數(shù)字時代檔案數(shù)據(jù)化管理問題研究*

（青海省地方病預(yù)防控制所 西寧 810021）

0 引言

國家檔案機(jī)構(gòu)和地方檔案機(jī)構(gòu)的管理人員必須要提高對檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)的重視，要從加強(qiáng)檔案管理部門之間的互聯(lián)互通、提高檔案管理與利用效率出發(fā)，對檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行科學(xué)歸納與整理，并對檔案信息化管理平臺進(jìn)行科學(xué)構(gòu)建，確保提高檔案數(shù)據(jù)資源的在線獲取與利用率。對于檔案管理工作人員而言，要將推動檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展作為未來的主攻方向，要從資源整合、發(fā)展規(guī)劃、技術(shù)創(chuàng)新、人員培養(yǎng)等方面形成合力，確保實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化工作成果的高效轉(zhuǎn)化，由中央到地方全面推動檔案機(jī)構(gòu)數(shù)字化發(fā)展。

1 檔案信息化建設(shè)過程中的面臨的主要問題

1.1 發(fā)展投入不到位

對檔案事業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)，需要奠定穩(wěn)固的發(fā)展根基，即投入充足的資源，包括資金資源、設(shè)備資源、技術(shù)資源和人才資源等。而結(jié)合當(dāng)前我國檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀可知，在發(fā)展過程中呈現(xiàn)出的首要問題即總體投入不到位，尤其體現(xiàn)在設(shè)備和技術(shù)方面。在設(shè)備投入方面，數(shù)字時代下的檔案管理工作本身就對現(xiàn)代化設(shè)備依賴程度較高，主要體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)設(shè)備和相關(guān)軟件上，此時就涉及到各種硬件和軟件設(shè)備的配置，而實(shí)際的檔案機(jī)構(gòu)在搭建檔案館時常出現(xiàn)設(shè)備投入不足現(xiàn)象，導(dǎo)致管理機(jī)具和相關(guān)運(yùn)行軟件無法保障高效運(yùn)行，且無法滿足實(shí)際的檔案管理工作需求。在檔案管理技術(shù)方面，數(shù)字化時代下主要指向大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、攝影識別技術(shù)等。究其原因在于檔案管理上層機(jī)構(gòu)對管理技術(shù)的重視程度不夠，因而缺乏對操作人員的專項(xiàng)技術(shù)培訓(xùn)，導(dǎo)致在管理過程中，每項(xiàng)技術(shù)應(yīng)有的成效達(dá)不到要求。

1.2 部分缺乏專項(xiàng)管理制度支撐

對于檔案管理工作而言，管理工作人員需要在管理時參照相應(yīng)的規(guī)范，具體指檔案管理工作制度。而對檔案數(shù)字化管理制度建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行分析可知，檔案管理制度還存在較為明顯的不夠完善的問題，且缺乏一定的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性。對各級檔案管理機(jī)構(gòu)的制度建設(shè)情況進(jìn)行調(diào)查可知，大部分檔案管理機(jī)構(gòu)在數(shù)字化建設(shè)方面都缺乏專項(xiàng)制度，即使部分檔案機(jī)構(gòu)制定了相應(yīng)制度，在實(shí)際管理過程中也只是流于形式，對制度貫徹力度不夠，導(dǎo)致管理工作人員和檔案存儲、歸檔等操作人員無法掌握規(guī)范的工作要點(diǎn)，從而導(dǎo)致檔案工作出現(xiàn)失誤。

1.3 檔案信息化建設(shè)力度不夠

第一，平臺建設(shè)落后。數(shù)字時代對檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，其中一個關(guān)鍵點(diǎn)就在于搭建專業(yè)化的檔案數(shù)據(jù)管理信息化平臺。對檔案存儲方面的信息化管理項(xiàng)目而言，當(dāng)前存在的主要問題為缺乏存儲支撐，如果無法選用合適的存儲技術(shù)和存儲介質(zhì)，將導(dǎo)致數(shù)據(jù)存儲出現(xiàn)較為嚴(yán)重的問題。此外，在數(shù)據(jù)存儲方面，還存在當(dāng)前非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲需求得不到響應(yīng)滿足，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)資源無法實(shí)現(xiàn)分布式存儲，存儲效率低下。而在檔案服務(wù)信息化管理平臺功能方面，則體現(xiàn)出服務(wù)路徑狹窄，服務(wù)效率低下的問題，檔案使用人員在查詢和獲取數(shù)據(jù)信息時會受到多種阻礙，從而導(dǎo)致使用人員的需求無法被有效滿足。

