醫(yī)院人事檔案管理常見問題及相關(guān)策略

哈坤

（秦皇島市第四醫(yī)院，河北 秦皇島 066004）

人事檔案作為員工工作經(jīng)歷以及業(yè)績、能力的載體，在醫(yī)院的發(fā)展過程中起著非常重要的意義，健全的人事檔案制度對人才的開發(fā)利用起著至關(guān)重要的作用，目前信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各個行業(yè)，給各個行業(yè)的發(fā)展帶來了勃勃生機(jī)，醫(yī)院的人事檔案管理信息化建設(shè)也必將成為人事檔案發(fā)展的重中之重。

一、人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理方式落后，當(dāng)前我國信息技術(shù)不斷發(fā)展，各個領(lǐng)域都有廣泛應(yīng)用，人事檔案管理的應(yīng)用也不少。但是很多單位認(rèn)為人事檔案管理不重要，不需要過多的技術(shù)水平，現(xiàn)在很多醫(yī)院的人事檔案由人事部們?nèi)藛T兼職管理，且很多醫(yī)院沒有專門的文件管理。例如，檔案室、電腦管理平臺等，大部分醫(yī)院都是處于手工收集、整理、保管狀態(tài)。

（二）文件陳舊，很多醫(yī)院將文件存放在文件室里，多年不動，等到用時再翻找。費(fèi)時費(fèi)力，還有信息不對稱，年齡、學(xué)歷等都有虛假的情況，前后信息不一致，該有的沒有，不該有的一大堆，許多文件資料不完整，信息不通。

（三）領(lǐng)導(dǎo)重視不足，很多醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層，對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不夠，沒有認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，對人事檔案工作的認(rèn)識太片面，很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案管理就是每天書寫資料，都是簡單的工作，不能提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益，由于領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，導(dǎo)致在人員、資金的投入跟不上，造成人事檔案管理存在各種問題。

（四）現(xiàn)有的人事檔案管理員的綜合素質(zhì)偏低，檔案管理業(yè)務(wù)實(shí)際上是非常復(fù)雜的業(yè)務(wù)。特別是在新的發(fā)展背景下，人事檔案管理者不能享受其他在職者的福利待遇，人員流動性較大。這對檔案管理人才的培養(yǎng)造成了嚴(yán)重障礙，導(dǎo)致了現(xiàn)有的檔案管理者的綜合素養(yǎng)比較低。

二、人事檔案管理如何醫(yī)院服務(wù)

（一）為醫(yī)院及時提供人才，人事檔案是國家機(jī)關(guān)、社會組織在人事管理活動中形成的，有關(guān)技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)、政治思想、品格、業(yè)務(wù)能力、業(yè)務(wù)表現(xiàn)、業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)等內(nèi)容的資料，是考察使用干部，以及解決工資待遇、退休政策、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的重要證據(jù)，人事檔案是一個人最基本的信息平臺，是醫(yī)院了解職員最簡單的平臺，好的人事檔案系統(tǒng)，是醫(yī)院的強(qiáng)有力的人才資源倉庫、能提供真正適合醫(yī)院的人才，更好的為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。

（二）發(fā)現(xiàn)不適合醫(yī)院的人才和缺少的人才，隨著醫(yī)院的發(fā)展，一些人不適合醫(yī)院的發(fā)展，通過人事文件管理系統(tǒng)，醫(yī)院可以發(fā)現(xiàn)不適合現(xiàn)在階段崗位的人員。這樣的話，更換合適的人才，對醫(yī)院的發(fā)展有利。同時通過人事文件進(jìn)行整理，醫(yī)院也可以掌握單位的人才水平，進(jìn)而根據(jù)發(fā)展的需要引進(jìn)需要的人才，使醫(yī)院在競爭中立于不敗之地。

三、人事檔案管理的發(fā)展方向

（一）創(chuàng)建信息化人事文件管理平臺，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，建立計算機(jī)信息管理平臺，可以大大減少文件管理的工作量，提高工作效率。傳統(tǒng)的文件紙張用量大，占地也大、保存不方便，利用率低。通過電腦信息化內(nèi)存方式解決這個問題，電腦儲藏量非常大，還有存儲卡、硬盤等各種設(shè)備，避免保存?zhèn)鹘y(tǒng)紙張的問題。且綠色環(huán)保，符合國家的基本國策。

