基層單位檔案管理辦法探析

鄭小春

（甘肅華能天竣能源有限公司，甘肅 慶陽 745700）

當(dāng)前對于檔案管理工作內(nèi)容的梳理主要通過規(guī)范性、信息性與共享性三種方式。通過三種方式的有效結(jié)合，能夠加強(qiáng)整個基層單位檔案管理的有效實(shí)施。本文通過對基層單位檔案管理辦法進(jìn)行深入探析，從實(shí)際出發(fā)做出具體的問題分析，并做出相應(yīng)的解決措施。從而使單位更有效地進(jìn)行資源共享以及資源開發(fā)，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)利益最大化。

一、基層單位檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）檔案資源的隱私問題

當(dāng)前基層單位的檔案管理的理念與技術(shù)處理都存在諸多問題，并涉及法律問題。一些基層單位已經(jīng)建立起了全新的檔案管理模式，根據(jù)大數(shù)據(jù)以及互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案管理優(yōu)化。若在檔案管理中存在不符合實(shí)際的要求，可能造成信息泄露。

（二）檔案儲存、管理技術(shù)的問題

當(dāng)前在發(fā)展過程中，基層單位可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作的開展，但不得不說大數(shù)據(jù)的應(yīng)用仍是巨大的挑戰(zhàn)。而在新技術(shù)開展過程中，由于錯誤率問題，會導(dǎo)致大數(shù)據(jù)儲存檔案期間數(shù)據(jù)丟失。

（三）基層單位檔案人才隊伍建設(shè)的問題

在檔案管理過程中，工作內(nèi)容不斷細(xì)化，檔案建立的數(shù)據(jù)眾多，對于基層單位管理工作量也不斷增加，檔案管理人員缺失。因此為管理人員提出了新的挑戰(zhàn)，在檔案工作人員無法避免的問題上，需要加強(qiáng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)，組建人才隊伍更加全面的團(tuán)隊。

二、基層單位檔案管理新思路

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，強(qiáng)化檔案意識

單位要加強(qiáng)對檔案管理的創(chuàng)新，通過不斷的觀念轉(zhuǎn)變，對檔案管理意識加強(qiáng)。在發(fā)展過程中，需要讓領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，能夠有效地對今后工作開展更加有利。而基層單位領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念，在日常的管理工作中要營造良好的工作氛圍，通過全面的檔案管理，為群眾提供更加方便快捷地服務(wù)。基層單位的檔案管理需要通過不同的模式進(jìn)行管理工作的開展，讓群眾了解檔案的重要性，從而縮小民眾與基層單位檔案間的距離。檔案管理中重要的一部分就是為人們提供全面的資料查閱。除此之外，要加強(qiáng)檔案觀念的轉(zhuǎn)變，從一定程度上要加強(qiáng)法律的力度，根據(jù)檔案工作的全面開展，認(rèn)識到檔案工作的整體性，要結(jié)合實(shí)際情況做好檔案資源的配合，從內(nèi)部檔案工作到下屬機(jī)關(guān)檔案工作建立要不斷進(jìn)行思考與發(fā)展的轉(zhuǎn)變。

