關(guān)于如何發(fā)揮檔案管理工作效能的思路分析

劉海鵬

（承德廣通信息網(wǎng)絡(luò)有限公司，河北 承德 067000）

引言

隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也在不斷進(jìn)步?，F(xiàn)如今，我國已經(jīng)全面進(jìn)入信息化時(shí)代，企事業(yè)單位檔案管理工作在這一發(fā)展背景下面臨巨大沖擊。雖然現(xiàn)階段越來越多的企事業(yè)單位在檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)，并在一定程度上提升了檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。但是結(jié)合我國企事業(yè)單位發(fā)展實(shí)際情況來看，在檔案管理工作中仍然存在一些問題亟待解決，沒能充分發(fā)揮檔案管理工作效能。因此，本文結(jié)合企事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并針對(duì)性提出完善措施，從而有效提高檔案管理工作效能。

一、檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）基礎(chǔ)設(shè)施落后

基礎(chǔ)設(shè)施是保證檔案管理工作順利展開的重要前提。近年來，我國企事業(yè)單位發(fā)展勢(shì)頭迅猛，檔案信息不斷增多，并且工作內(nèi)容日益復(fù)雜，在這一形勢(shì)下，想要保證檔案收集、整理、保存、歸檔等工作高效展開，不僅需要管理人員提高工作水平，還要企事業(yè)單位配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施。然而，結(jié)合實(shí)際情況來看，企事業(yè)單位在檔案管理工作中普遍存在基礎(chǔ)設(shè)施落后這一問題。主要可以從兩個(gè)方面分析：第一，檔案是企事業(yè)單位經(jīng)營發(fā)展的重要資料，需要充分保證其完整性和保密性。因此在檔案管理過程中，需要將檔案資料放置在檔案柜、檔案架或存儲(chǔ)室中。然而，結(jié)合企事業(yè)單位檔案管理情況來看，部分檔案直接擺放在桌子、柜子等位置，存在較為嚴(yán)重的隨意性，容易造成檔案資料遺失、受潮或損壞[1]。第二，現(xiàn)如今，部分企事業(yè)單位仍然沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理手段，為了避免紙質(zhì)檔案受到昆蟲、火災(zāi)等損害，需要配備足夠的消防器材和滅蟲器材。然而，結(jié)合企事業(yè)單位檔案管理情況來看，雖然部分檔案室擁有消防、滅蟲等器材，但是由于更換不及時(shí)，一些器材功能退化，一旦發(fā)生火災(zāi)或蟲害，無法及時(shí)發(fā)揮其作用。

（二）管理人員綜合水平有限

檔案管理工作具有復(fù)雜性特征，對(duì)管理人員專業(yè)能力、工作經(jīng)驗(yàn)以及綜合素養(yǎng)要求較高。而結(jié)合實(shí)際情況來看，部分企事業(yè)單位在招聘檔案管理人員過程中，為了節(jié)約人力勞動(dòng)成本，降低了對(duì)管理人員的能力要求，導(dǎo)致管理人員綜合水平參差不齊，甚至一部分管理人員并非專業(yè)出身，在實(shí)際工作中無法及時(shí)掌握工作重點(diǎn)，并且工作態(tài)度較差、責(zé)任意識(shí)欠缺，嚴(yán)重減低了檔案管理工作水平。

二、發(fā)揮檔案管理工作效能的具體思路

（一）完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

企事業(yè)單位提高檔案管理工作效能的主要目標(biāo)是提高檔案使用效率，為企事業(yè)單位決策提供依據(jù)，從而促進(jìn)企事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。而想要滿足這一目標(biāo)，需要結(jié)合檔案管理工作需求完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，保證檔案工作能夠有條不紊展開。具體來說，為了保證企事業(yè)單位檔案資料安全、可靠，需要采用紙質(zhì)管理和信息管理雙管齊下的管理模式。第一，企事業(yè)單位需要重視信息化服務(wù)建設(shè)，并引進(jìn)先進(jìn)的信息化硬件設(shè)施，為檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。第二，企事業(yè)單位需要設(shè)置專門的檔案存儲(chǔ)室，用于紙質(zhì)檔案管理，并配備好防腐、防蟲、防火等器材，同時(shí)，管理人員需要定期檢查器材性能，保證其能夠在發(fā)生事故時(shí)充分發(fā)揮防護(hù)作用。

（二）完善檔案管理工作制度

當(dāng)前，雖然大部分企事業(yè)單位均已充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)自身發(fā)展的重要性，并積極展開相關(guān)工作。但是管理人員在實(shí)際落實(shí)過程中，卻存在工作混亂、無據(jù)可依等問題。引發(fā)該問題的主要原因在于，企事業(yè)單位現(xiàn)行的檔案管理制度已經(jīng)不能充分滿足新時(shí)代發(fā)展需求[2]。針對(duì)這一問題，企事業(yè)單位需要給予高度重視，并結(jié)合自身發(fā)展情況以及社會(huì)發(fā)展需求進(jìn)行分析，制定健全的檔案管理制度。其中包括檔案人員崗位責(zé)任制、檔案保管制度、檔案復(fù)制制度、檔案查借閱制度、檔案庫房管理制度、檔案立卷歸檔制度等等。只有保證所有制度科學(xué)、合理，才能夠有效規(guī)范管理人員管理行為，為各項(xiàng)工作順利展開奠定良好基礎(chǔ)。

（三）提高檔案管理人員綜合水平

雖然近年來，我國科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，為企事業(yè)單位檔案管理工作奠定了良好基礎(chǔ)，各種先進(jìn)智能化檔案管理系統(tǒng)營運(yùn)而生，在一定程度上減少了檔案管理人員的工作量，有效提高了檔案管理工作效率和工作水平。但是，想要充分發(fā)揮智能化檔案管理系統(tǒng)的作用和價(jià)值，仍然需要管理人員熟練操作相關(guān)軟件。因此，企事業(yè)單位想要有效提高檔案管理工作效能，就要重視檔案管理人員的培訓(xùn)工作。首先，企事業(yè)單位需要通過灌輸專業(yè)知識(shí)和思想道德知識(shí)提高管理人員的綜合水平，使其在檔案管理工作中能夠提高工作能力和責(zé)任意識(shí)。其次，企事業(yè)單位需要構(gòu)建健全的獎(jiǎng)懲機(jī)制，充分激發(fā)管理人員的工作積極性[3]。最后，企事業(yè)單位需要強(qiáng)化管理人員的信息化水平，培訓(xùn)管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力。只有保證管理人員綜合能力得到提升，才能夠充分發(fā)揮檔案管理工作效能。

結(jié)語

綜上所述，機(jī)檔案管理工作是企事業(yè)單位管理工作中的重要組成部分，能夠直接影響企事業(yè)單位發(fā)展?fàn)顩r。尤其近年來，我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，在為企事業(yè)單位提供廣闊發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也為檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。想要充分發(fā)揮檔案管理工作效能，就要深入研究提高檔案管理工作效能的具體思路。