淺議信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新措施分析

溫漢會

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檔案部門實施檔案管理工作的宗旨在于保存珍貴檔案資源，進而提供相關領域的科學決策支撐。檔案數(shù)據(jù)本身具有客觀性，并且構成了相關單位的寶貴信息資源。檔案資源一旦被丟失，那么將會造成檔案資源領域的損失，因而檔案管理人員務必做到運用正確方式來存放與保管檔案信息資料[1]。在信息時代的全面轉型影響下，檔案管理工作將會達到全新的層次與水準。

一、檔案管理工作在信息時代的特征

首先是轉變了檔案資源的存儲媒介。存儲檔案資源必須依靠特定的檔案存儲媒介，在傳統(tǒng)模式下，檔案存儲媒介主要為紙質媒介。但是實際上，運用紙質媒介的檔案存儲載體容易造成檔案丟失的不良后果，導致檔案資料遺失的風險明顯增大。與之相比，運用數(shù)據(jù)化與電子化的檔案存儲媒介更加利于保存檔案資料，降低檔案資源丟失的潛在風險，充分體現(xiàn)了檔案存儲媒介轉型的重要意義。

其次是節(jié)省了人力資源在檔案管理領域的投入。檔案管理人員在日常整理檔案資源與歸納檔案信息的環(huán)節(jié)中，將會投入較高的人力成本消耗，并且檔案管理機構也要投入相應的資金成本。然而在信息化手段得以迅速推廣的全新背景下，檔案管理領域的人力成本將會得到顯著的節(jié)約，避免檔案管理機構浪費寶貴的人力管理成本。同時，檔案管理機構可以充分運用電子化的檔案存儲介質來保存檔案數(shù)據(jù)，完善了現(xiàn)有的檔案管理實施方式[2]。

第三是消除了紙質檔案遺失與破損的風險。紙質檔案容易破損或者被丟失，并且可能會遭受水淹或者火災等外界因素造成的檔案滅失后果。紙質檔案載體一旦損毀，那么檔案信息也無法被恢復。在此基礎上，運用電子檔案與信息化檔案可以有效杜絕上述的檔案信息滅失風險，延長了保存檔案信息的期限，確保檔案資源始終處于較為安全的狀態(tài)下。

二、信息時代下創(chuàng)新檔案管理工作的舉措要點

檔案管理工作進入信息化時代后，檔案信息載體以及檔案管理方式都會產生相應的變更，因而給檔案管理帶來了多種挑戰(zhàn)。為了實現(xiàn)對于檔案管理模式的全面轉型與創(chuàng)新，那么作為檔案管理部門必須認識到創(chuàng)新檔案保存載體以及節(jié)省檔案管理成本的重要意義，具體涉及如下的檔案管理信息化創(chuàng)新要點：

（一）提升檔案管理負責人員的信息化素養(yǎng)

檔案管理的具體實施人員必須具備良好的信息化素養(yǎng)，否則將會給檔案管理信息化造成不良影響。檔案管理部門對于現(xiàn)有的檔案管理負責人員應當增強實施數(shù)字化管理培訓的力度，從而保證檔案管理的負責人員能夠認識到數(shù)字化手段融入檔案管理實施過程的必要性，自覺運用數(shù)字化的全新檔案管理模式。檔案管理模式的全面創(chuàng)新需要依賴新型的檔案管理人才，因此檔案管理機構目前必須做到充分重視新型管理人才的培養(yǎng)，善于運用多樣的措施來吸引數(shù)字化與信息化人才。

（二）定期更新與維護檔案管理的信息化系統(tǒng)

檔案管理系統(tǒng)主要可以劃分為軟件系統(tǒng)以及硬件系統(tǒng)，檔案管理機構負有定期維護與更新檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)的職責。在云平臺作為支撐的基礎上，數(shù)字化的檔案信息不易丟失，并且相關負責人員能夠做到隨時調取檔案數(shù)據(jù)，充分體現(xiàn)了數(shù)字化檔案在輔助企業(yè)實施正確決策方面的重要作用[3]。檔案管理領域的信息化手段主要包含云平臺與檔案數(shù)據(jù)庫，作為檔案管理的具體負責機構來講，目前必須投入充足的前期建設成本，避免由于缺失前期成本資金而造成云平臺或者檔案數(shù)據(jù)庫的建設成效受到影響，增強相關人員對于數(shù)字檔案管理的關注程度?，F(xiàn)階段的檔案管理機構已經(jīng)能夠運用云平臺來存儲多種類型的信息檔案，從而保證了檔案數(shù)據(jù)達到較好的信息完整性，避免丟失檔案信息。因此每隔一定的時間段，檔案管理部門就要做到積極維護檔案存儲系統(tǒng)，更新檔案管理軟件并且設置必要的軟件殺毒防護設施。

（三）完善現(xiàn)有的檔案管理信息化機制

對于檔案管理領域只有投入了充足的資源作為保障，才能達到迅速提升檔案數(shù)字化管理水準的目標。檔案管理部門目前亟待完善現(xiàn)有的檔案管理保障機制，健全檔案管理實踐中的各項制度保障，確保為檔案管理領域實踐提供必要的管理制度支撐。相關部門應當保存珍貴的檔案數(shù)據(jù)與檔案信息，因此必須充分依靠數(shù)字化手段來支撐檔案的日常管理工作，體現(xiàn)數(shù)字化手段與檔案管理相結合的價值與作用。作為現(xiàn)代企業(yè)應當逐步建立更加完整的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫，確保數(shù)據(jù)庫能夠容納各種檔案信息，促進企業(yè)實現(xiàn)檔案管理層面上的轉型。

相關負責人員在收集企業(yè)檔案信息、統(tǒng)計企業(yè)檔案信息以及存儲信息的環(huán)節(jié)中，都要用到數(shù)字化的檔案管理手段，運用信息化平臺來支撐檔案管理。企業(yè)必須認識到投入前期資源用于建設數(shù)字檔案管理設施的重要作用，定期更新現(xiàn)有的檔案管理軟件系統(tǒng)以及硬件系統(tǒng)。企業(yè)及其相關部門必須認識到健全現(xiàn)階段檔案管理機制的必要性，運用完整的機制作為檔案管理的支撐與保障。

結束語

檔案管理工作具有繁瑣性與復雜性，檔案管理人員必須做到全面收集各種類型的檔案資料信息，并且還要運用正確方式來進行歸檔處理。因此在保存與收集檔案信息時，如果局限于人工實施上述的操作，那么很易造成檔案數(shù)據(jù)遺失的后果，紙質檔案載體也不利于長期進行保存。對于檔案管理領域若能做到充分推廣檔案信息化的全新管理模式，則可以達到延長檔案信息保存期限的效果，運用電子檔案信息來提供相關部門的決策支撐。