人事檔案管理信息化工作中存在的問題及完善建議

謝寧珂

（銀川市規(guī)劃編制研究中心,寧夏 銀川 750001）

引言

隨著信息技術(shù)發(fā)展應(yīng)用不斷成熟，弘揚(yáng)“晉江經(jīng)驗(yàn)”，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)，積極把握“數(shù)字晉江”建設(shè)機(jī)遇，扎實(shí)推進(jìn)信息化建設(shè)，通過完善人事檔案信息化管理體系，全面提升了單位人事工作水平，進(jìn)一步提升了機(jī)關(guān)管理工作效能，實(shí)現(xiàn)了以人事檔案信息化建設(shè)推進(jìn)單位管理模式升級(jí)、提升服務(wù)效能的預(yù)期目標(biāo)。

一、建設(shè)人事檔案管理信息化的必要性

對(duì)于較為傳統(tǒng)的人事檔案來說，其保管方式一直為紙質(zhì)材料，同時(shí)需要管理人員采用手工收集并整理，然后提供給單位利用，其工作量十分巨大，而且工作效率普遍偏低，浪費(fèi)了大量時(shí)間以及人力。所以，在這樣的情況下，需要檔案管理信息化。在計(jì)算機(jī)中記錄每個(gè)人的信息，這樣做，僅輸入一次就可以進(jìn)行重復(fù)閱讀。當(dāng)我們需要某個(gè)人的信息時(shí)，只需要輸入這個(gè)人的姓名或是與其相關(guān)的一些基本信息就可以快速找到其所有資料。這樣的做法十分簡單，完全符合現(xiàn)今時(shí)代發(fā)展需求。通過計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，并對(duì)相關(guān)信息資源進(jìn)行分類及分析加工，可以提高工作效率，同時(shí)一定程度上使檔案的管理成本得以降低。

二、人事檔案管理信息化工作中存在的問題

（一）缺乏專門人才，影響檔案信息化管理成效

在推進(jìn)機(jī)關(guān)人事檔案信息化管理過程中，需要配置懂信息技術(shù)、具有信息化思維的檔案管理隊(duì)伍。因此，需要負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)人事檔案管理的工作人員，熟練掌握相關(guān)檔案政策，也需要熟練操作信息系統(tǒng)技術(shù)，具備信息化檔案管理思維。但目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位負(fù)責(zé)人事檔案的相關(guān)工作人員缺少專業(yè)培訓(xùn)，缺乏使用信息化技術(shù)管理檔案的技能和思維，很難有效推進(jìn)檔案信息化管理。

（二）人事檔案信息化管理制度不健全

人事檔案信息化管理的主要對(duì)象是數(shù)據(jù)與信息，二者缺一不可，共同構(gòu)成檔案的主體。數(shù)據(jù)的完整和信息的準(zhǔn)確需要依托于統(tǒng)一而規(guī)范的數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)，但現(xiàn)階段卻沒有行之有效的制度與標(biāo)準(zhǔn)。在信息采集、獲取方面，由于缺乏相應(yīng)的制度規(guī)范，再加之工作人員的專業(yè)度和意識(shí)不夠，沒能做到及時(shí)、準(zhǔn)確地采集檔案信息，致使數(shù)據(jù)采集不全面、不完整。在檔案信息維護(hù)方面，沒有形成長效的動(dòng)態(tài)更新機(jī)制，導(dǎo)致人事檔案信息無法及時(shí)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享與同步更新。因某些單位或部門的體制機(jī)制原因，對(duì)檔案信息化建設(shè)不重視，不積極推動(dòng)相關(guān)制度的制定，造成檔案信息化管理工作發(fā)展緩慢。

