數(shù)據(jù)管理視角下醫(yī)院人事檔案信息資源建設(shè)*

（濟寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 濟寧 272029）

醫(yī)院人事檔案能夠為加強人力資源管理提供支持，從而保證醫(yī)院在各個時期都能夠合理的實現(xiàn)人力資源調(diào)配。而在科學(xué)的管理和利用機制下，醫(yī)院人事檔案的效用才能夠真正發(fā)揮出來。在對醫(yī)院人事檔案進行管理時，應(yīng)基于當前大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷縱深推進的視角，積極的對醫(yī)院人事檔案資源管理活動進行革新。同時要高度關(guān)注特殊時期下醫(yī)院人事檔案利用的應(yīng)急機制，結(jié)合新冠肺炎疫情下醫(yī)院人力資源的調(diào)配情況可知，各個醫(yī)院還需要不斷加強人事檔案信息化管理模式的構(gòu)建與完善，才能滿足新時期和特殊時期下，社會對醫(yī)院人事檔案利用提出的具體要求。

1 數(shù)據(jù)管理視角下醫(yī)院人事檔案信息資源建設(shè)現(xiàn)狀

1.1 管理手段傳統(tǒng)

在大數(shù)據(jù)時代下，各個醫(yī)院開始積極的進行人事檔案方面的信息化建設(shè)，但是部分醫(yī)院的執(zhí)行力不夠，在管理設(shè)施、管理手段和管理機制方面仍存在較為明顯的落后特征。從醫(yī)院信息化管理設(shè)施角度來看，大部分醫(yī)院對人事檔案信息化管理缺乏投入，導(dǎo)致信息化設(shè)施無法配備齊全，或配備的設(shè)施級別較低等。而在管理手段方面，部分醫(yī)院缺乏專門的醫(yī)院人事檔案信息化管理技術(shù)人員，且缺乏醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫和相應(yīng)的信息化管理平臺，導(dǎo)致無法為人事檔案的高效管理提供支持。而在管理機制方面，結(jié)合當前較為嚴重的新冠肺炎疫情可知，當出現(xiàn)特殊情況時，醫(yī)院人事檔案應(yīng)具備應(yīng)急管理機制，即能夠根據(jù)疫情防控需要做好人力資源管理和調(diào)配工作，并在數(shù)據(jù)管理技術(shù)的支持下，實現(xiàn)人力資源的高效調(diào)配和精準調(diào)配。而結(jié)合部分醫(yī)院疫情時期的人力資源調(diào)配現(xiàn)狀可知，其還需要不斷改善人事檔案信息資源管理的應(yīng)急機制，進一步提高應(yīng)對特殊時期的管理水準。

1.2 信息更新滯后

在醫(yī)療改革背景下，醫(yī)院人員流動出現(xiàn)明顯上漲的趨勢，在人員引進和流出較為頻繁的狀態(tài)下，醫(yī)院的人力資源檔案建設(shè)工作面臨著更多難題。部分流動人員的原所在單位可能不想放人，從而導(dǎo)致無法調(diào)動檔案。而面對部分離職的醫(yī)務(wù)人員，醫(yī)院在信息獲取和更新方面反應(yīng)較為遲緩，從而導(dǎo)致信息更新滯后。上述問題的出現(xiàn)，增加了醫(yī)院人事檔案資源的信息化建設(shè)的難題，導(dǎo)致無法精準有效的收集和分析人事檔案數(shù)據(jù)，從而導(dǎo)致人事檔案信息化建設(shè)速度遲緩。

1.3 檔案利用受限

第一，人事檔案資料的非共享性。人事檔案在檔案體系中是一種保密性要求較高的檔案種類，在查看檔案時，應(yīng)由本人查看。通過采取這種封閉式的檔案管理模式，將能夠顯著提高檔案信息保密工作水平。但是醫(yī)院人事檔案具有一定的特殊性，考慮到新冠肺炎疫情可知，在疫情高發(fā)期，國家需要組織大量的有經(jīng)驗、能科研的醫(yī)務(wù)人員，此時就需要對醫(yī)院人事檔案進行調(diào)查，了解醫(yī)務(wù)人員的從醫(yī)經(jīng)驗、擅長領(lǐng)域以及參與的科學(xué)研究實踐及成果等，而若醫(yī)院人事檔案工作的保密性過高，降導(dǎo)致出現(xiàn)特殊情況時，無法及時的對人力資源信息進行查看，從而無法有效的服務(wù)醫(yī)療研究、醫(yī)療支持等工作。

第二，實用價值與現(xiàn)實脫節(jié)。醫(yī)院人事檔案中一般會記錄大量的信息，雖然通過檔案可以了解到該人員的基本情況和信息，但是缺乏核心信息，將導(dǎo)致無法及時的判斷出該人員的從醫(yī)水平和業(yè)務(wù)表現(xiàn)。此外，針對當前醫(yī)院人事檔案資源的信息化建設(shè)現(xiàn)狀可知，大部分醫(yī)院的人事檔案都存在內(nèi)容模式化痕跡明顯這一問題，缺乏醫(yī)護人員診病的治愈率、就診人員的滿意度等實用信息的記錄，嚴重脫離了人事檔案的現(xiàn)實利用需求。

