整合與共享：檔案數(shù)據(jù)管理范式下的檔案資源研究*

（太原學院 太原 030001）

信息資源是一種無形但具有廣泛價值的資產(chǎn)，如何高效對檔案數(shù)據(jù)信息進行整合與并實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的針對性共享成為當前檔案機構工作人員需要著力研究的課題。檔案數(shù)據(jù)信息整合與共享的發(fā)展指向更加精準化與智能化的發(fā)展趨勢，檔案管理機構與工作人員需要形成合力，統(tǒng)一建設與管理標準，規(guī)范整合與共享行為，構建共享平臺，拓寬共享路徑，加深共享層次，通過對檔案數(shù)據(jù)信息的有效利用，彰顯出檔案數(shù)據(jù)信息的深度價值。

1 檔案資源整合的背景

在檔案管理發(fā)展過程中，由于技術的興起以及管理要求的變化，檔案管理范式開始出現(xiàn)了明顯的變化。當前數(shù)據(jù)管理范式更加強調數(shù)據(jù)及相關技術在管理過程中的重要作用，從管理內容、管理手段等方面都呈現(xiàn)出較為明顯的數(shù)據(jù)特征。數(shù)據(jù)管理范式是一種創(chuàng)新的管理范式，對于檔案管理工作而言，能夠優(yōu)化管理細節(jié)，提供技術支持，與當前經(jīng)濟社會的發(fā)展特征相適應。

第一，云計算背景。云計算（Cloud computing）是當前互聯(lián)網(wǎng)技術中一個重要的分支，指向虛擬資源的分析與利用。在云計算技術與運作模式下，其基本原則是按量付費與按需訪問。用戶可以通過云計算技術進入到可配置的計算機資源共享池中，具體包括網(wǎng)絡、服務器、應用軟件以及服務等資源。在云計算環(huán)境下，用戶可以更加便捷與精準的獲取自己所需要的服務。在檔案管理方面，云計算技術能夠基于其無限擴展、共享的資源池幫助檔案工作人員獲得更加多樣化的IT服務與資源服務。在當前檔案數(shù)據(jù)量不斷加大，數(shù)據(jù)處理需求不斷提高以及數(shù)據(jù)安全整合與安全共享保障技術越來越重要的發(fā)展背景下，管理人員需要加深對云計算技術的研究，并通過二者的有機結合，幫助構建智能以及動態(tài)可擴的數(shù)據(jù)處理與存儲平臺，并能夠與當前檔案數(shù)據(jù)資源管理的數(shù)字化、集中存儲以及安全共享等需求相契合。

第二，大數(shù)據(jù)技術背景。大數(shù)據(jù)(big data)是一種數(shù)據(jù)集合，檔案數(shù)據(jù)資源指向的大數(shù)據(jù)則說明檔案數(shù)據(jù)信息量已經(jīng)到了難以用現(xiàn)有用具軟件進行處理與存儲管理的境地。由大數(shù)據(jù)的管理需求衍生的大數(shù)據(jù)技術在當前的檔案數(shù)據(jù)信息管理過程中開始被逐漸應用。在處理檔案大數(shù)據(jù)時，工作人員需要熟練的操作計算機設備與相關軟件，并且能夠掌握相應的大數(shù)據(jù)技術，具體包括數(shù)據(jù)挖掘技術與數(shù)據(jù)安全保密技術等。由于檔案大數(shù)據(jù)的存在，能夠為用戶提供海量的信息資源，而在大數(shù)據(jù)技術的輔助下，則能夠幫助用戶精準的匹配信息，且能夠記錄與預測用戶的使用習慣，從而提高服務滿意度。

面對檔案管理的數(shù)據(jù)化發(fā)展趨勢，管理人員也要意識到管理過程中可能遇到的風險，尤其體現(xiàn)在數(shù)據(jù)安全風險上。而在進行具體管理時，也需要加強對技術的深入研究，由此才能真正讓先進技術為檔案管理工作服務。

2 數(shù)據(jù)管理范式下檔案資源整合的內容

對檔案數(shù)據(jù)信息資源進行利用，需要首先做好信息資源整合工作，這是發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息價值的基本前提。檔案管理工作人員在進行檔案數(shù)據(jù)信息資源整合時，應關注不同的整合維度，確保實現(xiàn)高質量的數(shù)據(jù)整合，形成便于數(shù)據(jù)利用的科學格局。