（二）文件管理的多元化，傳統(tǒng)的人事文件內(nèi)容簡單，無非是表格、文檔等內(nèi)容。這跟不上時代的發(fā)展?，F(xiàn)代化的人事檔案要在傳統(tǒng)檔案基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)文件信息的多元化。例如：視頻圖像、音頻資料等，這樣才能更好地立體化的了解職員，為醫(yī)院更好的服務(wù)。

四、如何完善醫(yī)院的人事檔案信息建設(shè)

（一）加強(qiáng)對人事檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識。一支優(yōu)秀的人才隊伍是醫(yī)院能夠長期穩(wěn)定發(fā)展的支柱，因此必須提高對人才的重視程度，最大程度上對醫(yī)院的人才進(jìn)行挖掘和利用。在對人才檔案的信息化建設(shè)中要大膽放棄舊觀念，引進(jìn)新技術(shù)、新思想來對檔案的管理進(jìn)行全新化的建設(shè)，首先第一步要從培養(yǎng)檔案管理人員做起，建立一支專業(yè)管理的團(tuán)隊，提高團(tuán)隊對檔案管理信息化的認(rèn)識，并以建立健全的管理制度來保障檔案管理人員工作的有效性和積極性。只有這樣才能從源頭上促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施。

（二）加強(qiáng)對人事管理信息化建設(shè)方面的投資力度。醫(yī)院應(yīng)加大對人事檔案信息化管理的資源投入，尤其是在人才的培養(yǎng)以及硬件的投入上。首先，要引進(jìn)一批先進(jìn)的檔案管理人才，加大對人才的培養(yǎng)，打造一支專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊，在人才的選擇上，不僅要重視計算機(jī)信息技術(shù)和檔案管理能力的培養(yǎng)，還要對其職業(yè)素養(yǎng)、道德品質(zhì)都納入檔案管理的日程，檔案管理是一項機(jī)密性比較強(qiáng)的工作，因?yàn)楣ぷ餍再|(zhì)有別于其他工作，因此要選擇那些穩(wěn)定可靠，具有保密意識，政治歷史清白的人員，并且還要在其上崗后對其著重進(jìn)行這方面的相關(guān)教育以及培訓(xùn)，定期組織檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，保障人事檔案管理信息化的前沿化，始終走在行業(yè)的前端。其次，要加大硬件設(shè)施方面的投資，成立專門的檔案管理部門，為檔案管理系統(tǒng)配置專業(yè)的硬件設(shè)施，比如專業(yè)的復(fù)印機(jī)、電腦、掃描儀和管理系統(tǒng)等，只有這些作為基礎(chǔ)的后盾，才能保證檔案管理信息化的發(fā)展和建設(shè)。

（三）建立相關(guān)的人事管理信息化的制度。所謂無規(guī)矩不成方圓，要想使檔案管理人員各司其職，離不開完善的規(guī)章制度，只有健全的規(guī)章制度，才能激勵檔案管理人員積極工作，為自己工作中的表現(xiàn)負(fù)責(zé)，同時也要健全考核機(jī)制，這樣有利于檔案管理人員提高自身學(xué)習(xí)的積極性和工作的時效性，使檔案管理團(tuán)隊始終是一個積極化、學(xué)習(xí)化、先進(jìn)化的隊伍，不斷給檔案管理工作注入新的知識，帶來新的觀念，建立一支充滿活力和激情的檔案管理團(tuán)隊。

五、結(jié)語

當(dāng)今隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國的醫(yī)療事業(yè)正在大踏步的進(jìn)步，這對醫(yī)院人事檔案管理水平提出了更高的要求，完善的人事檔案管理，能有效地提高醫(yī)院的管理能力，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。在未來的人事檔案管理工作中，應(yīng)堅持與時俱進(jìn)，引進(jìn)先進(jìn)人事檔案管理系統(tǒng)，培養(yǎng)專業(yè)高科技檔案管理人員，使醫(yī)院的發(fā)展更科學(xué)化和規(guī)范化。