探究數(shù)字信息化時代中高校檔案收集工作困境及策略的思考

張保菊

（青海警官職業(yè)學(xué)院，青海 西寧 810000）

當(dāng)今社會，已經(jīng)逐漸轉(zhuǎn)化為信息時代，也就使得社會各界對信息資源的需求量越來越大，其中，檔案也是這些信息資源中的一部分，因此，高校在順利發(fā)展的過程中，要想進一步提升高校管理水平，就要重視檔案管理工作，提升檔案管理工作水平，因此將信息化融入檔案服務(wù)工作中，對這項工作進行更深入的研究和探討，有助于高校對檔案信息化服務(wù)建設(shè)提升有重要的意義。

一、檔案工作的現(xiàn)狀

（一）檔案數(shù)據(jù)的安全性不夠

檔案的不可再生性給檔案信息化提出了很高的要求，如何保證檔案數(shù)據(jù)的安全是檔案信息化要攻克的一大難點。2014 年，中辦、國辦印發(fā)《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中進一步強調(diào)要建立健全確保檔案安全保密的檔案安全體系。隨著社會的發(fā)展，檔案工作面臨的內(nèi)外部環(huán)境逐漸復(fù)雜，危及檔案安全的因素日益增多。比如，不可避免的老舊檔案的霉變，自然災(zāi)害的破壞，人為的損壞和丟失。同時，電子檔案日益增多，檔案可能會因為服務(wù)器系統(tǒng)的癱瘓、攻擊或磁盤的消磁等因素遭到損失。

（二）檔案信息化的技術(shù)支撐有限

檔案信息化的過程中，需要購買相關(guān)機器、系統(tǒng)和軟件，用以檔案數(shù)字化、檔案信息系統(tǒng)等工作的組建。雖然設(shè)備已配備齊全，但在工作中總碰到進行不下去的難題，如數(shù)字化過程中服務(wù)器、磁盤陣列的布局等，都是需要專業(yè)人員提供技術(shù)上的支持，不然僅僅檔案員自身很難去解決這么多計算機技術(shù)方面的問題。但現(xiàn)實企業(yè)中，檔案部門只要一遇到技術(shù)問題，就要依靠其他部門的幫助，導(dǎo)致信息化工作效率低下。

（三）檔案工作者數(shù)量少，素質(zhì)有待提高

目前，很多企業(yè)檔案部門人力短缺，但編制卻已滿額，特別是數(shù)字化整理過程中明顯人手不夠。檔案信息化工作是一個龐大的系統(tǒng)工程，需要大批的檔案信息化技術(shù)人才，但檔案部門的社會地位和條件有限，和別的部門相比難以引進信息化技術(shù)人才。另外，絕大部分企業(yè)的檔案部門忽視人才的培養(yǎng)，缺少普遍且規(guī)范的信息化技術(shù)培訓(xùn)制度，也沒有針對現(xiàn)有檔案員的繼續(xù)教育培訓(xùn)機制。

（四）領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)重視程度不高

因檔案部門在一個單位中的地位較低，大部分企業(yè)忽視檔案管理的重要性，領(lǐng)導(dǎo)不愿意投資，但檔案的信息化建設(shè)又需要大量的資金去購買設(shè)備和搭建系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案信息資源的開發(fā)受限。在對檔案進行信息化建設(shè)的過程中，非常重要的一點是加強對信息安全的重視。通過相應(yīng)的控制降低安全隱患，與此同時，還應(yīng)該提高檔案從業(yè)人員的信息化技術(shù)水平以及企業(yè)的信息安全管理水平，通過建立防火墻、數(shù)據(jù)加密、異地備份等措施做好檔案信息安全的防范工作，避免檔案信息泄露或者被非法使用。此外，還需要注意的是要對工作人員進行保密意識教育，提高檔案信息的密保性。

二、對現(xiàn)狀的幾點思考與措施

（一）運用多樣的檔案安全管理手段

信息化時代下，檔案安全工作尤為重要。第一，要借鑒國際上先進的技術(shù)經(jīng)驗，提高信息化建設(shè)中技術(shù)的可靠性和安全性，在系統(tǒng)的建設(shè)中應(yīng)充分運用防火墻、防入侵檢測、防病毒、漏洞掃描等技術(shù)，確保系統(tǒng)能安全運行。第二，數(shù)據(jù)庫應(yīng)在不同載體上備份，異地、異機、異人保管、紙質(zhì)和電子檔案并行，使數(shù)據(jù)更加安全。第三，應(yīng)完善相關(guān)制度，該廢止的廢止，該修訂的修訂，該新增的新增。只有建立合適的相關(guān)管理制度，才能使其操作起來有章可循，防止泄密的情況發(fā)生。第四，預(yù)防為主，提升檔案員安全管理技能水平，有預(yù)見性地做好防范應(yīng)對，對設(shè)施設(shè)備進行定期巡查，提早發(fā)現(xiàn)隱患；對檔案數(shù)據(jù)的遷移等容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，嚴(yán)格遵守操作規(guī)范。第五，強化責(zé)任落實，做到責(zé)任落實到人，按照檔案安全責(zé)任制的要求，細化任務(wù)分工，督促員工種好各自的“責(zé)任田”。

（二）會同信息化部門提供技術(shù)支撐

加強與信息化部門的溝通合作，信息化時代下的檔案工作不能只依靠檔案部門，需要主管部門領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌規(guī)劃，與信息化部門全面協(xié)調(diào)，申請項目立項，劃撥出技術(shù)人員專門去攻克檔案信息化建設(shè)中系統(tǒng)和各業(yè)務(wù)流程出現(xiàn)的問題，有計劃地推進信息化建設(shè)工作，設(shè)定目標(biāo)節(jié)點，一步一個腳印地去實現(xiàn)。

檔案信息化建設(shè)中提高檔案人員的信息化水平尤為迫切，檔案部門不僅要積極參加學(xué)會或集團中組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，也應(yīng)該經(jīng)常在單位中開展與當(dāng)前工作密切相關(guān)的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)指導(dǎo)、專題講座和現(xiàn)場研討等，在實踐中提高檔案員相應(yīng)的專業(yè)技能。同時，企業(yè)應(yīng)有計劃地招聘和培養(yǎng)一批檔案信息化專業(yè)復(fù)合型人才，可以在系統(tǒng)的搭建和維護中發(fā)現(xiàn)有優(yōu)勢的員工，變“檔案守護者”為“檔案信息的開發(fā)者”。在檔案員編制緊缺的情況下，可以將分散在各個二級部門的檔案員重新集中組建入檔案部門，在一定程度上實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，緩解人員缺少的處境。

三、結(jié)語

綜合上述的分析可看出，我國檔案信息化建設(shè)還要一個長期、系統(tǒng)的過程，如今的檔案不僅僅在于保管，而更重要的是開發(fā)和利用。一個企業(yè)利用好自己的檔案，就是利用好一筆別人無法替代的財富，做好檔案的信息化建設(shè)有利于實現(xiàn)企業(yè)檔案的價值，使企業(yè)檔案信息資源合理配置，做到科學(xué)管理。本文提出了一些實際操作中可能遇到的問題和對這些問題的思考，希望對今后檔案行業(yè)的發(fā)展起到積極的作用。