2.1 檔案數(shù)字內容的整合

檔案數(shù)據(jù)信息資源整合人員應首先從檔案數(shù)據(jù)的內容出發(fā)進行整合，整合工作人員需要以當前檔案數(shù)據(jù)信息資源現(xiàn)狀為依據(jù)，搭建橫向以及縱向框架，以此創(chuàng)設出良好的檔案數(shù)據(jù)信息資源的整合氛圍。開展多樣化的檔案活動也是幫助提高檔案整合成效的重要手段，具體應開展“家庭檔案展示”以及“檔案微訪談”等活動，在廣泛搜集與補充檔案數(shù)據(jù)信息的基礎上，實現(xiàn)對檔案信息資源內容的深度整合。所有的整合活動都要以用戶需求為基本前提，以改善內容服務質量為目的，加強檔案數(shù)據(jù)信息資源的內容整合探究。在對具體內容進行整合時，需要科學建立分類標準，并通過內容展示平臺吸引用戶關注，實現(xiàn)用戶與內容平臺的雙向互動，進一步提高檔案數(shù)據(jù)信息資源與用戶需求之間的匹配程度。

2.2 數(shù)字技術的整合

首先，充分利用云計算、大數(shù)據(jù)挖掘技術進行檔案信息資源的整合。檔案數(shù)據(jù)信息資源的整合具有較大的工作量，工作人員在執(zhí)行整合工作時，必須依托專業(yè)的整合技術，即對云計算技術以及大數(shù)據(jù)技術加深研究，并進行整合應用，以滿足具有信息冗雜以及多源異構特性的檔案數(shù)據(jù)信息資源的整合需求。在對各種技術進行應用的前提下，檔案工作人員可以搭建數(shù)據(jù)整合云平臺，該平臺需要體現(xiàn)出檔案數(shù)據(jù)信息資源的不同整合與管理層次，因而需要相應的形成公共云、業(yè)務云以及支撐云平臺。首先是公共云平臺，該平臺的基礎設施層為SaaS公共服務層，在該平臺下，能夠提供內容檢索、互動交流等功能；其次是業(yè)務云平臺。在該平臺中，主要的層級為業(yè)務應用層與數(shù)據(jù)處理層，針對檔案數(shù)據(jù)信息資源的整合要求，尤其要對數(shù)據(jù)處理層進行精細化構建。要注重對檔案數(shù)據(jù)信息資源進行科學分類，便于展示館藏特色，并滿足用戶使用需求；最后是支撐云平臺。該平臺則具體指向各種數(shù)據(jù)庫，需要保證數(shù)據(jù)庫整合質量，具體包括目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、元數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫等。

其次，充分利用大數(shù)據(jù)分析技術進行檔案數(shù)據(jù)信息資源的整合。在大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下，檔案數(shù)據(jù)信息資源的特性也開始逐漸發(fā)生變化，具體體現(xiàn)為衍生出的數(shù)據(jù)具備了非結構化特征。在了解這一特征的基礎上，在對檔案數(shù)據(jù)信息資源進行整合時，則需要考慮到對大數(shù)據(jù)分析技術的充分應用。在大數(shù)據(jù)分析技術下，檔案管理人員可以借助可視化分析等技術對數(shù)據(jù)進行分析，并最終生成各種便于分析的圖形圖表，即數(shù)據(jù)立方體、數(shù)據(jù)趨勢圖以及數(shù)據(jù)標簽等。且在利用大數(shù)據(jù)分析技術時，用戶也有較強的主動性，能夠參與到數(shù)據(jù)分析過程中，并確定出符合用戶預期的處理任務。而在進一步對檔案數(shù)據(jù)信息資源進行整合時，則會利用到語義分析技術，并按照不同的詞條進行整合，便于后期的用戶檢索。

2.3 檔案服務的整合

對檔案數(shù)據(jù)信息資源進行整合，關鍵目的在于提高檔案數(shù)據(jù)信息資源的利用效率與利用價值。基于此，檔案數(shù)據(jù)信息整合人員應關注對檔案數(shù)據(jù)信息資源的利用效能進行提升，要在科學整合信息資源的基礎上構建主題檔案數(shù)據(jù)庫，分門別類，便于檢索。而在對檔案數(shù)據(jù)信息資源進行整合管理時，也要注重通過檔案整合改善服務質量。以政府對檔案數(shù)據(jù)信息資源的利用為例，政府檔案數(shù)據(jù)逐漸體現(xiàn)出更高的開放共享需求，同時意味著需要對檔案數(shù)據(jù)信息進行更加高效的整合。作為檔案管理人員，需要基于政府利用檔案信息的要求，對檔案信息資源整合結果進行深入解讀，并且要在數(shù)據(jù)到達政府數(shù)據(jù)開放平臺之前完成解讀，以降低政府數(shù)據(jù)開放共享成本，提高共享效率。而針對整合完成后的檔案數(shù)據(jù)，管理人員也要加強安全防護，針對檔案數(shù)據(jù)的保密性級別不同制定不同的安全防護策略，確保整合完成的數(shù)據(jù)信息安全、可靠。國家提出在2020年底前，應針對不同領域逐步實現(xiàn)政府數(shù)據(jù)對社會公眾開放，具體為信用、交通、醫(yī)療、就業(yè)等信息?；诖税l(fā)展要求，檔案數(shù)據(jù)信息管理人員就要在廣泛搜集信息的基礎上，對檔案數(shù)據(jù)信息進行標準化整合，以滿足檔案數(shù)據(jù)信息資源的為用戶服務的要求。

