試談辦公室文書與文書檔案管理存在的問題

（河南中核五院研究設(shè)計有限公司，河南 鄭州 450052）

引言：辦公室文書檔案管理工作主要是代表著企業(yè)、事業(yè)單位以及政黨機構(gòu)等重要歷史變革、人丁流動記錄與發(fā)展形態(tài)的情況，而文書管理人員的高效率、高水平的工作有利于保障企業(yè)檔案信息資料的完整性和真實性，企業(yè)管理者應(yīng)該積極整合文書檔案管理的工作內(nèi)容、管理制度等方面，從而推動企業(yè)的進步。

一、淺析辦公室文書與文書檔案管理中的主要問題

文書檔案管理作為企業(yè)發(fā)展的重要基本點，在日常管理工作和制度等方面切不可馬虎。但是部分企業(yè)的檔案管理部門依舊存在問題，其中具體的問題如下所示。首先，文書工作與文書檔案工作之間難以協(xié)調(diào)統(tǒng)一。辦公室文書與檔案工作既可以是兩個完全獨立的工作單位，又能代表兩者之間的具有密不可分的關(guān)系。檔案工作是以辦公室文書工作為基礎(chǔ)，進而延伸企業(yè)辦公室的各個部門，由于種種外界原因，兩者經(jīng)常是獨立工作，文書人員自身只在乎自身的工作內(nèi)容，根本沒有時間顧忌文書檔案工作，而檔案人員卻忽視文書工作的重要性，直接造成兩者之間的工作形成一種水火不容的態(tài)勢。例如，文件格式不整齊、檔案的信息出現(xiàn)混亂等問題[1]。

其次，企業(yè)管理者缺乏文書檔案管理的重視?，F(xiàn)如今企業(yè)管理者將重心多數(shù)放在企業(yè)的業(yè)績、整體的經(jīng)濟效益等方面，進而忽視了內(nèi)部部門之間的合作協(xié)調(diào)性，或者是把關(guān)注點過多偏向文檔管理的最終結(jié)果，對于文檔管理過程的重視度明顯不足，很容易導致后期的管理工作流程不規(guī)范。如若管理者想要立刻調(diào)取相關(guān)資料，而文檔管理人員沒有具體的整理記錄和流程安排，這大大浪費了所有部門的工作時間，并將工作進度嚴重拖慢。最后，文書檔案管理人員的工作積極性較為匱乏。由于企業(yè)管理者對檔案工作的不重視，致使檔案管理人員上行下效，對自身管理工作的積極性大大減弱。再加上管理人員的綜合素質(zhì)較為低下，理論管理知識和業(yè)務(wù)水平等專業(yè)能力普遍不高，致使有些管理人員無法勝任此項工作。

二、如何提升辦公室文書與文書檔案管理的效率措施

（一）加強部門之間的協(xié)調(diào)默契

企業(yè)管理者只有將辦公室文書與文書檔案管理兩者之間的矛盾性、沖突性相互協(xié)調(diào)統(tǒng)一，提升各個部門的默契值，才能有效提高辦公部門的整體工作質(zhì)量。因此，企業(yè)管理者應(yīng)注意以下方面。第一，增強管理人員的檔案意識。管理人員應(yīng)該從實際出發(fā)，認真思考自身工作內(nèi)容，并通過工作期間不斷進行自我總結(jié)與歸納，體現(xiàn)文書檔案管理的主要作用。企業(yè)管理者要幫助管理人員不斷提升自身的工作價值，主要就是突出如何能有效地根據(jù)企業(yè)發(fā)展，更好的進行信息文檔的收集、整理。第二，促進企業(yè)部門之間的交流。企業(yè)管理者應(yīng)積極調(diào)動檔案部門與其他部門之間的工作關(guān)系，定期將各個部門集合起來進行部門溝通，使得檔案部門與其他部門兩者相互了解業(yè)務(wù)流程、工作內(nèi)容的詳細信息，熟悉各個部門最近開展的工作計劃，而企業(yè)管理者也應(yīng)積極配合檔案部門與各部門的工作目標。第三，建立部門反映大會。企業(yè)管理者可在內(nèi)部建立“反映角”，或者是定期舉辦協(xié)調(diào)會議，主要作用就是幫助解除檔案部門、文書部門之間的隔閡，將所有的不滿都發(fā)泄出來，企業(yè)管理者可根據(jù)反映情況制定出合理的解決方案，提升各部門的工作默契。

（二）強化企業(yè)管理者對文書檔案管理的重視

企業(yè)管理者想要提升企業(yè)的經(jīng)濟效益和內(nèi)部和諧發(fā)展，就應(yīng)該端正自己的管理者身份，根據(jù)企業(yè)文書檔案工作的具體現(xiàn)狀制定出合理的工作規(guī)劃。（1）日常管理制度。企業(yè)管理者對檔案部門管理體系要按照現(xiàn)實的情況不斷的完善，提升自身的管理權(quán)威。例如，規(guī)定檔案部門要有月度、季度和年度等工作計劃，保證部門內(nèi)的管理人員都有具體的工作，同時建立相關(guān)的核實部門對文書檔案管理信息進行第三方審核，以防出現(xiàn)資料出現(xiàn)弄虛作假等問題。（2）提升企業(yè)管理者的工作方向。企業(yè)管理者要定時調(diào)動檔案資料，對里面的整理內(nèi)容進行抽查，并給相關(guān)的工作人員提出幾點建議。多聽取管理人員的工作匯報，對文書檔案管理部門的日常工作有大致的了解，鼓勵文書檔案部門創(chuàng)新整理的方法，給予相關(guān)的資金支持[2]。

（三）提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

文書檔案管理工作需要管理人員具備相對業(yè)務(wù)能力、邏輯思維能力等專業(yè)素質(zhì)，管理者應(yīng)該以提升文書檔案管理人員的能力為前提，進而管理文書檔案部門。首先，招聘一些專業(yè)知識與技能較強的人員，在一定的基礎(chǔ)上能夠保證管理人員自身的敬業(yè)精神。其次，企業(yè)管理者應(yīng)建立專門的培訓課程，并且聘請專業(yè)的信息技術(shù)高手教授管理人員計算機、網(wǎng)絡(luò)等高科技技能，從而提升管理人員檔案信息的收集和整理效率。最后，部門制定獎勵與懲罰制度，用此來強化管理人員的工作積極性，明確認識具體的工作法則，促進管理人員自身的學習能力和專業(yè)管理能力。

結(jié)束語：綜上所述，辦公室文書檔案管理和文書工作對企業(yè)具有重要意義，而相關(guān)的管理者也應(yīng)該積極協(xié)調(diào)兩者之間的工作內(nèi)容與工作效率，并將關(guān)注點放在檔案部門的管制體系、檔案管理人員的專業(yè)能力和強化自身的管理責任等方面，進一步提升檔案管理人員的工作積極性，從而促進企業(yè)的繁榮發(fā)展。