事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討

（黑龍江省公路工程造價站，黑龍江 哈爾濱 150000）

一、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）缺乏完善的管理制度

制度不完善是我們已經(jīng)了解到的突出問題。任何事物都是統(tǒng)一的聯(lián)系網(wǎng)上的一個網(wǎng)結(jié)，事情有果皆有因，深究根源發(fā)現(xiàn)問題出自于領(lǐng)導(dǎo)人員身上。領(lǐng)導(dǎo)人員沒有面對具體問題，沒有充分意識到檔案資源的重要性，甚至還有些人認(rèn)為檔案管理工作是一項沒有價值的工作，即使開始進行改革工作也只是因為看到了其他單位的行動，發(fā)現(xiàn)了其他單位因改革創(chuàng)新呈現(xiàn)了新的格局而想急于改變。但是沒有對事情進行細(xì)致研究會導(dǎo)致創(chuàng)新工作具有一定的盲目性和自發(fā)性，因為缺乏認(rèn)識，改革創(chuàng)新工作過于片面，將精力和時間大多投入到不關(guān)鍵地方，從而忽略了改革核心——制度建設(shè)。

（二）管理工具和管理手段缺乏創(chuàng)新性

新時期社會不斷發(fā)展，科技技術(shù)的出現(xiàn)使得各行各業(yè)呈現(xiàn)了新面貌，各大領(lǐng)域積極與現(xiàn)今技術(shù)融合完成智能化建設(shè)，實現(xiàn)內(nèi)部結(jié)構(gòu)功能上的更新。事業(yè)單位檔案管理工作也呈現(xiàn)了信息化發(fā)展態(tài)勢，這一現(xiàn)實情況是可喜的，但就目前形勢來看，事業(yè)單位內(nèi)部實現(xiàn)完全更新的速度過慢，雖然一些設(shè)備已經(jīng)配置上了，但是在實施的過程中仍然沒有拋棄傳統(tǒng)方式，很少利用有效工具進行管理工作，改革難以實現(xiàn)配套和銜接，出現(xiàn)了脫節(jié)現(xiàn)象。任何良好的結(jié)果都是由一定的努力完成的，如管理手段缺乏創(chuàng)新性，該項工作一直在原地踏步，檔案管理工作就無法朝著有利的方向發(fā)展。

（三）檔案管理隊伍不具有先進性

檔案管理工作是一項專業(yè)性很強的工作，所以對檔案管理隊伍的專業(yè)水平有一定的要求。長期以來事業(yè)單位檔案管理人員專職的很少，大部分為兼職，也沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，只是掌握了一些能應(yīng)付日常工作的最基本的技能和基礎(chǔ)知識。面對當(dāng)前自身素質(zhì)不佳、能力不高的現(xiàn)狀卻無動于衷，不能夠很好地接受和學(xué)習(xí)相應(yīng)的管理手段，不能夠站在全局的高度觀察和處理問題，沒有認(rèn)識到檔案資源利用的重要性，更無法適應(yīng)新時代對檔案管理工作的需求。人員能力的強弱直接關(guān)系到一個單位的命運，在檔案管理工作中人的主觀能動性、積極性不高，檔案管理質(zhì)量的提升更無從談起。

二、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革思路

（一）創(chuàng)新檔案管理理念

在新時期，事業(yè)單位崗位管理創(chuàng)新思路值得人們重視，所以，事業(yè)單位的管理人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，將檔案管理工作落到實處，同時轉(zhuǎn)變事業(yè)單位檔案管理人員的傳統(tǒng)理念，不斷學(xué)習(xí)具有創(chuàng)新思路的檔案管理方法，才能不斷地促使自我進步，將全新的創(chuàng)新理念事業(yè)單位檔案管理工作相結(jié)合起來。同時，管理人員還應(yīng)該互相學(xué)習(xí)、不斷進步，并且在事業(yè)單位上層領(lǐng)導(dǎo)的激勵下，管理人員還可以主動學(xué)習(xí)專業(yè)自我，將新的管理方法帶入到工作之中，與同事共同合作。

