檔案管理制度改革的意見建議

趙兵

（青島大學，山東 青島 266071）

引言

當前高校的檔案應(yīng)包括學生黨組織關(guān)系資料、學生在校期間成績單、入學登記表、畢業(yè)生登記表、高中檔案、體檢表等資料。一份完整的檔案記錄了學生個人在校期間的情況，對用人單位對學生的錄用有著真實確切的參考價值。對學生的個人獎懲情況都有著明確的記錄，使得學生在校期間能夠更加積極進取，嚴格規(guī)范自己的行為。檔案是對學生綜合情況的記錄，對學生和社會都有著重要影響，對高校管理者而言，更應(yīng)該完善管理制度，有效的管理模式更有利于滿足學校管理，社會以及個人對檔案管理的不同需求。

一、高校檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理工作效果不高

現(xiàn)階段檔案管理工作主要依賴人員來開展，因此，在對檔案日常管理過程中會存在著一定的局限性，并且處于被動的狀態(tài)。尤其是對檔案需要查詢時，必須要到相關(guān)檔案管理部門進行查看，一定程度上降低了其工作效率。隨著社會的不斷發(fā)展，高等院校對招收學生的范圍持續(xù)擴大，就學人員不斷增多，進而壯大了院校的規(guī)模，同時檔案數(shù)量也在大量的增長。并且增加的許多新型檔案文件，導致檔案管理傳統(tǒng)模式以及不能夠滿足當代社會的發(fā)展需求，因此檔案管理工作效率有待提高。

（二）高校檔案管理工作方式需更新

當今時代新技術(shù)不斷發(fā)展進步，但在高校檔案工作管理中，工作人員依舊是采用比較傳統(tǒng)的工作方式，主要是由于工作人員并沒有深入了解新技術(shù)，因此新技術(shù)在檔案管理工作中呈現(xiàn)出專業(yè)技術(shù)不足的問題。進而大大提高了檔案管理工作的困難程度，也就不能夠有效地適應(yīng)新時代檔案管理發(fā)展需求.所以，在新媒體背景下，需要高校檔案管理工作人員加強對新技術(shù)了解，并且可以做到有效掌握，為檔案工作能夠符合新時代發(fā)展需求奠定良好基礎(chǔ)。

（三）重視新媒體程度不高

在高校檔案管理工作中，由于傳統(tǒng)工作理念的影響，管理人員接受新媒體技術(shù)需要一定的時間。因此，新媒體技術(shù)在高校檔案管理工作中也就不能夠充分的利用，這樣的情況與管理人員對新媒體技術(shù)的重視程度不高有直接關(guān)系，同時高校的領(lǐng)導對新技術(shù)的應(yīng)用沒有給予高度關(guān)注，促使新媒體技術(shù)在高校的檔案管理工作應(yīng)用受到了一定阻礙。

二、檔案管理制度改革的建議

（一）制定檔案管理目標

傳統(tǒng)的檔案管理模式存在不足，無法應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代帶來的挑戰(zhàn)，也不符合新時期的發(fā)展要求。當下高校檔案管理工作的側(cè)重點在于保管，記錄的信息中僅僅為學生的情況，不包含對他們的個性、心理等方面的分析，因此專業(yè)性不高，無法起到引導學生發(fā)展的作用。為此需要制定合理的檔案管理目標，推動管理方式的轉(zhuǎn)變，增強檔案管理的工作質(zhì)量。根據(jù)目標要求解決管理過程中存在的問題，提升檔案管理的質(zhì)量與效率。在目標的指引下，檔案管理人員將堅持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，并發(fā)揮自己的創(chuàng)造性來改進管理方式，避免工作失誤的情況出現(xiàn)，保證檔案是高校學生學習與實踐的準確記錄，根據(jù)學生的情況及時修改相關(guān)內(nèi)容，如相關(guān)處分的撤銷等，避免影響學生今后的工作生活。

（二）實現(xiàn)統(tǒng)一化管理

高校檔案規(guī)模大、數(shù)據(jù)多、內(nèi)容廣，并且通常交由不同部門分類管理，而不是由一個專門的部門負責。因此學生在查閱檔案時需要去多個部門辦理多個手續(xù)，較為麻煩。為了給學生提供便利的條件，需要進行統(tǒng)一化管理，通過這樣的方式能夠減少學校的資金花費，便于進行數(shù)據(jù)修改與記錄。在信息采集時可以規(guī)定在某個時間段內(nèi)統(tǒng)一進行、進行身體檢查的同時對數(shù)據(jù)進行記錄，對所有學生的檔案統(tǒng)一進行修改，進而提高效率，便于學生提前準備好各項事務(wù)。統(tǒng)一化管理還可以規(guī)范管理流程，使管理工作有序開展。運用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行統(tǒng)一化管理能夠擴充信息采集的范圍，細化檔案中的信息。

（三）高校加強檔案管理者的業(yè)務(wù)水平

隨著高校發(fā)展的需求，要求有更專業(yè)的檔案管理者開展業(yè)務(wù)工作，對工作者的業(yè)務(wù)要求的熟練度也不斷加強。高校對檔案管理者的選拔也應(yīng)該是高要求、嚴標準，應(yīng)具備高效的學習能力和管理能力。各個高校除了對管理者進行合理的考核外，也應(yīng)該定時定期對檔案管理者進行相對應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓，加強管理者的理論知識、業(yè)務(wù)熟練度，更好地優(yōu)化高校檔案的管理工作，更好地為學生進行檔案管理服務(wù)工作。

（四）設(shè)置對應(yīng)的信息安全機制，提升檔案利用的綜合質(zhì)效

保證檔案數(shù)據(jù)信息利用的安全性是全面推進檔案信息化改革建設(shè)的重要前提。在構(gòu)建信息平臺的過程中，應(yīng)圍繞人事信息的服務(wù)、管理功能，設(shè)置風險預(yù)控體系。在開展實際管理工作時，高校人事檔案管理者也要圍繞人事檔案信息化和數(shù)據(jù)化目標實現(xiàn)期間存在的問題構(gòu)建數(shù)據(jù)失效風險預(yù)警機制，建立起全過程監(jiān)管機制，依照管理崗位需求、權(quán)責的不同，設(shè)立對應(yīng)的權(quán)限，保證信息安全的整體水平；其次，制定預(yù)防關(guān)鍵信息、重要數(shù)據(jù)遺失的應(yīng)急對策，在常規(guī)檔案管理工作中，對重要信息進行備份，采用設(shè)立雙檔的形式降低數(shù)據(jù)遺失可能造成的風險；第三，規(guī)范人事檔案實際管理流程，依照檔案具體的管理規(guī)范開展信息收集、處理、調(diào)用與存儲等工作，為信息化改革的高效、有序推進奠定基礎(chǔ)。

結(jié)束語

總的來說，各高校情況不同，檔案管理是一項長期艱巨的任務(wù)，我們要認清時代發(fā)展的形勢，根據(jù)每個學校的具體情況，從實際出發(fā)，實事求是，樹立正確的觀念，加強人才團隊的建設(shè)，優(yōu)化完善檔案信息化結(jié)構(gòu)，從而實現(xiàn)高校檔案管理的高效進行。