淺談新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革

劉金

（黑龍江省森工總醫(yī)院，黑龍江 哈爾濱 150040）

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展水平的不斷提高，新時(shí)期事業(yè)單位發(fā)展也面臨新的挑戰(zhàn)。在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，加強(qiáng)事業(yè)單位辦公室檔案管理改革，有助于全面推動(dòng)檔案信息資源的有效轉(zhuǎn)化，進(jìn)而不斷夯實(shí)事業(yè)單位改革發(fā)展基礎(chǔ)，提高科學(xué)化管理水平。目前，部分事業(yè)單位在辦公室檔案管理工作方面習(xí)慣于經(jīng)驗(yàn)管理，創(chuàng)新性不足，檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用深度不夠，嚴(yán)重制約了事業(yè)單位的穩(wěn)定有序發(fā)展。因此，深化新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革，具有非常重要的社會(huì)意義和現(xiàn)實(shí)價(jià)值。

一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

（一）事業(yè)單位檔案管理工作比較被動(dòng)

事業(yè)單位在檔案管理工作中缺少主動(dòng)性，在檔案的收集與整理等方面效果不理想，這種情況下，工作人員也就無(wú)法意識(shí)到檔案資料的重要性[1]。另外，在檔案管理機(jī)制有待補(bǔ)充的情況下，檔案資料信息處理的效果不理想，在信息收集過(guò)程中無(wú)法對(duì)工作進(jìn)行全面的監(jiān)管，資料比較散亂，難以使檔案管理發(fā)揮出有效的作用。

（二）檔案管理技術(shù)有待提升

在信息技術(shù)發(fā)展背景下，大部分事業(yè)單位采用電子檔案管理模式進(jìn)行檔案管理，由于電子檔案管理中檔案的利用效果不佳，一些單位采用的仍然是傳統(tǒng)的檔案管理的方式。同時(shí)，在檔案管理中，員工對(duì)電子檔案管理接受度低，缺少相關(guān)的知識(shí)技術(shù)，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，在實(shí)際的檔案管理工作中，難以有效開(kāi)展檔案管理工作，這使電子檔案管理的作用不明顯，出現(xiàn)檔案管理技術(shù)水平得不到提升的問(wèn)題[2]。

（三）檔案管理缺少專(zhuān)門(mén)的管理人員

事業(yè)單位檔案管理缺少集中性，在工作中沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的人員進(jìn)行管理，其中工作人員大多數(shù)為兼職，缺少相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)性素質(zhì)，這種情況導(dǎo)致檔案管理工作的水平降低，在人員的安排上存在不合理的問(wèn)題，人員缺少專(zhuān)業(yè)性，同時(shí)對(duì)信息技術(shù)的利用效果不理想，導(dǎo)致檔案管理工作的效率較低，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展也帶來(lái)了影響。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作的改革策略

（一）增強(qiáng)檔案管理工作意識(shí)

為創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理工作，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)從思想上認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，并將其納入議事日程中來(lái)，為單位內(nèi)部的相關(guān)工作和崗位輸送優(yōu)質(zhì)人才。具體措施如下：第一，成立人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，要求相關(guān)人員定期就人事檔案管理開(kāi)展檢查、指導(dǎo)與監(jiān)督工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出相應(yīng)的解決措施。第二，采用分級(jí)分類(lèi)指導(dǎo)、級(jí)別動(dòng)態(tài)升降等原則來(lái)進(jìn)一步促進(jìn)單位內(nèi)部的人事檔案管理工作有序開(kāi)展。第三，根據(jù)單位各基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的具體情況來(lái)為從事人事檔案管理工作的員工配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)和掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，使檔案管理工作的安全性和可靠性得到一定的物質(zhì)保障[3]。

（二）健全檔案管理工作制度

事業(yè)單位人事檔案管理工作改革，不僅要規(guī)范人事檔案管理工作，還要建立完善的人事檔案管理工作制度，保障日常工作質(zhì)量。第一，在構(gòu)建人事檔案管理制度的過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)充分考慮相關(guān)工作的各個(gè)方面，例如，人事檔案信息和材料的日常收集與整理，個(gè)人檔案的借閱、轉(zhuǎn)遞和開(kāi)發(fā)利用等。第二，在制定管理制度的同時(shí)，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)當(dāng)思考建立責(zé)任追究制度的可行性，加大問(wèn)責(zé)力度，明確每一級(jí)負(fù)責(zé)人和下屬管理人員的工作職責(zé)和義務(wù)，并將其納入個(gè)人業(yè)績(jī)考核中，嚴(yán)格掌握他們的工作履行情況，確保工作質(zhì)量的有效提升，以此來(lái)促進(jìn)人事檔案管理工作的開(kāi)展。第三，明確人事檔案的錄入制度與規(guī)范，并安排工作人員定期檢查人事檔案的歸檔情況，從源頭上避免錯(cuò)記、漏記、錯(cuò)裝、漏裝等問(wèn)題發(fā)生，以確保人事檔案的準(zhǔn)確性、完整性與真實(shí)性。

（三）改善檔案管理方法

事業(yè)單位在檔案管理工作改革中應(yīng)考慮到管理方法的重要性，將其進(jìn)行改善，使各個(gè)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)以及管理者能夠發(fā)揮出領(lǐng)導(dǎo)的作用，結(jié)合工作的制度，合理對(duì)檔案管理人員開(kāi)展管理，使管理人員在檔案管理工作中按照要求工作。

（四）提升檔案信息利用率

事業(yè)單位在檔案管理制度落實(shí)的過(guò)程中需要結(jié)合正確的觀(guān)念，使檔案管理信息利用率大幅度提升，并且將傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行有效的改革，使檔案管理中的機(jī)制更加科學(xué)。檔案管理制度的完善需要較長(zhǎng)時(shí)間，因此應(yīng)根據(jù)當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顩r，對(duì)事業(yè)單位的運(yùn)行進(jìn)行有效的改革和創(chuàng)新，激發(fā)單位人員的積極性，同時(shí)使他們了解到檔案管理工作的重要性，以便進(jìn)一步地進(jìn)行檔案管理工作，提高檔案管理的整體水平。事業(yè)單位在檔案管理過(guò)程中需要考慮檔案的安全，加強(qiáng)管理，針對(duì)檔案管理的安全問(wèn)題進(jìn)行分析，不僅要保證檔案存儲(chǔ)的安全性，還要提升檔案服務(wù)的水平，嚴(yán)格地按照程序進(jìn)行執(zhí)行，保證檔案資源服務(wù)的水平，提升服務(wù)的整體質(zhì)量。

三、結(jié)語(yǔ)

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展的新形式下，各個(gè)事業(yè)單位的檔案管理水平也在不斷地提升，為了更好地提供檔案服務(wù)，加強(qiáng)檔案管理工作質(zhì)量，需要有效地利用各種強(qiáng)化手段改善檔案管理工作。在檔案管理過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)充分利用信息化手段將檔案內(nèi)容擴(kuò)充，提升檔案管理人員的素質(zhì)水平，改善檔案管理方法，提升檔案信息利用率。通過(guò)全面的檔案管理工作的改革，提升檔案管理的整體水平。