第二，安全保障不到位。信息化與數(shù)字化時代的一個顯著特點(diǎn)即信息的交互性更強(qiáng)，信息的獲取路徑更加廣泛，信息的共享程度逐漸增高?；谶@一數(shù)據(jù)背景，檔案管理工作人員在進(jìn)行數(shù)字化管理時應(yīng)充分重視數(shù)據(jù)安全問題。而經(jīng)實(shí)踐證明，檔案數(shù)據(jù)安全問題也是檔案數(shù)字化管理過程中最為常見的問題。對該問題出現(xiàn)的成因進(jìn)行分析可知，其一是檔案管理市場不夠完善，在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)交易時難以保障規(guī)范性與真實(shí)性，會直接導(dǎo)致數(shù)據(jù)安全受到威脅；其二是數(shù)據(jù)安全加密技術(shù)應(yīng)用不到位，對數(shù)據(jù)加密、限定權(quán)限等加密處理措施應(yīng)用不夠深入，會出現(xiàn)非法人員對檔案數(shù)據(jù)信息的隨機(jī)盜取情況。

第三，電子檔案數(shù)據(jù)化管理不到位。在當(dāng)前的檔案類型中，電子檔案是主要的發(fā)展趨勢，各個檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)積極的對電子檔案進(jìn)行資源轉(zhuǎn)化與高效管理。而作為檔案數(shù)據(jù)化管理人員，在進(jìn)行電子檔案管理時也存在管理制度不規(guī)范、管理操作不過關(guān)等問題。在對電子檔案進(jìn)行管理時，一旦對大數(shù)據(jù)挖掘和分析技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等應(yīng)用不到位，將會導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)偏差，也就無法保障數(shù)據(jù)信息的完整性與準(zhǔn)確性。

1.4 檔案信息服務(wù)相對落后

對檔案進(jìn)行管理，要求管理人員能夠及時和全面的對檔案信息進(jìn)行收集、整理與歸檔，才能更好的為使用人群服務(wù)。在數(shù)字化時代下，越來越多的檔案信息表現(xiàn)為電子文件形式，在對其進(jìn)行搜集時，常出現(xiàn)工作人員搜集不夠及時，從而導(dǎo)致館內(nèi)資源更新不到位和結(jié)構(gòu)單一的情況。而在對資源進(jìn)行收錄之后，又存在資源開發(fā)深度與廣度不夠的情況，從而無法高效的對檔案數(shù)據(jù)信息資源進(jìn)行轉(zhuǎn)換。然而，當(dāng)前大部分檔案館在檔案內(nèi)容形式方面，還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主，對新增的電子檔案內(nèi)容收納不足、電子檔案轉(zhuǎn)化率低，從而導(dǎo)致檔案信息服務(wù)工作基礎(chǔ)搭建不穩(wěn)固。針對當(dāng)前我國檔案館的信息服務(wù)方式而言，存在的主要問題則為方式單一、途徑狹窄，在個性化與智能化服務(wù)方面建設(shè)相對落后，無法提供高效的在線交互式信息服務(wù)。

2 數(shù)字時代下實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化創(chuàng)新管理的路徑

2.1 加大投入，形成合力

從提高檔案數(shù)據(jù)化管理水平的角度出發(fā)，各級檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)針對當(dāng)前檔案管理工作的需求現(xiàn)狀加大投入。國家和相關(guān)上層機(jī)構(gòu)應(yīng)對下級檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行資金、技術(shù)和人才等方面的扶持，國家、政府和各級檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)形成合力，全力推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)化管理工作進(jìn)程。在加大投入方面，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)尤其關(guān)注提供質(zhì)量過硬的檔案數(shù)據(jù)化管理設(shè)備的軟硬件設(shè)施，并與檔案數(shù)據(jù)化管理的服務(wù)器之間的高效對接，以便于用戶進(jìn)行快速的信息查詢與獲取。

2.2 完善制度，確立規(guī)范

在對檔案進(jìn)行現(xiàn)代化與數(shù)字化的管理工作時，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)積極制定與完善相關(guān)的檔案管理措施，從組織建設(shè)與制度建設(shè)出發(fā)，為檔案數(shù)據(jù)化管理工作的落實(shí)提供支撐。在具體搭建組織機(jī)構(gòu)與完善管理制度時，相關(guān)人員應(yīng)秉持嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度，尤其要關(guān)注對制度的完善，為具體管理工作的落實(shí)提供科學(xué)依據(jù)。在完善制度時，應(yīng)做到對檔案數(shù)據(jù)化管理工作內(nèi)容的明確以及對各級管理人員的管理職責(zé)的明確。此外，檔案數(shù)據(jù)化管理制度應(yīng)不斷完善要求，管理人員也要在實(shí)際的工作中根據(jù)工作要求對管理制度進(jìn)行調(diào)整，并對工作流程進(jìn)行優(yōu)化，提高每一個工作環(huán)節(jié)的規(guī)范性與嚴(yán)謹(jǐn)性，才能夠有效的提升檔案數(shù)據(jù)化管理工作成效。

2.3 加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)