2 數(shù)據(jù)管理視角下醫(yī)院人事檔案信息資源建設(shè)路徑

2.1 創(chuàng)新管理手段

首先，改進應(yīng)急機制——提高特殊事件應(yīng)對水平。醫(yī)院人事檔案管理人員應(yīng)具備長遠發(fā)展目標，即認識到人事檔案在特殊時期的具體價值。結(jié)合新冠肺炎易疫情下醫(yī)院人事檔案的管理工作可知，管理人員需要對數(shù)據(jù)管理視角下的人事檔案應(yīng)急機制進行創(chuàng)新，并在醫(yī)院管理體制和現(xiàn)實需求基礎(chǔ)上切實進行機制完善。由此，醫(yī)院人事檔案管理人員要積極的對醫(yī)院內(nèi)外部的信息化資源進行整合，做好信息記錄與信息分類，并構(gòu)建專門的人事檔案管理的應(yīng)急系統(tǒng)，找出醫(yī)務(wù)人員檔案的核心信息，對應(yīng)不同的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，做好應(yīng)急系統(tǒng)的調(diào)整與優(yōu)化，確保最大化、最高效的實現(xiàn)信息資源匹配，滿足特殊時期對人力資源進行精準跳調(diào)配的需求。

其次，加強數(shù)據(jù)建設(shè)，確保多方并進融入數(shù)據(jù)時代內(nèi)涵。第一，加強開發(fā)和建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫。醫(yī)院人事檔案的數(shù)據(jù)化管理，需要專項數(shù)據(jù)庫的支持。檔案數(shù)據(jù)庫是開展高質(zhì)量、高效率檔案管理工作的基本前提。醫(yī)院人事檔案管理人員要做好醫(yī)院員工相關(guān)信息的全面收集，并構(gòu)建專項電子檔案信息，確保每個員工都要自己的電子檔案，基于此，醫(yī)院人事檔案管理工作將逐漸形成專項數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)的信息化管理工作奠定根基。此外，醫(yī)院人事檔案管理人員應(yīng)在信息化設(shè)備的支持下，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閳D片格式，提高檔案信息查閱效率，并為后續(xù)的檔案信息開發(fā)提供支持。第二，構(gòu)建大數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)。對于醫(yī)院人事檔案管理工作而言，管理人員需要積極順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展趨勢，對醫(yī)院人事檔案管理工作進行升級改造。醫(yī)院人事檔案管理人員應(yīng)聯(lián)合大數(shù)據(jù)技術(shù)人員搭建專門的醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)據(jù)信息化平臺，并做好平臺內(nèi)部功能與系統(tǒng)分類，對檔案信息進行分布式存儲，并確保人事檔案信息可以在各個科室實現(xiàn)互聯(lián)互通。在很長的一段時期內(nèi)，醫(yī)院人事檔案的管理工作都高度依賴人工，即需要對檔案信息進行人工錄入，在這種工作模式下，不僅導(dǎo)致管理人員工作量增加，還有可能出現(xiàn)因人工疏忽導(dǎo)致的數(shù)據(jù)錄入錯誤。而在完成醫(yī)院人事檔案的大數(shù)據(jù)管理平臺之后，智能科技可以代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工完成一系列的數(shù)據(jù)處理工作，能夠顯著提高數(shù)據(jù)錄入的準確性和智能化水準。我國當前的部分公立醫(yī)院會成立分院，分院可以獨立運行，因而可以減輕公立醫(yī)院的運行壓力，同時能夠提高診療效率。針對上述存在總院和分院的醫(yī)院而言，在進行人事檔案管理時，就更需要搭建完善和高水平的信息化管理平臺，要利用智能化的計算機處理系統(tǒng)，確?？傇汉头衷洪g的人事檔案信息互聯(lián)互通，為精準理療提供人力資源調(diào)配方面的專項支持。第三，著重保障信息資源安全。在數(shù)據(jù)管理視角下，醫(yī)院人事檔案的管理工作將逐漸朝著更快捷、更精準的方向發(fā)展。而在對醫(yī)院人事檔案進行管理的過程中，尤其在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，應(yīng)加強對人事檔案信息的安全性管理，著重保障信息資源安全。在當前的醫(yī)院體系中，部分醫(yī)院的人事檔案信息化管理系統(tǒng)缺乏針對性，沒有建立專門的系統(tǒng)功能軟件。針對該系統(tǒng)，在應(yīng)用時，要高度重視采用多種阿全防范技術(shù)，包括數(shù)據(jù)加密技術(shù)、防火墻保護技術(shù)等，對醫(yī)院人事檔案信息資源做到全面安全防護。