（二）培養(yǎng)人才，樹立積極作為的意識

為了提高檔案管理的效果，需要加強(qiáng)人才培養(yǎng)。在基層單位發(fā)展過程中，缺少復(fù)合型人才是主要問題之一，根據(jù)檔案管理工作內(nèi)容的提高，基層單位要不斷優(yōu)化，管理隊伍會引進(jìn)綜合性人才，加強(qiáng)管理效果。然而由于檔案工作專業(yè)性較高，因此在上崗前要通過專業(yè)的檔案管理內(nèi)容，對業(yè)務(wù)進(jìn)行相應(yīng)培訓(xùn)?；鶎訂挝坏墓ぷ魅藛T的業(yè)務(wù)能力要不斷提高，并履行自身職責(zé)，了解檔案建立過程的要重性。同時在基層單位領(lǐng)導(dǎo)重視人才建設(shè)過程中，也要懂得運(yùn)用數(shù)據(jù)以及專業(yè)的檔案管理知識，加強(qiáng)資金的投入在培養(yǎng)人才方面。在其他單位中吸收先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，取其精華去其糟粕。通過各級檔案行政管理，對基層單位檔案建立過程中，要推動檔案管理水平的不斷發(fā)展，然而不斷的突破尋求更加完善的管理方式，科學(xué)管理。對于基層單位來說，由于檔案管理工作人員較少，形成體系較為復(fù)雜，因此很難應(yīng)付當(dāng)前發(fā)展的客觀需求。對于檔案管理質(zhì)量較低，人員缺乏主動性，工作人員沒有積極的態(tài)度，促使在檔案建設(shè)過程中很難進(jìn)行有效管理。在此期間，要注意工作人員的調(diào)動，認(rèn)識到檔案資源所帶來的收益，充分發(fā)揮檔案信息的優(yōu)勢，凸顯檔案的價值。同時在基層單位中，由于單位存在特殊性，檔案資源是非常獨(dú)特的，因此在對相應(yīng)檔案管理過程中，要加強(qiáng)工作人員的檔案專業(yè)知識儲備在工作。期間要有責(zé)任感，使命感才能做好檔案管理工作。

（三）嚴(yán)把關(guān)檔案形成環(huán)節(jié)

對于檔案管理工作要細(xì)化規(guī)范檔案，在檔案最終形成前要經(jīng)歷以下幾個部分。根據(jù)每個部分的質(zhì)量高低，都可以關(guān)乎檔案的價值以及質(zhì)量，把控好每個環(huán)節(jié)施好行之有效的管理措施。首先，要嚴(yán)格把控檔案收集，對于資料收集及檔案源頭做好處理工作，面對收集若材料不完善會影響后期檔案管理工作，并造成詳細(xì)資料的缺失。當(dāng)然收集環(huán)節(jié)要遵循國家法律法規(guī)進(jìn)行相關(guān)的工作，若達(dá)不到檔案要求，則要通過相應(yīng)的處理解決?；鶎訂挝坏臋n案建立過程，主要是對于業(yè)務(wù)、人物、音頻、視頻等進(jìn)行檔案建立，針對每一個檔案確立過程的全面的整理，然而，要每一個環(huán)節(jié)檔案建立的環(huán)節(jié)都要有具體的負(fù)責(zé)人。其次，對檔案整理嚴(yán)格。檔案在收集前較為凌亂，因此要根據(jù)檔案的類別進(jìn)行分類以及編號，并做好卷宗的建立。使得檔案管理工作更加完善有規(guī)律，分類整潔。同時，弄清楚各個檔案之間的聯(lián)系與區(qū)別，在檔案價值以及儲存期限是否存在差異，以便后期的管理。最后，是嚴(yán)格把控檔案存放。為了保障檔案存放更加規(guī)范，需要結(jié)合法律法規(guī)做好檔案盒標(biāo)簽制定好相應(yīng)的目錄，

（四）重視檔案的數(shù)字化管理

檔案數(shù)字化建設(shè)過程是當(dāng)前發(fā)展的重要方向，隨著我國科技的不斷提高，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來，然而傳統(tǒng)的管理模式并不能促進(jìn)檔案建設(shè)的發(fā)展，因此檔案管理也在大數(shù)據(jù)時代下進(jìn)行了更新。發(fā)展至今，面對完善的數(shù)字管理過程仍有難度，但我國基礎(chǔ)單位數(shù)量較多，欠發(fā)達(dá)地區(qū)設(shè)備較為落后，為了提高數(shù)字化管理能力，要通過政府的相應(yīng)支持，加強(qiáng)數(shù)字化管理的全面落實(shí)。

綜上所述，在我國發(fā)展過程中，檔案建設(shè)逐步走向成熟，但仍存在諸多問題。通過相關(guān)的管理人員從實(shí)際出發(fā)做到管理的有效性，并幫助我國檔案管理建設(shè)更加完善的發(fā)展。