（三）缺乏完善設(shè)備，影響了檔案信息化管理建設(shè)隨著智能技術(shù)應(yīng)用不斷成熟，檔案信息化管理已成為必然趨勢(shì)。但是，由于缺乏充分投入和應(yīng)有建設(shè)，人事檔案信息化設(shè)備相對(duì)缺乏，直接影響了管理成效。多數(shù)基層單位缺少系統(tǒng)化的檔案管理硬件設(shè)備。在推進(jìn)人事檔案信息化管理進(jìn)程中，需要具備專業(yè)的硬件設(shè)備，從視頻自動(dòng)采錄設(shè)備、檔案數(shù)字化加工設(shè)備等，都需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位加大經(jīng)費(fèi)投入，積極采購補(bǔ)充。但由于目前多數(shù)單位對(duì)人事檔案信息化建設(shè)缺乏足夠重視，使用的檔案管理設(shè)備較為陳舊，直接影響了檔案信息化建設(shè)成效。

三、人事檔案信息化管理的策略

（一）加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍專業(yè)化建設(shè)

在提高認(rèn)識(shí)和對(duì)人事檔案戰(zhàn)略地位的認(rèn)同后，學(xué)校要從實(shí)際出發(fā)，從軟硬件建設(shè)上加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)化建設(shè)。首先，要設(shè)置專項(xiàng)資金專款專用于檔案管理方面的建設(shè)。進(jìn)一步完善軟件設(shè)備，并拿出部分預(yù)算用于員工的專業(yè)化培訓(xùn)。只有在人、財(cái)、物等基礎(chǔ)方面予以支持，才能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案管理水平的大跨步。其次，要在招聘或調(diào)配人事檔案管理人員過程中，選擇具有良好思想政治素質(zhì)，具有專業(yè)檔案管理背景的人員進(jìn)入隊(duì)伍，增強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)。

（二）加強(qiáng)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

由于人事檔案具有極強(qiáng)的機(jī)密性，所以必須在資料的保密技術(shù)和軟硬件設(shè)備方面做好防護(hù)，一方面，要加強(qiáng)硬件設(shè)備的建設(shè)，購置能夠滿足現(xiàn)實(shí)需求的電子設(shè)備，如工作站、掃描儀、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)等，并指定專人接受相關(guān)設(shè)備使用的技術(shù)培訓(xùn)，同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)庫房的防火、防潮、防盜管理，配備滅火器材及測(cè)溫儀等，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)。另一方面，要引進(jìn)專業(yè)化的軟件設(shè)施，應(yīng)包含保密相關(guān)軟件、防火墻、備份系統(tǒng)等，降低信息被盜取利用的風(fēng)險(xiǎn)，并通過備份來提高檔案資料的安全性。另外，還要搭建安全、穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的網(wǎng)絡(luò)私密共享。

（三）統(tǒng)一數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)，健全人事檔案信息化管理制度

創(chuàng)新人事檔案信息化管理的工作理念，統(tǒng)一業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，逐步制定并更新人事檔案信息化管理制度。第一，應(yīng)制定可行、統(tǒng)一、規(guī)范的數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)，劃定檔案管理人員職責(zé)，明確崗位要求，設(shè)立監(jiān)督機(jī)制，一人錄入一人檢查，避免錯(cuò)錄、漏錄。第二，引導(dǎo)檔案管理人員建立有關(guān)信息化檢索的觀念，使人事檔案管理工作向精細(xì)化、智能化方向精進(jìn)，提升工作效率。第三，完善動(dòng)態(tài)的人事檔案管理制度，因?yàn)槿耸窃诓粩嘧儎?dòng)的，人的履歷與信息也需要不斷完善更新，這樣才能有效提升檔案信息的利用空間。

結(jié)束語

人事檔案資源信息化建設(shè)既可避免傳統(tǒng)管理模式的弊端，又可使得人事檔案資源的優(yōu)勢(shì)與價(jià)值得以開發(fā)與利用，使其更好地服務(wù)于社會(huì)，但人事檔案資源信息化的建設(shè)，并不意味著其可以取代紙質(zhì)檔案材料，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式具有法律性、憑證性，必要的時(shí)候傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案材料具有絕對(duì)的權(quán)威與不可替代性，提倡人事檔案資源信息化的建設(shè)主要是使其發(fā)揮輔助性的價(jià)值與作用。