第一，建立智慧檔案數(shù)據(jù)庫。海量的數(shù)據(jù)信息的出現(xiàn)對檔案管理人員提出了更高的數(shù)據(jù)處理要求，基于此，檔案管理人員應(yīng)借助大數(shù)據(jù)時代的便利，積極的構(gòu)建智慧檔案數(shù)據(jù)庫。構(gòu)建數(shù)據(jù)庫的首要工作是對檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行廣泛收集，并對收集到的檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行核實(shí)，確保數(shù)據(jù)信息真實(shí)與完整。在此基礎(chǔ)上，檔案數(shù)據(jù)化管理人員要對檔案材料進(jìn)行分類與編號，將每一份電子文件都做好檢索標(biāo)識，確保一碼一件，提高檢索精準(zhǔn)率。另外，檔案管理人員要積極的對檔案歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并存入到檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)中。在構(gòu)建智慧檔案數(shù)據(jù)庫時，管理人員還要嚴(yán)格的執(zhí)行統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)據(jù)庫具有較高的兼容性。在構(gòu)建數(shù)據(jù)庫時，還要關(guān)注資源中心的封閉性，要從數(shù)據(jù)資源安全角度加強(qiáng)管理。對于電子文件資源，應(yīng)對其格式、元數(shù)據(jù)內(nèi)容以及數(shù)據(jù)提取方式等進(jìn)行統(tǒng)一，提高檔案數(shù)據(jù)庫之間的互聯(lián)互通性。此外，檔案數(shù)據(jù)化管理工作人員還應(yīng)了解受眾需求，并有針對性的制定資源轉(zhuǎn)化計(jì)劃，有序推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)進(jìn)程。智慧檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)關(guān)注與檔案數(shù)據(jù)信息檢索與服務(wù)中心的對接，在深入挖掘檔案數(shù)據(jù)價值的基礎(chǔ)上，為提升檔案服務(wù)水平提供支持。

第二，建立檔案管理數(shù)字化平臺。首先，檔案管理工作人員要對館藏情況有全面和清晰的了解，并更深一步的對檔案類型、狀態(tài)以及檔案信息利用現(xiàn)狀進(jìn)行掌握等；其次，在搭建檔案數(shù)據(jù)的信息化管理平臺時，管理工作人員應(yīng)秉持“把握重點(diǎn)、分步進(jìn)行”的基本原則，在對資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化時，要以重點(diǎn)館藏資源與利用率較高的館藏資源為首，確保與使用人群的需求充分對接；再者，在搭建檔案數(shù)據(jù)的信息化管理平臺時，管理人員應(yīng)突出數(shù)據(jù)的共享性，要搭建專項(xiàng)檔案應(yīng)用共享平臺，可以在內(nèi)部局域網(wǎng)服務(wù)器上設(shè)置專區(qū)，在構(gòu)建檔案目錄時，嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)類別進(jìn)行分類，并可以按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，一般以時間為排序標(biāo)準(zhǔn)；最后，在搭建檔案數(shù)據(jù)管理信息化平臺時，要從完善平臺功能出發(fā)，因而還需要關(guān)注對檔案知識提取系統(tǒng)的高效構(gòu)建。

第三，推行云存儲和云服務(wù)。在檔案數(shù)據(jù)化管理過程中，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)與云計(jì)算技術(shù)，檔案管理工作人員要積極的推行云存儲和云服務(wù)，對傳統(tǒng)檔案管理工作中的弊端予以積極改進(jìn)，確保檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)較快的轉(zhuǎn)型升級發(fā)展。具體執(zhí)行過程中，檔案管理人員要合理設(shè)置云存儲服務(wù)器，確保提升數(shù)據(jù)處理能力。此外，基于云服務(wù)的交互特性，檔案管理人員可以使檔案數(shù)據(jù)資源具有更高的共享性，因而能夠促進(jìn)形成更加多樣化的服務(wù)模式。

第四，加強(qiáng)電子檔案的安全管理。電子檔案在存儲和利用過程中可能會出現(xiàn)隱私泄露以及文檔損壞等問題，其中隱私泄露問題會帶來較為嚴(yán)重的后果。因此，檔案數(shù)據(jù)化管理人員要對電子文檔所屬的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行積極維穩(wěn)，并對其執(zhí)行更加有效的安全防護(hù)技術(shù)，做好對電子文檔的數(shù)據(jù)加密管理與使用權(quán)限管理，針對使用權(quán)限管理，應(yīng)設(shè)定多道權(quán)限驗(yàn)證，確保使用者不會對電子文檔安全產(chǎn)生威脅。此外，在對電子檔案進(jìn)行安全管理時，還要注重對可能存在的病毒進(jìn)行實(shí)時監(jiān)測，具體可借助防火墻與安全代理等技術(shù)加強(qiáng)病毒監(jiān)測管理，對計(jì)算機(jī)外部的惡意攻擊行為進(jìn)行有效抵制，從而可以顯著降低電子文檔信息泄露與丟失等問題出現(xiàn)的概率。