此外，醫(yī)院人事檔案管理工作人員應(yīng)將保護醫(yī)務(wù)人員隱私放在第一位，在管理人事檔案時，應(yīng)對醫(yī)務(wù)人員檔案進行獨立編碼，確保只有管理人員才可以對檔案信息進行查看。當提取數(shù)據(jù)庫中的人才信息時，檔案管理人員要將醫(yī)務(wù)人員看做一個整體概念，即查閱個人信息時，應(yīng)以某科室某單位的形式出現(xiàn)，由此，檔案查閱人員不僅可以獲得該科室的整體人員實力，同時可以有效避免醫(yī)務(wù)人員的個人隱私的泄漏。而在具體應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行人事檔案管理時，管理人員還要加強對檔案信息丟失、信息篡改以及知識產(chǎn)權(quán)糾紛等問題的關(guān)注，從降低潛在風(fēng)險出發(fā)，加強信息安全保護。

2.2 加快信息更新

首先，完善基礎(chǔ)設(shè)施。醫(yī)院人事檔案信息應(yīng)根據(jù)人員變動進行及時更新，并根據(jù)人員履歷的變化進行及時更新。由此，在數(shù)據(jù)管理視角下進行醫(yī)院人事檔案的管理時，管理人員要從完善信息化設(shè)施的角度出發(fā)，對人事檔案管理系統(tǒng)進行整改，提高人事檔案信息變動反應(yīng)靈敏度，同時能夠在資源互通的狀態(tài)下，對人事檔案進行適當變動與調(diào)整，以滿足人員信息變動下的管理需求。各個醫(yī)院應(yīng)加大對人事檔案管理工作的各項投入，包括資金、設(shè)備和技術(shù)。要確保檔案室內(nèi)計算機設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備配備充足。同時針對檔案室，也要保證按照檔案材料的存儲環(huán)境要求進行布置，做好檔案室的防塵防潮工作，并且要設(shè)置分類存儲空間，對不同類型和不同介質(zhì)的檔案材料進行存放，確保檔案資料完整、有序。此外，醫(yī)院人事檔案管理人員還要做到對人事檔案的定期檢測和維護，確保其存放環(huán)境安全。針對信息及時更新這一要求，人事檔案管理人員應(yīng)注重提升自身素質(zhì)，要對現(xiàn)代化的管理設(shè)備做到熟練操作，并且醫(yī)院要配備專業(yè)的信息技術(shù)人才，以幫助醫(yī)院人事檔案管理人員更好的推進檔案數(shù)據(jù)化管理工作，確保醫(yī)院人事檔案管理工作處于較高的專業(yè)化水平。

其次，做好電子檔案信息管理。在數(shù)據(jù)管理視角下，醫(yī)院人事檔案的主要類型為電子檔案，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案基本都需要轉(zhuǎn)換為電子檔案，因而當出現(xiàn)人事變動時，醫(yī)院人事檔案管理人員就要及時的對電子檔案信息進行更新，全部電子檔案與人員變動信息保持一致。在對電子檔案進行管理時，管理人員應(yīng)定期總結(jié)工作經(jīng)驗，并對電子檔案管理制度進行完善，在醫(yī)院自身條件與發(fā)展現(xiàn)狀下，對人事檔案的信息化管理模式進行改進，提高電子檔案管理的規(guī)范性和專業(yè)度。

2.3 提高利用效率

多角度挖掘信息化潛在價值。在對醫(yī)院人事檔案信息進行管理時，管理人員的目的在于充分發(fā)揮出檔案價值。而在數(shù)據(jù)管理視角下，醫(yī)院人事檔案的價值將被更加充分的挖掘?；谛鹿诜窝滓咔?，醫(yī)院人事檔案管理人員可以有針對性的開展疫情專項人事檔案調(diào)控工作，即對人事檔案中與疫情防控有關(guān)的檔案信息進行整合，挖掘出醫(yī)院人事檔案中具有潛在疫情防控價值的信息，從而可以更好的助力疫情防控工作。而在具體的檔案管理與利用工作中，管理人員要在數(shù)字化管理平臺和專項數(shù)據(jù)庫的支持下，借助數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)提取關(guān)鍵信息，并將信息轉(zhuǎn)化為圖片、文字、語言陳述以及發(fā)展指數(shù)等形式，以更加直觀的方式呈現(xiàn)出檔案信息。管理人員可以具體設(shè)定特定值，針對疫情防控需求而言，醫(yī)院可以對傳染病科室進行關(guān)鍵數(shù)據(jù)提取，包括工作經(jīng)歷、科研經(jīng)歷等，從而更好的集中優(yōu)勢資源，投入到疫情防控工作之中。同時醫(yī)院人事檔案管理人員也可以借助多個特征值，對醫(yī)務(wù)人員進行全面的能力分析，從而為醫(yī)院考核工作提供科學(xué)參考，并為人才引進指明方向。 此外，醫(yī)院人事檔案管理人員還要對醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)站進行充分應(yīng)用，在進行人事檔案管理時，應(yīng)結(jié)合醫(yī)院的發(fā)展和運行狀況，確保檔案資料收集、整理、傳輸以及開發(fā)利用等環(huán)節(jié)可以形成一體化的系統(tǒng)，從而具有更廣的網(wǎng)絡(luò)覆蓋面。在此種管理模式下，醫(yī)院人事檔案的實現(xiàn)更高水平的數(shù)字化，同時在醫(yī)院內(nèi)部共享網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)下，醫(yī)院人事檔案資源信息將得到最大程度的利用。