3 數(shù)據(jù)管理范式下檔案資源整合策略

探討提高檔案數(shù)據(jù)信息資源利用成效的措施，是彰顯檔案價值的必經(jīng)之路。結合檔案數(shù)據(jù)信息資源的利用現(xiàn)狀與發(fā)展要求可知，政策是保障，安全是要求，技術則是推進檔案利用價值提升的重要依托。

3.1 政策是保障——完善檔案數(shù)據(jù)管理的各項機制

在當前的檔案數(shù)據(jù)信息格局中，檔案內容的來源于構成種類較多，具體包括城市記憶資源、民生檔案、非物質文化遺產(chǎn)檔案以及網(wǎng)絡資源等。各種檔案資源都有其自身存在的關鍵價值，在對其進行利用與管理時，也需要有針對性的構建管理機制，形成公平公正公開的保障政策。在制定政策時，需要考慮到社會發(fā)展的大環(huán)境，要結合黨的十九大報告提出的加強檔案建設、提高信息共享程度的相關要求，同時要了解到當前的互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展環(huán)境，針對電子檔案的發(fā)展與構建要求制定支持與規(guī)范發(fā)展政策。同時要注重檔案數(shù)據(jù)信息管理機制的長效性，且要關注低碳經(jīng)濟視角下檔案數(shù)據(jù)信息資源的共享新模式，以幫助改進檔案資源獲取與傳播模式，形成檔案組織管理、流程管理、資源共享與獲取管理等專項政策與機制，實現(xiàn)機制創(chuàng)新，推動管理發(fā)展。

3.2 安全是前提——加強檔案數(shù)據(jù)信息資源的隱私保護

檔案數(shù)據(jù)信息作為一種信息資源，且當前對檔案信息的共享程度要求不斷提高，因而在對檔案數(shù)據(jù)信息進行管理時，需要關注對其進行安全管理，加強隱私保護，避免出現(xiàn)重要信息泄露等問題。在實際的檔案數(shù)據(jù)信息管理過程中，管理人員應注重對檔案云平臺系統(tǒng)進行安全性評價，以及時發(fā)現(xiàn)檔案管理云平臺存在的安全漏洞，尤其在當前“檔案云”管理模式下，管理人員更要注重對檔案數(shù)據(jù)信息進行安全與隱私保護。這就需要管理人員與平臺創(chuàng)建人員關注對檔案服務體系的科學設計，要合理的設置隱私問題，加強權限訪問管理，并形成專項的檔案數(shù)據(jù)信息資源的隱私保護機制，創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)信息資源的管理技術，完善檔案數(shù)據(jù)信息保密層級，降低嚴重的檔案信息受損弊端出現(xiàn)的概率。

3.3 技術是依托——創(chuàng)建與推進“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的檔案數(shù)據(jù)信息資源的共享新模式

首先，構建數(shù)字檔案資源整合與共享管理的“ 云服務”平臺。第一，應關注對檔案數(shù)據(jù)信息資源訪問服務進行完善；其次，要關注對請求認證服務功能進行完善；第三，要對安全數(shù)據(jù)傳輸服務層級進行優(yōu)化；第四，檔案數(shù)據(jù)信息資源管理人員應注重提供更加完善的資源搜索與資源發(fā)現(xiàn)服務。

其次，搭建檔案信息資源共享平臺數(shù)據(jù)交互服務框架。在次，加強檔案信息資源整合與共享管理平臺的緩存部署。對檔案數(shù)據(jù)信息資源服務平臺進行創(chuàng)建時，需要從創(chuàng)設初期就加強管理。當前檔案數(shù)據(jù)信息平臺的用戶逐漸從內部用戶轉向外部用戶，且用戶量顯著增加，基于此，檔案信息服務平臺的服務速度應確保有效提升，并注重提供更加豐富的信息資源。最后，加深對“云終端”數(shù)字檔案資源生產(chǎn)流程化與應用軟件的開發(fā)研究。