（二）運用信息化檔案管理手段

傳統(tǒng)的事業(yè)單位的手段較為落后，往往需要管理人員花費較長的時間才能夠完成工作，同時其工作效率并不高，因此，相關(guān)管理人員應(yīng)該積極結(jié)合當(dāng)前的信息技術(shù)，真正將其落實到事業(yè)單位檔案管理工作之中，同時，相關(guān)人員也應(yīng)該做到與時俱進，應(yīng)用計算機完成檔案的收集整理和分類的工作，這能夠在很大程度上節(jié)約檔案管理的工作時長。同時，在提高事業(yè)單位檔案的保密性方面，信息技術(shù)也具有較大的作用，它從而可以對檔案進行加密處理，防止其內(nèi)容泄露。所以，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)該積極結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，緊跟時代步伐，做到用先進的管理方式取代落后的管理方式，發(fā)揮信息技術(shù)的絕對優(yōu)勢。比方說，管理員可以將檔案放置在不同的文件夾中，然后進行保存、備份、加密以及上傳等操作，這在很大程度上都給予了管理人員足夠的方便，也可以有效提高其工作效率。

（三）落實檔案管理制度

事業(yè)單位檔案管理過程中往往缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度和監(jiān)管機制，這使得管理人員難以在最短的時間內(nèi)完成檔案的歸納和整理工作，同時，由于缺乏相應(yīng)的整理規(guī)章制度和規(guī)范化的整理流程，許多檔案的擺放都十分混亂，在需要時難以做到迅速的查找，這個不僅影響檔案查找效率，對檔案的管理效果也有極其負(fù)面的影響。因此，新時期事業(yè)單位應(yīng)該落實檔案管理制度，主要包括以下幾方面：第一，在進行檔案管理工作之前，相關(guān)人員應(yīng)該根據(jù)具體的整理工作量制定相應(yīng)的獨立計劃，并且在整理過程中，對于表現(xiàn)出色的工作人員應(yīng)該給予一定的獎勵，從而做到真正調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。第二，事業(yè)單位在進行管理時，管理人員也應(yīng)該按照相應(yīng)的管理流程來進行工作，對于違反規(guī)定的人員應(yīng)該設(shè)置相應(yīng)的處罰依據(jù)，這樣才能夠做好事業(yè)單位檔案管理工作[3]。

（四）創(chuàng)新檔案管理服務(wù)方式

就目前來看，事業(yè)單位要想對檔案管理工作進行創(chuàng)新，同時也應(yīng)該關(guān)注其檔案管理的服務(wù)方式，管理人員也應(yīng)該積極使用信息技術(shù)來完成檔案管理工作，也可以使用在線服務(wù)系統(tǒng)向其他部門發(fā)送有關(guān)的檔案信息，這不僅對事業(yè)單位檔案管理工作進行了創(chuàng)新，同時也充分利用了在線服務(wù)功能，在一定程度上提高了檔案管理的工作效率。除此之外，檔案管理人員也可以利用在線服務(wù)系統(tǒng)對檔案信息進行整理和歸納，檢索和查找有關(guān)的檔案，分析資料以及文件等等。因此，新時期事業(yè)單位檔案管理需要對服務(wù)方式進行創(chuàng)新。

結(jié)束語：

掌握事業(yè)單位檔案管理工作的實情是促進檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵?，F(xiàn)階段檔案管理工作存在管理理念和管理手段較落后，缺乏完善的管理制度和創(chuàng)新性這些顯著問題，制約了檔案管理的發(fā)展。這些問題不會隨著時間的推移自行消失，如不及時解決只會越來越嚴(yán)重。對這些問題進行分析是解決問題的前提和基礎(chǔ)，我們應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識事情的本質(zhì)，強調(diào)從能動的實踐出發(fā)進行創(chuàng)新路徑的探索。