一個(gè)單位或者企業(yè)能夠正常運(yùn)行的保證。